涉外秘书实务复习

涉外秘书实务复习第一章 导论1、涉外秘书工作的基本原则：遵纪守法、求真务实、超前服务、团结协作、联系群众 2、秘书工作的一般要求：主动、高效、准确、保密3、学习“秘书实务”的方法：案例学习法、实训法、模拟法、实践法 第二章 涉外秘书的日常工作1、秘书在向领导者请求指示时，应把握以下要点：（1）秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。（2）秘书在请示工作时，要做到主旨明确，要言不繁，态度谦和。（3）请示是一门学问，也是一门艺术，秘书要注意请示方法的选择，并把握好请示的时机和分寸。（4）领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述。如果没有听清，或有不理解之处，秘书应当面提出，请领导者予以解答。2、为了有效地处理各种事务，秘书应将当日的工作按轻重缓急分成以下三类：急办之事 、必办之事、缓办之事3、记录当日大事时要注意的要点：（1）及时。记录大事，一定要当日事当日记，不可拖延，不能积压。如果拖至第二天，就会因时过境迁，难免遗忘与疏漏。（2）客观。所记大事，一定要由秘书逐项核查，使内容与事实相符，不可靠想象、推测去作记录。（3）全面。记录当日大事，一定要反映工作全貌，如实记载有备查价值和认识价值的重大事项，不可挂一漏万，也不可有闻必录。（4）简明扼要，使人一目了然。4、随从领导人应酬时，秘书应该做好的工作：（1）提前安排车辆。领导人动身之前，秘书要首先通知司机，请司机在指定的地点等候，以保证领导人准时参加应酬活动。（2）及时进行联络。领导人于何时、何地、与何人交往，秘书均应及时与对方取得联系。如果需要多位领导人参加，秘书要逐一通知，以做到万无一失。（3）注意修饰仪表。在领导人动身前略加修饰。（4）负责领导人的安全。中下层领导人外出参加社交活动，一般无警卫、保安人员随从。此时的秘书，兼有负责其人身安全的义务，警惕防止意外情况的发生。5、优化办公环境的原则：舒适、和谐、合理6、办公室桌面摆设的基本规范：（1）办公桌面物品摆设较规范的是：中上侧摆放电话、台历或水杯等；右侧摆放文件筐（盒）、等待处理的管理资料；中下侧摆放需马上处理的业务资料；左侧摆放有关业务资料。（2）文件资料的摆放要合理、整齐，各类资料最好编号摆放在相对固定的位置。7、办公室用餐应注意的事项：（1）及时清理餐具。用完餐后，应及时地清洗干净餐具；如使用一次性餐具，应在用完餐后及时清理干净，不宜长时间摆在桌子或茶几上，以免有碍观瞻。（2）开口的饮料罐，应尽快扔掉。长时间摆在桌上有损办公室雅观，如果不想马上扔掉，或者想等会儿再喝，则应该把它藏在不被人注意的地方。（3）最好不吃容易乱溅以及吃时发出很大响声的食物，会影响他人。（4）随时捡起、收集掉在地上的食物。餐后将桌面和地板打扫干净，是必须做的事情。（5）尽量不带有强烈气味的食品到办公室。即使你喜欢，也会有人不习惯的。（6）在办公室吃饭的时间不宜太长。他人可能要即时进人工作，也可能有性急的客人来访，双方都会有点不好意思。（7）不要用手擦拭油腻的嘴。准备好餐巾纸，用餐巾纸擦拭干净。（8）不要含着食物说话。嘴里含有食物时，不要贸然讲话，既不雅观，也会破坏自身形象。8、秘书管理时间的技巧：（1）用精力最佳的时间干最重要的工作（2）弹性安排工作（3）充分利用“零碎”时间（4）经常检阅时间9、领导日程安排的原则：（1）统筹兼顾，有急有缓。一般情况下，外事活动优先安排，内事活动暂缓安排；在内事活动中，影响重大的活动优先安排，一般性活动暂缓安排；事情紧急的活动优先安排，不急的活动暂缓安排；能密切群众关系的活动优先安排，应酬性和礼节性活动暂缓安排；对全局工作起示范作用的活动优先安排，对全局工作意义不大的活动可暂缓安排。（2）围绕中心，突出重点。（3）注重实效,不搞形式主义，力戒排场，求真务实。领导人外出考察访问尽量不搞迎送仪式；轻车简从，不搞前呼后拥；简化有关领导活动的新闻报道。（4）注意张驰相间,劳逸结合（5）要留有充分的机动时间（6）要充分尊重上司本人的意见（7）要注意保守机密10、日程表的变更与调整应注意的事项：（1）如果日程安排需要变更和调整，秘书要加强与领导人的联系，并要写进日程表，再把变更情况通知有关领导人。（2）如因计划变更涉及其他单位和人员时，秘书应尽早通知有关单位领导者和有关人员，并向对方说明计划变更的原因，以求得对方的理解与合作。11、秘书接打电话的要求：正确、有效、礼貌12、接听电话的程序和要求：（1）电话铃响两遍以后，四五遍以内就应接听电话。