如何做好办公室文秘工作

1、办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各 部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和 指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人 员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办 事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给 整个工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何， 直接制约和影响着全局 各项工作的开展和各项工作任务的完成。 秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因

2、此， 要做好办公室工作，个人认为秘书人员必须做到以下几方面： 五、做好提案预案与保密工作 在办文、办事、办会中，文秘人员都要先走一步，搞好提案预案工作，而不能事事让领 导去考虑，去操心。 人无远虑，必有近忧”，居安思危”就是说要有前瞻性、 超前性的思想。 因此，在办理每一件事情的过程中，都必须把可能会发生的事情都考虑在整个计划、组织、 协调范围内，并事先制订应急预案，以防万一，确保整个工作顺利开展。 秘书工作人员身处领导机关的核心要害部门， 又在领导人身边工作，掌握和知悉机要极 多，做好各方面的保密工作非常重要。 因此应做到不该说的机密， 绝对不说，不该问的机密， 绝对不问，不该看的机密，绝对

3、不看等。 六、做好与领导的沟通、协调工作 （1）建立与领导 对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领 导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以对接”的工 作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决听懂”的问题；二是秘书 要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决 回答”的问题，这就需要秘书注意培养自 己的政治修养和政策水平； 三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责 任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。当前 的中心工作是什么？急待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，

4、秘书要了熟于心， 即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。 （2）秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏, 畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导 朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一 切从工作考虑，为领导着想，何为之有？工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦 然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进 入工作状态，更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然。 做好文秘工作应处理好三种关系 文秘工作是

5、办公室履行“参与政务、办理事务”职能的重要载体。作为枢纽机构，办公室的 服务工作是否到位、 助手作用是否发挥、 窗口效应是否体现， 与文秘工作能否奋发有为关系 极大。做好新形势下的办公室文秘工作，必须强化与时俱进理念， 把握行业工作特点， 学会 处理好三种关系： 一是“学”与“研”的关系。 学习是文秘人员的第一要务。文秘工作者应当把学习和研 究摆在工作的首要位置。一方面，要加强对写作和业务知识的学习和掌握，准确把握和全面 理解新时期行业工作的动向和指导实践理论的发展，尤其是国家局关于推进行业改革的措施 和言论要保持高度的敏锐性并高度关注和掌握，只有坚持不懈、日积月累，才能循序渐进、 厚积薄发。

6、另一方面，文秘人员应利用参与会议、调研、考察等活动的机会了解和吸纳来自 各方的知识和信息， 做到广闻博览、广泛涉猎，促使自己具备广阔的眼界和知识面，并注意 收集素材，努力做到学以致用。 二是“承”与“创”的关系。文秘工作人员首先应当在秉承传统的基础上精通各项业 努力做到继承与 务，扎实而有效地完成工作任务。在思想上与时俱进，在工作中大胆探索, 创新的和谐统一。坚持文字起草上“出新”。大到工作报告，小到会议通知，都应加强行文 的思想创新、体裁创新和内容创新，力争让人感觉耳目一新；坚持工作方式上“求新”。对 所负责的工作经常作全面性、前瞻性的思考，对具体的事务要善于出新点子、新办法，特别 善于灵活

7、运用现代化办公手段，不断提高办事效率；坚持在服务领域上“拓新”。要努力克 服文秘服务的被动局面，发挥主动能动性，积极拓展服务领域，力求先人一步、快人一拍、 高人一筹，为单位领导干部提供高质量的服务。 三是“助”与“换”的关系。 贯彻领导意图是文秘人员工作的基本准则。作为文秘人员， 应当努力适应领导要求，在当好参谋助手上下功夫。工作中，既要能够准确处理公文，认真 办理事务，又要能够围绕中心工作， 及时调查研究和搜集信息，为领导决策提供参考；既要 能够从小处着手当好领导的“手脚”和“耳目”，又要能够从大处着眼当好领导的“外脑” 和“智囊”。但服务领导也要学会换位思考，这样才能“参”到点子上，“助”

