文书档案归档范围及保管期限管理规定

附件4:文件档案归档范围和保存期限管理规定(征求意见稿)一般规定1.1目的为保证对管理、经营和其他活动中应当归档和保存的文件和资料进行科学、系统的管理，便于提供服务，制定本办法。1.2适用范围本办法适用于各单位在行政、生产、经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件资料的积累、整理和归档管理。术语和符号2.1档案机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织在领导、管理和其他活动中形成的具有备查价值的文件。2.2文件由几个相互关联的文件和资料组成的文件存储单元。2.3保留期档案部门根据档案鉴定标准，确定每份档案或文件的保存期限。2.4归档按照规定的制度整理归档后的文件，并定期移交给档案部门的过程。3基本规定3.1责任3.1.1档案部门负责文件档案的集中管理，监督、检查和指导各部门形成的文件资料的收集、整理、归档和归档，负责文件档案的验收，实行集中统一管理。3.1.2各部门负责本部门文件资料的收集、整理、归档和移交，并对其完整性、准确性和系统性负责。3.2凡属于归档范围的文件和资料，必须按规定归档后移交档案部门，实行集中统一管理。任何个人或部门不得占有或拒绝归档。3.3存储期限规划的原则根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局第8号令)，文件和档案的保管期限分为永久和固定期限，一般分为10年和30年。4技术内容4.1归档范围所有在管理、生产和经营活动中形成的具有保存价值的文件和资料，凡作为真实的历史记录归档的，都属于归档范围。详见“文件档案归档范围及保存期限表”。4.2存档文件的来源4.2.1内部形成的文件和材料。4.2.2外来文件和资料的执行和处理。4.2.3下属单位和派出机构(包括海外机构)应向本单位提交的文件和资料。4.2.4进口项目、采购设备等带回的文件和资料。4.2.5独资、控股、参股企业向本单位提交的文件和资料。4.2.6对于涉及的合作项目，合作单位应按要求向单位提交文件和资料。4.3归档要求4.3.1文件和资料的归档应遵循文件和资料的形成规律，保持有机联系，并符合相关标准和规范的要求。4.3.2归档文件应为原件。特殊情况下无原件可归属于具有文件作用的文件(文件归档后不得更改)。4.3.3非纸质文件应与其书面说明一起归档。如有外文(或少数民族语言)资料的中文译文，应与中文译文一起归档。没有翻译的，应当在标题翻译后归档。4.3.4具有永久和长期保存价值的电子文件必须作为纸质文件归档。4.3.5归档文件的制作和书写材料必须满足耐久性要求。4.3.6内容相同但形式不同的文件应保持一致性。4.3.7两个或两个以上单位合作完成的项目，主办单位应保存一套完整的文件，协办单位应保存与所承担任务相关的原始文件。4.3.8相应归档电子文件的元数据和背景信息应相应归档。4.3.9纸质文件应归档。文件如有纸质或文件处理形式，应与原始和最终文件一起归档。4.4归档时间文件和m4.6.2档案员应对各部门整理的文件和资料的质量进行检查和验收。4.6.3归档程序4.6.3.1填写归档清单：按照文件整理顺序填写归档清单一式两份。4.6.3.2到档案室办理了移交手续，档案员接受后双方各签了一份。同时，档案部门应当出具档案证明。附录5附件一文件档案归档范围及保管期限表(管理)附件二文件档案归档范围及保管期限表(生产管理)附件三文件档案归档范围及保管期限表(行政管理)附件四文件档案归档范围及保管期限表(党群管理)6参考标准列表机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局令第8号)国有企业文件材料归档办法(参考20044号)企业档案工作规范丹麦/T42-2009机关档案工作业务建设规范(国办发198727号)归档文件整理规则 DA/T22-2000附录A:文件和档案的归档范围和保存期限(管理)序列号基本范围保存期1业务决策1.1企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件。永久的1.2管理机制的转变、各项配套制度改革的实施方案、请示和批复、总结、报告等。永久的1.3董事会、监事会和股东大会的组成和变更文件永久的1.4医院事务公开文件30年1.5院长(经理)负责制、任期目标等。30年1.6股东大会文件1.6.1重要的永久的1.6.2一般十年1.7会议记录、会议记录、工作报告、声明、决定、决议、通知、清单、议程、报告、讨论和批准的文件、公告、总结等。