Excel电子表格处理系统.ppt

Excel电子表格处理系统,内容提要,一、Excel概述二、Excel的文件操作三、工作表基本编辑操作四、工作表格式化五、使用计算公式与函数六、图表操作七、数据管理八、页面设置与打印,学习重点,1、工作表的建立、编辑与格式化。2、公式与函数的应用。3、数据的图表化。,一、Excel概述,Office家族成员之一电子报表软件,一、Excel概述,1.启动与退出(1)启动“开始”“程序”MicrosoftOffice“MicrosoftExcel”(2)退出与关闭一般Windows窗口方法相同(如单击标题栏中的“关闭”按钮，执行“文件”菜单中的“退出”命令，双击窗口“控制”菜单图标，或按Ctrl+F4键等)。,一、Excel概述,2.Excel窗口组成,说明：行号用数字表示：编号165536。列号用字母表示：编号为：A、B、Z、AA、AB、AZ、IV共256列单元格名称（坐标）为所在列号与行号的组合。,一、Excel概述,3.Excel的基本概念(1)单元格工作表中行列相交处的方格。能存储包括字符串、数字、日期、公式、图表、声音等丰富的信息或数据，但最多能容纳32767个字符(excel2000)。单元格所在列号与行号的组合来表示对单元格进行定位（在行、列号栏上拖动表格线可以改变单元格的高度与宽度）(2)单元格区域:一组被选中的相邻或不相邻的单元格。(3)工作表:由若干行若干列单元格构成的表格。每张工作表最多有65535行和256列。单击工作表名可以改变当前工作表。(4)工作簿:指用来存储Excel工作数据的磁盘文件。该文件的默认扩展名为“.xls”。一个工作簿可以由多张工作表组成，Excel2000对工作表个数没有限定。,二、Excel的文件操作,1.创建工作薄“文件”“新建”，单击“常用”工具栏中的“新建”图标()，或者按+键。新建工作簿文件名默认为“Book?.xls”,并含有3张空白工作表（名字分别为sheet1、sheet2、sheet3）2.保存工作薄原名存盘：“文件”“保存”，或单击“常用”工具栏中的“保存”图标()，或者直接+键。换名存盘：“文件”“另存为”。3.打开工作薄“文件”“打开”，单击“常用”工具栏中的“打开”图标()，或者直接按+键。4.关闭工作簿关闭当前工作簿:“文件”“关闭”或者单击“菜单栏”右部的关闭铵钮。可在单击“文件”菜单的同时按住键，然后要执行“关闭所有文件”命令,Excel2000允许一次打开多个EXCEL文件,三、工作表基本编辑操作,1.选定单元格或单元格区域(1)选定单个:在欲选单元格上单击(2)选定一个矩形区域(连选)先选定左上角单元格，然后按着Shift键单击右下角单元格。(3)选定不规则区域(跳选)先选定第一个单元格，然后按着Ctrl键单击其余单元格。(4)选定整行(列)欲选单行(列)，只需单击该行(列)行(列)号；欲选多行(列)，只需在行(列)号栏中拖动鼠标。可与Shift键或Ctrl键联用。(5)选定整张工作表CTRL+A组合键，单击“全选”按钮(行号栏与列号栏的交汇处)。,说明：也可用拖动鼠标的方法选定矩形单元格区域；也可直接在“编辑栏”上“名称框”中输入欲选单元格区左上角单元格编号与右下角单元格编号(中间用“:”号分隔)，实现单元格区域的选定。,三、工作表基本编辑操作,2.输入数据(1)键盘录入选定要输入数据的单元格，然后从键盘输入数据，最后按Enter键；或者在选定要输入数据的单元格后，再将光标移到“编辑框”，在“编辑框”录入数据后按Enter键（或者单击“编辑栏”上的“确认”按钮）。说明：欲修改单元格中的内容，需先将光标移入单元格或“编辑框”。将光移动入单元格的方法是在该单元格上双击。,三、工作表基本编辑操作,2.