（2）接听电话首先应说“您好”，紧接着自报家门，再说“请讲”。（3）秘书应养成一手摘机，一手拿笔，随时准备记录的习惯。电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、内容要点、来电时间（准确到几点几分），最后是接话人签名。六个要素一个也不能缺少。（4）在通话时，要有回应。重要的内容，特别是人名、地名、时间、数字等一定要记录准确，并由接听人复述一遍，让对方核实无误。（5）通话完毕，应说“谢谢”或“再见”，接听人等对方先挂断电话才可挂断，遵循“谁打出电话谁先挂断”的原则。（6）重要的电话内容应立即向主管上司汇报，电话记录单应保存备查。（7）如果电话是打给上司的，秘书应先了解对方的身份、意图，然后决定是否转给上司；或者先请对方稍等，将外线电话闭音，用内线电话请示上司后再作处理。转接的电话挂通以后，秘书应立即挂断，不应再听。（8）如果电话是打给同事的，秘书应轻轻放下话筒走近同事通知，或者用手捂住话筒叫人，切不可大声喊叫。（9）如果秘书刚接听一个电话，另一个电话铃声又响，秘书应请前者稍等，并闭音，再接听另一个电话，区分轻重缓急，分别及时处理，切不可让一方听见秘书与另一方的谈话。对打错的电话，秘书应礼貌地说明，而不可粗暴地挂断或加以责备。13、秘书接打电话的语音要求：亲切的态度、柔和的语气、平稳的声音、和缓的语调14、打出电话的程序和要求：（1）打出电话前应做好准备，重要电话应列出提纲，人名、地名、时间、数据要核实无误，必需的资料应放在手边。打电话前应考虑对方上班时间，尽量找合适的时间。国外电话要考虑时差。（2）拨通电话后应先问好，接着自报家门、姓名或工号，要请谁接电话等。说话应吐音清晰，音量适中，速度不紧不慢。重要内容提请对方记录，记完再请对方复述核实。15、善意响应来电的四大要领：要言不烦地回答、亲切地表示善意、积极地培养耐心、认真地倾听。16、秘书在接受主管用电话发来的指令时要做到以下四点：立即用笔记下来（5W2H）；不明白的地方务要问清楚；重复确认一次；主管交代的重点领导的电话指令不明确时，要追认确认任务的内容与完成时间。17、接听直接找上司的电话：切记要先问清楚对方的单位、姓名、身份等，然后根据具体情况再作进一步处理。上司正在开会或会客。上司正在开会或会客，如果上司是开重要的会议或接待重要的客人，这时一般是不便接电话的，可以诚恳地告诉对方，“x经理正在开会（或会客），预计四点钟结束，请您到时再打电话来，好吗？（或到时我们再给您去电话，好吗？）”如果对方确有急事或是非常重要的客人，非马上找到上司本人不可，便可以说些富有弹性的话，如“请您稍等一下，我马上去找找看”。把对方的单位、姓名、身份、事由等写在便条上，通过便条向上司请示处理办法。18、接到投诉电话：投诉电话往往会伴随着比较冲动的感情和激愤的言辞，这时，秘书不能针尖对麦芒，而应心平气和、冷静耐心地听，等对方发完火后，再诚恳地向其解释原因或提出建议，“我会把您反映的情况及时向上司汇报，有了结果，我将马上通知您”，或把电话直接转至有关的业务部门等。19、接听匿名电话：秘书应保持彬彬有礼的态度，坚持不报姓名或不说明来意就不打扰上司的原则，可以向对方说：“很抱歉，先生，x经理此刻不在办公室。如果您不愿意告诉我您是谁，有什么事，那么请您最好写一封信来，注明亲启字样，我会尽快交到x经理手上。”如果接到反映有关情况的匿名电话，要注意先不要明确表态，也不要听到风便是雨，到处乱说，而应向有关的负责人反映情况。20、接听告急电话：若接到告急电话，或反映情况，或请求帮助，或请示解决的办法。这时，秘书应沉着、冷静、细心、果断、迅速地予以处理，尽快弄清楚发生了什么事，在什么地方，什么人，严重程度等，如情况紧急又是自己职权范围内的，要当机立断，马上提出防范措施或初步处理意见；如不能决定，应马上请示汇报，并协助有关部门立即处理。21、负责、巧妙地处理抱怨电话：耐心倾听、安抚对方、请求原谅、重点传达、流下记录、定期回复、整理情绪22、电话的后续处理：（1）整理电话记录。（2）及时处理有关事务。23、传真：传真也是一种通信技术，它是利用公用电话网或其他相应的网络，对各种图文原稿进行远程传送故又称图文传真电报。24、发送传真应注意：拟写文稿、登记、归档25、接收传真：（1）登记，要建立登记制度（2）处理26、使用传真机的礼仪：27、印章的作用：权威作用、凭证作用、标志作用28、“三资”企业的公章上方刻外文，中间是一横线，横线下刻有“总经理”三个字，这种印章说明用印时必须同时有总经理的签名才有效。