集团采购管理办法(已改).doc

广 东 精 进 能 源 有 限 公 司集团采购管理办法一、 目的为规范集团及各分公司生产企业的采购工作，加强内部控制，明确责任，保障采购质量和绩效，降低采购风险。确保公司生产经营的持续稳定发展，特制订本管理办法。二、 适用范围本制度适用于集团公司及各分公司生产企业的产品消耗物资采购活动。各分公司的劳保用品、办公用品、食材、电脑耗材物料按各分公司自行制订的管理规定执行，不在本管理规定范围内。各公司的设备及其备件、工装夹具采购、委外加工业务、工程施工业务等另按集团采购部制订的集团非生产物资采购管理办法执行。三、 定义1、 集团公司：特指深圳立业集团全资收购、管辖下的新能源模块。该模块集团母公司即总公司为“广东精进能源有限公司（以下简称总公司）”，下辖子公司即分公司分别是广西七星精进能源有限公司（以下统称分公司）、深圳市广宇通科技有限公司（以下统称分公司）、重庆精进能源有限公司（以下统称分公司）、深圳鑫优普精进能源有限公司（以下统称分公司）。2、 合格供应商：指的是经过总公司采购部组织并完成供应商开发一系列活动后，能安全供货给各公司的供应商。各公司均应按公司名建立并更新合格供应商名录。特别注明：如供应商名称发生变更，则需要按规定提供相关变更申请资料后，由采购部更新合格供应商名录中该供应商名称。如属该供应商公司性质改变，包括名称、法人等更改，即使是生产工艺、设备、管理等未发生改变，也需按新供应商开发流程重新报经审批后方可成为合格供应商。3、 新材料：指的是尚未样品确认，但即将要消耗在本集团公司生产的产品中的物料，即未有样品确认合格的物料。4、 老材料：指的是已完成样品评审，批量使用在本集团内公司生产的产品的消耗物料。5、 新供应商：指的是未经本集团公司评审确认，但具备供货本集团公司物料资历的企业单位。6、 老供应商：指的是已入选本集团公司合格供应商名录的企业单位。只要入选本集团任何一家公司合格供应商名录，均可在另外一间之前未供过货的分公司省略供应商开发程序直接进入样品确认环节。7、 基价：指的是在核定某类物资时，其主要原材料采购价格随市场行情波动而波动，但其原材料耗用量固定，且生产工艺等未发生改变。则由我集团公司与供应商每个月按双方约定官方公布价格加权平均当月原材料价格而确定我集团公司物资当月采购价格。8、 按年定价：指的是适用该种定价方式的物资，其原材料采购、生产工艺等市场价格比较稳定，或是该类物资行业卖方行情稳定，可与供应商一年确定一次价格。9、 按月定价：指的是适用该种定价方式的物资，其主要原材料受市场行情波动而波动，则需根据确定的基价，按当月市场材料价波动而调整价格。10、 即时定价：不适用按年或按月定价的物资，均采用即时定价。根据该类物资在本集团内采购频次少或采购批次少或该类物资属高科技行业等情况，均可采购即时定价。四、 职责1、 总公司采购部：负责集团总公司与各分公司供应商的规划、策划，组织供应商评审，实施供应商开发与管理，包括加强供应商考核与推进供应商持续改善。总公司采购部统一设置供应商管理员（以下简称供管员）、成本核价员（以下简称核价员），统一负责集团内各公司物资供应商开发、价格审核工作。除劳保用品、办公用品、食材、电脑耗材物料外，各分公司不具备集团内各公司供应商开发、物资价格核定职责，也不再设置供应商管理员、成本核价员岗位。2、 分公司采购部：负责本公司内采购物资采购订单的下达，执行集团采购部制订的供货比例，物资回料的跟踪，异常供货反馈与跟踪协调，组织各自供应商月度考核与评价。3、 分公司总经理：负责本公司物料申购单、采购订单的审核，参与集团供应商的规划与策划，异常到货跟踪协调，负责本公司付款申请的确认。