8、到关键处， 力求经常性地站在领导的角度思考问题、处理问题、解决问题，要细心及时捕捉领导的思维 亮点，对具体问题的思考要努力接近领导的思路，力争思想上与领导接轨，才能扮演好领导 满意的角色。 作为文秘或者总经理助理，我们必须要做到想老总之所想，急老总之所急；作为文秘，我们 是老总的喉舌，要说他之想说，避开他之不想说的话题。 要顺利完成我们的职位所赋予的工 作，我们大概要在以下几个方面狠下工夫： 1、力求思维敏捷、头脑灵活，善于及时准确领会领导意图，同时忠于职业操守。助理 或文秘要很感觉敏锐，对周围发生的事，能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把 握住事物的本质特征。这样才能争取主动，提高效

9、率。要做到这一点，必须下功夫做有心人。 要经常看书学习，思考问题。要多接触各方面的情况，及时了解基层员工在想什么，部门领 导在想什么，老总在想什么，做到胸中有数，超前思维。但是，思维敏捷必须注意不要聪明 过头，否则便会聪明反被聪明误。准确领会老总意图，决不能见风使舵，投老总之所好，看 眼色行事。我们要忠诚老实，如实反映情况和处理问题，不撒谎、不掺假，不能为讨好老总 而随便夸大或缩小。 2、不折不扣按老总指示办事，同时富有主见。文秘（助理）与老总的上下关系，决定 了处于被领导地位的文秘 （助理）必须听从老总指挥，忠实地按老总指示行事，把自己的工 作严格限定在老总指定的工作范围之内，不得自行其是。

10、老总的指示具有严肃性和权威性， 我们必须不折不扣地忠实执行，要围绕他的活动，积极开展工作，下大力气帮助老总抓出成 效来。我们要学会从被动中求主动，要善于观察掌握老总的性格、作风等个性特征，便主动 配合，形成工作上的默契一致。但是，严格按老总指示行事，不等于盲目服从、曲意逢迎。 一旦遇到老总作出不妥的决定或者明显失误时，我们还必须出以公心，予以提醒或建议，切 不可为博得老总的欢心而迎合屈顺，甚至火上加油。 3、勤勤恳恳、吃苦耐劳，能忍受怨言、经得起委屈和挫折。我们的工作是非常辛苦的， 可能没有节假日，可能不分上下班，自己能够自由支配的时间很少，脑神经长处于紧张的备 战状态。我们担负的任务很重，

11、常年累月辛勤工作， 兢兢业业，勤勤恳恳，不为名，不为利， 从事寂寞事业，甘当无名英雄，“只问耕耘，不问收获“，这是相当难能可贵的。但是，作 为文秘，仅仅做到这一点还不够，还要有忍受怨言，经得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要 宽，度量要大，甜酸苦辣都要能装。因为文秘工作，功劳往往不明显，问题却表现得非常突 出，而且影响很大，有时还会吃力不讨好。我们要有强烈的事业心，要腿勤、手勤、嘴勤、 脑勤，尤其要做到脑勤。别人没有想到的问题我们要想到，别人没有考虑到的地方我们要考 虑到。要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，把工作做好。 4、兢兢业业做好服务工作， 不给领导帮倒忙。我们要

12、从各方面做好对老总的服务工作， 比如要围绕有关工作的关键环节和中心任务，高效率地处理电文， 适时安排有关活动， 主动 收集、分析、综合情况，研究带有普遍性、倾向性的问题，为老总决策和进行管理提供优质 服务。要善于行使老总赋予的职权去完成老总交办的任务，如实施检查督促、搞好综合协调 等，保证其指示的贯彻执行。还要把文书收发、登记、打电话、接待来访、上令下达等事务 性工作有条不紊地处理好。但是，对老总服务也要掌握分寸，孔子讲“过犹不及“，服务不 周到要影响老总工作，做过了头则会影响老总的形象。我们可以参照以下原则：一是要按规 定办事。二是要多作请示汇报。遇到规定不明确或自己吃不准的事，应及时向老总

