医院综合档案管理办法（完整版）

1、医院综合档案管理办法第一章总则第一条为了进一步规范医院档案管理，使档案资料更好地为医 院发展服务，根据中华人民共和国档案法和省档案工作条例 等相关法律法规，结合医院实际制定本办法。第二条医院综合档案是指医院在履行主要职能活动中形成的能 够反映医院基本历史面貌，对医院各项工作、建设和研究；对维护医 院、集体和职工权益具有保存价值的并办理完毕的各种形式和载体的 文件材料；以及医院收到、并办理完毕的有保存价值并需要执行的上 级及相关部门的文件材料。第三条医院综合档案实行集中统一管理。各相关处、科室负责 本部门形成的各种形式和载体的文件材料的收集、整理及归档工作, 确保应归档文件材料的齐全、完整、准确

2、。第二章档案管理体制和机构职责第四条医院综合档案工作实行统一领导，综合管理、分级负责 的原则。有一名院领导分管医院档案工作，设档案科，隶属院办公室。第五条档案科统一管理医院综合档案。档案科的基本职责：（一）贯彻执行国家、国家卫生计生委、省卫生计生委、省档案 局关于档案管理方面的法律、法规和卫生档案管理制度、业务规范和 技术标准;规划全院的档案工作。（二）制订本院各项档案管理制度、规范：指导、检查、验收各 归档部门文件材料的收集、整理和归档工作。（三）负责接收（征集）、分类、编目、鉴定、统计、保管医院 综合档案和有保存价值的资料。（四）负责提供医院综合档案的利用。加强档案信息开发和网络 化服务，

3、编辑档案参考资料，开展档案宣传工作。（五）建立健全本院档案工作网络，负责全院兼职档案人员的业 务培训。（六）严格库房管理，保证档案安全。（七）完成院领导交办的有关医院档案方面的工作。第六条档案工作人员应当爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务 专业知识，掌握现代化档案管理技能，定期参加档案专业培训。第七条医院各归档部门，应设一名兼职档案员，负责本部门归 档文件材料的收集、整理、归档工作。各归档部门文件材料的收集整 理工作在档案科的指导下进行。第三章文件材料的收集、整理、归 档工作。第八条本院档案工作实行文件材料形成部门整理归档制度。各 归档部门应把能够反映本院主要职能活动，以及上级下发的各种形式 和

4、载体的具有保存价值的文件材料，及时、系统地收集齐全、完整。第九条档案工作要与本院的各项工作协调发展，将档案工作列 入各部门的岗位责任制中，逐步做到“四同步（即布置、检查、总 结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作）。第十条档案科要不断完善相应的归档制度，并纳入到各部门兼 职档案员的职责范围中。第十一条兼职档案员负责本部门工作中产生的具有保存价值的 文件材料的收集、整理和归档工作，部门分管领导审查签字。档案科 要对各归档部门归档的文件材料认真验收并办理移交归档手续第十二条各归档部门向档案科移交的归档文件应符合下列要求:（一）遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联 系

5、，区别不同价值，便于保管利用的要求，分类整理，合理排列。（二）归档的文件材料要齐全、完整、准确。（三）归档的文件材料应质地优良，书写工整，字迹清晰、耐久。 严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写。（四）归档文件必须是原件，一般不使用复印件（外来文除外）。 行文的签发手续应齐全，符合公文的行文要求。（五）分类按照医院综合档案分类大纲执行，使归档文件联 系紧密，问题单一、类型鲜明、年度不混、保管期限准确。（六）同一问题的请示与批复，转发件与原件组合在一起。会议 文件可一会多件。（七）排列：“一件”文件材料一般批复在前，请示在后；正件在 前，附件在后；定稿在前，草稿在后；转发在前，原件在后；文字材料

