会展策划与组织

1、会展策划与组织 学习目的 主要内容 第一节 会议的 构成要素 第二节 会议策 划 第三节 会议组 织 第四节 国际 性会议 通过本章的学习通过本章的学习, ,掌握掌握会议策划会议策划和和会议会议 组织组织的具体步骤与内容的具体步骤与内容, ,了解国际性会议的了解国际性会议的 市场细分市场细分及及申办程序申办程序。 会议的会议的 构成要构成要 素素 会议会议 策划策划 国际国际 性会性会 议议 会议会议 组织组织 会议议题会议议题会议主办者会议主办者 与会人员与会人员 会议时间会议时间 会议场所会议场所 会议方式会议方式 确定会议目确定会议目 标和任务标和任务 确定会议确定会议 议题议题 确定会

2、议参确定会议参 加对象加对象 策划会策划会 议规模议规模 策划会议策划会议 地点和时间地点和时间 策划会策划会 议议程议议程 日程日程 和程序和程序 策划会议公策划会议公 关和宣传关和宣传 会议前的准备工作会议前的准备工作 会议期间的组织管理会议期间的组织管理 会议后的总结与收尾工作会议后的总结与收尾工作 国际性会场市场细分国际性会场市场细分 国际性会议承办方式国际性会议承办方式 国际性会议的申办国际性会议的申办 第一节第一节 会议的构成要素会议的构成要素 一、会一、会 议议题议议题会议议题会议议题 ：就是会就是会 议内容议内容, , 就是会议就是会议 要商议、要商议、 解决的问解决的问 题题

3、, ,它是它是 会议的基会议的基 本任务。本任务。 议题议题是会议交流的中心是会议交流的中心, , 与会者的报告、演讲应当紧与会者的报告、演讲应当紧 紧围绕议题。一个好的议题紧围绕议题。一个好的议题 往往能够起到集思广益、清往往能够起到集思广益、清 晰地凸现会议目标的作用晰地凸现会议目标的作用, ,并并 有助于会议效率的提高。有助于会议效率的提高。 一、会议议一、会议议 题题 二、会议主二、会议主 办者办者三、与会人三、与会人 员员 四、会议时四、会议时 间间五、会议场五、会议场 所所六、会议方六、会议方 式式 会议主办者：会议主办者：是会议活动的具体组织者是会议活动的具体组织者, ,其任其任

4、 务主要是根据会议的目标和规划制定具体的会务主要是根据会议的目标和规划制定具体的会 议实施方案议实施方案, ,并为会议活动选择和提供必要的并为会议活动选择和提供必要的 场所、设施和服务场所、设施和服务, ,确保会议正常进行。确保会议正常进行。 二、会议主办者二、会议主办者三、与会人员三、与会人员 与会人员：与会人员：即会议的参加者。会议应该由哪些即会议的参加者。会议应该由哪些 人出席人出席, ,是会议策划的重要内容是会议策划的重要内容, ,包括包括“谁来开谁来开 会会” ” 和和“多少人参加多少人参加”两个方面。两个方面。 会议时间会议时间: :是指会议的起讫时间和时间跨度。是指会议的起讫时间

5、和时间跨度。 四、会议时间四、会议时间五、会议场所五、会议场所 会议场所：会议场所：即会议的地点即会议的地点, ,是会议的空间要素是会议的空间要素 。 六、会议方式六、会议方式 会议方式：会议方式：指用以达到会议效果的手段指用以达到会议效果的手段, ,包括包括 活动式样、传递方式、会场布置等方面。活动式样、传递方式、会场布置等方面。 第二节第二节 会议策划会议策划 一、确定会议目标和任务一、确定会议目标和任务 会议活动：会议活动：是一种目的性很强的是一种目的性很强的群体性社会交往活动群体性社会交往活动, ,人们举行会议都是为了达到人们举行会议都是为了达到某某 种目的种目的、完成一定的任务完成一

