会计岗位技能实务课件第十章 会计案管理岗

1、第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗知识目标：知识目标：学习会计档案的概念和内容，掌握会计档案的归档与保管要求、不同企业会计档案的保管期限、会计档案的查阅与复制，并进一步掌握会计档案的销毁程序。 技能目标：技能目标： 1. 了解负责制管理制度。按照会计法及会计档案管理办法的规定要求，结合本单位具体情况制订会计档案的立卷、归档、保管，调阅和销毁等管理制度，报经批准后，负责监督执行。2. 掌握会计资料的整理、装订技术。对各种会计凭证、会计账簿、会计报表，财务计划、单位预算和重要的经济合同等会计资料，定期收集，审查核对，整理立卷，编制目录，装订成册并

2、妥善保管。3. 掌握调阅会计档案的程序，严格办理借阅手续。4. 掌握对管理期满会计档案的销毁程序。 第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 第一节第一节 会计档案的基本概念会计档案的基本概念一、会计档案的概念一、会计档案的概念会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计法规定各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法由国务院财政部门会同有关部门共同制定。二、会计档案的作用二、会计档案的作用会计档案是由各单位在办理会计事务中形成的记录企业经济业务的会计资料，是会计一

3、活动的客观产物，会计档案是检查各单位遵循财经纪律情况的客观依据，会计档案是各单位总结经营管理经验的重要参考资料。 可见，加强会计档案管理具有重要意义，具体包括四个方面：反映作用、史料作用、查证作用、监督作用。 第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 三、会计档案的种类及分类方法三、会计档案的种类及分类方法1. 会计档案的种类 会计档案是会计活动中形成的客观记录，是一种专业性较强的档案，可以按照不同的标准进行分类： （1）按照会计工作性质的不同划分为公司、企业会计档案、预算会计档案、银行会计档案；（2）按照管理期限不同划分为永久档案和定期档案。2. 会计档案的分类方法 会计档案的分类要遵循会

4、计档案的形成规律和本身固有的特点，从本单位会计档案的实际出发，可以选择以下分类方法：（1）年度-形成分类方法 把一个年度内形成的会计档案分为凭证、账簿、财务报告和其他四大类，然后分别组成若干保管单位。这种方法适用于企业、事业单位。（2）年度-机构分类法把一个年度内形成的会计档案按照机构分开，然后在机构内再按凭证、账簿、财务报告和其他四大类分别组成若干保管单位。这种方法适用于各级财政、税务等部门和所属单位较多的大型企业。 第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 四、会计档案的内容四、会计档案的内容 会计档案的基本内容具体包括以下四大类：1. 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计

5、凭证；2. 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；3. 财务会计报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表附件，附注及文字说明，其他财务报告；4. 其他会计资料类：银行存款余额调节表，银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 第二节第二节 会计档案的归档会计档案的归档一、会计档案的归档和保管要求根据财政部、国家档案局联合发布的会计档案管理办法，各单位对会计档案的归档和保管应作到以下几方面： 1. 各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整

6、理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 2. 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂时由本单位会计机构保管1年，期满后由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。 3. 移交本单位档案机构保管的会计裆按，原则上应保持原卷册的封装，不得随意拆封。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封，以分清责任。第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 4. 交接会计档案时交接双方应办理交接手续：（1）移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，其格式如表10-1所示： （2）交接会计档案时，交接双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监

7、交。（3）交接完毕后，交接双方经办人员和监交人员应在会计档案移交清册上签名或盖章。 5. 未设立档案机构的单位，会计档案因在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼任会计档案的保管工作。 第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 6. 对会计档案应当做到科学管理、妥善保管、存放有序、查找方便，同时，严格执行安全保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 7. 采用电子计算机进行核算的单位，应当保存打印的纸质会计档案。 8. 单位变更以后的会计档案应根据不同情况进行归档保管：（1）单位终止 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应由终止单

8、位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。（2）单位分立单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务有关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应该经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可以查阅、复制与其有关的会计档案；单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存；（3）单位合并 单位合并后原单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位（存续方）统一保管； 单位合并后原单位仍然存续的，其会计档案仍由原各单位保管。 第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 二、会计档案的

9、归档程序二、会计档案的归档程序 1. 对会计档案进行整理立卷。各单位每年形成的会计资料，年度终了应由、会计人员按不同要求对其进行整理并装订立卷。 2. 对会计档案进行编制卷号。会计档案整理立卷后，会计机构首先要按不同要求对各类会计档案编制卷号。 3. 编制保管清册。对会计档案编制卷号后，会计机构因编制会计档案保管清册，将会计档案的名称、种类、卷号、数量、起止时间、应保管期限等一一登记入册，并一式两份。 第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 第三节第三节 会计档案的保管会计档案的保管会计档案是重要的经济档案，必须妥善保管，既要保证其安全、完整，又要在需要时能够迅速及时地查阅到。由于不同的会