输入数据（2）对于有规律的数据，还有如下快捷方法：,填充相同数据选定已有数据的单元格和欲输入相同数据的相邻单元格执行“编辑”菜单中的“填充”子菜单中的相应命令单击其中相应的填充命令,三、工作表基本编辑操作,2.输入数据填充序列(有一定规律的数据系列)在序列首单元格输入起始数据选定包含首单元格和需要填充的单元格区域执行“编辑”“填充”“序列”命令在“序列”对话框中选取所需的序列类型、序列的步长和终值单击“确定”按钮,三、工作表基本编辑操作,2.输入数据填充序列,鼠标拖动法：用鼠标左（右）键拖动含有数据的单元格右下角的控点（又称填充柄指针变成“”）至需要填充数据的行或列，左键拖动系统自动选择填充方式，右键拖动将由用户在弹出的快捷菜单中单击相应命令。,三、工作表基本编辑操作,2.输入数据选择列表输入此法主要用于在同一列中输入已经输入的内容。在要输入内容的单元格中单击鼠标右键打快捷菜单执行其中的的“选择列表”命令在出现一个列表选择想要输入的文本,三、工作表基本编辑操作,2.输入数据,(4)不同类型数据的输入,文本：汉字、英文字母、数字、空格等,注意：全部有数字组成的文本数据，可以在输入时加(半角),数值：由0-9、+、-、E、e、$、%、.、，组成的信息,注意：当长度超出单元格宽度时，将以#表示,日期和时间：日期格式为YY-MM-DD(年-月-日),时间格式为HH:MM(AM/PM),提示：当前日期可使用+，当前时间可使用+,(5)绘图、插入剪贴画、文件图片、艺术字、公式等完全同Word2000,三、工作表基本编辑操作,3.单元格操作(1)插入单元格“插入”“单元格”选择插入方式“确定”(2)插入行和列“插入”“行”“插入”“列”(3)删除单元格(行/列)选定要删除的单元格区域(行/列)，执行“编辑”“删除”命令(4)清除单元格(行/列)中的内容选定要清除的单元格区域(行/列)，执行“编辑”“清除”菜单中的相应命令,或直接按Del键。,三、工作表基本编辑操作,4.数据的移动和复制(1)移动选定要移动的单元格执行“编辑”“剪切”命令，或按+键单击目标单元格执行“编辑”“粘贴”命令，或按+键(2)复制选定要移动的单元格执行“编辑”“复制”命令，或按+键单击目标单元格执行“编辑”“粘贴”命令，或按+键,说明：也可按着Shift键或Ctrl键用鼠标拖动的方法进行数据的移动；移动和复制文字的方法同样适合于剪贴画、图形、艺术字、公式等,三、工作表基本编辑操作,5：工作表的编辑,(1)插入工作表,菜单操作：“格式”“工作表”命令。,鼠标操作：右击当前工作名处，选择“插入”命令,(2)删除工作表,菜单操作：“编辑”“删除工作表”命令。,鼠标操作：右击当前工作名处，选择“删除”命令,三、工作表基本编辑操作,5：工作表的编辑,(3)工作表重命名,菜单操作：“格式”“工作表”“重命名”命令。,鼠标操作：右击当前工作名处，选择“重命名”命令,(4)工作表的移动和复制,菜单操作：“编辑”“移动或复制工作表”命令。,鼠标操作：右击当前工作名处，选择“移动或复制工作表”命令,可以是当前工作簿、当前打开的其他工作簿或新建工作簿,选择复制或移动的目标位置,如果选中表示为复制，否则为移动,四、工作表格式化,1.设定文字格式同Word2000中文字格式的设置,可以通过“格式”工具栏，或“单元格格式”对话框“字体”标签(“格式”“单元格”),四、工作表格式化,2.设定对齐方式同Word2000对齐方式的设置。可以通过“格式”工具栏，或“单元格格式”对话框“对齐”标签(“格式”“单元格”)3.单元格合并居中选定要合并居中的单元格区域；单击“格式”工具栏中的“合并居中”图标,四、工作表格式化,4.添加边框和底纹(1)设置边框通过“格式”工具栏“边框”图标或“单元格格式”对话框“边框”标签(“格式”“单元格”),四、工作表格式化,4.