13、汇报，请 作定夺，切勿自作主张。 不经老总授权，不可私用老总名义办事或回答问题。三是要严格要 求自己。我们不是权利部门，但接近权利渠道，如不严格要求自己就会损害老总的形象。 5、既可参与决策、组织协调等重要工作，也能细致扎实地干好每一件具体琐事。从某 种意义上讲，总经理办公室是“不管部“，上自领导决策，下到衣食住行，找不到主的难办 事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文秘必须文武兼备、粗细结合，大事要干得 了，小事也要能干。古人说“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂“。我们要取二者之长，做 到“大事不糊涂，小事能谨慎，无论大事小事，确保办一件成一件。 要干好参与决策这样 的大事，必须努力提高

14、理论、 政策水平，增强独立思考能力、 识别是非能力、综合分析能力。 在组织协调方面，我们不光要搞好战略协调、计划协调、政策协调和事务协调，还要搞好上 下左右以及领导班子成员之间人际关系的协调，这是做好工作的重要基础。因此，我们要通 过自己的工作消除领导之间可能出现的误解，打通部门之间的隔阂，搞好上下之间的衔接。 在琐碎的具体小事方面， 要以高度负责的态度搞好誊写校对、打印装订，甚至添茶倒水、打 扫卫生等工作。这些小事一丝不苟地做好了， 可以从一个侧面反映我们兢兢业业的严谨作风， 给人以好印象。 一、正确对待文秘工作 办公室在单位里除了要发挥领导的参谋助手作用外，还要承担文稿撰写、文件处理、行政

15、管理、机要 保密、信息收集、公关接待、综合协调、企业宣传等方面的任务。而文秘工作作为办公室履行“参与政务、 办理事务”职能的重要载体，其主要工作归纳起来就是办文、办会、办事，其质量的好坏关系到办公室的 服务工作是否到位、助手作用是否发挥、窗口效应是否体现，更重要的是关系到能否正确把握宣传导向、 全面贯彻上级文件精神及传达领导的讲话精神。作为文秘人员，其技术性、体力性的劳动并不多，多数是 文字材料性的工作。这些工作看似简单，但其实是对个人政治理论水平、政策水平、文字功底的一种综合 性检验。要做好这些工作，除了要善于把握时事政策导向外，还要善于在工作中不断总结提高，更要有吃 苦耐劳、乐于奉献的精神

16、。 “没有任何借口”是美国西点军校的校训和校风。办公室作为一个部门的窗口和纽带，要树立“想尽 一切办法完成任务，不找任何借口”的理念。因此，一个文秘人员素质的高低，直接体现着文秘工作的强 弱，直接体现着对本职工作是否尽职尽责。作为文秘人员，不仅必须具备扎实的专业知识技能和较好的文 字功底，还应具备良好的心理素质、适应能力和沟通能力；不仅要有睿智的头脑，敏锐的洞察力，还要以 阳光心态迎接挑战。文秘人员要有“苦中作乐”的心态，要有自己的想法和思路，不断接受新知识，按照 公司的规章制度及工作流程办事，合理安排工作和时间，培养自己的工作能力和沟通能力，提高工作效率。 二、当前办公室文秘工作存在的问题

17、随着烟草企业队伍素质的整体提高，行业文秘工作也有了很大进步，但仍然存在一些不容忽视的问题， 值得我们认真思考。 一是忙于日常事务，统筹协调、解决问题的能力不高。针对办公室集文秘、服务、企业文化、接待等 综合职责，文秘人员经常沉浸于纷繁复杂的事务中，没有把握住工作重点，有时统筹协调、解决问题的能 力不高，以至于出现上下沟通不够，协调不畅，起草文稿材料思路不清，难以起到参谋助手作用。 二是办公室文秘人员少，工作负担重。一些单位主要从事文秘工作的人员相对不足，加之工作比较繁 杂，很多时候出现“头痛医头”、“脚痛医脚”，顾此失彼的现象。虽然还要经常加班，但效率不高、质 量不好、领导不满意，严重影响了办

