办公设施、零星物品管理标准

ZH-13环大都市城建企业管理标准办公设施、零星物品管理标准修订：a修改：0ZH人道主义中心-131主题内容和适用范围1.1为规范办公设施、低值易耗品、通信设备、办公用品和零星物品等的采购、使用、维护和报废的工作程序和管理内容，特制定本标准。统一限额，控制物资规格，节约开支。1.2本标准适用于所有办公设备、办公家具、办公用品、低值易耗品、通信设备、计算机及辅助设备、网络设施、电话、复印机、打印机及其他零星物品的管理。2术语2.1办公设备指计算机、传真机、复印机、打印机、照相机和其他办公用机器和设备。2.2办公家具指办公室家具、会议桌、谈判桌、文件柜和办公室中使用的其他物品。2.3低值消耗品它不能作为价值较低、使用寿命较短、固定资产损失较快的各种器具和物品。组织和职责综合管理部负责办公设施和零星物品的采购、使用和管理。4管理内容和工作程序4.1采购管理4.1.1采购由需求部门或需方提出申请，经综合管理部批准后，报主管副经理批准。4.1.2采购时，综合管理部采购人员应坚持“货比三家，选最好，选最便宜”的原则，通过市场调查对价格、质量、性能进行综合比较，确定合格供应商，报公司领导批准后实施采购。如有不能采购的项目，应及时将审批意见或实际采购情况反馈给申请部门。4.1.3零星物品的采购和入库按以下要求办理：a)日常办公用品、低值易耗品等小件物品应根据工作实际需要进行小批量采购，以保证库存合理，便于及时收集；b)采购货物后，采购人员应与保管员签署货物交接清单，并办理入库手续。仓库保管员应在入库前检查物品的数量和质量。各种物品应分类整理，便于储存和库存，仓库应干燥、防潮、防潮、防霉等。4.1.4所有办公设施和零星物品应在购买后入库，并逐一填写台账。4.1.5办公设备和设施应安排给供应商的专业人员现场安装和调试，以确保设备和机器在专业人员离开前得到正确使用。4.2收集管理4.2.1零星物品的收集常备物资的申请，需方以部门/项目部为单位填写物资/设备申请表，经部门经理/项目负责人审核签字后，到综合管理部办理申请手续。保管员按部门负责发放和登记。4.2.2接收办公设施各部门收集的设备和设施必须由部门负责人签字并办理收集手续。部门负责人因工作等原因不能亲自办理手续时，应以委托书形式通知综合管理部，并安排他人代为领取。综合管理部应向用户或接收方详细说明设备和机械的使用和维护等注意事项。4.3使用管理4.3.1零星物品的使用部门负责人应指定专人负责接收物品。根据使用需要。物品的使用者应爱护和维护所使用的物品，不得故意损坏。4.3.2使用办公设备a)办公设备所附的手册、合格证和维修单应由综合管理人员存档f)用户离开机器时，应注意机器是否处于安全状态，离开工作时应关闭电源。g)设备用户长期休假、调动或辞职时，部门负责人应提前安排人员交接使用，做好交接记录，并报综合管理部备案。4.3.3使用办公家具a)使用部门负责人负责本部门分配的办公家具的使用和保管，防止办公家具被盗、挪用、污染和损坏。b)移交使用负责人时，由综合管理部或使用部门负责人具体安排。未经授权，任何人不得分配或使用家具进行交易。商务家具采用“谁使用，谁保管”的原则。用户有不可推卸的保管和维护责任，不得擅自委托他人保管家具用于经营。d)未经负责人同意，任何人不得使用已投入使用的家具(综合管理部有权调配和使用)。e)综合管理部每年盘点一次，检查账目是否一致。检查后，如果确认损坏的家具没有修复，在向主管领导请示并获得批准后，应报废损坏的家具。如果是个人原因，造成商务家具损坏或丢失，视情节轻重，做出相应赔偿。4.4维护管理4.4.1零星物品的维护物品在使用过程中，如因非人为因素造成损坏，用户可将原物品带到综合管理部进行确认、维修或更换。4.4.2办公设施的维护a)办公设施损坏时，使用部门应及时以书面形式向综合管理部提出维修申请，并详细说明故障现象和紧急程度(紧急、重要和一般)。b)经综合管理部确认后，联系维修人员进行检查和维修。4.5回收管理4.5.1在设备、物品使用完毕或项目完成并撤离现场、施工任务完成后，生产管理部应提前通知综合管理部，对项目部使用的所有物品及回收方式进行及时、一次性的回收。4.5.2综合管理部、项目部负责人或物品使用人员进行资产盘点和交接，并填写物品交接清单。如与原注册数量、型号、规格、型号不符，或仪器设备有损坏，应在发货单上注明原因，并报公司领导指示。4.5.3综合管理部应及时清点和储存回收物品，并做好储存记录和物品保管。4.6废料管理4.6.1日常低值易耗品在使用过程中正常损耗过大而无法使用时，可以自然报废。4.6.2办公设施及其他物品经鉴定不能正常使用或无修复价值的，必须报废。物品报废清单必须经综合管理部和财务管理部负责人共同签署意见后，报主管副总经理批准。4.6.3批准的报废申请由综合管理部长期保存。4.7工作流程办公设施和零星物品的管理程序见图15检查和评估5.1综合管理部经理负责对本标准的执行情况进行检查和评估。主管领导负责对部门执行情况的检查和考核，总经理可安排其他人员共同检查和考核。5.2检查和评估应通过日常工作检查和对存档数据的检查进行，并留下记录和评估结论。5.3鉴定周期和时间由鉴定人确定，每年不少于两次。5.4如果因不遵守本协议而造成人为损失6.2物品验收、入库、收集、归还和维护管理文件6.3报废物品批准文件和清单6.4检查和评估记录及结论7管理表格物品/设备申请表HC ZH-13-01项目/设备采购计划审批表HC ZH-13-02项目/设备账户收集物品/设备登记表货物/设备移交清单HC ZH-13-03物品/设备报废审批表HC ZH-13-04本标准由总经理提出本标准由综合管理部起草、修订和解释。本标准于2009年8月20日发布，2009年9月1日实施。贫困部门综合管理部常务副总经理审计库办公设施、零星物品采购计划需要购买吗？NY审批文件归档询价购买验收、入库、登记和保管物品/设备账户收集收集登记表使用同意具有回收价值的物品和办公设备应收集、清点并入库。返回库图1办公设施和零星货物的采购流程ZH-13环大都市城建企业管理标准货物/设备申请表慧聪ZH-13-01接收部/项目部：编号：序列号名字规格型号单位量使用评论部门/项目部负责人：月、年项目/设备采购计划审批表ZH-13-02号。序列号物品的名称规格型号使用单位量评价需求部门评论综合管理部意见：一年中的月日财务管理部意见：一年中的月日主管领导的指示：一年中的月日货物/设备移交清单HC ZH-13-03不。使用部门物品的名称规