10、计档案发挥作用的时期不同，各种会计档案的保管期限也不相同。为此，应该采用科学的保管方法，并按照规定的年限进行保管。 会计档案的保管期限，由国家统一规定，基本上分为定期保管和永久保管两种。需要永久保管的，如年度报表、涉及外事和对私改造的会计凭证、会计账簿等。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五大类。例如，“银行存款余额调节表”要保存3年，“月度会计报表”要保存5年，凭证、账簿要保存15年，货币资金日记账要保存25年。 会计档案保管期限，原则上按上表中规定的期限执行，但涉及外事的会计凭证、会计账簿，不需要永久保管的部分，可由有关主管部门另行制定保管年限。 第十章第十章 会计档案管理

11、岗会计档案管理岗 第四节第四节 会计档案的查阅、复制与销毁会计档案的查阅、复制与销毁一、会计档案的查阅、复制一、会计档案的查阅、复制各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。具体包括以下几方面： 1. 各单位保存的会计档案为本单位提供查阅使用，不得外借。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。 2. 外部人员查阅会计档案时，需持有单位正式介绍信，经本单位负责人批准后，方可办理查阅手续；单位内部人员会计档案时，需经会计主管人员或单位负责人批准后，办理查阅手续。 3. 办理查阅手续时，查阅人应认真填写档案查阅登记簿，将查阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归档等情况登

12、记清楚。 4. 查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得抽换。 二、会计档案的销毁二、会计档案的销毁 会计档案的销毁是会计档案管理的重要内容，必须严格执行，有序进行。第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 对于保管期满需要销毁的会计档案，销毁程序如下：（1）由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，其格式如表10-3所示： 第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 （2）将已编制好的销毁清册及销毁意见报告本单位负责人，单位负责人审核后，应在销毁清册上签署意见。 （3）会计档案销毁前，监销人员要按照清册所列内容对要销毁的会计档案进行清点校对、检查会

13、计档案是否已经保管期满、内容和卷号是否相符、编号是否连续等。 （4）会计档案销毁时，应按照规定指派专人负责监销。 一般企事业单位销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销； 国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销；财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员监销。（5）会计档案销毁后，监销人员应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并及时将监销情况报告本单位负责人。 第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 三、会计档案销毁时应注意的其他事项三、会计档案销毁时应注意的其他事项 1. 对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销

14、毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 2. 正在项目建设期间的建设单位的会计档案，无论其是否保管期满，都不得销毁，必须妥善保管，等到项目办理竣工决算后按规定的交接手续移交给项目的接受单位进行妥善保管。 3. 会计档案销毁清册应由单位档案部门永久保管。第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 第五节第五节 案例分析案例分析 【例10-1】会计档案原件不得借出，如有特殊需要，可以在不拆散原卷册的前提下提供查阅或复制，但须经（ ）批准。a企业主管部门 b财政部门c会计机构负责人 d单位负责人答案：d解析：会计档案

15、原件不得借出，如有特殊需要，可以在不拆散原卷册的前提下提供查阅或复制，但须单位负责人经批准。【例10-2】在我国，会计档案定期保管的，其保管期限最长的是( ）。a1年 b3年 c5年 d25年答案：d解析：定期保管的会计档案的保管期限有3年、5年、10年、15年和25年五种。【例10-3】在我国，会计档案定期保管的，其保管期限最短的是（ ）。a1年 b3年 c5年 d10年答案：b解析：定期保管的会计档案的保管期限有3年、5年、10年、15年和25年五种。第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 【例10-4】一般的单位销毁会计档案的，其监督者为（ ）。a政府财政部门 b会计机构负责人c单位

16、负责人 d档案部门和会计部门共同派出的人答案：d解析：一般的单位销毁会计档案的，由档案部门和会计部门共同派出的人监销。【例10-5】根据会计法有关规定，会计档案的销毁办法由（ ）会同有关部门制定。a审计部门 b各级财政部门c国务院财政部门d国务院答案：c解析：根据会计法的规定，各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。【例10-6】根据会计档案管理办法规定，会计档案保管期满需要销毁的，（ ）应当在会计档案销毁清册上签署意见。a.会计机构负责人b.单位负责人c.总会计师 d.主管会计人员答案：b解析：根据会计档案管理办法规定，会计档案保管期满需要销毁的，单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。第十章第十章 会计档案管理岗会计档案管理岗 【例10-7】2008年12月10日，甲公司收到一张应由甲公司与乙公司共同负担费用支出的原始凭证，甲公司会计人员张某以该原始凭证及应承担的费用进行账务处理，并保存该原始凭证；同时应乙公司要求将该原始凭证复制件提供给乙公司用于账务处理。年终，甲公司销毁一批保管期满的会计档案，其中有一张未结清债权债务的原始凭证，会计人员李某认为只要保管期