样品、试用、租赁、维修物料管理流程-2011.12.8周

编号：BMZDXX 制度体系内部资料 注意保密 和怡专业机电设备与工程企业体系和怡企业销售管理、支持管理工作程序日期版本修改内容2011年12月第一版/共18页编制人：张闽妹王玉玲 签发人：颁布日期：2011年12月 日会 签 部 门各 部 门 负 责 人总 经 办综合财务部产品市场部市场销售部工程支持部物料与制造部 研发技术中心和怡企业样品、试用、租赁及维修物料管理流程一、 目的为了使产品试用的审批、过程跟踪等环节能得到有效的管理和控制，以便于既能满足客户的需求达到宣传销售目的，又能维护公司权益；为了进一步提高租赁产品的有效利用，加强公司产品租赁管理，规范租赁行为；为了加强产品维修管理，规范维修工作，提高工作效率，保证客户正常使用产品，维护公司声誉，确保维修工作顺利合理进行，特制订本流程。二、 试用范围本流程为和怡企业销售支持与管理流程分流程，适用于本流程涵盖的所有相关部门，样品试用租赁维修全过程需按本流程操作，管理权归属市场部。三、 具体内容根据公司试用（包含展示）、租赁的需求，公司建立样品库，样品库由市场部维护管理。样品库的产品需求从公司成品库存中领出，样品库存建立样品帐，并由市场部建立样品领用管理制度。样品补充及更新：因新产品、损坏和技术更新原因需要补充样品时，由产品市场部提出产品需求单，注明样品，公司管理层审批后由市场部办理正常出库至样品库。1. 样品管理市场支持部对样品的出入建立样品库存管理一览表-（见附件1），用于记录相关出入库信息，便于对样品的出入情况进行管理和查阅。 试用单位有责任和义务维护试用产品并及时归还，市场部有责任督促归还，一般试用为一个月，逾期情况必须有文字简要说明留市场部备案。并告知财务部，便于财务部做账。对于试用产品的损坏和遗失，市场部需要及时调查了解非自然损坏和遗失的原因，并报请公司管理层进行相应的处罚（含市场部本身），损坏和遗失的样品由市场部提出维修申请或样品需求申请。并告知财务部做账务处理。需长期滞留在外的样品（如武汉办或合作伙伴处将出现此滞留情况）：1） 需备案留底领取试用方签字的样品接收单；2） 需及时将更新产品情况进行沟通，需要时退旧换新；3） 武汉办样品管理按本程序自行制定。2. 试用管理 产品试用为公司销售手段之一，由销售或相关需求人员视情况提出申请，批准后实施，方法如下： 1）样品试用均需要与客户签订产品试用协议-（见附件2），且在协议中明确试用期限、产品清单及价格等，双方签字盖章后生效；若因特殊情况未签订产品试用协议，请提供文件予以简要文字说明，并注明使用期限、产品清单及价格等，经公司管理层审批签字后生效；协议或说明文件的原件财务部留存，市场部和申请部门留存复印件。 2）业务单元依据与客户已签订完毕的产品试用协议或经公司审批签字后的特殊情况说明提出试用申请，填写产品试用、租赁申请单-（见附件3），提交至市场部，按流程批准后，到市场部样品库发放领取；3）为了保证样品库可正常供应样品试用需求，业务单元有责任和义务尽量提前与市场部沟通反馈产品在市场上的试用情况，便于市场部根据市场需求旺季准备样品，若无提前预知，提出试用申请，当样品库样品不足时，需进行样品补充后再进行发放领取。4）试用产品发放时，市场部应根据样品库存管理一览表做好登记；5）样品试用过程的跟踪：业务单元在客户试用期内应该为客户提供产品使用及简单维修等方面技术支持，便于产品在客户方得到正常良好的试用；业务单元有责任和义务跟踪客户产品试用的具体情况，收集客户对产品的技术要求和改进建议，定期反馈至市场部或相关部门；必要时， 需组织相关人员及部门进行讨论商定，尤其为技术问题，应进行及时跟踪，并将结果反馈回客户。市场部在试用期临近时应提醒业务单元，关心客户试用情况（或购买意向或继续使用或停止试用退回产品），做好试用到期后的安排，并向财务部门反馈，便于财务部门做账等工作顺利进行。 6）产品试用到期处理 试用到期后，如果客户对试用结果满意，同意购买，业务单元与客户签订正式的销售合同-（见附件4）,市场部根据销售合同填写试用转销售变更单-（见附件5）留存备案，并告知财务。 