前台工作作业指引

1、前台工作作业指引 1目的 前台是公司的窗口，承载着企业形象和安全管理第一道关的责任。前台工作的重要性由此可 见。为使前台工作少出或免出纰漏，打造公司良好形象，确保办公工作区域的安全，特制订本作 业指引。 2适用范围 本作业指引适用于公司前台岗位的工作。 3定义 关闭制度：所谓“关闭制度”，是指下班后办公工作区域的灯、空调、电源、窗和门要按规定 进行关闭并落实责任，形成制度性惯例。 4权责 4.1 前台文员 前台文员的主要职责为门禁管理、来客来访接待、员工考勤监督、会议室管理、邮件收发管 理等等；负责做好上述职责行使过程必要的记录和台帐登记工作；负责异常事件的记录并报告。 4.2 行政主管 行政

2、主管为前台文员的上级主管，监督和指导前台文员按本作业指引的要求做好本职工作， 对前台文员的工作进行绩效考核；对前台文员发现的违规事项，负责按公司制度规定进行处理； 负责骚扰事件、失窃事件以及其他突发应急事件的处理等。 4.3 人力资源主管 人力资源主管负责指导和督促前台做好员工监勤工作（包括打卡、员工外出登记、员工请假 等事项），审签前一天的出勤记录，审签月度考勤汇总表等。 5内容 5.1 门禁管理 1）公司工作日（周一到周六），前台文员应提前10分钟到岗，准时打开大门和各大办公室的 门；然后到各办公室巡查一遍，看是否有异常情况（包括门窗未关、水笼头未关、大灯未关、电 源未关、电脑未关等一般性

3、异常情况，以及疑似失窃等的重大异常情况）。如发现一般性异常情况 的，应记录在案（登记到异常事件登记表上并拍照留存），后报行政主管处理；如发现门窗有 撬动或物品乱摊等疑似失窃的重大异常情况的，应先拍照留存和保护好现场，再立即报告行政主 管和公司相关领导处理。 2）公司工作日应延后 15分钟下班。下班后离开前，应检查一遍整个楼层各办公室、会客室、 会议室、卫生间、文控室等区域“关闭制度”的执行情况，并做好记录（登记到“关闭制度”执 行情况检查表上，于昱日报行政主管）。发现未关好但人已离开的， 要主动帮助关上并记录在案。 如遇还有员工在加班的，要提醒其离开后做好“关闭制度”，关好门窗和电脑等。并负责

4、安全通道 大门是否落锁的检查，确保安全无虞。 3 ）提高警惕，防范来公司骚扰的人员。遇到此类人员时，先不要开门，应问清楚找何人、有 何事后再作决断。如对方答非所问或与实际有出入的，应电话报行政经理或公司领导处理。如经 核实确为来客来访的，按 5.2条程序处理。 4）监督出入员工的形象。对违反上班时间员工行为基本要求及公司其他制度的人和事， 应予以制止和纠正；对不听劝告者，应记录在案（登记到异常事件登记表上），并报行政主管 处理。 5.2 来客来访接待 5.2.1 来客来访时要按以下流程进行： 1 ）礼貌地询问来访意图； 2）指导来客填写访客单，并做好台帐登记（填写到来客来访登记表上）； 3 ）

5、联系受访人员； 4）指引到会客场所； 5 ）访客离开时收回并注销访客单，同时在登记台帐即来客来访登记表注销； 6 ）有礼貌地送客。 5.2.2 当有重要客户来访或有会议时，应做到： 1）事先通知保洁员整理会客室，准备好茶水等； 2）给来客倒茶水，并定期送水； 3） 做好接待的其他服务（如打字、复印、资料准备等）。 5.3 员工考勤监督 5.3.1 监督员工考勤 1）做好员工的指纹录入工作，发现未录入的，及时通知员工录入。 2）督促员工进行考勤。发现在岗但未考勤的，要向员工本人查询原因，并告知其要按规定考 勤。对不听劝告者，报人力资源主管处理。 3 ）于次日导入上一天的考勤数据，形成日报表并打印

6、成纸质表，报人力资源主管审签后于次 日上午9时前在公告栏上公布。 4）于次月2日前将上月的考勤数据予以汇总统计，形成考勤月报表，在报人力资源主管审阅 后打印成纸质月报表，签字后报人力资源主管，由其上报给公司相关部门和相关领导。 5.3.2 监督员工外出 上班时间员工无论何事外出，前台文员均须校验其外出单 （包括外出审批单、或出差单、 或请假单、或出车单等），经验证无误后才准放行；员工回程后，须督促其在外出单上进 行注销。 5.4 会议室管理 1 ）负责大会议室使用申请的统一受理和安排。 2 ）负责所有会议室的管理，包括： a）会前通知保洁员或自行整理会议室，准备好茶水等； b）开会期间定期送水