6、定的任务。 会议目标会议目标和和任务任务的确定的确定, ,一定要切合工作实际和人们的思想实际。一定要切合工作实际和人们的思想实际。 目标过目标过高高或者或者过低过低, ,以及以及 目标空洞、具体任务目标空洞、具体任务 不明确不明确, ,不仅无助于会不仅无助于会 议的成功议的成功, ,有时甚至还有时甚至还 会造成负面影响。会造成负面影响。 会议的目标根据实际需要可以会议的目标根据实际需要可以 是是一个一个, ,也可以是也可以是多个多个。 有些协会或公司的工作性会有些协会或公司的工作性会 议议, ,常常需要讨论解决常常需要讨论解决 几个不同性质的问题几个不同性质的问题, ,以减少以减少 召开会议的

7、次数召开会议的次数, ,提高提高 会议的效率会议的效率, ,因而会议的目标因而会议的目标 多而且杂。多而且杂。 第二节第二节 会议策划会议策划 二、确定会议议题二、确定会议议题 在会议过程中在会议过程中, ,会议的会议的目标目标与与任务任务必须落实到具体的必须落实到具体的会议议题会议议题上。上。议题议题是为是为目标目标和和任务任务服务的服务的, ,并并 为为目标目标和和任务任务所制约。所制约。 会议议题会议议题应当在会议召开之前与应当在会议召开之前与目标目标和和任务任务一起确定。一起确定。 目标和任务是目标和任务是: :让工商界从企业的角度让工商界从企业的角度, ,广泛交流意见和看法广泛交流意

8、见和看法, ,共同探共同探 讨亚太地区企业发展之路并取得更清晰的共识讨亚太地区企业发展之路并取得更清晰的共识; ;在竞争的同时加强合在竞争的同时加强合 作作, ,扩大贸易投资扩大贸易投资, ,共同参与共同参与, ,共同繁荣共同繁荣, ,增强本地区的整体竞争力增强本地区的整体竞争力, ,从从 而更好地应对新经济和全球化带来的机遇和挑战。而更好地应对新经济和全球化带来的机遇和挑战。 议题：议题：“新世纪、新经济新世纪、新经济: :在全球化中发展在全球化中发展”。 议案议案: :单项议题的单项议题的 正式书面文件。正式书面文件。 第二节第二节 会议策划会议策划 三、确定会议参加对象三、确定会议参加对

9、象 会议的参加对象会议的参加对象应当依据会议的应当依据会议的目的目的、性质性质、议题议题以及以及议事议事规则来确定。规则来确定。 会议参加对象确定是否恰当关系到会议的目标是否能顺利实现。会议参加对象确定是否恰当关系到会议的目标是否能顺利实现。 第二节第二节 会议策划会议策划 四、策划会议规模四、策划会议规模 影响会议规模的主要因素影响会议规模的主要因素是动用的人员数量是动用的人员数量, ,其中又以参加会议的总人数为主要依据。其中又以参加会议的总人数为主要依据。 会议议题会议议题应当在会议召开之前与应当在会议召开之前与目标目标和和任务任务一起确定。一起确定。 会议的规模会议的规模与会议的与会议的

10、 效果密切相关。效果密切相关。 会议的规模会议的规模直接制约直接制约 会议的效率。会议的效率。 会议规模会议规模还与会议成还与会议成 本有关。本有关。 第二节第二节 会议策划会议策划 五、策划会议地点和时间五、策划会议地点和时间 会议地会议地 点的策点的策 划划 会议地点的策划包括两方面会议地点的策划包括两方面 的含义的含义: :一是选择合适的地方一是选择合适的地方; ;二二 是选择合适的场馆是选择合适的场馆( (包括会场、住包括会场、住 食的饭店等食的饭店等) )。 现代会议地点的选择不仅要现代会议地点的选择不仅要 考虑是否能够容纳会议的人数这考虑是否能够容纳会议的人数这 些简单的问题些简单

11、的问题, ,更重要的是考虑这更重要的是考虑这 一地点能否突出会议主题、提高一地点能否突出会议主题、提高 会议效果、有利于实现会议目标会议效果、有利于实现会议目标 。 会议时会议时 间的策间的策 划划 会议时间的策划也涉及两方会议时间的策划也涉及两方 面问题面问题: :一是指什么时候召开会议一是指什么时候召开会议 最为合适最为合适; ;二是指会期的长短。二是指会期的长短。 会期的长短会期的长短要依据会议的实要依据会议的实 际需要来确定。际需要来确定。 由法律法规以及由组织章程由法律法规以及由组织章程 或议事规则明确规定会期的或议事规则明确规定会期的, ,应当应当 严格按规定的会期召开严格按规定的

