XXXX年档案馆档案利用情况调研报告可编辑

1、XXXX年档案馆档案利用情况调研报告(可编辑) 档案馆档案利用情况调研报告作为区（县）级档案馆其档案利用更多的是与广大人民群众的生活相联系着的那么近几年来其档案利用的现状又如何呢？笔者试图以所在*区档案馆近几年来的档案利用现状为例作一分析通过分析、思考提出问题并以期解决问题。 一、本馆基本状况本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综合档案馆。 馆藏档案从*年的万余卷（件）增加到*年万余卷（件）馆藏结构在近几年来的变化情况见下二表：表一*年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表馆藏档案总数：卷（件）文书档案数：卷件占科技档案数：卷占专门档案数：卷占照片档案余张fnuy专门档案会计婚姻法婚姻公证审

2、计人口普查工业普查三产普查标准计量死亡干部名人实物声像书画科技档案基建环保建筑执照拆迁卷数表二*年区档案馆馆藏档案结构比例一览表馆藏档案总数：卷（件）文书档案数：卷占科技档案数：卷占专门档案数：卷占照片档案张fnuy专门档案会计婚姻法婚姻公证审计人口普查工业普查三产普查标准计量死亡干部名人实物声像书画科技档案基建环保建筑执照拆迁房产技术与管理人防工程卷数从以上二表的比较中可以看出馆藏档案的数量以年平均增加其中文书档案所占比例下降专门档案和科技档案所占比例均有所上升。 馆藏结构发生变化得到改善趋于合理。 房屋拆城建执照、特别是关连着人民群众生活方方面面的婚姻、 迁、独生子女等内容的档案即一部分民

3、生档案的种类与数量都增加了。 随之而来的是档案利用的人数、范围、目的等也相应发生了变化。 见本馆从至*年档案利用状况综合统计表。 表三区档案馆至*年档案利用状况综合统计表利用统年计度利用人数调阅卷数利用目的（卷次）编史修志工作查考学术研究经济建设宣传教育其他利用婚姻独生子女知青下放招工名册调动工作房产权属建筑执照其他分析此表可以看出：、每年利用档案人数以年平均约递增上升。 说明馆藏档案数量增加、结构优化是档案利用增加、利用范围扩大的前提。 、调阅卷数相对于利用人数却减少下降说明了二点：一是档案信息化正在不断发挥作用。 本馆在*年底建成了馆藏档案文件级目录约万条的数据库到*年底增加至万条。 因此

4、检索速度及查准率都有所加快和提高减少了档案案卷的调用与翻阅查找保护了档案。 二是公民利用档案需求在随着社会的发展变化而增加但其所需档案的查到率还不高。 、关系到人民群众生活的档案即民生档案其利用需求在不断增加。 、知一项包括招工名册（包括干部职工调动）”其他利用“表中的 青下放（包括学历证明）、婚姻登记、独生子女、房产权属、房产管理档案、建筑执照等。 、表中的另一个“其他”项则包含了公证档案、审计档案、名人档案等的利用。 从整个利用情况看：涉及到个人待遇、身份证明的招工名册、婚姻登记、学历、独生子女登记、建筑执照等内容的档案利用率较高而以学术研究、经济建设、宣传教育为利用目的的档案利用率较低。

5、 当然民生档案的的概念是近几来提出的还没有准确的定义。 但从一个侧面反映出一个问题即所谓的民生档案是与广大人民群众生活的方方面面的切身利益息息相关密不可分的。 二、档案利用中出现的的问题随着社会公众对档案利用需求的扩大档案利用的内容和方式在发生着巨大的变化对档案利用的要求也日益提高。 档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方式都面临着新的考验与挑战档案利用工作中不可避免会出现种种问题。 现将本馆档案利用中出现的问题一一提出。 、公民利用档案的权利与档案利用限制的关系根据中华人民共和国档案法（以下简称档案法）第十九条及中华人民共和国档案法实施办法（以下简称实施办法）第二十二条规定公民有查阅开放和

6、未开放档案的权力但查阅未开放档案是有限制的。 在具体的接待利用档案中如何把握对未开放档案的提供利用与 限制利用的关系是有一定的难度的。 如本馆接收了区建设局*年至*年形成的建筑执照档案对于这部分档案的提供利用工作人员会遇到二个问题：一、是否作为开放档案来提供利用？因为按照档案法第十九条“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限可以少于三十年”。 二、是否作为部分限制利用档案？因为在接收时档案形成部门并未对不宜开放的部分提出限制。 因此在档案提供利用的具体操作中工作人员难以把握作为公民其自由利用的需求没有满足而失望或不满。 这种情况同样出现在房产档案及拆迁档案的提供利用过程中。 、档案利用

