稽核技巧ppt课件

稽核實戰指導,1,1,目錄,1.稽核的定義2.稽核目的3.稽核准備4.稽核實施5.稽核結果6.原因分析及糾正預防措施的審查7.纠正預防措施的跟蹤驗証,2,1,1.稽核的定義,判定作業活動和有關結果是否符合規范要求,是否符合計划安排的过程。如稽核生產現場作業是否符合SOP的要求.,3,判定的過程,作業活動和有關結果,規范要求,1,2.稽核目的,a.確定作業規范的正確性;b.确定作業活動满足規范要求的程度;c.幫助被稽核單位發現問題,不斷提升其管理能力;d.幫助被稽核單位尋找改進的機會.,4,1,3.稽核准備,a.擬定稽核計划,明確稽核目的、范圍及日程安排;b.通知被稽核單位做好相關准備;c.成立稽核小組(小組成員需有相關的專業背景,熟悉稽核內容);d.擬定Checklist(依據相關法律法規,行業規范,客戶標准,公司系統文件及主管要求等擬定);e.與被稽核單位確認稽核相關事項.(必要時需注意稽核人員的交通等安排),5,1,4.稽核實施,4.1首次會議4.2稽核執行4.3末次會議,6,1,4.1首次會議,由稽核組長召集稽核員及被稽核單位代表召開首次會議,會議議程a.人員介紹,稽核小組分工;b.稽核目的范圍依據抽樣方式及具體行程說明.首次會議時間一般不超過30分鐘.,7,1,1.常用的稽核方法正向的稽核方式如:從進料檢驗到出貨檢驗的正向稽核方式.逆向的稽核方式如:從出貨檢驗到進料檢驗的逆向稽核方式.以某因素為主線的稽核(順藤摸瓜式的稽核)如:以客戶投訴為主線對品保工程生產單位的稽核.依據Checklist逐項確認的稽核方式,8,4.2稽核執行,1,a.善于提问:5W1H+請提供相應的証據5W1H:when,where,why,who,what,how如:稽核某單位的教育訓練實施狀況時,應要求對方告知何時何地因為什么由誰(即講師)對誰(學員)以什么形式進行什么內容的培訓?此時要求對方提供崗位必訓課程清單,培訓計划,教材,簽到表,考核結果,講師合格証明等資料作為証據.,9,4.2稽核執行,2.稽核技巧,1,b.善于抽樣為降低稽核結果的風險,稽核員應確保抽樣具有代表性具有隨機性突出重點如:稽核某單位的供應商管理狀況時,從該單位的合格供應商清單中隨機選取重要物質或新導入供應商的管理狀況進行稽核.,10,4.2稽核執行,1,c.善于聆听保持平等真诚的态度,专注认真地听;多鼓励讲话者,用表情和语言表示肯定;耐心善意的态度和适当的反馈,少讲多听;多问開放式问题,尽可能不要做出不恰当的反应.,11,4.2稽核執行,1,d.善于验证在稽核中可按下述思路验证对方回答的真伪:有没有:不能因回答很圆满,稽核就止步,要进一步验证其實際狀況.即有沒有.做没做:不能因为規定有了,就认为符合要求,主要看是否按規定要求做了?即做沒做.好不好:不能因为已按規定做了,稽核就到位了,还要稽核实际的结果是否有效?是否达到了预定的目标?即好不好.,12,4.2稽核執行,1,e.善于觀察與發現事實:耳听为虚,眼见为实,某项作業活动的符合性和有效性是以眼见的文件,记录,结果为客观证据.当听到或看到一些有疑问的事情时,稽核人员善于追根问底,并真正查明事情的原因.,13,4.2稽核執行,1,f.善于聯想:應針對稽核的問題展開聯想,來進行進一步稽核.如:在稽核某部門品質異常的處理狀況時,應能夠聯想到其有沒有進行根本原因分析?有沒有擬定糾正預防措施?糾正預防措施有沒有實施?實施效果有沒有進行驗証?等等.,14,4.2稽核執行,1,g.善于記錄a.稽核過程中應詳細記錄稽核狀況(包括發現的符合要求與不符合要求之事實均應予紀錄).b.應對稽核的人事時地物進行詳盡的記錄.c.應確保記錄的可重查性.d.稽核記錄應由當事人簽字認同.,15,4.2稽核執行,1,稽核結束后,由稽核組長召集稽核員及被稽核單位代表召開末次會議,以1.感谢被稽核單位的合作与帮助;2.重申稽核目的,范圍和依據,并简要介绍稽核方法;3.說明稽核是抽样调查活动;4.报告观察项和不符合项,并對稽核結果進行總結;5.征求被稽核單位意见,并请被稽核單位代表签字確認稽核結果;6.就糾正預防措施的提出及實施驗証做出說明.,16,4.3末次會議,1,稽核組長應:1.在稽核完成后1個工作日內形成正式的及;2.將稽核結果通報給責任單位及相應的主管;3.要求被稽核單位在3個工作日內針對不符合項進行原因分析并提出相應的糾正預防措施.,5.稽核結果,17,1,稽核組長應對被稽核單位提出的原因分析及糾正預防措施進行審查,確保其已找到問題發生的真正原因,并針對真正原因擬定切實有效的糾正預防措施,指定具體責任人及確定的計劃完成時間.,6.原因分析及糾正預防措施的審查,18,1,NG的不符合報告案例解說,19,未找到問題發生的真正原因,1.未針對真正原因提出改善對策2.只有糾正措施,無預防措施3.無責任人及計划完成時間,1,OK的不符合報告案例解說,20,1,稽核后应对被稽核單位對糾正預防措施的執行狀況进行跟蹤验证,并详细记录.跟蹤驗証時應確認1.稽