12、会期召开, ,非特殊情非特殊情 况不得提前或推迟。况不得提前或推迟。 第二节第二节 会议策划会议策划 六、策划会议议程、日程和程序六、策划会议议程、日程和程序 会议议程：会议议程：是会议主要活动的安排顺序是会议主要活动的安排顺序, , 它将会议的议题按付诸讨论、审议和表它将会议的议题按付诸讨论、审议和表 决的次序编排起来并固定下来。决的次序编排起来并固定下来。 确定确定会议日程会议日程是将各项会议活动是将各项会议活动( (包包 括辅助活动括辅助活动) ) 落实到单位时间落实到单位时间, ,凡会凡会 期满一天的会议都应当制定会议日期满一天的会议都应当制定会议日 程程, ,以便与会者和会议工作人员

13、了解以便与会者和会议工作人员了解 会议的具体进程。会议的具体进程。 会议程序：会议程序：是一次具体会议活是一次具体会议活 动的动的详细顺序详细顺序和和步骤步骤, ,是会议是会议 议程的具体化和明细化议程的具体化和明细化, ,可供可供 会议主持人直接操作会议主持人直接操作, ,也可让也可让 与会者了解每次具体会议活动与会者了解每次具体会议活动 的内容及时间顺序。的内容及时间顺序。 第二节第二节 会议策划会议策划 七、会议公关和宣传的策划七、会议公关和宣传的策划 会议的公关和宣传会议的公关和宣传是会议组织工作的有机是会议组织工作的有机 组成部分组成部分, ,也是会议取得成功的重要保证。也是会议取得

14、成功的重要保证。不同类型、不同性质的会议不同类型、不同性质的会议, ,其公关其公关 和宣传的和宣传的目的目的与与意义意义不一样。不一样。 与媒体沟通是会议公关和宣传与媒体沟通是会议公关和宣传 主要的、首选的方法。主要的、首选的方法。 会议的公关和会议的公关和 宣传报道分为宣传报道分为会会 前前、会间会间、会后会后 三个时段三个时段, ,不同的不同的 时段具有不同目时段具有不同目 的和不同的公关的和不同的公关 、宣传效果。、宣传效果。 第三节第三节 会议组织会议组织 一、会议前的准备一、会议前的准备 1.1.会议通知的内容会议通知的内容2 2. .回执或报名表回执或报名表3 3. .会议通知的种

15、类和方式会议通知的种类和方式 ( (一 一) ) 制发会议通知 制发会议通知 会议通知会议通知是向与会者传递召开会议是向与会者传递召开会议 信息的载体信息的载体,是会议组织者同与会者之间是会议组织者同与会者之间 会前沟通的重要渠道会前沟通的重要渠道,是会议准备工作的是会议准备工作的 重要环节。重要环节。 1.1.会议通知的内容会议通知的内容 会议通知的内容要会议通知的内容要 尽可能详尽、明确。尽可能详尽、明确。 (1)(1)会议名称。会议名称。 (2)(2)主办者。主办者。 (3)(3)会议的内容。会议的内容。 (4)(4)参加对象。参加对象。 (5)(5)会议的时间。会议的时间。 (6)(6

16、)会议地点。会议地点。 (7)(7)其他事项。其他事项。 (8)(8)联络信息。联络信息。 有的会议通知有的会议通知 还需附上回执或报还需附上回执或报 名表名表, ,请与会者填请与会者填 写姓名、性别、年写姓名、性别、年 龄、职务、职称、龄、职务、职称、 抵达会议的时间和抵达会议的时间和 交通工具、预订回交通工具、预订回 程票的具体要求、程票的具体要求、 是否参加会议旅游是否参加会议旅游 活动等项目活动等项目, ,然后然后 寄回主办单位或会寄回主办单位或会 议筹备机构。议筹备机构。 会议通知按通知的性质可分成会议通知按通知的性质可分成预预 备性通知备性通知和和正式通知正式通知。 第三节第三节