添加边框和底纹（2）设置底纹通过“格式”工具栏“填充颜色”图标或“单元格格式”对话框“图案”标签(“格式”“单元格”),四、工作表格式化,5.设定数字格式通过“格式”工具栏“或“单元格格式”对话框“数字”标签(“格式”“单元格”),四、工作表格式化,6.设置工作表背景“格式”“工作表”“背景”通过“工作表背景”对话框选择背景图片文件单击“插入”按钮,四、工作表格式化,7.自动套用格式选定一个要套用格式的单元格区域;执行“格式”菜单中的“自动套用格式”命令；在打开的“自动套用格式”对话框中选择所需的格式；单击“确定”按钮。,四、工作表格式化,8.设置条件格式选用欲设置条件格式的单元格区域执行“格式”菜单中的“条件格式”命令在“条件格式”对话框中输“条件”单击“格式”按钮在打开的对话框中设置格式(字体、边框、图案等)单击“确定”按钮。,设定格式,删除格式,可添加条件，最多三个条件及格式,四、工作表格式化,技巧：可用格式刷()按钮将所选区域的格式复制到目标区域。,五、使用公式与函数,1.基本概念,单元格地址:,单元格引用:,相对引用:,指明公式或函数中使用了哪些单元格中的数据,可以是单元格地址和单元格区域地址(左上角单元格地址:右下角单元格地址),例如（B4:F8）,列号(A,B,C,)+行号(1,2,3,)；分为相对地址(A1,A2,B3,C4)和绝对地址($A$1,$A$2,$B$3,$C$4,),在公式中使用相对地址进行引用，当复制和移动公式到新的位置时，公式中引用的单元格地址回自动调节引用的地址。,五、使用公式与函数,绝对引用,混合引用,1.基本概念,在公式中使用绝对地址进行引用，当复制和移动公式到新的位置时，公式中引用的单元格地址不会发生变化。,在单元格地址中既有相对引用又有绝对引用，例如：A$1,$B2;当复制和移动公式到新的位置时，相对引用部分会发生变化，而绝对引用部分不变。,注意：若引用同一工作簿的其它工作表中的单元格，在工作表名与单元格引用之间用感叹号（！）分开。例如=sheet1!A1,五、使用公式与函数,2.插入计算公式公式是由运算符和参与计算的元素(操作数)组成的有意义(可计算)的式子。操作数可以是常量、单元格地址、名称和函数。Excel单元格中可以插入公式，但必须以符号“=”或“+”开始。常用的运算符有：,算术运行符:加号(+)、减号(-)、乘号(*)、除号(/)、百分比(%)、幂()比较运算符:等号(=)、大于号()、小于号(=)、小于等于号()文本连接符:&,=（B4+25）/SUM（D5:F5）,五、使用公式与函数,2.插入计算公式,五、使用公式与函数,例如：有期末成绩表，总评成绩中平时成绩占30%，期末成绩占70%。,五、使用公式与函数,3.公式的隐藏当不希望别人看到所使用的计算公式时，需要将公式隐藏起来。选定欲隐藏公式的单元格区域；执行“格式”“单元格”命令，切换至“保护”标签；选中“隐藏”复选框并“确定”；执行“工具”“保护”“保护工作表”命令；在“保护工作表”对话框“密码”文本框中输入一个口令并“确定”。,五、使用公式与函数,4.错误说明,常见错误值及产生的原因（1）错误值:#DIV/0！表明公式中作为除数的单元格中的数值为零。（2）错误值:#NAME?表明公式中出现了不能识别的名称。（3）错误值:#REF！表明在公式中引用了无效的单元格（4）错误值:#VALUE！表明在公式中引用了错误的参数。（5）错误值:#表示公式产生的结果较长，单元格容纳不下。,五、使用公式与函数,5.函数的引用,(1)函数是一种简单的表达式，是Excel自带的一些已经定义好的公式可以直接在单元格中输入,但要以等号(=)开头.,(2)函数可以出现在表达式中。