公司管理行政管理制度.doc

目 录1、总部行政部工作职责12、总部行政部职权33、各单位行政部工作职责44、办公环境管理制度65、文档管理制度106、会议管理制度157、监督管理制度208、公文管理制度249、印章证件管理制度3710、印章证件管理制度补充规定4211、合同、合同专用印章管理细责4412、安全管理制度5213、行政部日常业务规定5582 / 83总部行政部工作职责 第一条 贯彻落实总部领导指示和决议，全面负责行政人事工作。第二条 起草修订、呈报审核行政人事规章制度，监督检查各项制度落实情况，查纠并指导解决存在的问题。第三条 结合形势政策和工作任务变化，研判行政人事工作，提出合理化建议，完善规章制度。第四条 组织公司总部绩效管理、考勤等工作；督导、审核各单位绩效考核工作落实。第五条 负责公司级会议、日常行政性例会的会前准备、组织实施、会议记录整理下发等工作。第六条 指导帮助各单位创造性的开展行政人事工作，并做好区域间的沟通、协调工作。第七条 规范统一各单位行政人事管理模式和日常业务标准，加强行政人事工作的学习培训和单位人员的管理教育。第八条 拟制撰写行政人事公文，负责本级文书的发文编号、收文呈送、收发文归档管理等工作。第九条 筹划组织公司重大活动，并总结讲评活动开展情况。第十条 及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围和高效运转的工作机制。第十一条 调查处理各类违纪违规、重大失职和安全事故，以及员工投诉、劳资纠纷等。第十二条 协调配合运营部完成人员接待工作。第十三条 出色完成总部领导赋予的其他任务。总部行政部职权第一条 具有行政人事规章制度监督实施和最终解释权。第二条 具有奖励惩处实施权和知悉权。第三条 具有行政人事工作督导和问题的查纠权。第四条 具有行政经理、人事部长、文秘部长的直接领导权与管理权。第五条 具有行政部门、人事部门、文秘部门工作绩效考核的建议权。第六条 具有对总部各部门工作考核权。第七条 具有规范统一行政人事管理模式和日常业务标准的权利。第八条 具有对行政经理、人事部长、文秘部长任免的建议权。各单位行政部工作职责第一条 贯彻落实总部行政部和本级领导指示决定，负责本级行政人事工作。第二条 抓好行政人事规章制度的落实，查纠督促解决存在的问题，上报重大行政事故的发生和处理结果。第三条 结合总部指示要求和工作实际，研究和上报行政人事工作合理化建议。第四条 组织本级绩效管理、考勤等工作，及时上报行政人事管理和绩效考核等工作情况。第五条 负责本级会议、日常行政性例会的会前准备、组织实施、会议记录整理，以及重要会议纪要的上传等工作。第六条 指导帮助下属单位抓好行政人事工作，提高行政人事工作质量。第七条 加强与本级各部门的协调沟通，强化行政人事工作的学习培训和单位人员的管理教育。第八条 拟制撰写行政人事公文，负责本级文书的发文编号、收文呈送、收发文归档管理等工作。第九条 筹划组织公司重大活动，并总结讲评活动开展情况。第十条 及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围和高效运转的工作机制。第十一条 调查处理各类违纪违规、重大失职和安全事故，以及员工投诉、劳资纠纷等，并及时上报处理结果。第十二条 完成公司行政内务和环境管理工作。第十三条 协调配合运营部完成人员接待工作。第十四条 出色完成各级领导赋予的其他任务。 办公环境管理制度第一条 办公区域环境管理，实行总部、分部、分公司三级联管责任制，所有员工自觉遵守，认真贯彻执行，共同营造健康向上、和谐共进的良好氛围。第二条 员工要自觉遵守国家政策法规，任何场合、任何时间，不得观看淫秽书刊、影像，以及传播小道消息、议论领导和同事。第三条 员工穿着要适身得体、举止大方、自然端庄，不得纹身纹面，服装、面部保持洁净美观，树立良好形象。第四条 男员工不得留长头发（不掩耳、不遮眉）、长胡须、大鬓角，严禁烫染头发；女员工不得烫染怪异发型、化浓妆、涂染颜色过分艳丽的指甲油，以及佩戴夸张首饰。第五条 员工上班期间，统一着工服、穿黑色皮鞋。各单位员工还须佩戴工作牌，不得在办公室戴套袖、帽子、手套和围巾等。第六条 各单位根据季节变化，报经总部批准后，统一规范员工着装。冬春季室外活动（如晨操等），可安排员工带手套、着统一羽绒服，不得穿其他外套、围围巾；夏秋季室外活动，统一着工作服。