高校档案管理信息化的实施与评价 档案管理信息化

高校档案管理信息化的实施与评价 档案管理信息化 随着信息化的不断推进，校园管理信息系统的设计和应用也在校园各业务领域广泛展开，实现校园档案管理信息化的要求显得越来越迫切。加快高校档案管理信息化的实施与评价，实现档案管理工作各个环节的信息化，成为高校档案管理面临的一个重要课题。 1 高校档案管理信息化建设的重要性 高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是学校发展 _缩影和真实写照。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。 首先，高校档案管理信息化建设是高校各项事业改革发展的需要。近年来，各高校不断深化教育教学改革，新的办学模式不断涌现，管理环节出现的新事物、新问题、新内容对档案信息资源开发利用的速度和效率的需要越来越高，档案信息资源的利用主体越来越多。其次，高校档案管理信息化建设是档案管理更新服务手段和方式的需要。传统的档案管理服务手段已跟不上信息时代发展的步伐。通过实现档案管理信息化，档案的日常管理、分类、查询等大量繁琐的工作都可以由信息系统来完成，并能准确、及时、有效地满足学校各类人员以及社会各界对学校档案信息资源的不同需求，真正实现档案信息资源的共享。 2 高校档案信息化的实施与保障措施 2.1 档案管理信息化的实施过程 2.1.1 根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。档案管理信息化能促进高校档案信息化的建设，促进档案、现行文件信息化标准建设。 2.1.2 建立高校档案办公自动化系统和业务管理系统，减轻工作强度，提高办公效率，实现办公自动化及业务管理功能。 2.1.3 建立高校档案数字化系统和对馆藏档案进行数字化加工。支持对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换，完成馆藏档案的数字化。 2.1.4 建立高校档案数字化综合应用平台，实现数字和非数字的档案资源的采集功能，实现对档案资源高效、规范的管理功能，实现档案资源安全、准确的检索利用功能。 2.1.5 制定相应的安全策略，保障高校档案资源的原始性、安全性、可靠性、可用性。建立系统安全解决方案，为高校网上档案馆提供安全保障，确保高校网上档案馆档案资源的原始性、安全性、可靠性、完整性及可用性。 2.2 高校档案管理信息化建设的保障措施 2.2.1 更新技术，保证设备运行。由于历史原因，高校档案管理部门的技术力量远远落后于工作性质相近的图情等部门。可采取与有关部门合作的方式，吸取其他部门的经验，借助其他部门的技术力量，大胆创新、勇于实践，及时更新技术，保证系统的正常运行和档案信息化管理进程的不断推进。 2.2.2 加强管理，引入现代管理理念。在具体管理上要与时俱进，确立高校信息化档案管理的理念。制定一整套科学严密的现代化管理体系和运行机制，提高高校档案的服务质量。同时，要以现代科学理论为指导，根据高校档案工作的客观规律和档案的特点进行合理组织、计划和控制，实现管理方法科学化、管理机构高效化、管理形式现代化。要加强对高校电子文件的归档管理，对各种不同类型不同载体的档案进行数字化归档，科学制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。 3 以人为本，强化人员素质 高校档案管理部门要坚持以人为本，充分调动人员终身学习的积极性。高校档案管理工作者既要熟练掌握高校档案管理方面的知识，还要学习计算机技术，包括计算机基本操作、录入、网络、数据库使用、图像处理、网页制作等方面的知识，提高高校档案信息化管理的能力和水平。 4 建立制度，强化约束机制 高校档案信息化管理的制度应该包括：文档一体化制度、归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、机房管理制度及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项规章制度也不是一成不变的，在工作实践中要不断进行完善，以保证各项规章制度的