外贸信息化中的外贸会计工作

1、外贸信息化中的外贸会计工作随着我国加入WTO，企业间积极参与国际化竞争的意识正迅速:。而直接面对国际化竞争环境的外贸:，增强竞争意识，增加竞争手段，使企i构现代化，贸易方式现代化，已经成•分迫切的选择。外贸企业的管理者己经充分认识到了这种选择的重要性’间的紧迫性，正在积极地付诸行动。企业的信息化建设已经成为外贸企上国际舞台的通行证，也正逐步取得外贸企业老总们的共识。的确，信息化建设不仅能使外贸企业竞争活力，同时也是规范企业管理和运作的最有效的方法之一。而作为企，理核心之一的财务管理，在企业整体.化的实践中最为突出的就是最大程‘规范了会计基础工作，明晰了财务管标

2、，强化了财务管理手段。下面就从在多家外贸企业推广和实施信息化:所积累、总结的经验，谈一谈企业信‘给财会工作带来的变化。一、什么是财会基础工作，企业信息.怎样起到规范作用的现代企业的财务管理实际上强调的‘预算清晰;、核算准确;、管理及、决策有据;，而要达到这4个目全业中的一切工作、交易行为所产生种数据信息，都应当规范到有序的数理流程中，通过归纳、总结、分析来实;理的目的。而这里讲的数据信息;、范流程;应当说就是外贸企业的财会基础工作，数据信息;包括一切的原始的单据、记账凭证、账簿报表，规范流程;则是财会人员遵循会计准则和会计制度对数据信息的处理过程。所以，外贸企业在财务管

3、理的信息化中，必须对如何处理会计基础工作信息化引起足够的重视。我们在与企业共同的实践中是怎样解决这个问题的呢?首先我们认识到，现在企业信息化改造已经远远不同于以往财务部门使用的电算化;财务软件，财务信息化管理已经成为企业整体信息化系统工程的一部分，所以我们讲规范也是从3个方面去规范，首先是数据的规范，其次是人员的规范，最后是流程的规范。(一)数据的规范。在实践中我们把通过业务人员操作流转到财务的信息分为几部分:其一，数据信息部分，包含所有带数字的信息，如:货物的数量、单价、税率、汇率等等;其二，标识信息部分，包含合同号、预算号、入库单号、出库单号等等，即用作内部管理的各种标识号;其三，文字信息

4、部分，包含贸易客户的名称、地址等等用文字表示的信息。通过对这些信息的规范、采集、分析，基本上囊括了企业经营行为中所涉及的方方面面，也为今后多角度地对企业经营情况进行分析提供了依据。(二)人员的规范。作为财务、业务一体化的流程，就要求在人员的规范方面，不仅仅局限于财会人员，而要进行企业全员的信息化培训，让业务人员充分认识到在执行业务的进程中输入数据的意义，以及对保证企业信息真实准确和信息化工作流程改造所做的贡献。(三)流程的规范。这部分应当讲是与传统的财务电算化;区别最为明显的，是信息化与财务软件的分水岭。第一，传统财务软件由财会人员输入数据，由财会人员根据自身对业务的理解制作记账凭证。而信息化

5、财会系统由业务人员在执行业务的过程完成了基础信息的输入，财会人员只是在自己的环节中审核数据的正确性。由系统按照业务的性质，依据会计准则及会计制度，生成标准的记账凭证，不搀杂任何个人因素，不受操作人员财务水平的束缚，可以说此时的财务记账环节己经成为了一个信息化的财务专家，最大程度地规范了记账凭证的制作以及相关账务、报表的生成过程。第二，过去的财务软件基本上只为财务部门使用，在企业里是一家核算;，绝对权威，业务部门往往也只能是去财务部问和看，结果可能还是莫名其妙。而现在则变成财务、业务部门相互监督，财务、业务信息高度统一，核算结果财务、业务部门都无话可说。有了这两个区别我们已经不难看出财务信息化建

6、设己经完成了财务管理流程一步一个脚印的自动化操作，标准的凭证，标准的分录，标准的摘要用词等等，真正规范的模式为实现我们下一个财务管理的目标打下了厚重的基础。二、企业信息化与财务管理的目标前面我们谈到了现代企业财务管理所关心的问题无非是预算清晰;、核算准确;、管理及时;、决策有据;，而如何成功地达到这4个方面的目标也是衡量我们财务信息化建设成败的标准。先从核算准确;讲起。核算准确是信息化系统比之传统的电算化软件最具优势的环节，因为信息化系统把数据信息的多次录入变为一次录入，彻底改变了数据重复录入所造成的数据误差，做到了数据信息的全程共享，从这个意义上说信息化是核算准确;的基础。而由于所有数据都是

7、通过计一算机技术在计算机网络上传输的，彻底杜绝了无论在手工还是电算化时代财会工作不可避免的压单、漏单、跑单现象，真正做到当日事当日毕，因而也从根本上保证了财会工作的准确性、及时性、真实性。更有意义的是由于数据信息起源于业务人员，所以财会工作也确实纳入到了整个业务的运行中，并自始至终受到业务流程的监督，从而有利于促使财会人员及时做账，认真审查数据的正确性，使核算准确;这个目标成为全企业共同的责任。另外再谈一谈其他3个方面。企业之所以把财务管理放在一个十分重要的地位，就是因为通过对这3个方面的管理就能够让企业把握经营中潜在的风险，实现企业的经营目标。首先，做好预算管理;是企业事前管理的一个有效手段

8、，然而在会计的手工和电算化时代，预算的经验数据往往缺乏从业务中的积累，所以有些数据难免是拍脑门，而实现企业整体信息化后，企业中每项业务支出或行政支出都要进行预算，比如一单贸易业务人员要首先进行预算，预测收入、成本、各项费用、资金占用成本等等，并经过严格审核才能确定业务员是否可以进行这单贸易。当企业这样的预算数据积累到一定程度，就为今后的预算提供了极为宝贵详实的数据信息资料，可以为管理者提供一份有价值的清晰准确的预算方案。其次，管理及时;是我们常讲的事中;管理，信息化改造后数据具备了传输的及时性，与经营情况更贴近的各种动态分析报表，多角度贸易执行情况分析，己实现或未实现的成本、收入情况分析，多时期同一种贸易情况的比较，以及多种分析单元，比如全公司动态经营状态，分公司、分部门的动态经营情况，直至每个业务员的动态业绩分析，都会及时地反映到管理者的面前，真正为管理者及时调控风险、调整经营策略提供依据，确保企业的经营管理正常健康地发展。第三，决策有据;实质上就是在科学的预算指导下，通过信息化系统对经营数据准确的计