第七条 员工走路要抬头挺胸、上身保持正直；落座时上身挺直稍向前倾，两脚着地，不得盘腿、跷腿、躺（爬）卧坐仰，以及打哈欠、伸懒腰等，严禁将腿搭在办公桌面上；站立时，要轻身起立，保持坐椅平稳，避免磨擦声响，身体不得倚靠墙壁，不得趴椅背、办公桌、办公隔断等。第八条 工作期间保持在岗在位，不得串岗串位，员工相互间要相互谦谅、用语文明、声调适中，严禁在办公场所高谈别论、大声喧哗、嬉笑打闹、接打电话、吃零食等，自觉维护办公秩序。第九条 员工面遇客户或领导要用语文明、热情大方、行举文雅(先生、女士、您好、请指示、谢谢等)，交谈时目视对方，适时点头应答，严忌说话粗鲁、言语多乱、以及面对客户打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等不文雅言行。第十条 员工间应以职务或职称称呼，下级进入上级房间应敲门，经允许后方可进入，报告工作时应两腿并拢、举止端详。 第十一条 电话铃响三声之前接听，超过三声主动道歉（不好意思，让您等久了）；通话中，应礼貌问好（您好，这里是xxx，请问有什么可以帮您）；通话完毕，礼貌道别，轻放电话（主叫者先挂，超过10秒，如对方未挂，可由被叫方挂断）。第十二条 员工接听电话应耐心热情，尽量说普通话。属于自己职责的问题应全面详实回答对方提问，不属于自己职责范围的问题，要及时转交分管同事（同事不在时，留下对方电话及基本个人信息）。第十三条 各部门要安排轮流值日员，负责责任区卫生清扫，由本级行政部门负责统一制定和明确具体事项。所有员工自觉爱护办公场所卫生，不得随意涂画、张贴、丢弃垃圾、吐痰等，不得在办公区域内吸烟，营造干净整洁、卫生健康的工作环境。第十四条 值日员、员工个人应按照整理、摆放、清扫、擦抹、倒换、拖洗等标准清理卫生，即，整理好办公室公共物品；摆放好公共桌椅、资料等物品；清理地面垃圾；擦抹文件柜、展示柜、打印机、窗台、饮水机等物品灰尘；倒掉公共区域垃圾，换上垃圾袋；拖洗地面。第十五条 员工上班前检查电脑、资料是否完整，下班要检查用电设备、资料存放，保持桌面干净整洁；值日员负责检查办公室所有电源、门窗等是否关闭，资料是否入柜上锁，确保无安全隐患。 第十六条 各类书籍、资料、报纸等杂刊应归类存放、摆放有序、方便易拿，严禁混堆混放。非正式文件和绝密级以上资料，各单位根据工作需求，可指定专人集中保管（建立借阅书籍、资料规定，办理借阅手续）。第十七条 扫帚、抹布、洗衣粉等清洁用品要放在合理位置，不能随处乱放在明显位置上，每次使用后要清洗干净并整齐放回原处。 第十八条 室内外各种线路要走向简洁、整齐、安全，并用护钉固定或捆绑整齐，不能随意搭接线路。 第十九条 所有员工要爱护公司财物，在保障工作高质有效开展的同时，节约使用电话、电脑、传真机、打/复印机等办公设备，非正规需要均使用二次纸或无纸化办公。第二十条 每日上午上班前各部门利用10至15分钟，组织员工清理责任区卫生，由行政部统一组织检查，做到物品文件摆放整齐，责任区域内无垃圾无污渍无灰尘。行政部每月、每季度、重大节日或公司重大活动前，必须组织员工进行办公环境清理并检查。第二十一条 违反以上规定和类似规定的员工，第一次部门领导给予批评教育，第二次公司研究给予人事（调离岗位、降职、解除劳务关系等）或者经济处理（50元/次）。文档管理制度第一条 为加强公司文档管理，规范文件资料归档、借阅、销毁等程序，结合公司实际，制定本制度。第二条 公司年度规划、正式文件、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议纪要、决定、委托书、协议、合同、项目方案、领导重要讲话、手稿、出版物原稿、照片、录音、录像等具有查考价值资料，均应存档保管。第三条 文档通常分为企业、财务、人事、产品、客户、物资、文秘、后勤、宣传、信贷、房源等，公司、部门均应指定专人保管，健全登记、借阅、销毁等制度。第四条 公司文档通常分为绝密、机密、秘密三个等级，文档管理员严格按密级分类存放、立卷保管，机密级以上文件和原件必须存入档案室保管（各单位可根据实际情况指定专人保管）。第五条 公司经营战略、经营方向、经营规划、经营项目、经营决策、战略性合作协议，以及金额100万元以上合同为绝密文档。第六条 财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、人事资料、各项技术、金额在10万-100万元合同等为机密文档。