分公司办事处工作规章制度

1、17.0 分公司 办事处工作 规章制度17.1管理大纲 总公司的规章制度为驻外机构员工作业的基础，驻外机构章程是 该 员工的行 为指南，各员工通过认真学习，从而使得业务操作正规化、 工作条理化，树立公司良好的的公众形象。17.1.1 负责人 职守a 严于律已，做好表率；b 心胸宽大，悉心听取意 见；c 善于团结员 工，做好引导工作；d 办事公正，职责 分明；e注重业绩，重视开拓，做好市场管理工作；f 要敢于承担 责任。17.1.2 财务运作（实行电算化管理）a 资金流 转：用款先申请后使用，资金回 笼及时； 货款管理：货款管理：全部转入总公司 帐上，不得当地扣留； 应收帐款管理：对应 收帐要每

2、月定期核 对，及时催收，业务员要做好 清理工作。 备用金管理：固定费用：书面形式向 总部传真申请，由总公司负责人签字确认，由 总部汇出；办公费用：由总公司负责人批准后 报销，每月末由总公司财务部处理； 采购费用：小批量元件采购费用管理，采购人员按获总部批准的 额度 填写资金使用申 请单，由总公司会 计审批，并支付货款即可当地执行；b 物流监控：做到“严格、准确、安全、迅捷 ”每个关 键环节必须无一遗漏， 货物进出仓库必须凭有效的 单据，做到“货到有单，货走单随“。 本公司 产品（详见仓管员职责 ） 向总部申请发货或通知收 货； 发货：销售发货；样品发货； 退货：客户 退货回分公司或 总公司；办

3、事处退货回总公司； 当地外 购物品办公用品：集中统一购买，归仓库 保管，领用时填写领用单； 生产用货物品：原则上是需要 时购买。17.1.3 业务管理a 销售 业务市场人员：严格业务作风，培养技术型销售工程师，控制业务费用，每 位业务必须 掌握 35 个长期客户； 市场巩固及开拓：对原有市 场的巩固和分析，开拓新的市 场；市场信息收集及反 馈：建立客户源 库，做到行业资源共享， 分析行 业特点，便于市场定位，并及时反馈总部； 建立 权威杂志档库，同行业商家情报文档库，技术支持文 样库；业务研讨会，总结业务经验 ，对暴露出问题应 及时反馈并 解决，制定计划（日、周、月）；业务每日晚 汇报当天工作

4、情况，集体参考，并作出下一步 计划，由经理安排下日的工作；对疑难案例当日填写疑 难案例反 馈表传回总部，总部产品 部参考后作出方案，指 导业务员 的下一步行 动。b 执行 XXX 科技 销售人员职责。17.1.4 内务 管理a、宿舍管理：见宿舍管理规定；b、考勤管理及人事考核，详见办 事处工作规章制度。17.1.5 表格管理：因为管理和 统计的需要，制订以下一套表格，各有关人 员 按要求填写；a每月财务部会计要完成各种表格的填写，包括 对外报送的各种税务报表和内部 统计表格（月度费用统计报表、销 售回款情况 统计表）；b、出纳员要填写：存货日报表、现金日报表（每日填写）、进销存表、物料 仓库差

5、异清单（每月末填写）；c、业务人员填写：一一业务员销售、回款情况统计表（每月）、一周工作总 结样品外借、收回情况统计、新客户业务处 理反馈单。17.1.6 驻外机构的 财务直接受 总公司的管理与 监督。17.2 驻外机构 仓库职责17.2.1 对库存物进行妥善保管，保证物料堆放整 齐，不混杂、不变质 ，有明 确的名称、存放地和记录 物量的收 发卡；17.2.2 对物料实施“先进先出 ”式的管理方法，入库颜色按春夏秋冬四种 颜色 警示。超过 三个月的物品 应重新检测，重新将当季颜色贴在盒子上， 有问题的应及时返回 总公司；17.2.3 区分不同出入 库方式，向总部申请收货，销售发货、样 品发货、

6、客户 退货回办事处，办事处退货回总公司、当地采购 入库等各种记录出入 库凭证，保证凭单据出入库，按凭证入帐。具体操作：a 以总部标准品的安全量为参照，实行安全库存量（各地根据具体情况 制定）调度管理，具体样例附后；b、财务部出纳兼仓管员，出入库单据实行电脑管理，电脑打单，会计负 责打单。c、中小客户货品物流控制：业务员递交正规合同 财务部审批分公司经理审 财务部开具出库单 业务员或客户签单 出库d大宗货品物流控制：业务员递交正规合同i务部审批公司经理审批 总部审批财务部开具出库单业务员或客户签单 出库e、新产品OEM）及|虚产品物流控制：需求加工意向客户业务员分公司经理审批“，总部产品部审批转

7、60%定金、全额货款财务部开具出库单 工厂生产或仓库 总部）备货 业务员或客户签单出库f、当地采购物流控制：采购申请单分公司经理审批 、部采购部审批 、公司财务审批分公司 -采购 * 验收 入库保存完整的出库凭证；17.2.4对出入库的物料进行数量和品质上的核查；17.2.5 进行每月一次的月底盘存工作，核查帐、卡、物是否相符，发现问题 及 时向财务部汇报并查明原因；17.2.6对仓库进行定期清理，针对死库存、库存过大或少的情况向分公司 经理 及时的反映，使库存趋于合理。根据周转时间，设置合理间段，采用经 黄牌报警。（红牌返回总公司，黄牌抓紧出售）；17.2.7每月末配合总部财务部进行盘点，盘