29、印章应予以严格保管，其主要要求是： 专人负责。管印人接到印章后应做好接印登记，内容主要包括印章名称、颁发印章单位、领取人姓名、收到日期、收到枚数、启用时间、主管领导签名、管印人签名等。妥善保管30、印章的使用：严格履行用印批准手续严格监督用印。一般情况下，除非有机关领导人的特别批准，印管人员不宜在空白凭证上盖印，更不能“以印谋私”，也不能“有求必印”。严格执行用印登记制度认真盖好印章。一般来说，印章应上不压正文，下要骑年盖月，带有存根的文件材料如介绍信等用印，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，以备查考。对文件中的文字错误修正后，应在改正处加盖校对章。 对于需证明各页之间完整联系的材料，应将同一文件的每一页均匀错开，骑各页加盖公章。秘密文件除在封套的正面加盖标明密级的保密章，封口处还应加盖公章或保密章。加盖钢印时，应注意不得将钢印加盖在照片人的头部或脸上，以免影响辨认效果，正确的位置应是脖子和衣领以下与证件交接部位。在办公室用印31、介绍信管理：便函式介绍信无论是手写还是打印，都要使用带有单位名称的信笺。不管是哪一种介绍信，都必须盖印，固定式介绍信应在虚线处盖骑缝章，且上压存根联的年月日。32、严格管理介绍信：（1）要有一定的审批手续，介绍信一般要经过有关领导的批准，否则，不准随便开具介绍信。（2）内容填写应真实、清楚（3）介绍信开出后，若因故未使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。（4）非经主管领导批准，严禁开空白介绍信或外借、转卖介绍信，且一封介绍信只能写给一个单位。(5）发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续33、名片分类的方法：一是以个人姓名分类，二是以单位名称分类34、整理名片时要注意：如果接到某人更改其地址、电话号码或单位名称的名片，应马上去掉旧名片，换上新名片。第三章 涉外秘书接待工作1、接待的概念：接待是指个人或单位以主人的身份招待有关人员 ,以达到某种目的的社会交往方式。2、接待的原则：平等、热情、礼貌、友善的原则3、接待规格：指的是接待工作的具体标准。它不仅事关接待工作的档次，而且与对来宾的重视程度直接相关。4、接待规格的基本体现有三点：一是接待费用支出的多少 ；二是级别问题。根据接待主要人员的身份确定级别 ；三是接待规模的大小；5、礼宾次序：又称礼宾序列，它所指的是在同一时间或同一地点接待来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的多方来宾时，接待方应依照一定的惯例和规则约定俗成的方式，对其尊卑、先后的顺序或位次所进行的具体排列。6、社交场合排序的五大技巧：面门为上、居中为上、以右为上、前排为上、以远为上7、主席台位次的一般规则： （1）就前后排关系而言，前排就座者为尊、为大、为高、为强，第二排次之，第三排更次，以此类推；（2）就同一排的关系而言，中者为尊、为大，两侧次之；就两侧同位者而言，右者为大、为长、为尊，左者为小、为次、为偏。（3）在政务礼仪中，中国的习惯是以左为上，国际惯例是以右为上。在主次位置排列上，我们国家大多数是沿用国际惯例，在照相和主席台排位时有时用中国习惯操作。8、接待过程中的次序规范 就走路、入座而言：（1）两人并行，右者为大；（2）两人前后行，前者为尊；（3）三人并行，中者为尊，右边次之，左边更次；（4）三人前后行，前者为尊；（5）三人并坐，中者为大，右边次之，左边更次；（6）室内围坐时，面对门口的中间位置为尊；（7）上楼梯时，前者为尊；（8）下楼梯时，特别是楼梯较陡时，尊者在一人之后；9、如果礼仪活动的双方或多方的关系是对等的，排列方法有：（1）按汉字的笔顺排列。如果是国内的礼仪活动，参与者的姓名或所在单位名称是汉字的，可以采用这种方法，以示各方的关系平等。在具体排法如下：首先，按个人姓名或组织名称的第一个字的笔划多少，依次按由少到多的次序排列。（2）按字母顺序排列。在涉外活动中，则一般应将参加者的组织或个人按英文或其它语言的字母顺序排列。具体方法如下：先按第一个字母进行排列。当第一个字母相同时，则依第二个字母的先后顺序排列。当第二个字母相同时，则依第三个字母的先后顺序，以此类推。（3）按先来后到顺序排列（非正式交往场合） 按报到早晚顺序排列（各种例会、招商会、展示会）10、接待陪同引领礼仪（1）礼遇客人。 