7、的方式按照实施办法第二十二条“档案法所称档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。 ”为利用者提供利用档案采用阅览、复制的这二项方式不存在问题只要公民符合利用条件即可。 而采用摘录方式提供利用档案在具体操作中也存在一定的难度和风险。 仍以建筑执照档案为例。 该专业档案在其形成部门的利用有二个便利条件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握与操作二是采用何种利用方式即出具何种方式的档案证明就能满足公民的需要档案形成部门也容易自行掌握。 而这二个问题是由专业档案的特性所决定的其档案形成部门对方便度范围掌握的准确度、专业档案提供利用方式及提供利用程度、肯定比较高。 对于区级综合档案馆在提供这些专业档案

8、时难免会遇到种种问题。 如有的利用者要求本馆提供摘录式档案证明那么在一张“建房申请表”上有许多公章、签字、简易建筑图、标注的各种数据等档案信息遇到这种情况采用复制方式出证可以保证档案证明的真实性。 但却不能满足利用者的需求。 、档案利用中的出证问题在档案提供利用中会遇到单位或公民个人对未查到所需档案提出开具未查到档案证明的要求。 档案馆依据所查到的档案应该为利用开具其所需证明但对未查到档案是否也应该按其要求开具未查到证明呢？这在档案法及实施办法中并未明确规定。 但有关档案利用理论则提出“档案证明是指档案馆根据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而编制

9、的一种书面证明材料制发档案证明是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一”以及由*师范大学出版社出版的档案信息化工作实用手册中“档案工作基础术语”解释档案证明:“档案馆发给查询者的一种认证文件。 说明馆内有无所查询的文件、文件中有无所查询的有关问题与事实的记载以及该文件的存放地点”。 那么如果按照这种说法如有单位或公民个人要求档案馆为其开 具未查到档案证明是应该开具这种证明的。 但是作为档案馆是否有必要担此之责和风险呢？近年来各级各类档案馆利用馆藏档案出具的证明,在解决户口、工龄、工资、土地纠纷等问题中发挥了不可替代的凭据作用。 一些人正是看中了档案证明的这种独特作用想方设法到档案馆骗取证明

10、。 这种现象的出现有人的因素。 但出证制度不健全特别是出证程序不完善也是重要原因。 这就提醒我们应当不断完善档案馆出证程序以规范出证行为保证档案证明的真实性。 因为依据所查到的档案开具证明是由档案固有属性及其价值决定的。 档案证明应该是依据档案的记载出具的凭证性文件。 而没有查到档案被要求开具证明则似乎有些不妥。 但在本馆的档案利用中却经常会遇到这种情况。 如有些单位来档案馆查询单位职工的招工通知书如未查到则会要求档案馆为其开具未查到证明。 有些个人来馆查阅有无婚姻关系经查而未查到也会要求出具无婚姻登记档案证明。 这让接待人员很为难。 但又没依据性文件说服利用者因而引起利用者的不满。 、档案提

11、前进馆与方便利用的问题中华人民共和国婚姻法(*夫妻在婚姻关系存续期间所得的下列财产归夫妻“第十七条)年修正共同所有”第十八条“有下列情形之一的为夫妻一方的财产：（一）一方的婚前财产”法律规定让人们认识到确定婚前财产的重要性。 而当今社会人们的生活中会不断地涉及到婚姻状况的证明问题。 如本馆的婚姻登记档案接收从五十年代形成之初到*年月日止已全部进馆。 那么凡是户口在本区范围内的到法定婚龄的公民如果需要开具婚姻状况证明则至少要到两个地方即先到档案馆查证有无婚姻登记档案（结婚或离婚或未婚）再到婚姻登记处查阅*年月日以后的婚姻登记档案。 这确实造成利用档案的不便而产生怨言。 还有一些户口迁进迁出的公民

12、其户口所在地的时间段不一定全在本区内但其会要求本馆为其出具未查到婚姻登记档案证明这也在一定程度上让查档人员为难。 三、对档案利用现状的几点思考以上所述是本馆档案利用工作之现状也许是个案。 但经笔者与同级同类档案馆的沟通、交流与探讨了解到这种现状有一定的代表性具有共性。 区（县）级档案馆中或多或少地出现上述档案利用中问题。 而目前一方面广大公民利用档案的需求在日益增长另一方面相关的法律法规存在着某些缺失或不配套以及档案工作标准化程度不够高都制约着公民利用档案的权力不能全部实现。 级档案馆而言如何严格实施法律法规保障可以利（县）那么就区 用的档案能够最大限度地为广大公民所用以满足公民不断增长的、多方面的、多层次的利用档案的需要呢？笔者针对区（县）级档案馆档案利用的现状做了以下几点思考：、要加强对于档案利用理论的研究建立完善配套的档案利用制度。 既要简化档案利用的手续又要让档案馆工作人员有法规可依这样不论是对于档案利用者还是提供档案利用的档案工作人员都是公平合理的双方的权利和义务都能得到保证。 、对于档案馆来说要做好档案利用的各项基础工作。 一是要确定馆藏档案可利用范围及利用程度的划分使属于可利用范围的档案确实能够被利用二是对于档案的接收进馆在按照档案法规进行的前提下要与档案进馆单位就档案进馆的时间