档案信息服务部门的服务机制研究

1/7档案信息服务部门的服务机制研究摘要21世纪是知识企业等合作带来了可能。一方面，档案信息服务机构与各类信息服务部门合作，可以通过建立网络信息中心实现。档案机构与各类信息服务部门的合作基础是基于网络环境。钱学森的论系统工程中指出“从系统工程的技术角度来看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息，系统工程的目的是信息存储，信息的检索、提取、传输和显示。”网络环境下，档案机构同各类信息部门一样，成为社会信息系统的一个节点和信息资源的集散地。改变传统封闭式、分散型的运行机制，建立起开放式的、协作型的运行机制。可在国家档案行政管理部门内建立一个全国档案信息资源开发的规划协调小组，负责全国档案信息资源开发项目的调研和立项工作，制定有关的规章制度。通过公开招标的方式，择优确定项目负责单位和负责人。由负责单位组织有关档案馆实施项目内容，并开展服务。开发资金的来源，除向国家中请专项基金外，还可以吸引一些私人、社会团体等的捐赠。形成档案信息服务的经济实体，以保证档案事业发展与档案信息服务有充足资金。信息化社会档案信息服务部门的服务机制构建档案信息服务机制是存在于档案信息服务系统正2/7常运行的内在各部分之间的必然联系和规律。对档案信息服务机制的构建，可以在实践中减少消耗、取得更高效益。同时，应该看到，服务机制也是档案信息服务部门把档案信息资源同社会需求、社会发展有机结合的桥梁和纽带。档案信息部门服务机制的构建应该从以下三方面进行1引入竞争机制，提高信息资源利用的效率我国传统档案信息服务工作是由政府出资，是一种社会资金的再分配形式。LOCALHOST按理说，档案部门完全可以利用这笔投资以更好地为社会服务，但是，由于档案部门并不直接对这笔投资自负盈亏，这部分资金的投资效果如何，到底是取得正效益还是负效益，都是由社会来共同承担，因此，投资的目的并非为了让档案部门去创收赢利，向国家上缴利润，而是要让它利用这些投资更好地开发档案信息资源，发挥档案部门的社会效益。但是，应该看到，这种方式会抑制信息增值服务市场的竞争，形成政府信息资源的垄断性经营，而减少竞争必然带来信息资源建设的低速度和应用的低效率，信息资源利用的低效率必然导致政府信息服务的低水平。因此，为了克服信息服务投资主体单一、服务方式单一、服务效益不高的弊端，满足社会信息需求的全面性与多样性，需要政府把市场机制引入档案信息服务部门中，充分利用市场竞争所具有的积极性与活力，通过各类3/7档案信息服务部门的相互竞争和对信息内容的创造性经营，提升信息服务的质量和效益。同时，政府要通过立法、质量评估等措施加大对信息服务市场的宏观监管力度，确保信息服务竞争的有序性和规范性。此外，档案信息服务机构内部引入竞争机制，还利于调动档案人员积极性与创造性。要建立健全科学的管理体制和激励机制，关键是调动人的积极性与创造性，使档案服务岗位没有闲、懒人员；多劳多得，通过经济杠杆启动竞争机制。市场经济条件下，竞争无处不在，只有通过竞争档案工作者才能发挥最大积极性、创造性与主动性。档案信息服务工作者要勇于竞争、参与竞争，既要有开拓创新的能力又要有独当一面的魄力，更要有多种技能，通过竞争使档案队伍年轻化、知识化、专业化，这样才能使档案信息服务机构充满活力。因此，竞争机制的引入可以为档案信息服务部门带来了一系列变化尤其是形成了市场检验、优胜劣汰的局面，进而促使档案信息供给的效率与服务水平提高。建立反馈机制，保持档案信息服务工作快速发展反馈就是根据过去的活动情况去调整未来的行为。如果没有反馈，那就无法了解档案管理工作的实际状况与目标之间的不一致或不协调，也就不能修正和调整档案管理工作中不科学、不合理的行为和现象。档案作为一种信息资源，4/7不仅要开发利用，而且要注意掌握利用效益信息的反馈，这样才能取得档案信息资源开发利用的最佳效果，进而探索出档案信息服务的规律。档案信息服务反馈系统，按照范围可分档案服务工作的外部信息反馈与档案服务工作的内部信息反馈两部分。前者是一个开放系统，需要档案工作者主动去收集，以便针对客观现实而采取相应的对策；后者是一个封闭系统，是指档案信息服务系统内，各组成要素或环节的不协调应及时反映给档案利用部门，以便其及时调节达到新的平衡。反馈系统之中还可以采用档案信息服务测评方式，建立测评指标体系、选择测评的时间与空间以及测评结果等。建立反馈机制应注意以下几点保证需要决策的各个环节或组成部分得到最必需的、切实可靠的信息资料；信息的收集、处理、贮存和传递，都应密切结合档案服务活动和组织机构建制进行；在档案信息服务工作系统中，应考虑到各类档案服务工作系统的不同规模以及服务活动的组织和管理水平的差别等；在档案服务工作系统内部也要从实际出发，先从问题较多、影响力较大的方面着手，先抓点，取得实效，总结出适合自己特点的系统设置模式和方法后，再逐步扩大服务反馈系统的范围。具体的档案反馈机制可以应该做到以下几点有必要成立档案利用信息反馈协作小组。改协作小组首先5/7要以档案馆馆长为核心，其成员可以由档案馆各个部门负责人、档案法规宣传部门有关人员、利用档案较为频繁的相关单位负责人等组成。有必要定期地召开档案利用的信息反馈工作会议。在档案利用中出现的问题和用户反映的意见，它们成为档案利用工作中的薄弱环节，档案利用会议的定期组织，可以集中研讨利用工作中出现的问题，以及时化解矛盾，纠正工作中的失误，更好地为用户服务。有必要设立档案信息反馈员专报制度。档案馆可与社会有关部门建立联系，聘任该部门档案人员或办公室人员为信息反馈员，直接倾听和搜集社会对档案部门的呼声和要求，对于及时反馈信息并为档案部门提出合理化建议的工作人员给予一定的物质或精神奖励。反馈机制可以便于档案信息服务部门提供回应性服务。传统的档案信息服务抹杀了公众的积极性、主动性和创造性，无效率地提供档案信息，对利用者提出的要求不敏感。造成档案信息供给的高成本、低效率和浪费。而回应性服务，通过用户参与管理、征求他们对服务的意见和要求，并测量其满意程度，可以满足利用者的不同需求。运用转化机制，实现档案信息的潜在价值转化机制是指信息服务经过消费的转化或增值的过程，它是信息服务市场特有的运行机制。转化机制对于信息服务市场6/7的作用在于充分的转化能促进生产的发展，促成更新更高层次的信息服务需求，并促进信息服务市场的深化和发展。档案信息服务部门有必要建立起多形式、多渠道的信息服务转化方式为公众提供指导和帮助，以提高公众对档案信息的认识，刺激其信息消费能力，便于档案信息服务的价值充分实现；对于某些科技信息成果，档案信息服务人员可以深入到用户有关科研、管理和生产决策等课题的攻关和研究环节中去，根据课题需要进行档案信息的专供服务，直到课题完成或某个关键性问题得以解决。转化机制只有包含了服务人员与用户更多的交流与沟通，才能更圆满地完成服务。为了切实保障转化机制的规范运转，档案信息服务部门对“售后服务”问题应该加以重视，以便使供需双方在信息服务的转化过程中各负其责、有序操作，从而吸引更多利用者关注档案信息。终上所述，我们应该看到的是，档案信息服务体系的构建除了需要信息服务部门之外，还需要理念、