学校印刷物用字规定

学校公文由字规定第一章总则第一条为规范、制度化、科学化，参照国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式，结合教学系统的实际情况，制定本方法。第二条公文处理是指公文处理、管理、整理(立卷)、存档等一系列相互关联、有序的工作。第三条公文处理应当实事求是，合理化有效原则，实现及时、准确、安全。第四条学校负责人应重视公文处理工作，加强对本校档案处理工作的指导和检查。第二章公文的种类第六条学校公文的种类主要包括：(一)安排重要事项和重大行动，奖惩学校职能部门和人员，适用于变更或取消学校职能部门的不适当决定。(二)通告：适用于公布各有关方面应遵守或周知的事项。(三)通知：转让认可学校职能部门的文件，转让上级和不属机关的文件，向学校职能部门传达要求公知或执行的事项，免除人员。(四)通报：适合表扬先进性，批判错误，传达重要精神和情况。(五)报告：适合向上级汇报工作，反映情况，回答上级的问题。(6)请示：适合要求上级批准指示。(七)答复：适合回答学校职能部门的指示事项。(8)意见：适合对重要问题提出见解和处理方法。(9)信件：不在公司间协商工作，适用于问题和回答问题，要求批准和回答批准事项。(十)会议记录：适合记载和传达会议情况和协议事项。第三章公文格式第七条学校公文主要由发文单位的标识、发文大小、发言人、标题、发件人单位、正文、附件说明、成文日期、印鉴、笔记本、附件、cc单位等部分组成。(1)发文单位的表示，建议使用小标宋体字，用红色表示。 尺寸以发文为单位，以明显的美为原则，但小于22mm。(二)发句大小由发句单位的代词、年份和编号组成。 发文大小以发文为单位显示下面的2行，用3号仿制宋体字中央的年份，序列号用阿拉伯数字表示的年份标记全名，请用六角括号括起来序号不加虚位(也就是说1不会变成001 )，不加“第”字。(3)上一篇文章须注明发行人、会刊名称。 其中“请示”必须在注释中注明联系人的姓名和电话号码。(4)公文标题除法规、规则名和书名外，一般不使用标点符号。 公文标题在红反线下空出两行，为二号小标宋字，可分一行或多行中央(5)主发单位在标题下空出一行，左侧的顶部用3号仿制宋体字表示，回行时顶部的最后一个送达机关名称后面加上全角冒号。(6)公文的正文是主送地址名称的下一行，每个自然段落向左空出2字，返回顶格。 数字和年份不能回去。 本文为三号仿宋体字，文章有小标题为结构层次，第一层为三号哥特体字，第二层为三号楷体字。 通常一面排列22行，一行排列28个字符。(七)文件有附件的，应当注明附件的顺序和名称。 正文下一行左边的两个空白字用3号仿造宋体字表示“附件”，并命名为全角冒号。 有附件编号时使用阿拉伯数字(附件：1. ) 不要在附件名后加标点符号。 附件与文件正文一起装订，在附件左上角的第一行显示“附件”，如果有编号，则必须显示编号的附件的序列号必须与名称前后的id一致。 附件和文件正文不能一起装订的，应在附件左上角的第一行显示文件的订货编号，然后显示附件(或带编号)。(八)公文除以“议事录”和电报形式发出外，须盖章。 共同报告的公文，由主办方按印鉴共同发行的公文，必须由发行方按印鉴。(九)成文日以责任人发行日为准，共同文件以最后发行日为准。 电报以发行日期为准。(10 )如果公文中有注记，则使用3号仿造宋体字，在位于左空的2字上加上圆括号，显示在成文日的下一行。(十一) cc单位是指在投递单位以外需要执行或知道的其他单位，必须使用全名或规范化简称、总称。 公文中如果有cc的话，左空一个字用3号仿造宋体字标记为“cc”，后面标记为全角冒号的换行时在冒号后的cc单位对齐的最后一个cc单位后面加上句号。(12 )在文件构成后剩馀的空白处不能放入印章的位置的情况下，必须采取调整行间、字间隔的措施来解决，使印章和正文成为同一面，不能用显示“本页没有正文”的方法来解决。(十三)页码用半角白体阿拉伯数字表示，放在版本下缘的下行，在数字左右分别放置四号一字线，一字线距版本下缘mm。 单页是一个右空格，双页是一个左空格。 空白页和空白页之后的页面不会显示页码。第八条公文格式一般采用国际标准A4型(210mm297mm )，双面印刷。 公文要靠左边装订，页不掉，背要平。 公布的公文用纸的大小根据实际需要决定。(十四)人名、地名、数字和引文准确。 引用公文要先引用标题，然后再诱发字号。 引文要注明汉语的意思。 日期应注明具体的年、月、日。(15 )结构层次序数是，第1层为“一”，第2层为“一”，第3层为“1 .”，第4层为“1”。(16 )公文中的数字除了在成文日、部分构造阶层序号和词、连词、惯用句、缩略词、修辞色的词句中使用汉字作为词素的数字之外，还必须使用阿拉伯数字。第四章公文管理第十七条公文处理完毕，应当按照中华人民共和国档案法和其他有关规定及时整理(立卷)、存档。 个人不得保存应归档的文件。第十八条档案范围内的公文按其相互关系、特点和保存