4、 各公司品质部：负责本分公司采购到货物资的入库检验，下线物料管理，参与供应商资格认定、现场评审。5、 总公司研发部：负责集团内各公司包括总公司、各分公司产品所需新材料的开发、认定，参与供应商资格认定、现场评审。6、 各技术工艺部：负责本公司老材料新供应商所送样品的确认，参与供应商资格认定、现场评审。7、 各公司制造部：提供物资需求申请单，并对在使用过程中出现的供货交期异常、品质异常等问题进行反馈，监督采购和ICQ工作质量。8、 各公司仓库：负责采购物资到厂的点收、报检、采购入库、仓储保管，并按先进先出原则按单发料使用部门，同时还负责协助采购部门办理不合格物资或呆滞物资的供应商清退手续，每月末协助采购、财务部与供应商对帐本期采购入库数量。9、 总公司财务部：负责各公司包括总公司与分公司采购活动的审计监查，核对总公司采购部或各分公司提供的付款申请单的有效性，统一安排本规定内集团采购的供应商付款。10、 分公司财务部：负责会签确认各公司当期采购入库对帐结果，负责核对除第9条外供应商付款申请的有效性，安排供应商付款。11、集团公司审核部：负责对本集团所有采购活动进行审计、监查，维护集团公司利益，降低采购风险。五、 操作流程1、 采购策划、规划。为对各公司的采购活动明确下一年度工作方向，确保下一年采购活动的安全有效；为使公司相关中高层管理人员掌握采购现状以指导、监督采购活动，故要求在每个经营年度开始前，由总公司采购部统一做好采购规划与策划工作，同时形成年度采购策划方案表。1.1每个经营年度末，由各公司采购部采购员根据销售部门或制造部门下一年度销售生产预测，对自己管辖物料按物料类别提供下一年度采购预测量（可参考历年该公司同种或同类物料的采购量），各公司汇总后在规定的时间内交总公司供应商管理人员。1.2总公司供应商管理员（以下简称供管员）接到采购预测量后，根据各公司最新供应商名录、供应商评审记录、供应商月评估表及平时收集的行业市场行情等信息，编制年度采购策划方案，组织各公司采购、总经理、财务、总公司相关领导专题会议进行评审确认。1.3供应商管理员根据会议决议形成最终版本，总公司采购总监审核、总公司总经理批准、各分公司总经理会签后形成书面纸质文件归档总公司采购部保管。各公司总经理持生效的年度采购策划方案复印件，以指导、监督执行采购活动。1.4如在经营年度采购活动过程中，出现采购供货异常，需开发年度采购策划方案候选新供应商之外的供应商供货的，执行供应商开发流程。2、 供应商开发。供应商开发指的是成为各公司合格供应商的选择、评审、样品确认、核定价、小批量试用、批量采购的全过程。广义供应商开发包括供应商和产品开发两个方面。2.1新供应商开发。包括新材料新供应商开发，老材料新供应商开发。2.1.1新供应商选点指令的发出与报审批确认。2.1.1.1根据公司年度采购策划方案表，现有供应商不能满足供货，需新选择供应商时，由供应商管理员提交供应商选点建议书申请表，原则上这类需新开发的供应商为年度采购策划方案表“候选供应商”，供应商管理员在定义“候选供应商”时，必须广泛收集行业信息，确保“候选供应商”为行业内知名有实力的供应商，或该“候选供应商”确实有其他实力与优势。2.1.1.2集团公司内其他部门员工有掌握更有优势的供应商资源的，向总公司采购部提供新开点供应商建议书，供应商管理员在接到此类建议书时，应及时了解并确认推荐供应商的真实实力与优势。2.1.1.3供管员联系新开供应商填写供应商调查表，附在新开供应商建议书报经采购总监审核、总公司总经理批准后，方可执行后续开发工作。2.1.2新供应商资料提交。