费用报销及款项支付程序管理办法

江西XXXXX有限公司费用报销及款项支付程序管理办法第一条 为加强公司费用预算管理，制定公司费用报销及款项支付审批程序。第二条 公司高层管理人员的费用报销程序公司高层管理人员可将费用票据交给行政部秘书，由行政部秘书填写“费用报销单”并贴上票据，交财务人员核对，财务部门负责人复核。总经理及财务总监的费用支出，由董事长审批，副总经理、董事会秘书及其他高管人员的费用支出，由总经理审批。费用报销单最终经财务总监审签后，交财务部门办理报销手续。第三条 各部室的费用报销及款项支付程序1 差旅费的报销（1）出差人填写“差旅费报销单”，按要求填写姓名、同行人、出差事由、起讫地点、出发日期、返回日期、注明票据张数和金额等内容，贴好票据；部门负责人审签；（2）财务人员对票据进行核对，财务部门负责人复核；（3）公司分管领导审批；（4）总经理审批；（5）财务总监审批；（6）交财务部门办理报销手续。其他费用报销应填写“费用报销单”的有关内容，贴好票据，按上述程序核批并办理报销。2. 探亲路费报销（1）享受探亲的员工在探亲完毕回公司七天内，到行政部办理销假手续，填写“差旅费报销单”，按要求填好姓名、探亲地点、探望对象（父母或配偶）、出发和返回日期，注明票据张数和金额等内容，贴好票据，部门负责人审批，交行政部负责人审批。（2）财务人员对票据进行核对，财务部负责人复核；（3）公司分管领导审批；（3）总经理审批；（4）财务总监审批；（5）交财务部门办理报销手续。3. 各类物品购置及报销（1）办公用品的购置：文具、纸张、信封、信纸等办公用品由行政部按计划统一购买或印制；办公桌、椅、沙发、文件柜、计算器等一类办公用具以及零星材料、配件等低值易耗品由部门提出书面申请，公司分管领导审批并经总经理审批后，由行政部统一购买并组织验收登记，办理报销手续；确属部门需要的专业办公用品，由行政部协助购置或由部门自行购买，买回后由行政部登记签收，办理报销手续。（2）固定资产的购置：房屋、汽车及价值二千元以上，使用期二年以上的机器、设备、电脑等固定资产由部门提出书面申请，填写“固定资产购置审批单”，报公司分管领导审批并报总经理批准，由行政部统筹购置，购入后由行政部会同具体使用管理部门验收登记，并填写“固定资产交接单”一式三联，使用部门、行政部、财务部门各存档一份。（3）图书的购置：科技书、各类参考书、工具书、报刊等图书，由部门提出书面申请，报公司分管领导审批并报总经理批准后，原则上由行政部统一购买订阅；部门自行购入的，应交行政部登记收管，然后办理报销手续。上述物品的购买，一次性付出金额超过一万元的，必须报总经理事前审批。按规定购买后，费用报销手续如下：a）取得正式原始发票；b）发票背面由经办人、验收人签名；c）填写“费用报销单”，贴好票据后交财务人员核对，财务部门负责人复核；d) 公司分管领导审批；e）总经理审批；f ) 财务总监审批；g）交财务部门办理报销手续。4职工借款程序（1） 因公出差、购买物品和办理公事需借公款的，借款人应填写“借款单”，部门负责人签认，财务部门负责人复核，报公司总经理审批后再由财务总监审签，手续齐备方可到财务部门借款。 （2）出差借公款须在回公司后七天内结算，购物和办公事借款须在办理完毕后七天内结算。老帐不清，新帐不借；当月不清，下月在工资中作扣款处理。5工程款支付程序根据每月的现金流量预算计划，按工程合同，预（决）算、工程进度表情况由主办部门填写“工程付款通知单”，有关人员、负责人签名后由质量控制部门（或成本控制部门）签认，财务部门负责人复核，再报公司分管领导审批、总经理审批后，财务总监审签，交财务部门办理付款手续。6材料及设备采购付款程序按订购货合同由主办部门填写“购货付款通知单”，有关人员、负责人签名，交工程技术部门签字确认，再由质量控制部（或成本控制部门）签认，财务部门负责人复核，交公司分管领导审批、总经理审批后，财务总监审签，交财务部门办理付款手续。 7项目投资、长期股权投资付款程序 （1）主办部门根据经董事会、股东会批准后的投资协议及相关合同，填写“ 付款通知单”；（2） 财务部门负责人复核；（3） 公司分管领导审批； （4）总经理审批