精选总结-如何正确写工作电子邮件

如何写工作电子邮件,1,1、电子邮件的构成,2、邮件礼仪及注意事项,2,电子邮件的构成,1、收件人抄送密送,3、正文,4、附件,5、署名,2、主题,3,一、收件人抄送密送,to：收件人你邮件的发送对象cc：抄送上司等需要知悉邮件内容的对象bcc：密送工作邮件一般无发给谁？参与者：一定想清楚谁是参与人，需要发送给哪些人，抄送给哪些人。（1）跨部门的一定要抄送给对方主管，当然还得抄送给自己的直属主管和部门的主管。（2）发送会议记录的时候，参会人员是收件人，应该参会而没有参会的人是抄送人。,4,点击添加抄送,点击添加密送,5,二、主题,邮件必须要有主题,不能空着，主题要求简洁明了，突出关键字。要表述简洁，具体到所针对的层面。收你邮件的人不一定每封邮件都读的，尤其是领导，通常会根据标题选择性按顺序查看，可使用请批示请审阅请回复请参考请协调紧急等。,例子,6,三、正文,2、开场白,称呼要正确：人名书写正确；称谓合理（如内部以职位或大家通用称谓来称呼，外部以先生女士相称）；称呼要包含所有收件人,1、收件人抄送人,7,1、在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。2、结论先行，先下结论，把结论和重点放在首位，让人一目了然。在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多，一行的内容也不宜过长。3、为了使邮件内容条理清晰，注意分段，一个要点占一个自然段，清晰直观。各个段落之间要插入一行空行。4、表述需完整：再简单的内容也要完整表述，以免造成误解，影响执行效率和效果。,3、内容,8,5、如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。6、加上结束语，结尾要总结，再次明确需求，如是“请知悉”即可，还是要求有所反馈，如需确认或反馈，一定要在结尾明确“需要确认”或反馈的具体期限和要求等,9,先下结论！最好一个画面显示全部内容！,TO：刘经理王主管CC：杨东东,结论,.,TO：刘经理王主管CC：杨东东,结论,.,_,-!,10,1、加上结束语,TO：刘经理王主管CC：杨东东,各位领导：你们好！我是人事部的李丫丫，本周原本固定周三下午的人事部例会，改为周四上午。,以下附件是关于会议议程变更的文档，请查收。如有问题，请尽快与我联系！,以上！,11,四、署名,注明部门、职位、姓名别忘了留下联系方式（邮箱、电话）,在署名中,如果是英文名字,建议附上中文名字。,12,五、附件,1、附件名要清晰明了，不要忘传、错传。2、邮件正文中写明附件的主要内容和发送目的，即：附件是什么，想让对方做什么。3、多项同类附件要压成一份压缩文件，例如：同款产品的多张图片4、尽量减小附件大小通过zip等压缩图片变换为JPG，GIF（BMP的容量很大）减少图片的大小在ppt中将图片拉小是不起作用的！减少图片像素(例：1024色256色)将PPT变换为PDF太大的文件不要使用附件，使用链接5、不要发送执行文件作为附件,执行文件容易引起病毒.有可能被病毒替换6、关于超大附件腾讯企业邮箱普通邮件附件大小是50M.使用超大附件功能，最大附件可以达到1G.支持同时上传多个附件，每个附件大小限制为1G。超大附件的有效时间为7天可以发往任何的邮箱地址，不受对方邮箱大小限制。,13,邮件礼仪及注意事项,1、发送电子邮件必须注意礼貌，用词要得当，以免引起误解或给收信人留下不好的印象。2、意见有反馈：对于他人提出的意见，在正文中要予以反馈和解决，不能仅是表示感谢。不要使用背景图片.使得文字看不清楚,而且在某些系统中无法显示图片.3、正式的工作邮件,不要使用各种文字格式.通常中文宋体,英文TimesNewRoman.要简洁,不需要太多的色彩.4、,中文使用中文的字体,英文使用英文的字体.或者统一使用系统默认的简单格式,例如宋体.5、,图片,图表,尽量插入到邮件中，有利于效率.6、,回复邮件请附上对方的来信,方便对方理解处理.7、可以少量的使用网络符号:),不要滥用,毕竟是工作而不是网络聊天呵.8、如果是报告、方案，无论给老板，还是给同事，要不给合