董事会和股东大会永久的1.8监事会的会议记录、会议记录、工作报告、声明、决定和决议永久的1.9股票、股票市场材料30年1.10分红材料永久的2生产经营计划2.1生产经营计划、总结、报告和计划调整等材料十年2.2计划任务书或操作计划十年2.3生产技术经济指标完成情况分析30年3统计工作3.1统计工作制度、规定、方法和注意事项30年3.2生产、技术和经济统计报告永久的3.3企业综合统计报告和分析资料30年4财务管理4.1会计管理制度、规定、方法和注意事项30年4.2财务管理计划和总结十年4.3固定资产的新材料、报废材料和已分配材料30年4.4生产财务和成本会计永久的4.5税务材料永久的4.6资金管理、价格管理和会计管理材料永久的5.资产管理5.1房地产和土地文件5.1.1房地产所有权证明永久的5.1.2房地产租赁和使用的合同、协议及其他文件30年5.1.3员工租赁和购买单位住房的合同、协议和相关程序永久的5.1.4职工住房分配和销售的规定、计划和细则，职工住房统计和问卷，职工住房申请。30年5.2投资项目5.2.1投资规划、决策等材料永久的5.2.2投资企业董事会和股东大会材料永久的5.2.3投资企业的财务报告和股利分配材料永久的5.2.4股权证书、转让协议等股权管理材料永久的5.3国有资产管理、登记、统计、核销、清算、移交等文件永久的5.4企业产权变动5.4.1产权变更的请示和批复材料永久的5.4.2资产核实和资产评估文件永久的5.4.3协议、合同等。论产权变动永久的5.4.4关于资产处置计划和归属的材料永久的5.4.5因产权变动导致员工身份变更的材料永久的5.5多元化管理5.5.1业务组织的工作计划、报告和总结30年5.5.2内部合同章程、合同、协议30年5.5.3经济会计资料永久的5.6海外项目管理5.6.1海外项目的初步设计、规划、协议、合同等文件永久的5.采购计划、审批程序、招标、采购、机动车辆配置、保险、事故等一般文件。办公设备和用品、机动车辆等。30年6.3设备管理规章制度、台账、统计报表30年7合同管理7.1原始商业合同及其补充7.1.1重要的永久的7.1.2一般30年7.2客户信用调查材料7.2.1重要的30年7.2.2一般十年8信用调节8.1申报、审批材料、批准证书、资格证书等。企业认证和合规活动永久的8.2企业形象宣传、展览文件30年8.3企业获得的资质和信誉方面的证书及其他奖励永久的8.4企业客户信用调查材料30年附录B:文件和档案的归档范围和保存期限(生产管理)序列号基本范围保存期1生产管理1.1生产管理工作计划、总结和报告30年1.2生产管理计划的编制、实施和调度十年1.3生产管理会议纪要30年1.4生产管理的职责、制度和程序永久的1.5生产活动综合分析十年2质量管理2.1质量管理计划、措施和总结十年2.2质量管理体系、方法、规定和规则30年2.3产品质量检验、测试和试验材料30年2.4质量异议处理，含分析和处理材料、质量认证、检验和鉴定材料30年2.5产品卓越奖证书永久的2.6质量管理形成的文件、质量体系运行和管理文件30年3“三个标准”管理3.1三大标准管理形成的文件，三大标准体系的运行管理文件30年3.2三级标准管理体系认证等。十年4安全生产4.1安全技术管理规定、通知、总结、会议纪要等。30年4.2事故报告、调查分析和处理材料30年4.3安全教育活动材料十年4.4安全生产和消防材料十年4.5统计报告30年5科技管理5.1科技发展规划、计划、总结、科技工作条例等。30年5.2技术创新和合理化建议文件十年5.3新产品开发、科技成果管理、技术引进30年5.4学术论文、调查报告、特别摘要30年5.5统计报告30年5.6企业标识和商标标识材料永久的5.7专利、商标和其他知识产权的申报、认证和管理材料永久的5.8软件版权资料6测量工作6.1计量工作的策划、策划和总结十年6.2计量管理规定30年6.3计量设备、仪表和器具的数据及定期检验记录十年6.4测量管理工作的材料十年6.5统计报告永久的7标准化工作7.1标准化管理的计划、体系、方法和规定30年7.2标准化管理计划、总结30年7.3生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准永久的8档案工作8.1文件工作计划和总结十年8.2档案工作统计年报永久的8.3规划、法规等。档案工作30年8.4文件传送清单、销毁清单永久的8.5档案利用与开发成果资料30年9信息化建设9.1信息工作计划和总结十年9.2信息管理文件、规定等。30年9.3信息化建设项目申请、业务文件、技术文件、实施方案、验收报告等。永久的9.4网络设备的连接和接线图30年9.5软件开发(引进)申请、审批、规划、合同、评审(鉴定)材料30年9.6软件的有效版本列表十年附录C:文件和档案的归档范围和保存期限(行政)序列号基本范围保存期1行政事务1.1企业应执行的上级有关文件30年1.2上级领导检查了题词、指示和关于企业文秘、机要、保密、信访、综合管理等方面的文件。1.8.1重要的30年1.8.2一般十年1.9企业编纂史书文献1.9.1事件、组织演变等永久的1.9.2工作简报、情况报告、工作信息等30年1.9.3文件收发登记簿永久的2安保工作2.1企业应执行的上级有关文件十年2.2计划、摘要、报告、声明等