2.1.2.1根据批准后的新开供应商选点建议书，供管员向联系供应商提供但不限于以下资料营业执照、税务登记记、一般纳税人资格证、组织机构代码证、生产工艺流程图、生产检测设备清单、体系认证证书，如有特殊要求的物料，还需提供相关最新认证证书，如SGS认证证书等。2.1.3组织现场评审2.1.3.1供管员组织总公司开发部门、技术部、生产部、品质部相关人员前往供应商处进行现场评审。如涉及老材料新供应商的评审，则总公司开发部门视物料的重要程度，可不参与现场评审。2.1.3.2供管员在现场评审结束后两个工作日内汇总评审结果并形成书面新供应商评审记录表，报总公司采购总监审核，总公司总经理批准。2.1.3.3根据物料的重要性和供应商的地域条件，现场评审可能会由总公司或分公司相关高层领导参加。2.1.3.4如属直接国外进口采购物资，不能组织对其现场评审的，则需由国外供应商提供相关行业排名信息、主要客户及分布信息等。如属国内贸易商代理进口采购物资，无需对其现场评审的，则需贸易商提供所代理品牌相关资历、代理品版授权书等。2.1.4供应商报价。2.1.4.1经现场评审合格的供应商，由供管员联系供应商进行报价。2.1.4.2经总公司采购部核价员核定价格满足现行采购需求时，进入下一送样流程。2.1.5样品确认。2.1.5.1供管员跟踪新供应商在规定的时间内提供样品，具体样品数量按开发部门或品质部门要求提供。2.1.5.2供管员将样品交达开发部门或技术部门进行确认。2.1.5.3如新供应商无法送达样品或迟迟不能提供样品，或重复提供的样品达两次（不包括第三次）以上均被确认有重要不合格，则暂停并取消该新供应商的开发。且该供应商在一年内不得再申请开发。2.1.6小批量试用。2.1.6.1新开点供应商样品经确认合格后，由供管员向相关技术部门申请小批量使用该新供应商经确认合格的物料，并安排相对应采购员下达小批量采购订单进行采购。2.1.6.2技术部门根据总公司采购部申请，发相关技术通知单传递采购、生产、仓库，指令该小批试用的物料用于何时或何客户的生产订单上。如有特殊要求，则不需指定生产订单客户信息。2.1.6.3各公司对应采购员根据小批试用通知信息下达采购订单并跟踪回料。2.1.6.4各公司材料仓库在收到此类新供应商小批试用物料，作特殊标识。2.1.6.5 各公司制造部在试用此类物料时，务必要通知技术部门或品质部门相关人员前往现场进行试用符合性确认。2.1.6.6技术部门根据相关样品管理规定，提供确认合格的样品的样板确认书。2.1.6.7在未实现批量供货时，所有样品跟踪与确认推进工作，由供管员负责，采购员协助。2.1.7批量定购。供管员收到样板确认书，与新供应商签订采购合同、质量保证协议、技术协议等相关合同协议并统一原件存档总公司采购部一份、总公司财务部一份。采购员接到样板确认书方可进行批量定购。2.2新材料开发。包括老供应商新材料开发，新供应商老材料开发。2.2.1老供应商新材料开发。因此类供应商为本集团合格供应商，则无需对供应商进行评估，直接按上2.1.4、2.1.5、2.1.6、2.1.7相关规定执行确认样品至批量定购。2.2.2新供应商老材料开发，同2.1流程。3、 供应商管理。指的是供管员对各公司供应商供货活动过程的监控与管理，包括交货异常协调、品质异常协调处理、组织供应商月末评估、对供应商进行考核等。3.1正常供应商管理供管员每月月初5号前收集整理好各公司上一个月供应商供货评估表，按分公司汇总报表交总公司采购总监审核、总公司总经理批准后存档总公司采购部1文员（以下简称采购文员）处。如各分公司在体系审核时需提供该类资料，可直接向采购文员处调取复印件。3.2异常供应商管理。各公司日常采购活动中，采购员在碰到异常交货、异常品质等问题解决不了时，反馈给供管员进行沟通协调解决。