浅议中小企业存货管理的问题及对策

浙江商业职业技术学院2012届会计专业毕业论文 浅议中小企业存货管理的问题及对策 以上虞市和鑫伞业有限公司为例 摘要: 存货作为企业生产经营的重要组成部分，贯穿于企业生产经营的各个环节，不仅占用的资金大，而且品种繁多。存货管理好差关系到企业财务状况和经营成果，因此，加强存货的规划与控制，使其保持在最优水平上，是企业财务管理的一项重要内容。本文主要通过对上虞市和鑫伞业有限公司存货管理上的主要问题进行分析，以寻求该企业加强存货管理的最佳途径。 关键词: 存货管理，问题，原因，对策 中小企业作为推动我国社会经济发展的生力军，有着旺盛的生命力和不可预料的发展潜力。上虞市和鑫伞业有限公司就是一家典型的中小企业，它位于宁绍平原、中国伞城-崧厦镇。公司成立于1999年，拥有净资产1000万元，厂区占地面积蓄10000平方，员工250人。专业生产各型号槽骨，丸骨，各种广告伞架，外贸伞架，二折伞架，三折伞架，并可根据用户的要求定制。然而存货管理薄落导致其在市场竞争面临巨大的困难。存货在企业流动资产中所占比重较大，一般约为40%60%。存货利用程度的好坏对企业财务状况的影响极大，不仅可以使企业利润最大化，还有助于降低资金占用水平，提高企业经济效益，因此加强存货的规划和控是是十分必要的。 一、企业存货管理存在的问题 （一）存货积压，资金占用过大 根据2011年12月31日资产负债表有关项目数据比较分析如下： 项目 2010年 2011年 增减数 增减率% 货币资金 57.35 存货 134.74 流动资产合计 8221 非流动资产合计 40.41 总资产 57.42 流动负债合计 66.82 非流动负债合计 36.78 负债总额 47.87 所有者权益 107.2 流动比率=流动资产/流动负债 第 1 页（共 5 页） 浙江商业职业技术学院2012届会计专业毕业论文 根据数据该公司2010年的流动比率为=1.315 2011年的流动比率为=1.436 速动比率=速动资产/流动负债 根据数据该公司2010年的速动比率为=0.701 2011年的速动比率为=0.682 数据显示，2011年存货数额比2010年存货数额增加了元，增长率为134.74%，且该公司的流动比率远远低于国际公认比率2，速动比率也低于正常比率1，2011的的速动比率还低于往年，说明了该企业的存货积压相当严重，企业短期偿债能力差，将依赖出售存货或举借新债来偿付到期的债务。这就可能造成急于出售存货带来的削价损失或举借新债形成的利息负担。这都是由于该企业最初忽略存货的管理，不在乎库存占用资金的多少，发展到企业存货积压，流动资金严重紧缺，在不知不觉中占用了大量资金，造成资金周转速度明显减缓，在一定程度上影响了正常的生产经营活动，控制存货成本困难，这是存在的突出问题，也是长期困扰该企业发展的难点。和鑫雨伞有限公司的10-11年财务数据表明，由于存货变现速度慢，大量资金积压在存货上，迫使企业举债经营，流动资产负债率更是高达60%以上；流动、速动比率也明显反映出无法保证生产经营所需物资和债权人的偿还需要，财务风险极高。 （二）内部控制不健全，岗位责权不明晰 由于该企业人员较少，管理部门相互兼职较多，供产销关键环节缺乏市场的预测和有效的监控，往往都是一人说了算，一个人负责完成采购销售、付款收款和办理出入库手续等全过程。往往只注重存货的购买环节，而忽视存货的仓储和保管、领用与报废环节，造成大量的浪费。尤其在存货管理上暴露出许多问题，在实地盘点时实际资产盘亏近30%，存货丢失损耗严重，采购无控制、销售无监督，反映出存货给企业造成的损失很大。 （三）存货管理不规范，造成账实不符 前几年该企业可能只顾眼前利益，而忽略了长远发展，账务处理不规范，不按规定设置保管员岗位，不按规定设置明细账，实现销售不做销售收入，不按实际结转库存产成品，对收回货款不列账，形成资金体外循环，造成存货账面数大于实际库存数，账实不符；部分相关联企业之间的货物转移，双方不签定代销合同，代销或赊销商品不如实计入库存，形成实物数与账面数存在差异。 （四）存货的收支缺乏真实记录 材料领用记录生产成本及费用的归集、结转的记录人为因素较多，尤其像该企业这种杂而多的项目核算上更显现其弊端。该公司以前就没有完善的做到这一点，比如产品实物已经入库，财务部门没有记录。由于采购业务与财务信息处理脱节，财务数据不能形成对物流的监控，二者在时间的反映上存在着很大差异。由于仓储功能并非由该企业完全控制，虽然在预付贷款账户中反映出采购 第 2 页（共 5 页） 浙江商业职业技术学院2012届会计专业毕业论文 行为，却存在着企业资源被挪用的风险；由于财务部门不能对仓库中的自有存货进行有效控制，基本不通过实地盘点来核对账实，所以入库只是账面行为，存货只是以数据形式存在，缺乏对存货的期末盘点，账实不符是必然的。因为上述原因，如果该企业只看账面数字而缺乏实地盘点，年末时势必加大存货估价的误差。 二、企业存货管理问题产生的原因 （一）相关工作人员的素质不高 仓库管理人员在平时工作中没有按制度办事，没有及时的记录每一次的采购入库单，而是把连续几次的入库记录写在一起，使得记录不清晰。