第七条 重要项目资料、项目合同协议等为秘密文档。第八条 文档保存期限除政府有关法令或本公司其他特定规章制度外，文档保存期间分为永久、10年、5年、1年。第九条 机密级以上文件资料归档实行季度、年度整档制，每年四、七、十、次年一月10日前，各单位完成文件资料整理归档。机密、绝密等重要资料要及时存档，个人不得保管。第十条 公司章程、大型会议纪要、公司证照、各级批文、印鉴、年度经营计划、年度经营总结、年度财务报表、各项技术资料、不动产所有权证书、债权凭证、人事资料、大型活动图片（音像），以及其他核定须永久保存的文书等，为永久保管文档。 第十一条 会计凭证、其他经核定须十年保存的文书等，为10年保管文档。第十二条 期满或解除合同协议、完结后项目方案、其他经核定须保存五年的资料等，为5年保管文档。 第十三条 部门工作计划、工作总结、完结后部门请求报告、其他经核定须保存一年的资料等为1年保管文档。第十四条 声像资料存档，必须是原版原件、清晰完整，并附有人物、事由、时间、地点等详细文字说明；各类实物档案(奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾，馈赠品等)归档必须为原件，并妥善保管。 第十五条 总部董事长、副董事长、总经理、副总经理、总监，借阅非密级文档可直接通过文档管理员办理借阅手续；各单位总经理、副总经理借阅非密级文档可直接通过文档管理员办理借阅手续；其他人员借阅非密级文档，须填写借阅文档申请登记表，并呈送相关部门负责人核批。第十六条 普通员工原则上不得借阅绝密级文档，确需借阅必须经本级总经理或委托人审批，不得带离文档存放地点；借阅机密级文档，必须经本级副总经理以上领导审批，借阅时间不得超过3小时；借阅秘密级文档，必须经部门领导审批，不得隔夜。本级领导每月至少对文档管理抽查1至2次。第十七条 任何单位、个人要自觉遵守保密规定，不得涂改文档内容，严禁翻印、抄录、拷贝、转借、遗失。第十八条 销毁已到保管期限文件资料，必须填写销毁文档/资料审批表，报经本级总经理批准，在监烧人监督下销毁，做到“灰尽”人离，不留任何可恢复或辨认痕迹。附：1、借阅文档申请登记表 2、销毁文档/资料登记表附件1借阅文档申请登记表（单独建表时为二号字）借阅日期文件编号文件标题秘密级别借阅人签字批准人归还时间借阅人签字备 注附件2文档销毁登记表（单独建表时为二号字）序 号文件编号管理部门文件标题份数存档日期保存期限销毁时间密 级备 注审批人签 字销毁人签 字监烧人签 字会议管理制度第一条 为提高工作效率、规范会议流程、加强会议决策的执行和监督，制定本制度。第二条 会议通常包括：公司年会、全国总经理办公会、全国职能部门办公会、员工大会、分公司经理会、周例会、各单位晨/夕会等。第三条 公司年会。每年12月下旬召开，本级全体员工参加，公司领导总结本年度工作落实情况、部署次年度工作，并通报表彰先进。行政部、宣传部负责协调筹划、组织实施。第四条 全国总经理办公会。每年6月、12月中旬召开，董事长召集主持会议，副董事长、总经理和各区域、各地区总经理参加。各单位总经理总结汇报工作，提出本公司遇到的困难和发展规划,董事长、总经理做工作总结，行政部整理印发会议纪要。第五条 全国职能部门办公会（即专题会议）。董事长、副董事长、总经理根据公司工作需要，或者总部部门针对某项业务需集中研定召开的会议，确定会议议题、议程、时间、地点、参会人员等。总部行政部负责组织和整理印发会议纪要，跟踪查看工作落实并反馈情况。第六条 员工大会。总结讲评上月工作情况，安排部署下月计划和落实措施，并通报表彰成绩突出的个人。每月月初召开（可视各单位情况调整），本级全体员工参加，总经理或委托相关人员总结工作，公司领导主持会议。第七条 分公司店长会议。听取各分公司汇报、总结讲评工作落实和经营销售情况，解决工作业务、日常管理，以及需要各部门配合协助解决事宜等，并明确下一步工作任务。每周一、五17时30分召开，各单位总经理、业务经理、行政经理、各分公司店长参加会议，本级行政部召集人员并整理印发会议纪要。第八条 周例会。总结讲评上周工作落实情况，安排部署本周工作任务。每周星期一上午召开，分管副总经理主持，总经理、副总经理和全体员工参加。行政部每周星期六收集汇总各部周工作落实情况和下周工作计划，呈报主持会议公司领导，并负责整理会议纪要。第九条 晨/夕会。各部门负责人在公司晨会、夕会中，分别汇报当日工作计划和完成情况、需解决的事项。