,(3)利用函数向导輸入函数：,选定要输入函数的单元格；执行“插入”“函数”命令，或者单击工具栏上的“粘贴函数()”图标，找开“粘贴函数”对话框；从“函数分类”列表框中选择要输入的函数的类别，在“函数名”列表框中选择所需要的函数，从弹出的对话框中输入函数的参数；单击“确定”按钮。,五、使用公式与函数,5.函数的引用(3)函数的输入使用函数向导输入：,函数格式,函数功能及参数说明,参数说明,引用的数据,计算结果,五、使用公式与函数,手工输入:按公式输入的方法输入。在编辑栏中输入一个等号(=)，然后直接输入函数及参数。注意：在公式和函数中所有标点符号均为半角英文标点,(3)函数的输入,5.函数的引用,说明：函数总是返回一个处理结果；参数之间用逗号隔开；既使无参数，圆括号也不能省略。,五、使用公式与函数,6.函数的一般格式,函数名(参数1，参数2，),函数的主体，代表函数功能,函数运行时参数，使用逗号(,)分隔，表示与上一参数种类相同的参数可以有多个。不同类型的函数要求给定不同类型的参数.有的函数无参数,括号是必须的,=,五、使用公式与函数,7.常用函数(1)算术函数sum、sumif、ABS、exp、log、sqrt、int、round、mod等(2)统计函数count、countif、average、Max、Min、Rank等(3)日期函数now、month、today、year等(4)逻辑函数and、or、not、if、false、true等,五、使用公式与函数SUM函数详解,作用:,语法:,SUM(number1,number2,),计算给定参数中数值的总和,参数说明：,(1)单一数值型数据，例如：=SUM(50,35,65),等同于公式=(50+35+65),(2)包含数值型数据单元格地址,例如：,=SUM(A1,B2,C3),等同于公式=A1+B2+C3,(3)单元格区域地址引用,例如:=SUM(A1:F5),表示对从A1单元格到F5单元格中所有数值型数据进行求和。,也可以为多个单元格区域的引用，用逗号分割。例如：=SUM(A1:F5,E3:G8)。,五、使用公式与函数SUMIF函数详解,语法：,作用：,参数说明：,SUMIF(,),求满足条件的单元格中的数值之和,指用于条件判断的单元格区域。,指确定求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，可以表示为32、“32”、“32”、“apples”注意：双引号（”)对于字符数据是必须的,指需要求和的实际单元格。只有当中的相应单元格满足条件时，才对中的单元格求和。如果省略,则直接对中的单元格求和。,五、使用公式与函数SUMIF函数详解,例如：要求计算所有男生语文成绩的总和:,五、使用公式与函数COUNT函数详解,作用:,语法:,COUNT(value1,value2,),统计参数列表中数值型数据的个数,参数说明：,(1)单一数值型数据，例如：COUNT(50,35,65),(2)包含数值型数据单元格地址,例如：COUNT(A1,B2,C3),(3)单元格区域地址引用,例如:=COUNT(A1:F5),表示统计从A1单元格到F5单元格中所有数值型数据的个数。,也可以为多个单元格区域的引用，用逗号分割。例如：=COUNT（A1:F5,E3:G8)。,五、使用公式与函数COUNTIF函数详解,作用:,语法:,参数说明：,COUNTIF(,),统计出指定范围内符合条件的单元格个数,指统计的单元格区域范围。可以包含任何数据,确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，可以表示为32、“32”、“32”、“apples“、”王”等。