相距约几米远 点头微笑致意 问候对方（2）引领客人 走在客人左前方约1.5米处 随客人步子轻松前进遇到台阶或转弯时用手势示意并使用敬语、提醒语（3）主陪居左 客居右 两人并行客人在靠近陈列物品的一侧（4）超越客人 走在客人左后方约1.5米处致歉意“对不起，打扰一下，谢谢！”11、服务距离：信任距离 0.51米 引领距离 1.5米 待命距离 3米以外12、接待准备应注意的方面：安排接待日程、准备场所、接站、安排食宿、接待者的服饰仪表修饰、致欢迎词、安排交通工具、做好安保与宣传工作13、“出迎三步，身送七步”这是我国迎送客人的传统礼仪。14、接待中的谈话：首先，接待谈话用语的应该因人而异区别对待；其次，谈话要紧扣主题；再次,要注意谈话的态度和语气。第四章 文书档案1、文书工作：文书工作，是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。2、文书处理工作的基本内容：发文、收文、管理、立卷归档3、文书处理工作的基本原则：文书处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按要求和规定进行。4、公文的行文关系：各级国家行政机关在对上行文时，必须按照隶属关系上报给上一级机关，一般不得越级行文。5、下行文（1）逐级下行文，如“批复”，只用于对“请示”的直接下级。（2）多级下行文，如“决定”、“通知”，可同时用于不同层次的下级。（3）直达基层组织和群众的下行文，如“公告”、“通告”。6、上行文（1）逐级上行文，如“请示”，一般只用于向直接上级行文。（2）越级上行文7、越级上行文的条件：如“报告”和“请示”，在一些特殊必要的情况下才可以采用。比如发生战争或严重的自然灾害；经多次请示直接上级机关，长期没有得到解决的问题；上级机关交办的并指定越级直接上报的问题；对直接上级机关进行检举、控告的问题；直接上下级机关或领导之间有争议而无法解决的问题等。8、公文的行文规则 （1）各级党政机关的行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围来确定。（2）行文必须本着精简的原则，严格控制发文的数量和范围。（3）在一般情况下，党政机关不得越级行文。（4）行文必须正确确定主送机关和抄送机关。（5）各部门之间对有关问题未经协商一致，或未经上级裁决，一律不得各自向下行文。（6）同级机关可以联合行文。（7）凡请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关。“请示”不得直接送领导者个人，不得在报告中夹带请示事项。9、收文办理：收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。10、发文办理：发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。11、收文办理程序：签收、拆封、登记；分办和传阅；拟办与批办；承办、催办和注办12、传阅的做法与要求：(1)文件传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；(2)所有传阅的文件均应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮轴式传阅”。(3)文件在传阅过程中或文件传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理；(4）每份传阅的文件，都应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。13、拟办：文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。14、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。15、注办：指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明。注办也称办复。16、发文办理程序：拟稿、审核与签发；缮印与校对；用印、登记与封发17、审核中的“六查”：(1)查是否需要行文，以什么名义行文。(2)查文稿内容与法律、法规和政策以及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。(3)查要求和措施是否明确具体，切实可行。