供管员根据异常性质，严格按照相关供应商处罚条件对供应商开具处罚单，经供应商确认后交总公司财务部在当月货款中予以扣除。4、 供货比例制订及执行。4.1通常指的是供管员在年度采购策划方案给出各类物料各供应商供货比例建议，经专题会议讨论批准后形成供货比例执行表，报经各公司采购负责人确认、总公司采购总监审核、分公司总经理及财务部会签、总公司总经理审核后，交各公司采购负责人组织实施执行。4.2如在实际采购活动中，某类物料出现新增供应商或出现供货异常必须调整供货比例时，由供管员提出书面申请，详细说明调整原因，并给出调整建议。同样报经报经各公司采购负责人确认、总公司采购总监审核、分公司总经理及财务部会签、总公司总经理批准后，交各公司采购负责人组织实施执行。供管员在调整申请生效后，更新最新版公司供货比例执行表。4.3各公司采购负责人于每月5日前统计好上个月本公司实际发生的供货比例差异分析表，交由供管员进行确认，供管员确认会签后交总公司采购总监审核、总公司总经理批准后存档。对于差异较大的供货，供管员需提供具体原因分析及整改报告，以监督各相关环节工作不断得到改进。5、 采购价格核定。原则上，各公司所有采购活动采购价格的成本核定统一由总公司采购部价格管理员（以下简称核价员）负责组织实施与报批。各公司采购执行审准后的采购价格，并对实施过程中的异常价格提出异议。5.1确定核价模式。根据本集团采购物资特性，对所涉及物资按类别进行定价周期、基价定义，形成书面文件报经总公司采购总监审核、总公司财务部、分公司总经理会签、总公司总经理批准后存档总公司采购部，如有调整，则提供详细申请报告。5.2核价流程。根据核价周期不同，分按年核价、按月核价、即时核价三种情况。5.2.1原则上，所有物资采购的价格确定，均由供管员联系供应商按我集团公司分物料固定报价格式提供报价单。5.2.2采购员将收集回来的报价单，交由核价员对供应商报价的真实性进行对比分析。5.2.3核价员对有异议的报价，与供应商进行初步沟通谈判，必要时需会同技术人员或采购人员前行供应商处对所用材料或生产工艺等进行现场确认等。5.2.4核价员对整理好的供应商报价，报经各公司采购负责人确认、总公司采购总监审核、分公司总经理及财务部会签、总公司总经理审核后，存档各自采购和财务执行。5.2.5如属按年核价的物资，由核价员每经营年度开始前整理好报价及价格审批表报经各级领导批准后执行。如属按月定价的，则由核价员在每个月末前与供应商确认并整理好报价及价格审核表报经各级领导批准后执行。如属即时核价的，则有需要新核定价格时，由核价员即时对物资采购价格进行确认、报批。5.3价格管理。核价员每个月5日前分公司别整理统计一份前一个月发生价格变化的物资采购价格汇总表，报总公司采购总监审核、分公司总经理、财务会签确认、总公司总经理批准后存档采购部、财务部。6、 采购订单执行。6.1采购订单下达各公司采购员在接到使用部门的有效物资申购单时，第一时间向供应商下达采购订单，在下达采购订单时，如有多家供应商供货，则需按最新审批的供货比例表执行订单分配。在下达订单时，需确认该供应商该物料是否可批量采购。6.2采购订单审核采购员下达采购订单后报各公司采购负责人审核，如属即时定价的物资的采购订单，则需报总公司采购总监审批。其它类采购订单，由则各公司采购负责人按审批的供货比例、价格等信息，审核采购订单是否有效合理。6.3采购订单传递采购员跟踪审批后的采购订单，于第一时间传递供应商，并要求供应商回传采购订单的确认信息。采购员在接到供应商反馈的交货期不能满足需求时，第一时间进行沟通协调，无法达成一致意见时，则需反馈供管员或采购负责人或更高层领导进行协调。