每日7时30分召开晨会，18时召开夕会。总经理、副总经理、各部门负责人参加。各部门视情况召开本部会议，明确工作任务。第十条 会议组织实行各部门联协共管制。后勤部负责参会人员宿食、会场所需物品购买等；人力资源部（人事部）参会人员管理、分配、统计、安置等；文秘部负责会议流程、方案策划、下发通知、监督执行等；行政部负责参会人员管理、安全措施的检查、人员纪律、会场秩序等；宣传部负责会场布置、会标悬挂和灯箱、音响设置，以及摄像、内部宣传等。第十一条 会议程序通常为：本级领导确定会议时间及议题承办部门拟发会议通知、准备会议资料本级领导审核与会人员准备会议材料召开会议。第十二条 会前准备。各部门按职做好会议通知、会场清理布置、设备调试，及时将会议议程、议案、讲评发言提纲等材料，呈送本级领导。 第十三条 会议组织。承办部门下发会议通知，及时将会议时间、地点、议程、议项等内容通知参会人员，组织人员按时参加会议。第十四条 会议记录。承办部门通常于会议结束后1日内将会议纪要印发至各单位和相关参会人员，对口部门跟踪督办并反馈情况。第十五条 会议纪律。参会人员应提前5分钟进入会场，确因有事不能参加会议，须经公司领导批准。会议期间，自觉遵守会场纪律，维护会场秩序，未经公司领导批准，出现迟到、缺席、未签到，以及会中交头接耳、聊天谈话、玩弄手机、接打电话、随意走动、中途离场、坐姿不端等情况，承办部门负责处以相关人200元罚款。第十六条 行政部指定专人负责会议室设施设备管理、卫生清扫维护等工作，各部使用会议室要提早通知行政部，如出现使用冲突，优先保障重要紧急会议。第十七条 会议室使用完毕，管理人员及时清点验收物资财产，并清扫卫生，发现损坏、缺少的设施设备，报告公司领导，并在会议室使用登记表注明，公司运营部门评估损坏程度和丢失物资价格，使用部门照价赔偿。第十八条 未经公司领导批准，会议室设施设备不得外借，非专业人员不得擅自操作、拆卸、维修设施设备，造成损坏照价赔偿。 附：1、会议室使用登记表附件1 会议室使用登记表（单独建表时为二号字）会议名称使用单位/部门联系人（姓名/电话）人 数起止时间 月 日 时 分至 月 日 时 分会 议 室检查情况说 明（管理人员填写）设施是否有损 坏是 物品是否摆放整齐是 否 否 设施是否有丢 失是 桌面是否干净整洁是 否 否 备注内容：会 议 室检查情况说 明（管理人员填写）设施是否有损 坏是 物品是否摆放整齐是 否 否 设施是否有丢 失是 桌面是否干净整洁是 否 否 备注内容：使用评价 很满意 较满意 满意 一般 不满意（请注明理由，以便改善） 不满意理由：使用人签字管理员签字注意事项：1、除已注明由管理人员填写项目外其余项均由会议室使用部门（人员）填写。2、会议使用部门（个人）在会议结束后应将桌面垃圾清理，桌椅归位。3、会议结束后会议室使用部门应通知管理人员，共同对会议室进行检查。监督管理制度 第一条 为加强对公司员工工作监管，提高工作综合效能，结合公司实际，制定本制度。第二条 监管检查共同内容（一）办公区域门前车辆停放；（二）室内外卫生；（三）分公司推拉字样及门贴；（四）各种信息完整度，房源信息掌握和更新度；（五）物资管理、摆放和开源节流情况；（六）宣传标语和精品房源信息更新；（七）员工仪容仪表、礼节礼貌；（八）员工思想底数摸排、工作业务素质；（九）会议制度落实和纪要整理审签；（十）员工安全、保密、服从管理、工作制度落实等情况；（十一）各类登记统计建立和完善；（十二）联系方式变更告知、更新和保持畅通；（十三）物资器材、车辆装备等设施维护保养；（十四）文件资料存档保管、审核签字； （十五）值班人员履行职责情况；（十六）工作环境和氛围。第二条 监管检查流程（一）监管部不定时间、不定形式进行检查；（二）监管人员实地检查必须填写分公司工作情况检查评定表，被检查单位负责人签字确认；（三）监管检查人员于当日17时前报监督部部长，监督部部长汇总后交行政部，行政部对未达标单位，下发整改通知或处罚决定。人力资源部每日将各单位休息人员名单送交监督部，监督部安排专人抽查各单位人员在位情况。第三条 评定标准（一）检查内容中三项以内（含三项）不合格，总体评定为合格。（二）检查内容中有三项以上不合格，总体评定为不合格。第四条 奖惩措施（一）每次检查总体评定合格，奖励100元；连续5次总体评定合格，奖励300元。