17、会议组织会议组织 一、会议前的准备一、会议前的准备 ( (二二) ) 制作会议证件制作会议证件 会议证件：会议证件：是会议举行期间供与会是会议举行期间供与会 人员和工作人员以及其他相关人员佩戴人员和工作人员以及其他相关人员佩戴 使用的证件。使用的证件。 会议证会议证 件类型件类型 会议证件会议证件 的格式的格式 会议证件主要有会议证件主要有 出席证件出席证件和和工作证工作证 件件两大类。两大类。 会议证件的格式通会议证件的格式通 常包括常包括: : 会议名称。会议名称。 会徽。会徽。 姓名。姓名。 照片。照片。 证件类别。证件类别。 组别或代表团名称组别或代表团名称 。 证件编号。证件编号。

18、会议日期。会议日期。 涉外会议证件可用涉外会议证件可用 中文和外文两种文中文和外文两种文 字字, ,外文排在中文下外文排在中文下 方。方。 第三节第三节 会议组织会议组织 一、会议前的准备一、会议前的准备 (三三) 准备会议准备会议 文件与材料文件与材料 会议文件会议文件是提请会议讨论和有助审议事项的是提请会议讨论和有助审议事项的 文书材料。文书材料。 会议文件会议文件的准备是开好会议的重要前提的准备是开好会议的重要前提, ,会会 议文件议文件, ,特别是会议主旨文件的优劣特别是会议主旨文件的优劣, , 直接影响会议的质量。直接影响会议的质量。 主持词开幕词主持词开幕词 闭幕词讲话稿闭幕词讲话

19、稿 会议用品和设施会议用品和设施 主要包括：主要包括： 第三节第三节 会议组织会议组织 一、会议前的准备一、会议前的准备 ( (四四) ) 准备会议的物品与设施准备会议的物品与设施 会场基本设施会场基本设施 会场装饰用品会场装饰用品 会场视听器材会场视听器材 会议通信设施会议通信设施 常用文具和印刷设备常用文具和印刷设备 交通工具交通工具 会议专门用品会议专门用品 生活卫生用品生活卫生用品 第三节第三节 会议组织会议组织 一、会议前的准备一、会议前的准备 ( (五五) ) 预算和筹预算和筹 集会议经费集会议经费 会议活动会议活动是一项消费活动是一项消费活动, ,举行任何会议举行任何会议 都要消

20、耗一定的人力、物力、财力。都要消耗一定的人力、物力、财力。 会议经费会议经费的筹集有以下几种渠道和办法的筹集有以下几种渠道和办法: : 行政事业经费拨款行政事业经费拨款主办者分担主办者分担与会者分担个人费用与会者分担个人费用社会赞助社会赞助转让无形资产转让无形资产 使用权使用权 第三节第三节 会议组织会议组织 一、会议前的准备一、会议前的准备 ( (六六) ) 会场布置会场布置 1.1.会场座位格局设计和安排会场座位格局设计和安排 设计设计和和安排安排 会会 场场座位格局是座位格局是 会场会场 布置的首要任布置的首要任 务。务。 会场大小会场大小和和 与会人数与会人数 多少是制约会多少是制约会

21、 场座位场座位 格局设计和安格局设计和安 排的排的 两个重要因素两个重要因素 。 上下相对式上下相对式 礼堂形礼堂形 上下相对式上下相对式 而字形而字形 (1) 上下相对式。上下相对式。 礼堂礼堂( (或剧院或剧院) )形是最常见的形是最常见的 一种座位格局。这种形式既一种座位格局。这种形式既 适合于大型会议适合于大型会议, ,又适合于又适合于 小型会议。小型会议。 全围式全围式 圆形图圆形图 全围式全围式 长方形长方形 全围式全围式八角形图八角形图 全围式全围式回字形回字形 (2)全围式。全围式。 全围式格局适用于召开小型会议全围式格局适用于召开小型会议 以及座谈性、协商性等类型的会以及座谈

