办公管理规定(新).doc

办公室规章制度一、总 则:为加强公司日常办公的规范管理、展现公司形象、理顺公司内部关系，使各项管理工作，标准化、制度化、提高办事效率，结合本公司实际情况特制定本规定。二、办公环境管理规定（一）办公区域硬件环境要求：1. 进入办公室必须着装整洁。2. 在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。3. 爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。4. 办公人员保持各自桌面的清洁、整齐、美观。5. 离开办公室，应做到电脑关机、抽屉上锁、桌面整洁和座椅归位。最后离开的员工应检查门窗和 水电是否关好，锁好门方可离开。6. 办公室工作由办公室人员全面负责。（接听电话必须使用普通话“您好、*”。严禁使用“喂、你找谁，等不文明用语！”）7. 不在办公室的通道处摆放物品。使用后的办公用品归位。8. 不乱扔杂物。雨伞不乱摆乱放。9. 不得将个人物品长时间存放于办公室内。10. 本规定适用于全体办公室工作人员。（二）办公区域软环境要求：1. 严格作息制度，办公室工作人员要按规定时间上下班，不得无故迟到、早退、擅离职守。 公司人员自觉遵守作息时间；工作时间禁止一切娱乐活动。2. 不在办公室里讲闲言碎语等，以免扰乱人心、影响他人工作。3. 迟到、早退 、按100元/次给予罚款，30 分钟以上按矿工半天处理，事假需提前一天以书面形式申请（病假以医院出具病例为标准）。4. 不在上班时间聊天、大声喧哗、打闹、午休时间保持安静。5. 不在办公区域化妆，不上与工作无关的网站，不玩游戏，不看视频节目等。违返规定者第一次给予警告处分，第二次100元罚款，第三次予以开除。6. 办公区域严禁吸烟、酗酒、赌博等。7. 未经许可，不带领与工作无关的人员进入公司。不随意翻阅他人的文件和看他人电脑中的资料。8. 在工作中做到和谐相处，互相尊重和帮助。9. 工作时间：周一至周五：上午09:00-12：00 下午1：00-5:30三、内务管理规定（一）注重礼仪1. 服饰礼仪：着装得体、大方、整洁，严禁浓装艳抹、穿戴过于夸张的饰品上班；严禁穿透视装、超短裙、凉拖鞋等有违职业要求的装束。在对外交往中（如会见客户、来访者），必须着正装礼仪接待，体现公司企业文化的内涵素养。2. 办公礼仪：保持工作环境整洁，公共办公区域禁止吸烟，上班时间不得串岗聊天，不得做与办公无关的事情；3. 言语礼仪：规范用语，倡导普通话。接听电话要说：“您好！*”；同事之间以姓名相称，对领导以职务相称。（二） 来访接待:1. 对待来访人员的接待，应礼貌大方、热情周到，统一使用普通话，不同来访人员应区别对待。2. 如遇客人来访，前台应先问明来访者姓名、身份和来访原因，然后电话通知被访者到前台来迎接。3. 如遇客人来访总经理，前台应问清来访人姓名、身份和来访原因，电话通知总经理，总经理确认身份后,由前台带领来访者至总经理办公室。4. 如遇来人无理取闹，应及时劝阻，不听劝阻者，及时取得大楼保安或属地公安部门的支持。（三） 电话转接:1. 接听电话应迅速、准确，电话铃响三遍之内必须接听，且统一使用“您好！*”，使用普通话，语言简练、清晰；2. 当部门同事不在，桌上电话铃响时，应及时转接。转接电话要礼貌用语， 认真记录来电人姓和来电事由，及时转告相关同事；3. 通话结束后，应向对方表示感射，等待对方先断线后再挂断电话4. 严禁任何人在前台拨打外线电话聊天。（四）履行节约1、节约用电，人走关灯、关电脑、关电源、节约使用空调设备；2、在日常工作中，要精打细算，提倡节省每一张纸，做到不浪费任何办公用品，努力降低办公成本。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、别针等反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印，文具消耗用品实行以旧换新原则,充分发挥各种办公用品的最大使用效率；3、 新进人员到职时有行政部门通知，向前台领用办公物品；人员离职时，必须向行政办理办公物品归还手续，未经领导认可的，行政部不得为其办理离职手续；4、 严禁私用公司物品或私自将公司物品带离办公室等行为；四、办公设备的使用与维护1、办公电脑是为方便大家办公而专门配置，为有效使用网络硬盘、提高工作效率，上班时间除因工作需要收取文件和查看相关资料以外，严禁在网上打游戏、严禁浏览与工作无关的网站。2、本部门的电脑只能由本部门规定和授权的电脑使用人员操作使用，任何其他人员使用电脑必须得到 部门主管的许可，否则不得私自动用电脑。 3、使用电脑时应遵守相关规定，不得私自打印任何与工作无关的材料，不得自行安装和卸载软件。如因工作需要安装软件的，必须得到行政部的同意，不得自行操作。 4、电脑使用者应保持电脑设备及其所在环境的清洁。 5、在下班时，电脑使用者务必正常关机并关掉显示器。雷雨天气必须关闭总电源，以确保安全。 6、电脑管理人员负责平时对他人操作电脑情况进行监督，发现违规使用电脑应及时制止，并向部门主管汇报。 7、未经公司领导同意，任何人不得将电脑中的任何资料进行拷贝或删除，不得私自更改计算机内任何设置。 8、未经行政部门主管同意，任何人不得擅自对电脑及电脑附属设备进行拆装。 9、操作电脑必须按照规定程序，定期做好文件、数据的备份工作，防止文件丢失，确保数据安全。 10、电脑中的的业务数据、重要文件和资料，应严格按照要求妥善存储在公司硬盘上。11、使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密，个人设置的密码必须在行政部备案。 12、计算机发生故障时，应及时向行政部门报告，需联系电脑技术员检查、维修的，由行政部协助处理。13、为使办公设备经常处于良好、整洁的状态，请正确使用电脑、复印机、传真机、打印机等相关办公设备。如果在使用过程中遇到问题，应及时咨询行政解决，因人为原因造成设备无法正常使用，由员工自行赔偿。五、会议室管理1为确保会议室的合理使用,将指定前台接待员对会议室进行有效管理。各部门在使用会议室之前，至少提前半天向行政部进行预定，由行政部合理安排。2. 会议室使用完毕后，使用部门应及时进行现场整理、仪器设备复位，个人物品和垃圾请随即带离现场避免影响后面部门的使用。六、办公用品、固定资产的申领（一）办公用品 1、采购: 采购工作要科学、合理，增强透明度。采购前，应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件，货真价实，物美价廉。由行政部统一采购，以便降低采购成本。 2、 入库: 对采购回的办公用品进行入库登记，库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。3、 领用: 员工因工作需要，申领人应前台办理申领手续，行政将视工作需要发