有时候物流公司由于中途车子发生故障，不能准时按照预定时间把货物送到公司，已经超出了上班时间，采购人员通知财务要仓管去验收入库，仓库管理人员觉得现在已经下班时间所以她就找借口不去公司了。这些林林种种的事情都反映了仓管管理人员的专业知识不足，素质不高，该企业应该提高相关人员的知识与素质教育。 （二）存货管理制度不完善 存货管理制度不够完善，缺乏有效地控制。目前，一些存货方面管理制度存在以下问题：一是未制定，虽然有这方面的规定，但仅仅流于形式，而未予认真执行；二、是存货管理制度不够完善，存货的核算不规范，信息失真。 （三）存货管理内部控制不健全 内部控制薄弱，存货的内部控制是企业内控的重要环节，完善的内控制度可及时发现记账错误，有利于防止舞弊。该企业没有良好的内部控制，或虽有但由于种种原因无法真正发挥作用，一旦出现纰漏，即实行罚款、降职、撤职，而不是去从根本上解决问题。 三、加强企业存货管理的对策 （一）加强相关工作人员的素质教育 选拔或任用思想品德好、能为企业尽职尽责服务、具有专业技能、工作经验丰富的管理人员担任存货的采购、进出库、销售、管理的关键岗位工作；加强对管理人员的学习和培训，不断提高自身综合素质，用制度管理人、约束人、激励人，还要运用一定的考核绩效，运用各种奖励制度，发挥管理人员的积极性。例如，每年都评选企业优秀员工，对那些对企业做出特别贡献的，或者出勤率特别高的员工，不仅有物质上得奖励，还可以得到往上晋升的机会。 （二）实施存货ABC类控制 对于存货的控制可以采取ABC分类存货控制法，所谓的ABC分类管理法就是按照一定的标准，将企业的存货划分为A、B、C三类，ABC存货的分类标准有两个，一是金额标准，二是品种数量标准，其中最重要的是金额标准。三类存货的金额比重大致为A:B:C=0.7：0.2:0.1，而品种数量比例大致为A:B:C=0.1：0.2：0.7。然后针对三类存货的不同特点，需采取不同的管理方法。（1）对于A类 第 3 页（共 5 页） 浙江商业职业技术学院2012届会计专业毕业论文 存货，按品种管理进行重点管理。A类存货占用公司绝大多数的资金，只要能够控制好该货，一般不会出现什么出现什么大问题，但由于A类存货品种数量少，公司完全有能力按照品种进行管理。因此A类存货应按品种重点管理和控制，实行最为严格的内部控制制度（比如说定期盘点的时隔最短）。（2）对于B类存货，按类别进行控制管理。由于B类存货金额相对较小，而品种数量远多于A类存货，因此不能像A类存货那样严格管理，可以通过分类别的方式进行管理和控制。（3）对于C类存货，按总额灵活掌握。在管理上可采用较为简单的方法，只要把握一个总金额就完全可以了，所以，对C类存货只要进行一般控制和管理。 （三）优化企业存货流转程序 优化企业存货管理的对策，对企业存货管理的全过程进行优化组合和合理配置，以最少的投入获得最大的产出，这是现代企业存货管理的趋势和重点。 1、做好岗位分工控制。明确相关部门和岗位的职责权限，确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督；明确审批人对存货业务授权批准方式、程序和相关控制措施的权限责任；明确经办人员的职责范围和工作要求，对于超越权限的业务有权拒绝办理，并向上级报告；严禁未经授权的机构人员办理存货业务。例如:企业法人代表对企业会计工作、会计资料的真实性、完整性负责,会计人员与业务人员、保管人员各自岗位的责任权限必须相互分离、相互监督和相互制约,可以有效地预防营私舞弊、以权谋私行为的发生,控制和降低存货成本。 2、存货的规划。对于存货的规划中可以采用存货经济批量法，存货基本经济批量是指一定时期之内能够使存货总成本最低的订货数量。按公式TC=D/Q*Kd+Q/2*Kc 则经济订货批量为：Q=(2KdD/Kc)1/2,Q表示经济订货批量，D表示某种存货全年订货量，Kd表示平均每次订货成本，Kc表示年度存货单位存储成本。例如该公司全年需要某种材料1200千克，每一次的订货成本为400元，单位储存成本为6元，材料单价为200元每千克。则存货的经济批量：Q=（2*1200*400/6）1/2=400千克；存货经济批量下得存货总成本：Tc=（2*1200*400*8）1/2=2400元；全年最佳订货批次：N=1200/400=3次；存货经济批量平均占用资金：W=400*200/2=40000元。科学合理的计算出存货基本经济批量，对实现公司利润最大化有一定的帮助。 3、仓储与保管控制。根据销售计划、生产采购资金筹措等制定仓储计划，合理确定库存存量的结构和数量，加强日常管理，严格限制未经授权的人员接触存货，建立清查盘点制度，如有盘亏和盘盈，应分清责任，报告有关部门及时处理。 总之,存货作为企业资产的重要组成部分,最优的存货管理是做得到的而且是值得做的。和鑫伞业有限公司目前存货管理的优化还有很多的提升空间。最佳的存货水平降低企业存货资金的占用，加速存货资金的周转，增强盘点的管理水平，促进企业的降低成本提高企业经济效益。 第 4 页（共 5 页） 浙江商业职业技术学院2012届会计专业毕业论文 参考文献 1.李晶晶，关于加强存货管理的一些思考，企业导读