（二）每次检查总体评定不合格，不合格内容每项罚款30元；连续3次总体评定不合格，罚款500元，店长在员工大会做检讨；连续5次总体评定不合格，给予店长降职处理。（三）经核实，检查人员弄虚作假，公司给予当事人解除劳务关系处理，并扣发当月工资及奖金，进入人事黑名单，公司永不录用。同时，给予部门负责人调离岗位、扣发半月工资及奖金处理。（四）以上处罚情况分别由财务部、人力资源部（人事部）负责督促落实。第四条 附则（一）监管人员检查工作应公平、公正，以指导为主、监督为辅，被检查单位有权投诉监管人员不作为。公司对投诉情况进行核查，情况属实严肃处理。（二） 检查时发现问题要准确指出，明确整改措施和期限，不得以命令式口吻。（三） 监管人员不得在客户面前监督指导工作。附：1、分公司工作情况检查评定表分公司工作情况检查评定表第 分公司 日期： 年 月 日 序号视 察 内 容请在对应栏画达标不达标1分公司门前是否有车辆、进入是否方便2灯箱是否完整无损3灯箱是否有污物4灯箱是否按时开关5店门玻璃是否无污物、明亮透明6店门“推拉”字样和门贴是否损坏7店门上门贴“XX房产欢迎您及24小时监控”是否粘贴8白板信息是否及时更新9白板信息是否清晰、整洁10地面和墙面是否干净、整洁、无污物11地面线路是否杂乱无章12办公环境的空气是否清新、无异味13接待处是否干净、整洁、无污物（沙发、茶几、烟灰缸）14办公桌面是否摆放整洁（不准摆放私人物品）15卫生间及角落是否干净、整洁、空气清新、无杂物16墙面信息是否整洁无损坏（仁义礼智信、地图、税率表）17墙面房源信息是否及时更新，清晰18员工业绩排行榜是否粘贴照片并及时更新业绩量19接待员工是否佩戴授带20接待员工接待是否到位（热情、礼仪、起立）21员工的着装是否整洁22员工的工作证是否佩戴23员工的仪容仪表是否合格24员工的工作氛围是否活跃25员工服务态度是否到位（针对客户）26办公电脑桌面是否有与工作无关的软件27报纸发放是否及时28各类表格填写是否及时、完整、属实29会议记录是否完整（晨会、夕会）30员工是否正常上下班31员工的工作量是否保质量完成32办公用品浪费、损坏，以及开源节流情况33保密文件是否存放得当（房源册、地价表、通讯录、资源部密码、89个问题资料册、客户信息表及公司各类表格）34分公司电话是否畅通、电话卡是否私用附件1店长签字： 检查员签字：公文管理制度第一条 为加强公司公文管理，规范公文处理程序，提高公文处理效率，制定本制度。第二条 公文分为决定、命令、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、邀函、会议纪要等。公司常用公文有，通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。第三条 命令分为发布令、行政令、嘉奖令三种，是依照有关法律发布行政法规和规章、宣布实行重大强制性行政措施、嘉奖单位和人员的一种公文。第四条 决定是一种重要的指挥性和约束性公文，主要对重要事项或重大行动作出安排、奖惩有关单位及人员、变更或者撤消下级机关不适当的一种公文。第五条 公告是国内外宣布重要事项或者法定事项的一种公文，与广告有严格区别。第六条 通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项的一种公文。 第七条 报告通常分为综合报告、专题报告，是用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复询问的一种公文。第八条 请示分为请求指示的请示、请求批准的请示，是用于向上级单位请求指示和批准的一种公文。第九条 函分为知照函、催办函、邀请函，是用于不相隶属单位之间的商洽工作的一种非正式型公文。第十条 纪要分为日常行政工作会议纪要、大型专题工作会议纪要，是用于记录、传达会议情况和议定事项。第十一条 公司公文用纸统一使用国际标准A4 型纸(210mm297mm)，特殊形式的公文用纸，根据需要确定。第十二条 公文要素分为版头、主体、版记三部分。版头为公文首页红色分隔线以上的部分，主体为公文首页红色分隔线以下，公文末页首条分隔线以上部分，版记为公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。第十三条 发文拟稿包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位、备案部门等部分组成。