XX投资管理有限公司基金销售业务资料档案管理制度

1、基金销售业务资料档案管理制度XX 投资管理有限公司第一章 总则第一条为进一步促进基金销售业务的规范运作，防范风险，加强 XX 投资管理有限公司（以下简称“WDL”）对基金销售业务客户资料和交易记录的档案管理，依照中华人民共和国档案法和中国证监会的有关规定，结合 WDL 的实际情况，特制定本制度。第二条本规定所称的档案是指 WDL 与合作银行、基金支付结算机构、基金公司签署的关于基金销售业务的协议、投资人信息、基金公司的信息、合作银行或基金支付结算机构信息等直接形成的各种文字、报表、技术资料、证件复印件等不同形式的记录，以及对公司具有保存和利用价值的各种书面、电子、声像的文件档案和历史资料。第三

2、条基金销售业务档案由基金运营管理部档案组统一保管， 做到专人负责、分类集中、及时收集、按时移交、归档全面、存放 有序。维护档案的完整与安全；服务于公司各项工作的查档和利用。第二章 档案组工作职责第四条贯彻执行 WDL 对档案工作的方针、政策和要求，制订和完善档案管理的各项制度。第五条基金运营管理部是公司资料档案管理工作的最终责任部门，设专人负责档案管理工作。职责是：（一）负责收集、整理、保管和统计公司的文件资料档案。（二）督促公司各业务部门将应归档的文件材料正确的整理立卷，按规定时间向综合管理部移交归档，做好接受工作。（三）根据公司权限管理有关规定办理档案的借阅，做好档案利用的服务工作和日常管

3、理工作。（四）进行档案的鉴定工作，对已经超过保管期限的档案，提出存毁意见。第六条编制档案检索工具，及时准确地为相关部门提供查阅服务。应归档的资料档案移交时，双方应根据案卷目录认真填写移交清单，严格履行移交手续。第七条负责档案的鉴定、销毁工作。第八条落实档案安全防护措施，做好档案的管理工作。严格档案调阅的管理：（一）外单位查阅、借阅、复印档案资料，须凭单位介绍信，经公司管理层批准，按查阅规定办理。（二）本公司人员因工作需要，履行规定的审批手续后，可以调阅档案资料。1. 查阅本部门的档案资料，须经本部门负责人批准；2. 查阅其他部门的档案资料，视重要程度由公司管理层或综合管理部负责人审批。3. 其

4、他部门因公使用基金清算档案，须同时经基金清算部负责人批准。基金清算档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报经公司信息科技部门负责人批准，但不得拆散原卷册，只可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，注明使用原因及去向。第三章 档案的形成和归档第九条凡公司在基金销售业务工作中形成的具有保存价值的文件材料，都必须按归档时间要求交由综合管理部门归档统一保管，同时保留副本或复印件交予法律合规部留存备案，各部门和个人不得据为己有。第十条基金销售业务档案大体分为 7 类，具体包括：（一）中国证监会对 WDL 基金销售业务的批复类文件；（二）基金销售业务中 WDL 与各基金公司签署的协议，基金公司在 WDL

5、基金销售信息管理平台的上线登记信息和其他所有与联网基金公司相关的资料；（三）WDL 与合作银行、基金支付结算结构签署的监督协议、支付协议及所有与其相关的资料；（四）投资人办理基金销售业务时，提供的身份证明电子文档资料和复印件等资料；（五）WDL 和基金公司、合作银行、基金支付结算机构处理业务差错时，提交和留存的相关业务资料；（六）投资人在 WDL 线下基金交易时，产生的与交易有关的资料；（七）WDL 要求投资人提供的其他与业务相关的资料；第十一条第十条所涉及的基金销售业务的档案，由档案组负责接收原件，收集、整理、保管档案和提供查阅工作。第十二条对归档文件材料的基本要求：（一）归档的文件材料必须

6、完整、系统、准确，各项签字手续完备；归档文件必须是原件，每份文件、资料、档案的内容和附件批示等应该全面完整。（二）应永久、长期保存的文件，如用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档；（三）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。第十三条档案归档时间要求：（一）基金运营管理部在各项业务过程中的合同、协议、相关审批材料、投资人资料等须在签订后 3 个工作日内，将应归档的所有文件材料提交档案组归档；（二）各类文件材料归档份数一般为一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度复印增加份数。第四章 档案的保管第十四条基金销售业务的档案保管期

7、限定为永久和定期两种，定期为 15 年。（一）定期保管的档案包括第十条里的（二）至（五）类档案；（二）永久保管的档案包括第十条里的第（一）类文档及基金销售业务档案销毁清册。第十五条档案组采取专门的档案室或设置档案柜对文件进行存档；切实的做好防盗、防火、防水、防尘、防温、防霉、防毁、防虫等措施，确保档案的安全。档案入库前须进行杀虫灭霉处理，以确保档案室无虫、无霉。档案柜内须放置樟脑、干燥剂等药物保护档案。第十六条保持档案室清洁卫生、严防强光、高温。注意观察温度、温度变化，并根据实际需要采取相关措施，使档案室的温度、湿度控制在允许范围内。档案室内严禁吸烟、点火和存放易燃易爆物品。第十七条非档案相关

8、工作人员未经批准，不得进入。第十八条 WDL 的监察稽核部对基金销售业务档案的管理工作进行定期或不定期的检查，凡违反规定的，将按 WDL 的有关规定对责任人给予相应处罚。第五章 档案的借阅第十九条档案原则上不得借出，只供查阅；公司内部人员借阅需填写档案借阅单，提供外部审查需带离公司的，需填写档案外借单，得到所属部门总监书面同意后方可借阅。第二十条查阅档案时，要爱护档案，严禁勾划、折叠、涂改、剪裁、污损、撕毁或丢失档案，违者将追究相关责任。借阅完毕后应及时归还，原则上 1 天内交还，有特殊情况需要延长借阅时限的必须经所属部门总监书面同意后办理。第二十一条借阅归还的档案，档案管理员需认真核对案卷后再归档。管理人员要仔细清点，发现遗失、损坏应及时报告和处理。第六章 档案的销毁和备份第二十二条销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁前要编制清册，提出销毁报告，须报监察稽核部，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。第二十三条基金销售业务所有有价值的文件、业务记录等必须备份。第七章 罚则第二十四条下列行为给予批评教育、责令改正，造成损失的，责令赔偿损失：（一）未建立档案管理制度的。（二）档案保管条件差，危及档案安全的。（三）档案管理制度不健全或执行制度不严，可能造成档案损失的。（四）发现档案破损、变质、下落不明或泄密等情况，未及时采取有