,五、使用公式与函数COUNTIF函数详解,=COUNTIF(E3:E9,”=70”)-COUNTIF(E3:E9,”=80”),=E13/COUNT(E3:E9),五、使用公式与函数AVERAGE函数详解,作用:,语法:,AVERAGE(number1,number2,),计算给定参数中数值数据的算数平均值,参数说明：,(1)单一数值型数据，例如：=AVERAGE(50,35,65),等同于公式=(50+35+65)/3,(2)包含数值型数据单元格地址,例如：,AVERAGE(A1,B2,C3),等同于公式=(A1+B2+C3)/3,(3)单元格区域地址引用,例如:=AVERAGE(A1:F5),表示对从A1单元格到F5单元格中所有数值型数据进行求和。,也可以为多个单元格区域的引用，用逗号分割。例如：=AVERAGE(A1:F5,E3:G8)。,五、使用公式与函数MAX、MIN函数详解,作用:,语法:,参数说明：,MAX(number1,number2,)MIN(number1,number2,),统计出给定参数中数值数据的最大值和最小值,等同与AVERAGE函数,五、使用公式与函数RANK函数详解,作用:,语法:,参数说明：,RANK(,),返回指定数字在一列数字中的排位,指定一个特定的数字(或单元格）；,指一组数值（或单元格区域)；,指排位方式，如果为“0”或忽略，降序；非零值，升序,例如：在总分后面添加一列，给出每位学生的总分名次。（按降序）,=RANK(H3,H$3:H$9),五、使用公式与函数日期时间函数详解,Excel日期的内部表示,Excel将日期存储为一系列连续的序列数，时间存储为小数。通过将单元格的格式设置为“常规”格式，可以查看以系列值显示的日期和以小数值显示的时间。,Excel支持两种日期系统：1900年和1904年日期系统。默认的日期系统是1900年日期系统。如果要更改日期系统，请执行“工具”-“选项”命令，通过“重新计算”标签设置,注意：当输入的年份为2位数字时,Excel将如下解释年份：00到29之间，解释为2000到2029年；30到99之间，解释为1930到1999年。,五、使用公式与函数日期时间函数详解,Excel日期的内部表示,下表格显示了每个日期系统中的第一天和最后一天的日期，及其对应的序列数。,五、使用公式与函数日期时间函数详解,TODAY()返回当前机器的日期序列数。,NOW()返回当前机器的日期与时间序列数。,DATE(,)，根据,产生日期序列数,DAY()返回指定日期是当月的“几”号。,YEAR()返回指日期的年份。,MONTH()返回指定日期的月份。,WEEKDAY(，)返回指定日期是星期几。,五、使用公式与函数日期时间函数详解,应用举例:,计算年龄,与当前日期（动态日期）比较：1、=(today()-B3)/3652、=year(today()year(B3),与某个单元格内的日期比较：1、=($B$10-B3)/3652、=year($B$10)year(B3),固定日期单元格B10,五、使用公式与函数IF函数详解,作用:,语法:,参数说明：,IF(Logical_test,Logaical_if_ture,Logaical_if_false),根据条件是否成立返回特定的值,Logical_test判断条件,返回值为TURE或FALSE,Logaical_if_ture如果条件成立,则返回当前值。如果忽略则返回TURE,Logaical_if_false如果条件不成立,则返回当前值。如果忽略则返回FALSE,五、使用公式与函数IF函数详解,例一：在成绩表后添加一“是否补考”列，如果物理成绩不及格则填入“补考”,课堂练习：IF函数可以嵌套7层。如果成绩表中包含数学，语文，物理成绩。怎么完成以上要求,五、使用公式与函数IF函数详解,例二：有学生基本信息表，包括“出生日期”列和“说明”列，如果学生的出生月份和当前月相等，则在说明栏里填入“祝你生日快乐”,六、图表操作,图例,数据标记,类型轴(X),刻度线,值轴（Y）,图表相关名词术语,六、图表操作,1.