(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。(5)查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。(6)查公文格式是否符合规定。 18、公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。案卷，也称卷宗。19、文书部门立卷制度：指由机关的承办和处理文书的部门负责进行立卷的制度。20、公文立卷的原则：保存文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。21、编目定卷(1)编页号。 页号(2)填写卷内目录。应当编在文书正面的右上角和背面的左上角主要项目包括：顺序号、文号、作者、标题、日期、页号、备注等(3)填写备考表。(4)案卷装订。 方法是：去掉文书上的金属物，对纸幅不规范纸张，加边托裱，折叠整齐，对破损的纸张要修裱。(5)填写案卷封面和卷脊。 国家标准规定的案卷封面项目包括：全宗名称类目名称案卷题名卷内文书起止日期保管期限总件数、页数归档号档号。第五章 会务工作1、会议：事先约定、有组织、有目的的聚众议事或传达信息的一种社会活动方式。2、会务工作：会务工作是指直接为会议的组织召开、顺利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、宣传等工作的总称。3、会议的构成要素：会议议题、会议名称、与会人员、会议时间4、会议的主要功能：沟通协调功能决策功能分权功能，会议是还权于社会，还权于人民的保证组织领导功能动员教育功能信息交流功能亲和功能5、会务工作的基本要求：充分准备、严密组织、热情服务、确保安全6、会前准备：制订会议预案、编制会务工作程序表、准备会议材料、发出会议通知、布置会场与检查、落实后勤服务、会议预算7、会场布置：整体布局可分为礼堂式、全围式、半围式8、礼堂式特点：突出主席台的地位，整个气氛较庄重，适合：大中型报告会、表彰大会和代表大等。9、全围式特点：不设专门的主席台，会议的领导 与主持人同其他与会者同坐在一起， 平等而融洽，有利于沟通交流。适用：小型会议10、半围式特点：介于礼堂式与全围式之间，即在主席台对面和两侧安排代表席，形成半围的形状，半围式又可分为马蹄形、T字形和弧形。适合：中小型会议。11、主席台座次安排：首先要请领导人确定主席台上就座人员的准确名单，然后严格按名单安排座次。12、代表席座次：横排法竖排法左右排列法 13、会议预算包括：（1）会议费：场地租金、茶水费、设备租金等；（2）培训费：专家的讲课酬金等；（3）资料费：文具费和资料印制等；（4）食宿费；（5）交通费；（6）其他；14、会议记录注意事项：实事求是、注意保密15、会议文书材料收集的重点：会议形成的各种稿本、会议的选举材料、会议证件16、提高会议效率的措施：（1）学习列宁的开会态度与作风。革命导师列宁非常注意会议的效率问题。其突出表现在：一是他主持的会议，不论出席人数多少，总是按原定时间准时开会，不允许随意推迟会议时间，不允许无故迟到， 厌恶拖拉作风。二是他主张发言要言简意赅，抓住实质问题议深议透，避免长篇大论，离开议题；如果问题已经清楚，他就要求提供具体建议和措施，研究如何解决问题。三是为了保证会议的质量和效率，他还十分注意保持会议的良好气氛和严肃风气，禁止交头接耳、窃窃私语，在会议室里禁止抽烟，以保证空气清新。（2）严格控制会议。控制会议的次数和会议的长短是提高会议质量的有效手段。（3）改进开会方法。传达文件，不一定要层层开会。 安排议程要紧凑，使与会者集中精力，抓紧时间发表意见。短会的效果往往更好。对于需要讨论的文件，会前应将有关讨论稿或讨论提纲印发给有关单位，使与会者能预先准备，做到事半功倍。部署工作的会议，可以把几个内容合并到一个会上讲，然后分别去贯彻落实。汇报性的会议，各级秘书部门的负责人事先要审定各部门的汇报提纲，使它尽可能简明扼要。汇报时间也应加以限定。17、维护会议纪律的手段：（1）个别暗示性劝戒。（2）公开不点名批评。(3)公开点名批评。此外，会议主席还可以建议大会对那些不止一次无故缺席，导致会议不能正常进行的行为，给予适当的纪律处分。第六章 保密工作1、 保密工作的要求：依法管理，完善制度；加强领导，健全机构；积极防范，突出重点；既确保秘密，又便于工作2、保密工作的方针：保守国家秘密的工作，实行积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作的方针。