《会议交际礼仪》PPT课件

1、交际礼仪之,会议接待礼仪,目录,第一部分 会议前,第二部分 会议中,第三部分 会议后,第一部分 会议前,会议前,三)会议前的接待工作,一)会议前的筹备工作,二)会议的座次安排,1、确定会议主题与议题,a、要有切实的依据； b、必须要结合本单位的实际； c、要有明确的目的,2、确定会议名称,会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定,会议前的筹备工作,3、确定会议规模与接待规格,接待规格 由会议的规模，会议的种类、主题以及参加会议的主要来宾的身份等内容来确定,会议前的筹备工作,本着精简效能的原则 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次,4、拟

2、定详细的接待方案,会议接待方案主要包括： 接待对象和目的，接待方针，接待规格，接待内容，接待日程，接待地点，接待任务的具体分工情况，接待经费等,会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系,5、确定会议时间、会期,会议前的筹备工作,2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备,6、确定会议所需用品和设备,1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等,会议前的筹备工作,会议前的筹备工作,7、确定邀请对象，及时准确地发放会议通知,根据会议的内容和要求来确

3、定邀请对象。 会议通知必须写明开会时间、会议主题及会议参加者 等内容。 会议通知要提前发出，以便会议参加者有所准备。 根据会议的内容和参加者范围，会议通知可采用张贴、 邮寄和电话通知的方式。 对会议参加者应清楚告知到达的路线。 会议召开前一天，对重要的顾客通过电话联系，落实 是否能出席会议,会务组、宣传组、 秘书组、文件组、 接待组、保卫组,8、建立会议组织机构,会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来,9、安排会议议程与日程,会议前的筹备工作,10、制作会议证件,会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件

4、号码等。 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章,会议前的筹备工作,会议前的筹备工作,11、 会议会场的选择,1) 会场大小适中 2) 会场地点合理 3) 会场设施设备齐全 选择会场时， 首先要考虑与会者的人数。安排适当宽敞的地方为好。 也应考虑地点对与会者是否方便；会场的设备条件是 否好；会场是否有噪音；会场的照明、空调设备是否完好等,会议前的筹备工作,12、会场布置,可在门前插彩旗、挂彩花、彩灯，空中可悬挂写有祝贺 标语的大条幅或充气气球，会场旁边摆放花篮。 根据会议内容，在场内悬挂横幅。 门口张贴欢迎和庆祝的标语。 可在会场摆放适当的盆花。 桌面上摆放的茶杯、饮料，应搽洗干净，摆放美观、统

5、 一。坐席的配置要适合会议的风格和气氛，讲究礼宾次 序,会议前的筹备工作,准备齐全 印制足量 装订整齐 配上笔和笔记本 有关会议议题的必要资料应由会务组准备。 资料应装订整齐。 如果资料比较多，应用资料袋装好,13、会议资料的准备,主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等,会议前的筹备工作,14、制定会议经费预算方案,2ABT+实际开支,15、提前进入接待岗位,会议接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态,会议的座次安排,1、大型会议 1）国际惯例，要遵循“以右为尊的原则”。 2）政务礼仪

6、，主席台座次则讲究前排高 于后排，中央高于两侧，左座高于右座。 2、小型会议 1）汇报会 2）座谈、交流会,会议前的接待工作,1、会前检查,会议正式开始前一两个小时，应准备一次全面、细致的检查,2、签到服务,设置签到台设一张签字台，配上1-2名工作人员， 如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。 备好签到簿、签字笔签字台备有毛笔、钢笔和签到本。 向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双 手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。 礼貌服务,签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数,会议前的接待工作,3. 引导服务 (1) 使

7、用正确的规范手势 (2) 保持良好的身体姿态 (3) 配合恰当的面部表情,4. 接待服务 引导入座 及时奉茶,签到后，会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座,与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务,第二部分 会议中,会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时,会议中,1、茶水服务要及时 倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。倒水时动作轻盈、快捷、规范。 杯盖的内口不能接触桌面，手指不能放在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是

8、左手拿开背盖，右手持水壶，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。 如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误,会议中,2、相关工作人员要随时“严阵以待” 其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。做好各项准备工作。 为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。 3、使用礼貌的方式通知他人 如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力,4、做好统计工作 5、遇事要镇静，及时补救 6、安排布置好会后事宜 做好会后服务的准