8、盈盘亏及时查明原因，并拿出处理 意见交审计；17.2.8 对出入库单的记录要求有明确的物料来源（供应商）、去向（用户）及其 他标注，并保存完整的出 库凭证；17.2.9 外借样品返回时，须检查 配件说明书是否齐全，是否有损坏等不良情况， 产品配件说明书不齐全者，存放仓库暂存区并督促 经办人打欠条。外借 或外购产品无技术部签字时，不得办理正式入 库手续（可停放暂存区）；17.2.10 设立样品专柜，每种产品至少需保存 样品一 块，贴“样品”标签，并有技 术部人员加贴的“合格”标志。17.2.11对出入库的物品须做全面的开箱 检查；17.2.12 对元器件的存放 应注意同一品种的 单件包装数量要一

9、致；17.2.13 物品出入库必须有书面凭证，内部领用填写借 货单，销售人员借货必 须有财务部的单据，退货时必须有合同；17.2.14 出货单处 理：a 送货上门的 业务情况分公司会 计据经审批的销售合同打印一式五 联出货单，并由分公司经理 据合同验单签名后将单据交给仓管员，仓管员对一式五联的出货单确认 并签字认可，一联返回财务存根，四联随货交付发货员，发货员对 于接收 的货物清点确 认无误后在出 货单签字认可，其中一联返还仓管，三联随货 同行，要求客户签名盖章后，一联返回财务做帐，一联发货员 留存，一联 给客户。b 通过货运公司的 业务 办事处经理据经审 批的销售合同打印一式五 联出货单 ，

10、并由分公司以理 据合同验单签名后将单据交给仓管员，仓管员对一式五联的出货单确认 并签字认可，二联返回财务（其中一联为存根，一联做帐），三联随货交付 发货员，发货员对于接收的 货物清点确认无误后在出货单上签字认可，其 中一联返回 给仓管员，自己留存一联，一联随货同行。随货 同行联要求客 户签字盖章后传真回公司。若在发货 10天内还没收到由客 户签名盖章的 出货单传真件，由发货员打电话确认客户是否已收到 货物，发货员在电话 确认客户收到货物后，在出货单上写明何 时打电话确认并签字认可，将此 单复印交财务。若客户 未收到货应与货运公司联系并查实货物下落情况。17.2.15对于无入库单的货物不得入 库

11、，禁止仓管员不允许私自存放任何物 品。17.2.16货物发运时要保单价的 80%以上，否则后果谁办谁负责。17.3 办公区域划分和 职能机构设置外人 员组成17.3.1办公区域划分a 接待区、展示区（内墙贴 装公司形象灯片；设立展示架）b 业务区、办 公室 c 经理室dOQC 区e 仓库 区17.3.2职能机构设置及人员组成（见职能机构图）17.4分公司 办事处经理职责17.4.1 对公司的发展方向，以经营方针进行分析总结并交公司 总经理过行决 卒策；17.4.2 推行公司制定的政策及相关的制度，使之落到 实处 ；17.4.3 每日晚听取各部 门人员的工作汇报，每周六上午召开市 场会议，中午

12、12：00 将情况传回总部，并保持对他们工作的指派和 监察；17.4.4 具有对公司人员的考察 权，可把人事任免计划提交总经理批示；17.4.5 对辖 区范围的市场环境分析并提出开拓方案；17.4.6 主管 办事处的重大外交事 务；17.4.7 协调 各部门的运作关系；17.4.8 处理内外的重大突 发事件；17.4.9 有随时召集召开各部 门会议的权力，并作出会议记录 ；17.4.10 负责市场人员也差情况的安排并 对出差 时限审批；17.4.11 负责客 户投诉处理；17.4.12 处理一些特殊 订单 （低价单、大客户、特殊行业 用 户、特殊行业贸 易）17.4.13 质量、防火第一责 任

13、人；17.4.14 对公司的人、财、物负 全面责 任；17.4.15 负责所有管理表格（月度费用统计表格、销 售回款 统计表、三天内预 计四项计划、存货 日 报表、进销存表、业务员销 售回款情况 统计表、一 周工作总结、新客户业务处 理反 馈清单、样品外借、收回情况统计 表）的 审核和按 时传回总公司；17.4.16 每月 15、30日检查仓库坏品区，对坏品交加回 总部处理。17.5 办 事处技术部职责17.5.1 负责处 理公司对客户的技术支持；a 客户购买 公司产品后，不会使用；b 客户使用公司 产品时，出现技术问题；17.5.2 负责处理对办事处内部的技 术支持；a 临时 性的整机装配；b 对外购品的入 库检测；c 客户退货品由业务员和技术人员共同判断是否 为本公司产品，对属于本 公司的产品进检测。17.5.3 销 售业务 市场人员：严格业务作风，培养技术型销售工程师，控制业务费用，每 位业务必须 掌握 35 个长期客户； 市场巩固及开拓：对原有市 场的巩固和分析，开拓新的市 场； 市场信息收集及反 馈