公司行政办公培训（员工日常办公sop培训）

1.1 文件命名,区分版本并随时回溯以前的版本,让接收方一眼明白文件的主题,沟通的需要,索引的需要,方便快速检索到所需要的文件,回溯的需要,2013.file,错误原因,不能反映文件的主题,部门年终总结.file,不能反映文件的归属部门,员工工资表.file,不能反映文件归属时期,1.1 文件命名,GBT-19580,文件编号,+,卓越绩效评价准则,文件主题,直接连接或者下划线连接,+,傅园园,文件作者,+,V3,版本号或修订时间,GBT-19580卓越绩效评价准则_人资部_傅园园_V3.doc,+,人资部,归属部门,+,营销部,归属部门,+,陈达,文件作者,+,20160606,修订时间,2016年公司部门工作总结_营销部_陈达_20160606.doc,2016年公司部门工作总结,文件主题,不同的修订时间可以区别版本并方便回溯,具备时效性的主题，一定要标明时期，如：2016年,1.2 文件夹的管理,第一层,第二层,1.3 电脑文件5S管理,1.3 电脑文件5S管理,对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理,1.3 电脑文件5S管理,培养每天清洁的良好习惯？,三个环节，保持电脑文件井然有序？,1.3 电脑文件5S管理,科学的电脑文件管理带来什么,1.3 电脑文件5S管理,小结：电脑文件管理的”5S”,2.5S小结：,1.3 电脑文件5S管理,我 的 文 档,桌面快捷方式桌面便签常用收藏文件夹我的文档,2.1 办公电话,办公电话 的三注意,2.2 客户电话,客户电话 的三注意,1、职业化形象,礼貌、热诚、熟练地接听内外线电话，声音里透出微笑。,2、礼貌用语,自报家门，说明来意，告知打扰对方；使用80%的耳朵去倾听顾客的话，使用20%的嘴巴去说话。,3、精简来意,在最短的时间内接电话，言简意赅说明电话来意，时间不宜过长，切不可让对方长时间拿着听筒等你办完事。,2.3 接打电话礼仪,1. 接电话,三声内接听，因故未及时接听说抱歉；应先问候，然后自报家门；a、接听外部电话时：“您好，XX公司！”b、接听内部电话时：“您好，XX部！”不可以“喂，喂”或者“你是谁呀”像查户口似的。声音适中、愉快、亲切；微笑接听电话，你的微笑对方听得见；代接电话：“请问您是找吗？他/她临时有事走开了，需要我代为转达吗？”或“请您稍后再来电话好吗？”切忌只说“不在”，应做好记录（5W1H）后转达。,2.3 接打电话礼仪,2. 拨打电话,内容,2.3 接打电话礼仪,2. 拨打电话,公务电话最好避开节假日、晚上、21：00至次日6：00、临近下班时间等时间段。,时间,私人电话不要在办公室打，要避开同事，打电话如果你要在公众空间的话实际上是一种噪音骚扰，非紧急事情尽量不要在公众场所打电话。,空间,无重要事情，牢记三分钟原则。,时长,2.3 接打电话礼仪,3. 挂断电话,如果自己有事不宜长谈，需要中止通话时，应说明原因，告之对方：“一有空，我马上打电话给您”；中止电话时应恭候对方先挂电话，不宜“越位”抢先；一般下级要等上级先挂电话，晚辈要等长辈先挂电话，被叫等主叫先挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话；被骚扰的电话，可以先挂，比如卖商铺，装修房子，投资黄金，各种广告等。,3.1 邮件标题,3.2 邮件内容,标题：简单而又能概况内容的；称呼：得体（如多人，则是大家，ALL）；问候语：开头、结尾最好要，结尾常见的Best Regards ；简明扼要：有条理，但也文字不要太少，多用“一、（一）、1、（1）、 A、 a）类列表；主送，抄送，密送：正确使用；附件打包：超过三个附件，命名概括附件内容，不宜超过4个，特殊格式注明打开方式；签名：与正文同字体简体，可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，不宜超过4行；不仅用一个签名，对内、对外、对私、对熟悉的客户，及时回复：如需及时回复需提醒或XX。,邮件的行文是否有礼有节，措辞是否恰当、礼貌，在很大程度上显示了一位职场人士的专业素养，也一定程度地反应了其所在公司的专业形象。,3.3 回复技巧,邮件回复 的六特性,4.1 会议目的,4.1 会议目的,有这样一句话：“如果说农夫拥有田地、工人拥有机械，企业家则拥有会议。”,1. 会议效率化：,发掘成员强烈热情、精力的强大组织文化，代表性形式就是企业会议文化。会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革，将组织引向一个方向，并在竞争中连续性地获得胜利。,4.2 会议原则,三星将召开会议时最为基本的思想和行动原则整理成337原则，让所有子公司的职员熟记并付诸行动。,1. 三星会议根本：,4.2 会议原则,2. 三种思考：,4.2 会议原则,3. 三种原则：,4.2 会议原则,4. 七条规定：,4.3 高效会议的技巧,1. 会议类型：,4.3 高效会议的技巧,2. 高效会议的八个特征：,4.3 高效会议的技巧,确定内容方向，准备资料,会议主持者在会议开始之前，应当立足于5W l H这6条原则进行事先讨论,4.3 高效会议的技巧,会议准备从会议目的开始，会议必须存在目的，遵循目的的会议形式,信息传达类型,抓准会议核心，不偏离主题,4.3 高效会议的技巧,让必要的人参加会议,4.3 高效会议的技巧,应当记入事前通知的项目：,通知与会人员时间、地点、内容,4.3 高效会议的技巧,事先传达议题、分发资料就有出现优秀意见的保证！,做好有目的的开会,4.3 高效会议的技巧,严格遵守时间，提炼重点、精化主题，避免无谓讨论,4.3 高效会议的技巧,员工有效工作时间价值体现，提高重视会议力度、效果,费用,2、费用归类,1、投入,投入了某种程度的时间和费用的会议，就应当去除不必要的内容或者充实内容通过重视会议时间、去除消磨性的、不必要的内容来改变会议文化。请再次铭记：参加会议需要费用，进行会议准备也需要费用,会议费用是将会议参加者和对会议进行准备的职员的薪水、按职员分配的劳务费(参加会议的人数、会议时间)及特别使用费、场所租用费等其他费用加起来计算的。计算出的费用细目在会议开始前事先