22、性、协商性等类型的会 议。全围式格局有圆形、长方形议。全围式格局有圆形、长方形 、八角形、八角形、“回回” ” 字形等具体形字形等具体形 式。式。 (3)半围式。半围式。 突出了主席台的地位突出了主席台的地位, ,又增加了融又增加了融 洽的气氛洽的气氛, ,适用于中小型的适用于中小型的 工作会议等。工作会议等。 半围式半围式 桥形图桥形图 半围式半围式 T T 字形字形 半围式半围式 马蹄形马蹄形 分散式分散式 V V 字形字形 (4)分散式。分散式。 即将会场座位分解成由若干即将会场座位分解成由若干 个会议桌组成的格局个会议桌组成的格局, ,每一个会议每一个会议 桌形成一个谈话交流中心桌形成

23、一个谈话交流中心, ,与会者与会者 根据一定的规则安排就座根据一定的规则安排就座, ,其中领其中领 导人和会议主席就座的桌席称作导人和会议主席就座的桌席称作 “主桌主桌”。这种座位格局既在一。这种座位格局既在一 定程度上突出主桌的地位和作用定程度上突出主桌的地位和作用, , 同时同时, ,更重要的是更重要的是, ,也给与会者提也给与会者提 供了多个谈话、交流的中心供了多个谈话、交流的中心, ,使会使会 议气氛更为轻松、和谐议气氛更为轻松、和谐, ,适合于召适合于召 开规模较大的联欢会、茶话会等开规模较大的联欢会、茶话会等 。 (5)并列式。并列式。 即将会见与会谈的座位安排即将会见与会谈的座位

24、安排 成双方纵向并列或者横向并列的成双方纵向并列或者横向并列的 格局。格局。 座区座区是指按会场内一定规则划是指按会场内一定规则划 分和排列的座位区域。分和排列的座位区域。 第三节第三节 会议组织会议组织 一、会议前的准备一、会议前的准备 (六六) 会场布置会场布置 2.座区划分与座区划分与 座位排列座位排列 1 1 2 2 3 3 座区的划分和排列一般采用以下方法座区的划分和排列一般采用以下方法: (1)(1)按与会者的资格划分和排列。按与会者的资格划分和排列。 一般做法是一般做法是: :正式正式 代表的座区在前或代表的座区在前或 居中居中, ,列席代表安列席代表安 排在后排或两侧。排在后排

25、或两侧。 正式代表正式代表 列席代表列席代表 (3)(3)按代表资格和团组顺序混合排列按代表资格和团组顺序混合排列 排列团组先后次排列团组先后次 序的依据为序的依据为: : 国际会议按与会国家英文名称的当头字母国际会议按与会国家英文名称的当头字母 顺序排列顺序排列, ,第一个字母相同的第一个字母相同的, ,根据第二个字母根据第二个字母 确定确定, ,其余类推。其余类推。 我国全国性会议各代表团的先后次序是依我国全国性会议各代表团的先后次序是依 据国家技术监督局有关各省、市、自治区排列据国家技术监督局有关各省、市、自治区排列 顺序的规定顺序的规定, ,即按法定的顺序排列。即按法定的顺序排列。 一

26、般会议一般会议, ,按代表团、小组、单位名称的笔按代表团、小组、单位名称的笔 画确定画确定, ,首字笔画数相同的首字笔画数相同的, ,根据第二字的笔画根据第二字的笔画 数确定数确定, ,其余类推其余类推; ;也可按代表团、小组、单位也可按代表团、小组、单位 名称的汉语拼音的字母顺序来确定名称的汉语拼音的字母顺序来确定, ,第一个字第一个字 母相同的母相同的, ,根据第二个字母确定根据第二个字母确定, ,其余类推。其余类推。 根据协商达成的约定排列。根据协商达成的约定排列。 (2)(2)按团组划分和排列。按团组划分和排列。 如参加会议的代表具有不同的资格如参加会议的代表具有不同的资格, ,又又