若客户想延长试用期，业务单元必须及时通知市场部，并提交简要文字说明，注明延长试用的原因、延长试用时间等，经公司管理层签字审批后，方可延长试用期。 若客户对试用产品不满意，必须及时退回产品时，特别注意不可客户自行安排货运归还产品，必须嘱咐客户通知我司，由我司安排货运公司上门取货退回公司。 试用产品退回后，由市场部负责组织报检，检验合格后填写试用、租赁回库单-（见附件5）将产品入库，并更新样品库存管理一览表做好登记；如报检不合格，市场部需要及时调查了解非自然损坏和遗失的原因，并报请公司管理层根据实际情况进行相应的处罚（含市场部本身），损坏和遗失的样品由市场部提出维修申请或样品需求申请，并告知财务，做相关的账务处理。3、租赁管理 1）样品租赁均需要与客户签订产品租赁协议-（见附件6），且在协议中明确租赁期限、租赁价格及产品清单和产品单价等，双方签字盖章后生效；租赁协议原件财务部留存，市场部和申请部门留存复印件。 2）业务单元依据与客户已签订完毕的产品租赁协议提出租赁申请，填写产品试用、租赁申请单-（见附件7），提交至市场部，按流程批准后，到市场部样品库发放领取；当样品库样品不足时，需进行样品补充后再进行发放领取。3）租赁产品发放时，市场部应根据样品库存管理一览表做好登记；4）样品租赁过程的跟踪：业务单元在客户租赁期内应该为客户提供产品使用及简单维修等方面技术支持，便于产品在客户方得到正常良好的使用；市场部在租赁期临近时应提醒业务单元，关心客户租赁情况（继续租赁或停止租赁退回产品），做好租赁到期后的安排，并向财务部门反馈，便于财务部门做账等工作顺利进行。 5）产品租赁到期处理 租赁到期后，若不续租必须及时退回产品，特别注意不可客户自行安排货运归还产品，必须嘱咐客户通知我司，由我司安排货运公司上门取货退回公司。 若客户想延长租赁期，业务单元必须及时通知市场部，与客户签订续租协议，经公司管理层签字审批后，方可延长租赁期。 租赁产品退回后，由市场部负责组织报检，检验合格后填写产品试用、租赁回库单-（见附件13）将产品入库，并更新样品库存管理一览表做好登记；如报检不合格，市场部需要及时调查了解非自然损坏和遗失的原因，并报请公司管理层根据实际情况进行相应的处罚（含市场部本身），损坏和遗失的样品由市场部提出维修申请或样品需求申请。 样品库多余的样品或被更新的样品需要回库，以冲领用。仓库办理正常的入库单，对于更新的样品，须由物料与制造部领出进行检查，更新成为最终产品再入库。（物料与制造部内部的领出和入库按在制品领出和入库办理。4、 售后维修管理 提供优秀的售后服务是我公司的传统，也是维护公司声誉的重要工作，同时也是销售的一个组成部分。市场支持部是售后服务的汇总接收者，也是服务工作的发起、组织者。 为了保证售后服务工作的可持续发展性，接到客户维修需求，市场支持部门应初步了解产品不能正常使用出现的现象，尽可能大致判断产品是否为电子问题或机械问题，并组织相关部门推进维修工作。注意：1）、收到维修需求，首先先确立是否为我司合同客户，是否在保修期内（保修期内客户免费提供维修服务，保修期外对客户进行有偿维修，根据维修程度收取一定成本费用）；报价须客户确认并告知财务做账务处理。2）、我司不提倡上门维修，尽量说服客户将问题产品快递至我司维修。详细流程如下：确立是否为我司合同客户，查询是否在保修期内（保修期内客户免费提供维修服务，保修期外对客户进行有偿维修，根据维修程度收取一定成本费用），然后初步了解产品不能正常使用出现的现象，尽可能大致判断产品是否为电子问题或机械问题。1) 问题产品快递至我司维修 a）保修期内：收到产品确认问题后，及时与项目所属人反馈产品问题，同时提交电子维修通知单-（见附件8），维修负责人统计所需配件后申请维修配件出库单-（见附件9）进行维修，维修完毕检测无问题可正常使用后于客户说明产品问题原因，确认故障完全排除；确认并快递地址及联系地址将产品发送至客户。保修期内维修产生的费用均由我司支付。