商务代表岗位管理规范和流程

1、1、商 务 代 表 岗 岗 位 要 求1.1每位商务代表须遵循国家法律法规及股份公司的各项规章制度，严格按GSP 管理规范的要求开展各项经营活动。1. 2每位商务代表必须熟悉所销售品种的相关知识，了解国家相应的政策法律法 规，掌握市场动态及发展趋势。1.3 每位商务代表须与相关部门（采购部、储运部、财务部、医院部等）保持良 好沟通协作关系，了解整个业务流程的相关信息，保证工作质量。1.4 每位商务代表应熟悉了解所管辖区域客户的情况，包括：信用额度、品种渠 道、销售价格、应收帐款是否超期、正常进货量等，能有效审核并进行合理销售。1. 5每位商务代表应严格遵守销售协议中对产品销售区域的规定，符合品

2、种渠道 的管理要求，不得进行跨区域销售。2、商务代表岗流程作业指导2.1商务代表处理口常的销售工作，当商业客户通过电话或传真的方式订货时， 首先应在商务部订货记录评审表（编号：GYGFB-07-R02）中准确记录商业客户 名称、品种名称、规格、数量、到货要求等，并对客户销售资格和定货产品要求 进行审核。2.2对于新增的商业客户，对方必须提供其合法资格，盖有公司原印章的药品 经营许可证复印件和工商部门颁发的营业执照复印件。商务代表应认真审 核其资信、法定资格及履行合同的能力，并填写顾客资料档案卡，报部门经理 签字。将签字批准的顾客资料档案卡与客户其它资料交质量管理部经理审核 签字后，在公司业务系

3、统中增加新客户，方可开始开展正常的销售业务。（详细步 骤见“新增客户/客户资料变更流程图”编号：GYGFC-SW-04-P01）2. 3商务代表应在如下方面对客户定货产品要求进行审核（见公司程序控制文件GYGFB-07中的规定）：客户是否有超期应收款、是否超商业客户自身信用额度、是否超过公司对商务代表合同签定的授权额、是否低于正常供货价格、是否是客户 销售的新增品种、公司是否有能够满足客户要求的商品库存。2. 4如为常规合同，商务代表可与商业客户直接签订购销合同，将签订的合同传 真至商业客户，要求对方尽快审核确认并盖章签字后传真回我公司。2. 5如为特殊合同（客户有超期应收款、总应收帐款超商业

4、客户信用额度、合同 标的超过公司对商务代表授权额、低于正常供货价格、品种为商业客户新增销售 品种等）时，如仍然进行销售，应向大区经理解释说明，并报部门经理签字审核。 低于正常价格和新增销售品种的还需填写商业客户变更申请表（编号： GYGFC-SW-04-R01）,报经理签字审核。将批准的购销合同传给商业客户，经对方 确认签字盖章后传回。2. 6商务代表将合同原件和商业客户签字盖章后的传真件一起交内务组下定单 出库。2. 7对于由现款商业客户转为赊销商业客户商务代表也应填写商业客户变更申 请表（编号：GYGFC-SW-04-R01）,向大区经理及经理提交书面申请，审核批准后 方可执行。2 . 8

5、由于业务原因需要调整商业客户信用额度的，商务代表应填写商业客户资 信额度申请表（编号：GYGFC-SW-04-R02）,向大区经理及经理提交书面申请，审 核批准后方可调整。3 .9如遇到商业客户名称、税票资料、通讯地址、发货地址、收货电话和联系人 有变更的，商务代表需填写“客户资料档案卡”，经部门经理签字后，交质量管理 部经理审核签字，在业务系统中进行资料变更。若客户营业执照和许可证有变更 的，需提供新的证照交质量管理部备案。（详细步骤见“新增客户/客户资料变更 流程图” 编号：GYGFC-SW-04-P01）2. 10市内商业客户的发货，商务代表应在当口内查询货物的到货情况；外埠商业 客户的