第十四条 版头为宋体字体，红色一号加粗，分隔线为2.5磅粗的直线，文字和分隔线均居于纸面中间；“普通”、“秘密”、“机密”、“绝密”等字样，打印在版头右上角。第十五条 主体包括标题、发文字号、正文。版头下空一行从左至右横写、横排，行距为30磅。标题用宋体二号加粗字体，副标题用仿宋三号加粗字体，编排于红色分隔线下空一行位置，分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，多行排列时应为梯形或菱形。第十六条 发文字号为三号仿宋黑色字体，编排在标题上方，居中排布；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份写入六角括号“ ”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位，由行政部统一编写，其他部门不得编号。第十七条 标题为二号黑色宋体加粗，编排发文字号下空一行并居于纸张中间。通常用“关于*的通知”和“组织*活动”两种写法，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，回行不得断开词组。第十八条 正文是公文主体，用三号黑色仿宋，每个自然段左空二字，遇到数字、年份不得回行。每一层大标题称为一级标题，每一层内含的小标题称为二级标题，依次类推为相应标题级别。一级标题通常用“一”表示，二级标题通常用“(二)”表示，三级标题通常用“3”表示。第十八条 公文如有附件，应在正文之后，发文机关之前，注明附件名称和顺序；“附件”，在正文下空一行，左空二字编排，后标全角冒号和附件名称；遇有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序；附件具体内容，另起空白纸张打印，并附在公文后装订。第十九条 公文中的数字，除成文时部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十条 公文中以附件形式出现的表格，标题用三号宋体加粗黑色；表格中的项目用四号仿宋黑色；表格填写用四号宋体黑色；表格下方的注解用小四宋体黑色。备注：日常使用的表格标题用二号宋体加粗黑色，项目、填写内容、注解均依据本制度第二十条规定。第二十一条 主送单位是收受公文、要求承办或答复该公文的单位，单位名称要书写规范准确；遇有多个主送单位，可按承办该公文的责任大小或时间顺序排列。第二十二条 抄送单位是与执行公文有关的单位，通常上级机关排在前面，不相隶属、下级单位排在后面。第二十三条 主题词置于公文末页抄送栏之上，精确简炼，词目间一字空格。第二十四条 总部落款统一为“中国房地产经纪机构总部”，总部各部门落款统一为“中国房地产经纪机构总部xx部”；各单位落款统一为“中国房地产经纪机构xx（区域名称）分部”；日期以领导人签发的时间为准。公文每页下方要用阿拉伯数字标注页数并居中。第二十五条 公文呈批执行逐级审批制，审核流程为：拟稿人发文部门负责人审核相关部门负责人审核公司分管领导审核签发人批示（董事长/总经理）行政部编号、登记拟稿人打印文秘部发文（见附件一）。第二十六条 拟稿人员初稿应以电子版发送公司领导和部门负责人审核，待同意后，打印正式公文、张贴文件审批单呈送领导审核并签字。公文经董事长/总经理或经授权的分管领导签发后方可下发。第二十七条 拟稿人负责公文校对、打印、存档(原件、正式稿件、电子版各一份)；签发公文公司领导或负责人要按照公文存档要求，必须用黑色签字笔。第二十八条 特急公文传阅、下发必须急办，不得隔夜；急办公文不得超过24小时，常规公文根据实际需求办理，但不得拖延误事。第二十九条 部门内部或跨部门借阅公文，借阅人员必须填写公文借阅登记表，严禁私自复印，借阅完毕后按规定时间归还。绝密公文借阅必须经公司领导批准，并不得离开存档场所，机密、秘密公文借阅，不得隔夜。第三十条 达到存档规定年限的公文，以及没有存档和查阅价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁，两人监销，做到“灰尽”人离。