b) 保修期外：收到产品确认问题后，同时提交电子维修通知单，维修负责人统计所需配件后，及时与项目所属人沟通，由项目所属人制作维修报价清单提交至市场部审核后报至客户，征求客户维修意愿后，与客户签订维修协议-（详见附件10），确认产品故障原因、约定维修时间、维修配件名称、数量、价格；协议原件交由财务部，市场部和项目所属部门留存复印件；根据维修协议申请维修配件出库，组织相关维修人员进行维修，维修完毕检测无问题可正常使用后与客户确认故障完全排除；确认并快递地址及联系地址将产品发送至客户。2) 上门维修a)保修期内：接到维修需求后，了解判断产品故障原因后与相关部门人员沟通客户维修需求，预估统计所需配件，协调维修时间后提交派工单-（见附件11）申请以及维修配件出库申请，经管理层审批后递交至负责维修部门，便于维修负责部门根据派工单安排上门维修工作，维修完毕后填写维修记录，需有客户签字确认，带回我司存档，并将维修配件出入库单据及时整理完毕，告知财务做账务处理。b) 保修期外： 接到维修需求后，了解判断产品故障原因后与相关部门人员沟通客户维修需求，预估统计所需配件，及时与项目所属人沟通，由项目所属人制作维修报价清单提交至市场部审核后报至客户，征求客户维修意愿后与客户签订维修协议，确认产品故障原因、约定维修时间、维修配件名称、数量、价格（维修费用按实际维修量结算）；协议原件交由财务部，市场部和项目所属部门留存复印件；根据维修协议提交派工单申请以及维修配件出库申请，经管理层审批后递交至负责维修部门，便于维修负责部门根据派工单安排上门维修工作，维修完毕后填写维修记录单-（见附件12），需有客户签字确认。带回我司存档。18第 页 共 18 页附件一：样品库存管理序号名称型号数量入库时间出库时间用途领用人约定回库日期实际回库日期回库情况（正常/损坏/报废/销售）回库 人员备注1物料编码附件二：（注：拟定产品试用协议时需有公司LOGO的页眉页脚）产 品 试 用 协 议甲方：北京欣天和怡机电设备安装工程有限公司乙方：为了进一步加强合作，经甲乙双方友好协商，订立如下协议：一、 甲方（试出方）向乙方（试用方）提供试用灯具如下：序号设备名称数量备注1 二、 产品试用期限为货物到达之日起20个日历日，运达乙方指定地点及归还甲方的运费由甲方承担。三、 产品试用期间，乙方负责所有试用产品的安全性，完整性；如果所试用设备有损坏，或遗失，则乙方须向甲方照价赔偿。如果试用期间，乙方需要订购试用品，甲、乙双方将另外签订有关产品的销售合同，则该协议自动终止。四、 此协议一式两份，由甲、乙双方各执一份。（传真有效）甲方：北京欣天和怡机电设备安装工程有限公司 乙方： 地址：北京市顺义区北石槽镇良善庄村 地址：村委会南300米 电话：010- 电话：传真：010- 传真： 负责人（代理人）： 负责人（代理人）：日期： 日期：附件三：试用、租赁回库单编号：SYZLHK 客户名称： 日期：试用回库 租赁回库 序号设备名称型 号数 量物料编码备 注12备注：注：本单据一式三联，白联财务留存，粉联市场部留存，黄联仓储留存。制单人： 返回人： 部门负责人： 财务： 库房经办人：附件四：（注：拟定购销合同时需有公司LOGO的页眉页脚）购 销 合 同甲方：*乙方：北京欣天和怡机电设备安装工程有限公司甲乙双方经友好协商，在平等合作、互惠互利的基础上达成如下协议：第一条 所购货物甲方向乙方采购灯光设备，价格为￥ 元（大写： ），产品名称、单价、数量、价格等详见后附清单。第二条 货款的结算方法合同項目设备安装并验收合格后，甲方向乙方支付合同总价100%的款项，即￥ 元（大写： ），乙方为甲方提供同等金额正规发票。第三条 交货及验收规定1、交货地点：乙方负责将货物运输至甲方指定地点，产生的运输、保险等费用全部由乙方负责。2、交货日期：乙方等待甲方通知安排发货。3、乙方货物交付后，甲方须在验收单签字或盖甲方公章确认。第四条 验收标准1、 货物验收：以厂家提供的样本为验收标准。2、 如对货物有异议，甲方须在收到货物三天内书面向乙方提出。甲方未提出异议的视同产品质量合格。若验收不合格的，乙方应无条件更换新货物直至全部通过甲方验收。