6、 在前，图纸在后；案件材料按文件重要程度形成时间先后排列。（八）填写备考表：备考表由“盒内文件情况说明、整理人、检查 人、移交时间”组成，盒内情况说明填写文件缺损、修改、补充、移 出、销毁等情况。整理人指各部门兼职档案员;检查人指部门负责人。部门负责人审核后签名。备考表置于档案盒盒尾。第十三条医院各门类归档文件的归档范围、保管期限按照医 院文件材料的归档范围和保管期限表执行。第十四条档案移交时，应填写归档文件移交表，由兼职档案 员与档案科专职人员签名验收，一式两份，双方各执一份。第十五条各种临时工作机构撤销时，其文件材料应系统整理后 向其主管部门或档案科移交。第十六条档案保管期限是按照国家规定

7、确定执行。国家无具体 规定的，由档案科作出相关规定。第十七条永久保管：凡是反映医院重要职能活动和基本历史面 貌的，对医院建设和发展;社会及历史研究;职工权益有长远利用价值 的文件材料。定期保管30年：凡是反映医院一般职能、业务活动，在较长时间 内对医院工作和保护职工权益有保存价值的文件材料。定期保管10年：凡是在较短时间内对医院工作有保存价值的文 件材料。第十八条各门类档案的归档时间要求如下：（一）文书、科研、教学、仪器设备、出版物、审计、招标、照 片、电子声像、实物类档案按年度归档，在次年三月底前完成。（二）基建、重大活动类档案应在项目（活动）完成后三个月内归 档。（三）会计档案整理完成后，

8、在财务处保存壹年后，再向档案科移交。第十九条本院档案归档份数，一般要求一式一份，单套保存。 本院发文一式两份，实行双套保存。特殊情况需要保存两份的，也可 一式两份，视情况灵活掌握。第二十条归档的具体要求和手续：（一）按照医院文件材料的归档范围和保管期限表，将应归档 的文件材料收集齐全、完整、准确。医保信用档案的管理，按照上级 确定的归档范围归档，其收集整理归档要求与文书档案的要求相同。 相关电子档案的整理要求，按照上级规定执行。（二）按照文件材料的内容、形成规律和内在联系，区分保管期 限，合理排序。（三）凡是归档的文件材料，归档章、归档目录、备考表等各项 内容，应填写正确、规范，简明、扼要。（

9、四）凡需要装订的永久保存文件，应去掉文件上的金属物，在 左侧或左上角，按“三孔一线装订；定期保存的文件，需要装订的 可用订书机装订，要整齐、牢固，做到不压字、不脱页。本院科研、 基建、仪器设备等不宜装订的档案，釆取装盒的存档形式。（五）将装订排序好的文件，录入档案管理软件，打印归档目录， 一式两份，一份随档案移交档案科，一份留归档部门备用（可复印）。第四章档案的管理和利用第二十一条档案科负责移交档案的审核和归档工作。按照分类 和年度有序编排，上架。根据档案的保密制度，与相关领导和部门确定不同的利用范围。 建立档案借阅和审批制度，保证档案信息安全。做好档案的利用效果 登记。第二十二条档案科应根据

10、工作需要，编制必要的检索工具，编 辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作, 为本院各项工作服务。第二十三条 档案科对破损和字迹褪色的档案应及时修补、修复; 对已无法修复的，应向领导书面报告。第二十四条要建立和健全档案库房管理制度，落实“九防”安 全措施，确保档案安全。第二十五条档案科要建立档案统计、检查制度，定期对档案的 收进、整理、保管利用和库房内各种数据情况进行检查和统计。第二十六条查（阅）档案者应保守档案秘密，爱护、保存档案; 不得随便转借，损坏或丢失档案。第二十七条不允许随意摘录、复制档案，如确因工作需要摘录、 复制者，需经主管领导批准，并登记备案，机密档案不得外借或带出 档案库房。第二十八条档案科对保管期限已满的档案，会同相关部门进行 鉴定，对失去保存价值的档案，按档案的销毁制度，登记造册，报院 领导批准，予以销毁。第二十九条销毁档案时，应指定两人负责监销，防止档案遗失 和泄密。监销人员要在销毁清册上签字。第五章检查与考核第三十条档案工作纳入各归档部门有关人员的岗位职责，作为 其年终工作考核评