18、公室工作的开展。 三是文秘人员的综合素质跟不上工作要求。由于工作要求越来越高，办公室文秘人员现有的专业知识 已远远不能适应新形势下对文秘人员的要求。首先是专业知识欠缺。现在的文秘人员基本是半路出身，没 有系统学过文秘专业知识，不能满足工作的需要。其次是知识更新过慢，思路不宽。办公室人员外出学习 培训机会少，视野不开阔，工作思路不宽，知识更新慢，无论是办文、办会、办事都与领导的要求还有差 距。 四是信息调研工作滞后，参谋作用发挥不好。由于办公室工作的局限性，去基层调研的机会较少，面 上情况掌握不清，报送信息滞后，虽然花了不少的时间和精力，却没有达到预期的最佳效果。 三、对做好办公室文秘工作的思考

19、 为了更好地胜任自身工作，文秘人员需要不断的反思和改进工作方法，让文秘工作适应新形势下行业 改革发展工作的需要。 （一）进一步加强系统学习，提高综合素质 工作方式方法的创新来源于勤奋学习、善于学习。一是要紧紧围绕企业生产经营和改革发展的中心， 首先按照“超前谋划、提前落实、注重细节、保证质量”的要求，进一步加强对国家局重要政策、法律法 规、业务知识等方面的学习，提高思想认识和政治敏锐性，学会从政治的角度来辨证的分析问题和解决问 题；二是要学会“吸众家之长，补一己之短”，把提高自己的写作水平作为增强能力的重点来勤学苦练， 使自己成为“杂家”，做到“提笔能写、开口能讲、遇事能办”；三是强化自身能力

20、，特别是“三基本” 训练，即：基本思路训练、基本能力培养、基本素质教育，进一步提高期思维能力、履职能力和执行能力, 做到“履职有思路、办事懂规则、工作有水平”，确保在以后的工作中能在节奏上超前，在“精实”上下 功夫，在“创新”中出思路，在“优质”上提水平。 （二）改进工作方法，提高办事效率 办公室工作每一项都与全局有着密切的联系。作为办公室文秘人员，一定要在工作方法上下功夫，提 高自己的办事效率。 一要甘于奉献，扎扎实实做好本职工作。办公室工作的宗旨是服务，服务就意味着奉献。因为文秘工 作有时没有节假日，不分上下班，自己能够自由支配的时间很少，因此，要做好工作，必须要有吃苦耐劳、 无私奉献的精

21、神，必须要有不图名、不图利、默默无闻的精神；要将任劳任怨作为修身养性的根本，在工 作中不断充实和完善自己，使自己的全部聪明才智得以充分发挥。 二要理清思路，有条不紊的做好本职工作。要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，做到忙而不乱、 紧张有序。同时，还要善于思考，别人没有想到的问题我们要想到，别人没有考虑到的我们要考虑到。要 运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，不断摸索工作规律。 三要注重细节，加强沟通协调。“细节决定成败”。办公室工作接触面广，在工作中文秘人员要按照 “超前谋划、系统落实、注重细节、保证质量”的工作方针，坚持“严、细、快、实”的工作作风，低调 做人、潜心

22、做事，以更加认真、更加负责的态度，强化大局意识，一丝不苟；同时正确认识和对待组织、 自己和他人，以实际行为来感染和带动其他同事，这样才能真正协调好各部门的关系，有利于各项工作的 开展。 四要抓住重点，做好办公室服务工作。办公室文秘人员的工作重点主要是办文、搞好信息宣传。首先 会议未开，文秘先行。文秘人员在起草领导讲话稿前，必须要领会领导的意图，然后认真思考，精心构思, 阅读相关资料，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文办理、重要信息报送、重要事项督办、重要会议和 重大活动筹办，确保万无一失。其次做好文件的上传下达工作。要在严格做好公文处理及发文审核工作的 同时，努力做好文件的上传下达工作，尤其是一些重要文件的上传下达工作。最后是积极主动，做好信息 报