电子文献的管理与利用

1、电子文献的管理与利用电子文献是指一切以电子方式贮存、传递和阅览的出版物， 出版物的文字和图像以数字的形式存贮在磁带、 磁盘、 光盘等载 体上， 使用时通过计算机等输出设备来传递， 最终显示在视频终 端上，传统上也称为“非书资料”，它包括机读文献、视听文献 和缩微文献等。其中机读文献和视听文献，因其具有体积小、容 量大、图文声像并茂、成本低、便于携带和利用等特点，越来越 受到广大读者的喜爱， 在很大程度上有效地满足了人们对获取信 息的及时性、便捷性、多样性、动态性方面的需求 1 。电子文献是现代信息社会发展的必然产物， 在整个社会的文 献信息资源体系中， 这类文献资源不仅内容包罗万象、 无所不有

2、， 就其载体形态而言，既有早期的唱片、电影片、幻灯片、缩微胶 卷、缩微平片等， 也有当代出现的录音带、 录像带、 磁盘、光盘、 U盘、存储卡、纳米盘以及微盘等存储介质。由于全球信息量的 急剧扩大， 在这类文献资源中， 特别是光盘等新型载体资源所占 的比率正在成倍地增长， 并逐步动摇着印刷型文献长期以来在文 献资源体系中的主导地位 2 。然而，随着科学技术的日益进步， 这类文献资源的存储介质仍在不断变幻， 单体存储容量仍在极速 增大，相信在不久的将来会有更多的新载体和新品种面世， 而所 有这些发展趋势都无疑为图书馆的文献资源管理带来新的挑战。 如何组织和利用电子文献也将是图书情报人员所面临的新的

3、研究课题。1 电子文献管理的现状与问题 长期以来，电子文献的组织与利用研究之所以不被图书馆重 视，主要有三方面原因：一是这类资源的内容与形态十分繁杂， 具有广泛性、无序性、分散性、流动性等特征，不像图书比较单 一；二是这类资源的存储载体普遍寿命较短，容易损坏，且不宜 保管和无限度地重复使用； 三是由于阅读习惯所致， 这类资源的 利用还主要集中在电影、电视、音乐、美术、娱乐、游戏、语音 听读和教学课件等类型资料上， 至于大量的文字性读物， 其利用 率相对来说还是比较低的。2 电子文献的组织编排与揭示利用2.1 组织编排原则 目前，国内图书馆对电子文献进行组织管理的程度、方法、 代码符号和组配形式

4、各不相同。 在程度上， 有的进行全面系统的 组织管理，有的部分进行或不进行组织管理；在方法上，有用代 码符号区分的，有不用代码符号区分的；在标识代码符号上，或 是拉丁字母，或是阿拉伯数字，或是混合组配；在组配形式上， 有代码分类标识进行组配的， 有分类标识代码进行组配的等 等。但无论采用哪一种方式进行组织， 笔者认为都应当充分体现 “集中载体、区分类别、标识简明、易检易排”的原则。2.2 组织编排方法从目前电子文献的出版发行方式上看， 有独立发行和随书发 行两种形式。一般来讲，独立发行的电子文献资源自成体系，具 有完整性特点； 而随书发行的电子文献资源常常是纸质图书内容 的扩展和补充，具有辅助

5、性特点。因而，我们应当根据这两种发 行方式各自的用途和特点，采取不同的方法进行组织和编排。1）独立发行电子文献资源的组织编排方法 对于独立发行的电子文献， 我们在进行组织编排时， 首先要 考虑其在整个馆藏文献组织体系中的独立性，即：独立标识、独 立存放、独立组织管理与利用。同时在内部编排中，既要体现载 体类型特征， 又要反映其内容特征。 笔者在借鉴其它图书馆做法 的同时， 根据多年进行文献资源组织管理的研究和实践， 认为对 独立发行的电子文献采取“载体代码 +分类标识”的组织编排方 法更为适宜。通过“载体代码 +分类标识”方法组织的文献资源，最大特 点就是即按照载体类型分别集中各种不同载体的文

6、献， 又在各自 载体类型中按照分类体系进行组织编排， 同时兼有“区分载体” 和“揭示内容”两大功能， 这对于提高“电子文献”的管理与利 用率十分有利， 当读者按照某一载体类型索取文献资源时， 无论 是通过opaC佥索，还是在架位上直接查检，其索取效果都是非 常明显的。2）随书发行电子文献资源的组织编排方法 随书电子文献资源都是为了与图书配套使用， 为方便理解和 充实图书内容等而设计的， 是图书内容的补充和说明， 它以更直 观、更形象的方式帮助我们理解和丰富图书的内涵。 对于图书的 阅读而言，它是不可分割的重要组成部分。2.3 附件加工与架位标识由于电子文献载体形态各异， 因此，要根据各种载体的

7、不同 特点，对每一种载体附加各自统一规格的外包装，如：磁带、光 盘、磁盘盒（袋）等。然后在外包装盒（袋）上附加各自的单册 馆藏标识，如条形码、书标等。我馆是将条形码贴于外包装正面 居中下方，书标贴于外包装右上角（或其它适当位置）并加贴护 膜。同时，在电子文献载体本身的适当位置，用软头水笔手工标 识索书号、 条码号等馆藏信息， 这将有效地解决文献本身与外包 装分离后难以归位问题。 为了让工作人员和读者能够快速准确地 查找到自己所需要的电子文献资源， 还应在每个存放柜的上方标 示出此柜收藏的电子文献资源载体类型、 所属学科范围以及组织 排列序号等，以便存取和利用。2.4 书目编制与揭示利用为了准确地描述电子文献的载体类型特征和内容特征， 使电 子文献得以充分的揭示和利用， 我馆依据全国图书馆联合编目中 心、国家图书馆图书采选编目部编制的电子资源著录规则和 电子资源机读目录格式 的具体要求， 捕捉和把握“规定信息 源”所反映的特征，对每一种电子文献编制较为详细的书目记 录。由于随书发行的电子文献“单册”是与其主体图书的“单册”同步处理，一般情况下很难辨别其载体特征，因此，在进行“单册”标记处理过程中，我们还专门在 OPAC注释项中为随书 发行的电子文献加以注明， 这就可以把随书发行电子文献的“单 册”载体信息一目了然地展现给读者。对于电子文献， 图书馆必须打破