实在无法满足需求的，应立即将订单调整到另外供应商。采购员需同时记录这类异常并保留相关证据等，以备月末分析或备审计所用。6.4采购订单交货跟踪供应商确认采购订单后，采购员根据生产需求计划，跟踪供应商按约定的交货时间到货。原则上，不允许提前到货，不允许多到货。对于供应商确认了交期而又未执行的，则按6.3异常进行跟踪。6.5特殊说明：原则上，本集团公司不允许书面形式向供应商下达备货订单，如有特殊情况，确实需要备货订单的，务必要详细报告申请，申请经采购负责人审核、总公司采购总监批准后方可传递供应商。6.6采购订单分析。6.6.1交货及时性分析采购员每月3号前统计各自负责物资供应商交货及时汇总表，报采购负责人审核，采购总监批准。分公司采购员统计的汇总表同时需报分公司总经理审批存档采购部。此汇总表需对及时率低的供应商作原因说明，必要时提供有效证据备查。6.6.2供货比例执行分析各公司采购负责人每月3号前分采购员分物料统计供货比例执行分析汇总表，对于差异较大的需与采购员、供管员共同确认原因。此汇总表需由供管员会签确认，再报分公司总经理审核，总公司总经理批准后存档。6.6.3采购交期客诉管理6.6.3.1各公司制造部在有因物资未到货影响生产，或影响公司客户交货的，向采购部提供异常到货反馈，采购部负责人接到反馈时，应与采购员共同落实解决方案及最快到货时间回复制造部。6.6.3.2各公司采购负责人每月据6.6.3.1统计汇总客诉，按单次投诉分析原因及报告整改措施，报总公司采购总监批准存档，以作为采购人员考核、晋级依据之一。7、 采购到货品质检定。7.1IQC检验人员按相关管理规定实施到货物资检验，采购员应跟踪采购到货检验结果。7.2如有到货不合格的，则由采购员根据采购紧急程度、不合格性质等提出让步接收申请。具体操作流程见相关不合格品管理规定。7.3经不合格品评定可让步接收使用的，采购员将评审单交供管员，由供管员按相关管理规定对供应商开具处罚单，落实处罚事宜。8、 采购入库、退货。8.1仓管员按相关管理规定对供应商到货进行入库、退货操作。9、 供应商付款。9.1供应商对帐9.1.1各采购员每月初6号前组织供应商、仓库按月末对帐单格式进行上个月采购入库对帐。此对帐单务必要有仓库确认送货量，各公司财务确认期初期末余额、采购价格执行等。对帐单务必要有供应商签章、本集团财务仓库签定确认生效。9.1.2采购员将有效供应商对帐单于每月8号前提供一份交采购文员处，一份交总公司财务处。9.1.3采购文员于每月9号前提供更新的应付帐表报各采购部负责人审核、总公司采购总监批准。9.2付款计划报批总公司采购文员按采购合同或相关协议约定付款周期及付款方式，于每月10号前统一编制付款计划申请，报各公司采购负责人确认、总公司采购总监（总公司财务）审核、总公司总经理批准。9.3付款执行9.3.1付款计划审批后，由采购文员统一填写付款申请单，按财务部应付帐款付款流程执行报批、付款。9.3.2财务部按采购部与供应商约定的付款方式进行付款。9.4付款跟踪9.4.1采购文员在收到财务部发出的付款信息或相关时，应于第一时间通知相关采购员安排供应商前往指定地点收款。9.4.2供应商收完款后，采购文员依据供应商相关收款凭据更新应付帐款报表。9.5异常付款安排。如在采购过程中，有在付款计划外申请付款的，采购员反馈给采购文员，由采购文员详细原因书面报告相关领导批准后，执行9.3、9.4条。9.6供应商发票管理供应商销售发票统一交采购部文员登记，并与财务进行交接。文员在做付款计划或申请付款时，首先应核对供应商有无开具销售发票。9.7预付款按财务部发出的相关管理规定执行。六、 采购业务流程图七、 考核、审计监查1、 采购业务人员考核指标