27、分成若干团组分成若干团组, ,则应当先按与会者的资格划则应当先按与会者的资格划 分和排列座区分和排列座区, ,在相同资格的座区中在相同资格的座区中, ,再按再按 团组排列先后次序。团组排列先后次序。 与会者座位次序可按职务高低排列与会者座位次序可按职务高低排列, ,也也 可按姓氏笔画排列可按姓氏笔画排列, ,或按与会者所代表的单或按与会者所代表的单 位名称笔画排列。位名称笔画排列。 第三节第三节 会议组织会议组织 一、会议前的准备一、会议前的准备 (六六) 会场布置会场布置 3.3.会场装饰会场装饰 会标会标 会徽会徽 标语标语 旗帜旗帜 植物植物 灯光灯光 20102010上海世上海世 博会

28、会徽博会会徽 链接：链接：历届世博会历届世博会 会徽精品赏析会徽精品赏析 国际展览局国际展览局 局徽局徽 20052005年爱知年爱知 世博会会徽世博会会徽 与吉祥物与吉祥物 20002000年汉诺年汉诺 威世博会会威世博会会 徽和吉祥物徽和吉祥物 19991999年昆明年昆明 园艺博览会园艺博览会 会徽与吉祥会徽与吉祥 物物 会标揭晓仪式会标揭晓仪式 会标是指以会议名称为主要内容的会标是指以会议名称为主要内容的 会议信息的文字性标志。会议信息的文字性标志。 会徽即体现或象征会会徽即体现或象征会 议精神的图案性标志议精神的图案性标志 , ,一般悬挂在主席台一般悬挂在主席台 的天幕中央的天幕中央

29、, ,形成会形成会 场的视觉中心场的视觉中心, ,具有具有 较强的感染和激励作较强的感染和激励作 用。用。 把会议口号用醒目的书面把会议口号用醒目的书面 形式张贴或悬挂起来形式张贴或悬挂起来, ,即成为即成为 会议的标语。会议的标语。 隆重的会议宜在主席台及会隆重的会议宜在主席台及会 场内外升挂一些旗帜场内外升挂一些旗帜, ,以增加会以增加会 议的气氛。议的气氛。 国旗国旗 的悬挂的悬挂 彩旗彩旗 的悬挂的悬挂 红旗红旗 的悬挂的悬挂 会场内外适当布置植物和花会场内外适当布置植物和花 卉能烘托会议的气氛卉能烘托会议的气氛, ,给人一种给人一种 清新、活泼的感觉清新、活泼的感觉, ,并能减轻与并

30、能减轻与 会者长时间开会的疲劳。会者长时间开会的疲劳。 灯光的强、弱、明、暗及颜灯光的强、弱、明、暗及颜 色色, ,会给会场带来不同的视觉效会给会场带来不同的视觉效 果。果。 主席台的主席台的 座位格局座位格局 4.主席台主席台 布置布置 第三节第三节 会议组织会议组织 一、会议前的准备一、会议前的准备 (六六) 会场布置会场布置 1 1 同会场座同会场座 位格局相比位格局相比, , 主席台主席台的座位的座位 格局可以选择格局可以选择 的形式较少的形式较少, , 一般都采取一般都采取横横 式式。应根据主。应根据主 席台上就座的席台上就座的 人数多少来确人数多少来确 定主席台的定主席台的长长 短

31、短和和排数排数。 讲讲 台台 可以是一排可以是一排, ,也也 可以是多排。可以是多排。 2 2 设置专门的设置专门的讲台讲台, ,有助于突出报告人的有助于突出报告人的 地位地位, ,显示报告的显示报告的重要性重要性, ,也体现出会议气也体现出会议气 氛的氛的庄严庄严和和隆重隆重。 一般情况下一般情况下, ,讲台讲台只设一个只设一个, ,可设在可设在中中 央央, ,也可设在也可设在右侧右侧( (以主席台的朝向为准以主席台的朝向为准) )。 话话 筒筒 3 3 主席台主席台前排前排的每的每 个座位都应装有话筒个座位都应装有话筒, , 便于主席台入座人员便于主席台入座人员 讲话讲话、插话插话。 休休