第五条 售后服务1、设备正常使用情况下，乙方对所售灯具提供一年免费保修；乙方提供电话技术咨询；甲方若需培训或技术咨询，需乙方到达现场解决的，乙方技术人员所需差旅、住宿等具体费用由甲方负责。非正常使用导致损坏的设备不在保修范围内，若甲方需要修复，乙方收取成本费用有偿修理。2、保修期满后，乙方提供终身维修服务，按成本价对甲方所购设备进行维护及维修。第六条 违约责任1、 甲方如不按期付款，每延期一日按延期付款总额1支付违约金。2、 乙方如不按期供货，每延期一日按合同总额1支付违约金。3、 甲方无正当理由拒收设备，甲方向乙方偿付合同款总价百分之五的违约金，并承担货物的往返运费；乙方逾期三十天未全部供货，乙方向甲方偿付合同款总额百分之五的违约金，甲方有权解除合同。4、 甲方有权拒付合同价以外的任何费用；乙方有权拒绝合同整体范围以外的条件。第七条 争议解决办法甲乙双方发生争议，协商解决，协商不成产生的诉讼，由乙方住所地人民法院管辖。第八条 其他1、 本合同其他未尽事宜，按中华人民共和国合同法有关规定处理。2、 本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力，传真件有效。3、 本合同自签订之日起生效。附件： *清单序号名称规格功率数量备注1合计金额： 甲方： 乙方：北京欣天和怡机电设备安装工程有限公司地址： 地址：北京市顺义区北石槽镇良善庄村村委会南30米电话： 电话：010-传真： 传真：010-负责人（代理人）： 负责人（代理人）： 日期： 日期： 附件五：编号：SYZXS试 用 转 销 售 变 更 单申请部门：申请人：日期：项目名称试 用 产 品 明 细123销 售 产 品 明 细序号品名规格型号数量备注123备注注：本单据一式三联，白联财务部留，粉联申请部留，黄联计划留。申请人： 部门负责人： 总裁办： 计划： 财务签收：附件六：（注：拟定租赁合同时需有公司LOGO的页眉页脚）租 赁 合 同甲方：乙方：北京欣天和怡机电设备安装工程有限公司甲乙双方就灯光设备租赁，经友好协商达成以下协议：第一条 甲方租赁项目要求1、 租赁项目名称：2、 项目举办时间：3、 项目举办地点：4、 设备使用时间：第二条 甲方责任1、 甲方需要提供乙方灯光设备的必要工作环境；2、 甲方需要承担乙方灯光设备的现场装卸工作，若需要乙方提供装卸工作，甲方要承担因此产生的劳务费用，并由乙方提供灯光的现场调试安装指导工作。3、 在本次租赁项目中（除不可抗力外），由甲方原因造成灯光设备的损坏，应由甲方负责设备维修的全部费用；第三条 乙方责任1、 乙方应当保证提供的设备处于良好状态，能够正常使用；2、 乙方需严格按照既定时间、灯具数量（及配件、线）种类、规格准备甲方所需设备，并有甲方负责运输。3、 乙方提供安装和调试灯光的技术支持。第四条 违约责任1、 乙方应按合同规定守时、保质、保量完成租赁配送（除甲方原因造成延误工期外）。因乙方原因造成延误而导致的一切损失，由乙方承担相应赔偿责任。2、 甲方未按合同规定支付款项，由此产生的费用（拆卸、运费等）由甲方承担并要按未付款总额1%日支付违约金。第五条 租赁清单及结算方式租 赁 清 单序号租赁内容数量天数备注合计（元）1总 计 （元）￥结算方式：1、 甲方自租到期后的3日内支付全部的租赁费用，乙方为甲方开据相应租赁发票。第六条 纠纷处理合同如有未尽事宜，应由双方共同协商，做出的补充规定与本合同具有同等法律效力。若协商解决不了，交由北京仲裁委员会仲裁或提交人民法院进行诉讼。（传真件有效）甲方： 乙方：北京欣天和怡机电设备安装工程有限公司地址： 地址：北京市顺义区北石槽镇良善庄村村委会南300米电话： 电话：010-传真： 传真：010-负责人（代理人）： 负责人（代理人）：日期： 日期：附件七：编号：CPSYZL产品试用、租赁申请单申请部门：申请人：申请日期：产品试用申请 产品租赁申请 项目名称运输方式空运 货运快递 其它送货地址送货时间联系人联系电话灯具清单序号品名规格型号内部配置数量物料编码备注12备注注：本单据一式三联，白联财务留存，粉联市场部门留存，黄联申请部门留存。制单人： 部门负责人： 市场部：