商务信函格式

Practical English Writings实用地写文章杰西卡彭6 )理解原则有效的信息会给收信人留下深刻的印象和影响，为了达到这个目的，作为收信人应该置身其中，必须考虑他的要求、希望、利益等。 因为周密的思考能帮助理解你的接收方，所以能够更现实地理解你的要求。写作时，请注意以下几点(1)采取收件人的态度，即“You” attitude，避免写信人的态度，即“We” attitude。 比较以下语句We attitudeweal lowa5% discountforacashpaymentsYou attitude你付钱的时候We attitude222222222222222222222You attitude你知道那个以下两封信是这两种态度的典范。 第一封信是用“We” attitude写的，第二封信是用“You” attitude写的。比较一下，看看印象如何不同。(a ) mayiexpressmythankstheaccountyourecentlyopenedwithourstore.werarepleasesstoffinishawidivarityofproductionforthehomeorindivid我信任你我们在城市里有拉里斯托克约翰逊s.ifewecommentyoutoofaddaticallideserviceinanymanner，pleasecallcallonaus。Translation:我感谢你最近在我们公司开了一个账户。 我们乐意提供家人和个人使用的产品。我们相信你会充分利用我们的服务。 因为我们公司准备货物时，是当地最充足的。 同时，我们顾客购买的商品在离公司30英里内可以免费送达。我们欢迎你光临本店。 如果我们能在其他方面为你服务的话，请给我们打电话。我知道你为你做了克隆you will find 34 departmentsatjohnsonstockedwithavariarityofqualityitems.andcouteoussalesclerksareorinselectingthemerhandisethatbb总是约翰逊s .拜托了Translation:谢谢你最近在约翰逊商店开户。 我很愿意为你服务，希望你能提供必要的服装和室内装饰品。约翰逊商店有34个部门配备了各种各样的高级商品，有礼貌的店员可以看到他们选择最喜欢的商品。永远欢迎您来约翰逊商店。 如需其他服务，请随时光临。“you”attitude不适合在各种情况下表达“体贴”，在以下情况下使用“you”attitude会引起反感和不愉快(一)对方有错误的； 例如(a) Your letter of July 1，tellsyouplainlythatthegoodsyousentyoureachbytheendofthismonth.(impo per )你7月1日的信清楚地表明贵公司的货物将于本月底到达我方。(b ) Imreverygedotorefertouyourletterofjuly 1，fromwhiwwhewhewhehowdowthedowtheendofthethismonth.(good )我很高兴提到你7月1日的来信。 其中，我们知道这个月底会到达这里。(二)对方表示不同意见的； 例如(a ) youareentirelywronginyourattitude.(impo per )你们的态度完全错了。(b )知道从两个角度分析的问题Translation:我们知道你们从两个方面分析了这个事件。 但是，它及其重要方面需要相互商量。(2)尽量用积极的方法谈问题，避免用消极的方法谈问题。 比较一下句子，看看哪个好。(a )不相信变得消极；我们不相信你们有理由感到不满。(b )应积极；我们确信你们会满意的。(c ) yourorderwillbedelayedfortwoweeks.(negative )你方订单必须推迟两周才能发行。(d ) youorderwillbeshipedintwoweeks.(原位)你方将在两周内订购装船。7 )正确国际商务英语的对应句子必须正确。 不那样做的话会招致误解，产生错误。 国际商务英语的应征文，特别是商务信函，因为是契约、协商的基础，所以涉及贸易双方的权利和义务等。 这个事实必须赢得象棋作者的特别注意。为了保证商务应对语句的正确性，作者必须记住以下几点(一)选择唯一正确的事实、语言和数据； 这将是：为了你的订单贵公司要求短期向贵公司订货。但是，短语“short delivery”的意思是“重量不足”，不是“迅速交货”。revised : yourequirequick (prompt ) deliveryofyourorder .您要求快速交货。(b ) thegoodssuppledareexactlyequaltothesample .提供的货物完全与样品相同。revised : thesamplerepresentsasnearlyaspossiblesupply。这个样品基本上代表了我们可以提供的货物。o : thesallstandisthenearestinthegoodstothegoodsyou .这个样品的尺寸和你们需要的货物的尺寸最接近。(c )所有出价所有电报在五天内生效。 (具体的5天既没有说明也没有说明)revised : alloffersbytelegramopenfor5daysinclusiveofthedateofdispatch所有电报自发电日起五天有效。(d )该合同自10月1日起生效。 没有涵盖问题revised:这是contrisconticallcommentwirecommentitioncommentforandincludingoctober 1，2001。本合同自2001年10月1日起，包括10月1日在内生效。(2)请以切合事实的态度表明你想说的话，不要说实话或表达不充分。 这将是：you shouldnsay(a ) thisproductisesablethebestonthemarket。revised : thisproductisproductisthebestonewecansupply.(是我们最好的产品之一)(b )请你：revised : itisthelowestpricewecanoffournow.(现在为您提供的最低价格)(c )绝对不做此事revised : weldoonallwencannothathewemaynotrepeatsuchcanerror.(绝对不要放弃)(3)在商务写作中，要注意正确理解和使用商务用语。 这将是：l价格术语EXW (Export Works )出厂价格自由电信公司(FCA )承运人FAS (Free Alongside Ship )船边交货价格FOB (Free on Board )离岸价或离岸价成本和运费成本(CFR )CIF (Cost、Insurance and Freight )成本加上保险费、运费或到岸价CPT (Carriage Paid To)运费由价格支付CIP (Carriage and Insurance Paid To )运费、保险费的支付DAF (Delivered At Frontier )边境交货价格DES (Delivered Ex Ship )目的港船上的配送价格DEQ (Delivered Ex Quay )目的港码头交货价格ddu(deliveredduteddutunpaid )未付运费价格DDP (Delivered Duty Paid )纳税后的交货价格l发运术语不能分批发运lpartialshipment (s ) tobe prohibited在lshipmentnotlatterthanmay1.5月1日之前装船(包括5月1日)l Shipment before MAY 1在1月1日前装船(5月1日除外)ltwoequalmonhlyshipments-duringjuneandjuly.6，7月分两次发货l Minimum of each lot to be 500 cases .每批至少500箱。u报用语upricesubjecttochange (alteration ) withorwithoutnotice .无论有无预先通知，价格都会随时变更usubjecttoour (final ) confirmation .以我方(最后)确认为准。usubjecttothegoodsbeingunsoldonreceptofyourreply .此磁盘在收到您的答复时启用了商品未售出。u Subject to market fluctuation.(价格)随市场价格变动而变动。p的数量和质量术语pinspectionbythebuyeratthedestinationtobefinal .以买方在目的地的检查为最后依据。ppublicsurveyorsweightatthelandingporttobei