7、； c）做好会议需要的接待服务，如打字、复印、资料准备、会议室布置等； d）会后通知保洁员打扫或自行收拾干净； e）做好会议室平常时间的卫生安全监督，检查关闭制度的落实情况等。 5.5 邮件收发管理 1）公司所有外来邮件（包括政府文件、个人信件、包裹、报纸等，但费用到付的邮件除外） 统一由前台文员接收，并将每个邮件登记在邮件收件记录表上。发放时，要发送到本人手中， 并由收件人签字，以备查之需；当天无法送达须隔天送的，要存放到安全的地方予以保管，以免 丢失。 2） 需要外寄的公司邮件和信函（寄件人须持审批单方可由前台文员统一办理外寄），由前台 文员统一登记到邮件投递记录表上，然后联系快递公司寄出

8、。底单须妥善保管，以备报销时 查验用。 3）每月汇总统计邮资费，持相关审批单统一办理报帐手续。 4 ）严格把关，防止个人寄件的邮资费计到公司邮资费上。 5.6 其他要求 561注意事项 1）负责前台区域的卫生监督，确保整洁干净。 2）个人物品严禁放到台面。 3）保管好责任物资。 4 ）相关卡物放在指定地点，不要随身带走。 5）注意自身形象，保持端庄大方，不要化浓妆，禁止穿拖鞋。 6）不要让无关人员坐在前台座位上，以免影响观瞻。 5.6.2 监督走廊、会议室、会客室等场所的卫生清洁状况，要求桌椅摆放整齐，桌面无水渍、杂 物，烟缸、地面无垃圾，墙角无蜘蛛网，室内无异味；发现走廊灯或水笼头有损坏的，

9、应及时报 行政主管处理。 5.6.3 准确传递和转达信息。一是接到或看到其他异常情况（如室内墙面渗水、门窗有损坏、办 公物件有损坏等）时，应迅速报告行政主管或公司相关领导，并登记到异常事件登记表上； 二是领导吩咐转达的事项，要及时转达，不能拖延；三是接到来客来访请求转达给公司员工的事 项，要及时告知当事人，不要遗忘；如有物件要转交的，应当面转交。 5.6.4 每天定期（上午、下午各 1次）沿走廊到相关场所进行巡查，检查走廊大灯、洗漱台和卫 生间的水笼头等是否关闭，过道是否堆物，打扫是否干净等。发现问题当场指出，或报行政主管 处理。 6相关文件 访客登记制度（2011年6月2日版本） 工作时间员

10、工行为基本要求（东能运营201421号） 考勤管理制度（2009版以及2012年3月1日版本） 邮件报刊收发管理制度（绍东能函字201137号） 7附件 无 8 表单 异常事件登记表 “关闭制度”执行情况检查表 访客单 来客来访登记表 邮件收件记录表 邮件投递记录表 员工出勤日报表 员工考勤月报表 渺渺红尘，茫茫人海，没有过早，也没有太晚，遇见的自然是恰逢其时。 有人说，这世间的所有相遇，都是久别重逢。惟有父母与子女，是为了别离。 父母为自己付出的，永远是百分之百的绵绵恒爱。每当看到满头如雪，弯腰驼背，步履蹒跚的父亲母亲，总会不由自主地想起，他们曾用最纯朴、最勤劳的方式为自己撑起过一片天，现如今却是衰老 伴着他们走过一年又一年。 于父母眼里，自己就像飘在天空的风筝，无论飞得多高多远，他们也舍不得松开牵挂的那根线。这种深厚的爱，若高山阔海，就算用一辈子的时间，恐怕也回馈不完想来那句：你养我长大，我陪你 变老，应是最好的报答。 记得一首友情的歌，里面那段歌词格外打动人：友情，人人都需要友情，不能孤独，踏上人生的旅程 听完，特别想感谢那些出现在自己不同人生阶段的朋友，感谢这一路上你们给予的支持和鼓励。此生何其幸运，能成为彼此的亲密挚友。除了家人，最熟悉我的还有你 童年，一起玩耍嬉戏；少年，一起努力学习；青年，互相聆听各自的小秘密；愿中年的彼此，都能好好保重自己；愿我们