6、发货，商务代表应该在五个工作日内查询货物的到货情况（具体内容包括 是否与发货品种、规格、数量相符，到货破损情况等）。2. 11商务代表应在每日下班前认真查询商业客户货款的到帐情况，并且应在货款 到帐2个工作日内与公司财务部门相关人员进行沟通勾对业务系统帐款，并勾对 手工和电子帐本。2. 12商务代表在1个工作日内将发货情况通知外埠商务代表，以便外埠商务代表 及时查询到货情况。2. 13商业客户有退换货要求，有必要时须与当地厂家代表沟通，了解销售情况, 向大区经理和经理提出申请并经同意批准后，方可通知客户将货品退回，并填写 药品退货通知单，必须填写退货的商业单位名称、品规、产地、批号、效期、 出

7、库时间、退货理由、后续发票处理办法等，经大区经理和经理签字后转内务部 完成退换货手续，从接到退货到完成不得超2个工作口（详细流程见“商务部退 货作业流程图”编号：GYGFC-SW-08-P01 ）。2. 14商务代表应负责区域内的投标工作，与厂家代表协调确定投标授权单位，准 备招标文件资料，将招标授权书复印件交内务部归档留存，并填写招标备案记 录表（编号：GYGFC-SW-04-R15）,保证在招标期限内有效完成招标工作。2. 15商务代表在发货次口签领所管辖区域的增值税票，并及时登记手工、电子帐 本，核对品种名称、规格、数量、单价、总金额以及票面所有内容，妥善保管。2. 16商务代表每月定期

8、将所领用发票用特快专递寄给商业客户，要求地址、公司 名称、收件人、联系电话书写准确清楚，并在商务部快件邮寄登记簿（编号： GYGFC-SW-04-R03）上登记所寄发票号、特快专递号，以方便对方查询（对北京的 商业客户要求对方在签收本上签收）。2. 17商务代表每月初定期给自己负责的商业客户传真应付货款明细表（编号: GYGFC-SW-04-R04）,若有出入及时核对清楚，保证不影响正常回款。2. 18与厂家商务代表、各区域销售代表沟通，了解区域产品销售情况、品种推广 情况、销售人员的变化等，以预测销售变化趋势。2. 19定期有效拜访商业客户，拜访当地厂家代表和销售代表，收集市场信息和商 业客

9、户信息。3、日常报告管理规范3. 1每位商务代表的工作计划（编号：GYGFC-SW-04-R05）和费用预算明细 表（编号：GYGFC-SW-04-R06）（包括月、半年、全年）应于每月25日下班前上 交给本区域大区经理。3. 2 每位商务代表的差异分析报告（编号：GYGFC-SW-04-R07）和费用使用 明细表（编号：GYGFC-SW-04-R08）（包括月、半年、全年）应于每月第三个工作 日前上交给本区域大区经理。3. 3每位商务代表需要临时出差时应于出差前24小时前将出差申请及费用预 算表（编号：GYGFC-SW-04-R09）上交给部门经理，需部门经理签字批准后方可 执行。3.4 每

10、位商务代表出差返回必须于两个工作口内将出差随访报告（编号： GYGFC-SW-04-R10）交大区经理，并将费用使用明细表（编号：GYGFC-SW-04-R08）（附酒店住房流水单）交给大区经理及部门经理处进行审核批准，否则不给予差 旅费报销。3. 5每位商务代表在组织大型活动时，包括举行新品种的上市会活动、产品推介 会、区域内商业客户的答谢活动等各项活动需提前一周向部门经理提交大型活 动费用申请表（编号-：GYGFC-SW-04-R11 ）及费用预算明细表（编号： GYGFC-SW-04-R06）,待部门经理签字批准后方可执行。3. 6每位商务代表在组织完大型活动后，必须在二个工作日内将活动总结（编 号：GYGFC-SW-04-R12）及费用使用明细表（编号：GYGFC-SW-04-R08）上交给 部门经理，待部门经理进行审核批准后方可执行报销。3. 7商务部每位员工每月20-25日进行当月费用报销时，必须认真填写费用费 用使用明细表（编号：GYGFC-SW-04-R08）同时需在规定的报销单据背面签字后, 整齐贴在公司规定的报销单后面，及时上交到大区经理及内务组，须部门经