32、 息息 室室 重要会议的重要会议的主席台主席台旁应设有旁应设有休息室休息室 , ,其作用一是便于领导人到达时集中其作用一是便于领导人到达时集中, ,然然 后依次入场后依次入场; ;二是便于领导人休会时休二是便于领导人休会时休 息、谈话。息、谈话。 4 4 主席台的主席台的 座次安排座次安排 5 5 主席台的座次安排是一个非常重要而且主席台的座次安排是一个非常重要而且 又非常敏感的问题又非常敏感的问题, ,有时甚至是一个严肃的有时甚至是一个严肃的 政治问题政治问题, ,会务工作人员必须极其认真地对会务工作人员必须极其认真地对 待。待。 第三节第三节 会议组织会议组织 一、会议前的准备一、会议前的

33、准备 (六六) 会场布置会场布置 座次图座次图 座次图可张贴或悬挂于座次图可张贴或悬挂于 会场入口处会场入口处, ,主席台的座主席台的座 次图则悬挂在休息室。次图则悬挂在休息室。 指示牌指示牌 在会场门口和场内悬挂在会场门口和场内悬挂 或放置指示牌或放置指示牌, ,指明各座指明各座 区的方向和方位。区的方向和方位。 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 座位号座位号 标识标识 大型的固定大型的固定 会场要有座会场要有座 位号标识。位号标识。 分座区时要把首长席、分座区时要把首长席、 正式代表、列席代表、正式代表、列席代表、 来宾席、旁听席、记者来宾席、旁听席、记者 席等用标志明确区别。席等用

34、标志明确区别。 团组标团组标 识识席卡席卡 每个与会者桌上放置的每个与会者桌上放置的 写有姓名的标签写有姓名的标签, ,有时有时 又称名签。又称名签。 第三节第三节 会议组织会议组织 一、会议前的准备一、会议前的准备 ( (七七) )会前检查会前检查 : :是会前各项准备工作的落脚点是会前各项准备工作的落脚点, ,是保证会议是保证会议 能顺利召开的必不可少环节。能顺利召开的必不可少环节。会前检查的方式会前检查的方式: :一般采取会议领导先一般采取会议领导先 听取会务筹备工作机构的汇报听取会务筹备工作机构的汇报, ,发发 现筹备过程中的薄弱环节现筹备过程中的薄弱环节, ,责成有关部门责成有关部门

35、 或有关人员负责整改或有关人员负责整改; ;会议领导还会议领导还 应亲自到会场进行实地检查应亲自到会场进行实地检查, ,发现问题发现问题, ,及及 时纠正处理。时纠正处理。 第三节第三节 会议组织会议组织 二、会议期间的组织管理二、会议期间的组织管理 报到与签到：报到与签到：是指与会者到达会议是指与会者到达会议 时所办理的手续。时所办理的手续。 重要的或重大的会议活动一般重要的或重大的会议活动一般 都要提前都要提前1 2 天报到。天报到。 要在仔细分析与会者基本情况要在仔细分析与会者基本情况( (性别、年龄、职务、职称性别、年龄、职务、职称 、专业、生活习惯、宗教信仰、相互关系等、专业、生活习

36、惯、宗教信仰、相互关系等) ) 基础上基础上, ,事事 先制订方案先制订方案, ,做到合理分配、合情照顾。做到合理分配、合情照顾。 安排住宿时,住宿要相对集中,助于会议期间的信 息沟通和会务联系,有利于加强对会议的领导和管 理,也有助于休会期间与会者之间的沟通和交流。 安排住宿时,会议住地要尽量靠近会场,最好是会 场和住宿的房间在同一宾馆,这样可以节省时间和 交通费用。 报到与签到报到与签到安排住宿安排住宿会议记录会议记录会议简报会议简报处理议案和提案处理议案和提案 会议概况会议概况 会议进程会议进程 会场情况会场情况 签署签署 会议简报：是反映会议动会议简报：是反映会议动 态、进程和主要内容

37、的内态、进程和主要内容的内 部性简要报道。部性简要报道。 编写方法编写方法 区别：区别： 议案是指法定的机关或具有正式资格的议案是指法定的机关或具有正式资格的 与会者与会者, ,在会议期间向会议的领导机构在会议期间向会议的领导机构 提出的提出的, ,请求在会议上讨论、审议的建请求在会议上讨论、审议的建 议或方案。议案的本质特征就是议或方案。议案的本质特征就是“议议 ”, ,因此因此, ,提出议案的目的就是为了使其提出议案的目的就是为了使其 列入议程列入议程, ,成为本次会议的议题。成为本次会议的议题。 第三节第三节 会议组织会议组织 三、会议后的总结与收尾工作三、会议后的总结与收尾工作 会议结