3、秘书人员在保密工作上具有的特点：知密内容多、知密时间早、知密程度高4、秘书部门保密的重点与方法：口头保密、文件保密、会议保密、通讯与办公自动化设备使用过程中的保密 5、国家工作人员保密守则：第一，不该说的机密，绝对不说；第二，不该问的机密，绝对不问；第三，不该看的机密，绝对不看；第四，不该记录的机密，绝对不记录；第五，不在非保密本上记录机密；第六，不在私人通信中涉及机密；第七，不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；第八，不在不利于保密的地方存放机密文件和资料；第九，不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；第十，不携带机密材料游览、参观、探亲访友和出人公共场所。 第七章 信息工作1、信息的概念：信息是人们对客观世界认识的反映，它提供了有关现实世界事物的消息和知识。2、信息工作的意义：(1) 为领导决策提供可靠的信息根据(2) 为领导日常工作提供有效的信息咨询(3) 是秘书机构做好其他工作的重要保证（4）是增进秘书才能的最佳途径3、信息工作的基本要求：适事适度、准确真实、时效高效4、信息工作的一般程序：信息的收集积累、信息的筛选和校正、信息的分类、信息的深度加工、信息的传输和反馈5、信息收集的范围：（1）各级党政机关颁布的方针、政策、法规（2）上级领导机关或主管部门发布的意见（3）所辖地区、所属单位的基本情况（4）对本组织工作或产品的反馈信息（5）同行业的新进展、新做法、新经验、新产品、新技术等6、信息收集的方法：阅读法、观察法、听记法、交换法、购买法7、信息的分类：（1）根据是否具有很强的时效性，分为需要立即处理的信息和暂时不需要处理的信息（2）根据不同信息接收者对具体内容上的需要，分为政治信息、经济信息、文化信息、科技信息等8、高层次信息：反映事物全貌、揭示事物本质和规律并能预测事物发展趋势的信息。有情况、有分析、有建议9、信息简报的概念：机关、团体、企事业单位自行编发、用来反映和交流信息的内部报刊之一 。如“工作动态”、“信息快报”、“内部参考”、“信息交流”等。向上级机关的信息简报投稿、报送或对外横向交流,是本单位信息输出的一个重要形式，有利于相互之间工作协调与合作。第八章 调查研究1、调查研究的含义：调查研究，简称调研，就是人们在实践中，通过一定的途径和方法，对特定客观事物进行有意识的探索和把握，从而获得关于客观事物规律性认识的活动过程。2、调查研究的基本原则：不唯上、不唯书、不唯众、不唯己、要唯实3、调查研究的阶段：准备阶段、调查阶段、研究阶段、总结阶段4、常用的调查方法：现场观察、个别访谈、开调查会、问卷调查统计调查、专家论证第九章 信访工作1、信访：是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、企业事业单位有关工作部门反映情况, 提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。2、信访工作：我们把党政机关、社会团体和企业事业单位对人民群众的来信来访的受理过程称之为信访工作。3、信访工作的原则：（1）坚持实事求是、重证据、重调查研究的原则（2）坚持按法律法规和政策办事的原则（3）坚持处理实际问题与疏导教育相结合的原则（4）严格执行属地管理、分级负责，谁主管、谁负责的原则（5）坚持“件件有着落，事事有结果”的原则 4、信访工作的纪律：（1）接待人员应态度和蔼，文明礼貌，认真耐心地听取来访人员的意见，做好记录，并对其所提出的问题做出认真的解答，对不符合相关法律、法规及政策的要求或因现实条件所限无法解答的问题，要耐心向来访人员说明情况。（2）负责信访工作的人员依法办理受理范围内的信访件，及时解决，按期办结。（3）凡署名信访件均有文字答复（4）对归口办理的信访件，及时督查督办。（5）对举报、检举信或走访举报内容保密，不得转被举报人。（6）接待人员实行挂牌接待，公开接受监督。5、秘书怎样做好信访工作：（1）必须认真学习党的方针、政策，遵守信访条例，不断总结经验，努力提高业务水平和工作能力。（2）模范地执行党的政策法规，调查研究，实事求是，坚持原则，秉公办事。（3）树立全心全意为人民群众服务的思想，接待人民群众来访要热情，处理人民群众来信要认真，关心人民群众的疾苦，倾听人民群众呼声，积极宣传党的政策，认真做好人民群众的思想工作，正确处理信访中反映的问题，满足人民群众的正当要求。（4）顾大局，识大体，主动与有关单位和部门搞好团