附：1、发文工作流程 2、文件审批单 3、红头文件发文格式附件1 发文工作流程拟稿单位草拟文稿签发人批示（总经理）起草单位负责人审核相关部门负责人审核发文部门负责人审核董事长/总经理批示行政部登记、编号拟稿人打印归档，文秘部发文附件2 文 件 审 批 单（单独建表时为二号字）承办部门密级文件编号印发份数 文件标题领导批示总经理意见：行政经理意见：部门负责人意见：承办部门意 见处理结果附件3 （此模板为下行文格式，上级给下级下发文件时使用）中国房地产经纪机构总部（通 知）总2013X号、（主送单位名称，宋体三号加粗）：（黑色仿宋三号）。附件：1、（仿宋三号字） 2、（仿宋三号字）（正文行距一般为30磅，每行28个字，每页22行）（此页无正文） 中国房地产经纪机构总部 二一三年七月日主题词（三号黑体字）：、（三号仿宋）抄送：、（三号仿宋）承办单位：联系人： 机密中国房地产经纪机构总部（命 令）总2013X号、（主送单位名称，宋体三号加粗）：任命为，免去（兼任）职务。负责工作；享有职权；享受待遇。为。以上人员任职命令自2013年月日起执行。望各单位各部门给予积极地配合与支持。（此页无正文）董事长：（加盖个人印章）总经理：（加盖个人印章）主题词：（三号黑体字）：、（三号仿宋）抄送：、（三号仿宋）联系人：2013年7月日印发（此模板为上行文格式，下级向上级请示工作时使用）中国房地产经纪机构XX分部（请示）XXX2013X号签发人：、（主送单位名称，宋体三号加粗）：（黑色仿宋三号）。妥否，请批示（此页无正文） 分部二0一三年七月日主题词（黑体三号字）：、（仿宋三号字）抄送：（文件需要相关单位知悉的单位）承办单位：联系人：印章证件管理制度第一条 为加强公司印章证件管理，规范工作秩序，实现统一管理、方便工作、利于保密的目的，制定本制度。第二条 公司印章证件实行对口管理、专人保管、用印审签制。第三条 公司印章分为公司公章、财务专用章、法人章、合同章、分部章、部门专用章、负责人手章、秘级章、紧急章；证件种类分为营业执照（正/副本）、组织机构代码证（正/副本）、开户许可证、税务登记证（正/副本）、社保登记证等。第四条 各单位公司公章、财务专用章、法人章、合同章交由财务部负责人统一管理；分部章、负责人手章、秘级章、紧急章交由行政经理（暂无行政经理，由常务副总经理）统一管理；部门章由相应各部门负责人统一管理；营业执照（正/副本）、组织机构代码证（正/副本）、开户许可证、税务登记证（正/副本）、社保登记证等证件，由行政经理（暂无行政经理，由常务副总经理）统一管理。第五条 各类印章/相关证件的使用必须填写印章使用申请登记表和证件使用申请登记表，经公司领导和管理部门审批后方可使用。第六条 印章、证件原件原则上不得带出公司外，确因工作需要需外带，必须填写印章/证件外带申请登记表，并经总经理或其委托人签字确认后方可外带。携带人员负责保管和使用，并承担因使用不当或丢失带来的法律责任。第七条 印章、证件由管理部门指定专人负责保管，保管人员调离岗位或长期外出，管理部门另选保管人员并负责组织办理交接手续，且必须填写印章/证件交接表，经公司领导同意后方可交接。第八条 未经公司领导批准，任何员工无权使用公司各类印章，不得私自刻制、复制公司各类印章，以及以任何理由在空白书面上加盖公章。第九条 印章应按级别、按专业加盖使用，严禁印文不对称、专业不相符的现象（以公司落款加盖公司印章，以部门落款加盖部门印章）。第十条 因审批领导过失（错）决定，或者承办员工过失（错）行为，使公司遭受损失，责任人承担损失赔偿。附：1、印章/证件使用申请登记表 2、印章/证件外带申请登记表 3、印章/证件交接表附件1印章/证件使用申请登记表（单独建表时为二号字）序号印章/证件名 称使用部门使用理由使用日期归 还日 期归还人签字使用部门负责人签字印章管理负责人签字备 注1234567附件2印章/证件外带申请登记表（单独建表时为二号字）序号印章/证件名 称使用部门外带理由外带时间归 还时 间归还人签字使用部门负责人签字印章管理负责人签字备 注1234567附件3印章/证件交接表（单独建表时为二号字）交接日期： 年 月 日印章/证件名称接收人部门接收人职务交接人部门交接人职务交接期限自 月 日至 月 日共计 天 永久交接交接人交接人签字： 年 月 日接收人接收人签字： 年 月 日总经理 总经理签字： 年 月 日印章证件管理制度补充规定第一条印章管理制度第四条补充条款，公章管理要细化到人，现作出如下规范：公司公章交由行政经理保管，法人章交由出纳保管，财务章交由财务经理保管，合同章交由常务副总经理保管。