38、束后会议结束后,要及时对要及时对 会议进行总结。会议进行总结。大型的、重大的、时间长、动用人力和大型的、重大的、时间长、动用人力和 物力较多的会议活动物力较多的会议活动, ,主办方在进行总主办方在进行总 结的同时结的同时, ,对在会议活动过程中能圆满对在会议活动过程中能圆满 完成本职任务或有突出表现的会务人员完成本职任务或有突出表现的会务人员 , ,应予以物质或精神上的表彰和奖励。应予以物质或精神上的表彰和奖励。 对会议活动全过对会议活动全过 程的有关文字材料、程的有关文字材料、 照片、音像资料及其照片、音像资料及其 他物品他物品,进行整理、立进行整理、立 卷、装封和入库。卷、装封和入库。 第

39、四节第四节 国际性会议国际性会议 一、国际性会议概述一、国际性会议概述 国际性会议：国际性会议：泛指与会者来自或代表不同的国家或地区的会议。泛指与会者来自或代表不同的国家或地区的会议。 国际性会议的类型国际性会议的类型国际性会议的基本准则国际性会议的基本准则 国际性会议可以分成国际性会议可以分成 三种类型三种类型: :不同国家之间的官方会议。不同国家之间的官方会议。 非官方的国际性会议。非官方的国际性会议。 官方与非官方混合型国际性会议。官方与非官方混合型国际性会议。 国际性会议与国际会议国际性会议与国际会议 两者相互之间既有联系两者相互之间既有联系 又有区别。国际性会议又有区别。国际性会议

40、的概念要比国际会议广的概念要比国际会议广 泛。泛。 1.1.各国的主权平等各国的主权平等 出席国际性会议的出席国际性会议的 对象往往来对象往往来 自不同的国家和自不同的国家和 地区地区, ,代表不代表不 同的种族和同的种族和 民族民族, ,他们具他们具 有不同的有不同的 意识形态、宗意识形态、宗 教信仰和教信仰和 风俗习惯。风俗习惯。 当当国际性会议国际性会议涉及涉及与会各国与会各国 各地区各地区的实际利益时的实际利益时,应当本着互应当本着互 惠互利的精神惠互利的精神,通过协商、对话来通过协商、对话来 解决分歧和争端。任何一方都不解决分歧和争端。任何一方都不 能把自己的意志强加于其他各方能把自

41、己的意志强加于其他各方, 损人利己。损人利己。 无论是政府间的大型国际会议无论是政府间的大型国际会议, ,还是民间大量的企业性国际会议还是民间大量的企业性国际会议, ,任何一个国际会任何一个国际会 议选择在一座城市召开议选择在一座城市召开, ,都会为这座城市带入都会为这座城市带入大量的商务活动大量的商务活动, ,带动该城市酒店业、交带动该城市酒店业、交 通运输业、商业等相关产业的发展通运输业、商业等相关产业的发展, ,因而会因而会间接地拉动城市的经济间接地拉动城市的经济。 第四节第四节 国际性会议国际性会议 二、国际性会议现状二、国际性会议现状 总部：荷兰阿姆斯特丹的国总部：荷兰阿姆斯特丹的国 际会议协会际会议协会(ICCA)(ICCA) 成立于成立于19631963年年, ,是全球会议活动市场是全球会议活动市场 供应商之首要组织。供应商之首要组织。 第四节第四节 国际性会议国际性会议 三、国际性会议市场细分三、国际性会议市场细分 协会会议市场的特点协会会议市场的特点公司会议市场的特点公司会议市场的特点 协会会议中科技会议的市场状况协会会议中科技会议的市场状况 协会协会 会议会议 公司公司 会议会议 协会：协会：由具有由具有共同兴趣共同兴趣和和利益利益的专业人员或机构组成。的专业人员或机构组成。 协会会议市场可分为协会会议市场可分为 (1)(