创建图表选定要包含在统计图中的单元格数据。执行“插入”“图表”命令，或单击工具栏中的“图表向导”图标()从“图表向导(图表类型)”对话框中选择合适的图表类型，并单击“下一步”按钮。如果数据源不合可以在打开的对话框中修改。一般，简单地单击“下一步”按钮。在打开的对话框中设置图表的标题、坐标轴、网线、图例等。一般，简单地单击“下一步”按钮最后指定图表插入位置，并单击“完成”按钮。,六、图表操作,1.创建图表选定要包含在统计图中的单元格数据。执行“插入”“图表”命令，或单击工具栏中的“图表向导”图标()从“图表向导(图表类型)”对话框中选择合适的图表类型，并单击“下一步”按钮。如果数据源不合可以在打开的对话框中修改。一般，简单地单击“下一步”按钮。在打开的对话框中设置图表的标题、坐标轴、网线、图例等。一般，简单地单击“下一步”按钮最后指定图表插入位置，并单击“完成”按钮。,六、图表操作,1.创建图表选定要包含在统计图中的单元格数据。执行“插入”“图表”命令，或单击工具栏中的“图表向导”图标()从“图表向导(图表类型)”对话框中选择合适的图表类型，并单击“下一步”按钮。如果数据源不合可以在打开的对话框中修改。一般，简单地单击“下一步”按钮。在打开的对话框中设置图表的标题、坐标轴、网线、图例等。一般，简单地单击“下一步”按钮最后指定图表插入位置，并单击“完成”按钮。,六、图表操作,1.创建图表选定要包含在统计图中的单元格数据。执行“插入”“图表”命令，或单击工具栏中的“图表向导”图标()从“图表向导(图表类型)”对话框中选择合适的图表类型，并单击“下一步”按钮。如果数据源不合可以在打开的对话框中修改。一般，简单地单击“下一步”按钮。在打开的对话框中设置图表的标题、坐标轴、网线、图例等。一般，简单地单击“下一步”按钮最后指定图表插入位置，并单击“完成”按钮。,六、图表操作,2.图表的移动和大小的调整(1)移动图表单击要移动的图表（此时在选中的图表的四周将出现八个黑色的控点），用鼠标拖动它到一个新的位置，再松开鼠标即可。(2)改变图表的大小先选中要改变大小的图表，然后将鼠标指针移至图表的四周的任一控点上，当指针变成双箭头时，拖动鼠标直至图表变成满意的大小后松开鼠标。,六、图表操作,3.图表格式的编辑(1)修改图表的类型选中欲更改类型的图表执行“图表”“图表类型”命令在打开的对话框中选择一种合适的类型后单击“确定”按钮。,六、图表操作,3.图表格式的编辑(2)插入数据标志单击要添加数据标志的图表执行“图表”“图表选项”命令切换到“数据标志”标签选择需要的数据标志种类，单击“确定”按钮,数据标志,六、图表操作,3.图表格式的编辑(3)添加图表标题单击要添加标题的图表“图表”“图表选项”命令，切换到“标题”标签输入图表标题和X轴、Y轴、Z轴标后，单击“确定”按钮。,六、图表操作,3.图表格式的编辑(4)改变图表的文字、颜色和图案双击需要修改的标题或者在选中标题后单击“格式”菜单中的“坐标轴标题”命令（打开“坐标轴标题格式”对话框）。,通过“字体”标签设置坐标轴标题文本格式，通过“图案”标签设置坐标轴标题的颜色和图案，通过“对齐”标签设置坐标轴标题的对齐方式。单击“确定”按钮,六、图表操作,3.图表格式的编辑(5)修改图表其它属性除了可以对图表坐标轴标题进行设定字体和图案之外，还可以对图表中的任何一个元素进行修改。比如双击分类轴和数值轴，可以打开“坐标辑格式”对话框来改变这两个轴上的文字的字体和图案；双击图表中的各“系列”，可以打开“数据系列”对话框，从中设定其图案、形状数据标记等内容。,技巧所有关于图表格式的命令均可从快捷菜单中找到，善用快捷菜单