（注：1、使用印章前，所要加盖印章的资料必须经过逐级审批，或领导直接授意；2、在使用时必须要全要素填写好印章使用登记表；3、所有印章在使用前，必须严格遵守各项审批流程后，方可加盖印章）第二条 印章不得外借，一般情况严禁带出公司使用，如因特殊需要必须经总经理批准，且经办人要在申请范围内使用，并由印章保管人员携带前往，用后立即带回。第三条 员工因取款、取物、挂失、办证等需要单位出具介绍信，需由总经理批准并进行严格登记手续。第四条 公章一律不得加盖在空白介绍信、空白纸、空白单据上，如遇特殊情况时必须经总经理同意，公章应在上班期间内使用，下班后禁止使用公章。第五条 凡在授权范围内洽谈的合同，经总经理、法人同意，并由印章保管人盖章，经总经理、法人审核签字后方可生效，严格按照登记手续进行备案。第六条 未经总经理、法人审批签字，空白合同上不得加盖专用章，否则由当事人承担责任并追究其刑事责任。第七条 需用财务章必须经过财务负责人报请公司总经理、法人批准后方可使用，并严格按照登记手续进行备案，任何人不得以任何借口在空白书上加盖财务专用章、法人章。第八条 对加盖印章的附件，应注意落款单位必须与章印一致，用章位置应恰当，必须覆盖日期及签字，字体端正、清晰。印章管理人员应严格把关，避免因章印使用不当给公司造成经济损失。第九条 印章管理人员必须认真负责、遵章守纪、秉公办事，没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章，应当妥善保管公章，不得随意乱放，下班时间和节假日期间应当采取防盗措施。第十条 凡私自加盖公章，谋取私利者一经发现将给予严厉惩处。合同、合同专用印章管理细责 第一条 为加强公司合同及合同专用印章管理，纠正各分部各类合同的管理及各类印章的使用，规范工作秩序，本着统一管理、方便工作、利于保密的目的，特制定本制度。第二条 各分部合同印章有且只有一个，并在工商局进行备案，如有自行刻制其它合同章或业务主管、分店店长处有其它类型合同章的情况，请统一收回、编号、封存，严禁再用。第三条 合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经法务部或总部核准，不得在其他文件上使用。 第四条 各分部合同章请统一交由常务副总经理管理，使用时要严格遵守印章使用流程，印章管理人员因故临时请假，必须经总经理批准后指定临时保管人，并做好交接记录。 第五条 所有合同、合同印章要交由专人保管，且不能由同一人同时保管合同、合同印章。合同专用印章要存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处，并贴封条，重新使用时应先验锁和封条。 第六条 各部门需使用合同时，要提前向相应合同保管人提出申领，并全要素填写合同申领表，合同申领时需注意： 1、所申领的合同必需按照编号顺序进行申领，不得出现顺序混乱、断号等现象； 2、合同在使用过程中如有作废，必须加盖作废章，并将作废原件交回保管人处。第七条 合同申领成功后，必须到相应印章保管人处加盖印章，经印章保管人同意后，全要素填写印章使用申请登记表后方可用印，加盖印章时需注意：1、合同内容中要求加盖印章处，必须盖章且要规范盖章位置，合理使用印章；2、要将多份合同按顺序排好后，在合同右侧加盖骑缝章，印章要清晰、完整，以便核查。 第八条 印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并核查用印情况登记是否属实，不应为以下合同提供合同专用章：1、未经编号的合同；2、缺少审核及报签文件的合同；3、属于代签但缺少授权委托书的合同。第九条 原则上，合同专用章不得携带外出使用，确因工作需要，必须外带使用的，应经总经理批准，并到印章管理员处办理借用手续，全要素填写印章外带申请登记表，用印结束后，印章管理人员应及时收回合同专用章。第十条 合同专用章内容需要变更时，应停止使用并上交相关部门予以封存或销毁（废止的合同专用章保存2年）。第十一条 合同专用章丢失、被盗时，印章管理人员应及时报告上级领导予以处理，同时登报挂失、作废。第十二条 合同交回时，要经相应部门直属负责人、财务经理、常务副总经理逐级在相应合同审批单上签字后，方可将合同审批单附于合同上方进行存档，存档时需注意： 1、业务合同经常务副总经理签字审核后，交由信贷部统一存档； 2、其它部门合同经常务副总经理签字审核后，交由文秘部统一存档。 第十三条 如涉及相应合同