[应用]给客户的第一封邮件究竟应该如何写

1、给客户的第一封邮件究竞应该如何写？电了邮件早已成为人们联系新客户的最常见、最方便、最简单，最节省，事实上 也是最冇效的方式；说其“最常见”，因为差不多90%的出口企业在网上联系新客户都会选择先发送 电子邮件；说其“最方便”，是因为只要你能上网，则你随时随地都可以联系新客户；说其“最简单”，是因为发个邮件是最简单不过了，无非是在你邮箱里写点内容, 轻点发送，则就可能很快收到外商回复；说其“最节省”，无非是因为发个电子邮件几乎就不用花你一分饯，而传统的传 真方式则总是要花掉你不菲的电话费；而说其“最有效”，也是因为据我们了解，在本网会员中，有超过90%的会员一 般都是首先通过电子邮件联系上新客户的

2、，故“最有效”的称谓应是名符其实， 并无夸大；然而，给一个新客户发第一封联系邮件，看似并不复杂，但其中仍有很多奥妙与 诀窍，同样是用邮件在同一吋间联系同一个新外商，为什么外商会冋复他而不理 你？显然与你如何撰写该邮件冇着很大的关系，我们也发现，既使是不少的“老 外贸”，在写给外商的第一封邮件时也存在不少的问题与漏洞，故就难免常常抱 怨外商回复不多；本文正是要试图帮助大家来解决该问题，当然世上无绝对，也耍看具体情况，并 口所谓仁者见仁，以下仅供大家参考而已；还要特别提醒的是，本文是专为本网 会员所写，其它网站的会员切莫盲口模仿；一，第一次用邮件联系的基本原则；1, 时效性;这自然是指你联系客户的

3、时间问题，越早联系外商则外商回复的概率越大，该道 理大家都明口，更进一步的说，不管你写的邮件如何的好，你的报价如何的有竞 争力，如你联系外商的时间太迟，则也许你一切的努力最终都会没用，所以，一 定要尽量在第一时间联系外商，是我们给你的第一个忠告；2, 针对性;这是指你写给外商的邮件内容应尽量针对外商询盘的内容来写，泛泛的联系邮件 并不容易得到外商的回复，而如果你的邮件内容并没有冋答外商在询盘已提出的 全部要求，则情况也不口j能太妙，如外商明确说明只欢迎manufacturer联系， 而你的邮件内容却明口让外商知道你只是个贸易商，你想外商会回你吗？所以， 你在写邮件前，请一定要多多、仔细研究外商

4、的询盘内容，而在写邮件吋或发送 前，你更要多看看，你的邮件内容完全达到了外商的要求了吗？3, 简洁性；这是指你写给外商的邮件长短，千万不要以为你写的邮件越长，外商就更会回复 你，恰恰相反，你写的邮件必须要简洁，切勿废话连篇，特别是忌讳太长的自我 介绍而迟迟不进入主题内容，那么，什么才是外商垠关心的主题内容呢？除了外 商在询盘中列明的耍求外，我们认为，产品的规格和你的报价就是所有外商最关 心的内容；4, 灵活性；这是指你要按照具体情况来调整你的邮件内容，对不同的情况、不同的询盘、不 同的外商、甚至不同国别的外商，你的邮件内容口然应该灵活处理，而不必千篇 一律，如，如外商的询盘内容具体而很实在，则

5、你的邮件也须具体而很实在，报 价也应报实价，相反，如有些外商的询盘本来就很虚，而你只是想碰碰机会，则 先泛泛联系一下也无妨；5, 准确性；这是指你写给外商的邮件内容必须准确，如外商在询盘屮要求你报cif价格，则 你t万不要偷懒只报过去一个fob或c+f价格；客户明明白白说要的是a规格的 产品，你却报过去一个b规格的产品；外商耍求你在报价时须附上图片，你却偏 偏缺少图片就报将过去，等等，你想，外商述会回复你吗？6, 竞争性;这是指你报给外商的价格须有竞争力，很多人总是抱怨外商回复甚少，却甚少检 讨一下你发给外商的邮件中有报价吗？如有的话，你考察过没有，你的报价真的 有竟争力吗？想知道你的报价有没

6、有竟争力，其实有很多办法核实，如，你不妨 找几家正在自营出口的厂家，让他们都报一个出口美元价（不是人民币出厂价） 岀来，或者现在到处都有海关数据岀售，去买一套该产品最新的海关数据，查查 国内同行目前实际的出口成交价是多少，你口然心中才有数！7, 严谨性;这里主要指语言问题，我们认为，商业邮件也就相当于传统的商业信函，语言自 然要止确而严谨，写错一个字母看似问题不大，但偏偏有些外商也许就会认为你 不认真，而冇些英文单词错一个字母也许其意思就差的太远，徒增外商的困惑； 有些用词如把握不当也可能让外商产牛不必要的误会，如你的报价确是你的最低 价或是实盘，则在你的价格加个firm或rockbottom

7、就应该很有必要，相反， 如你的报价本來就颇冇水分，加上该两个e词的后果很可能就是外商对你的绝槊 而不可能回复你；就是标点符号也不可乱用，与中文一样，同样的两句话，使用不同的标点其含义也许就完全不一样；二，第一次用邮件联系的重要提醒：a, 邮箱的设置对你的邮箱，你都可以设置一个名字，这个设置事实很重要，因为对方在收邮件时 从其发件人栏首先看到的就是你设置的名字，我们建议：1, 你的邮箱名的设置应写成英文，切忌用中文，一方面方便外商记忆，也避免有些 外商的邮箱不能识别1卩文而出现乱码；2, 你的邮箱名的设置可简单地写成你的英文名字；3, 你的邮箱名其至可设置成某产品名称，如你只做该产品出口的话，如

8、可设置 成chemical expoter等等，可起到强化外商记忆的作用；b, 邮件地址栏;耍发邮件，首先当然是要在地址栏中写上外商的电子邮件地址，这里耍注意的是:1, 最好是直接从本网把外商的电了邮件地址小心粘贴到地址栏，不要抄写，以 免抄错字母；2, 最好是把能得到的所冇的外商电子邮件地址都粘贴到地址栏以一并发送，两 个邮址中间以“，”分隔，不要留空；本网会员都知道，我们每条信息后为大家 提供的外商邮件很多都不只一个，都写上去一并发送，不仅效率提高，效果也应 更好些；c, 邮件标题栏我们知道，外商在收发邮件时先看的是发件人栏，再看的就是标题栏,所以标 题如何写非常重要,对来自一个不熟悉的发

9、件人的邮件，同吋如果该邮件的标题 给人可疑的感觉的话，外商很多情况下都不会去打开而是一删了之的，所以，我 们建议：1. 切忌空口标题，经验证明，凡是空口标题的邮件都极易得到被删的命运，如杲你 的邮件没写标题，则外商看到的标题栏显示的一般都是“no subject",很多外商 都不会打开此类邮件的；2. 切忌中文标题，没有几个外商懂中文的，同时一些外商的邮箱都不能识别中文 字符而会出现乱码，故凡是中文标题的邮件被删的可能性都极大；3切忌长话标题,冇些人习惯把邮件标题写成一句话，殊不知很多老外都很反感 此类邮件，被删的可能性也很大哦；4. 切忌问侯标题，有些人习惯把邮件标题写成问侯语，如

10、hello, hi等等,总让老 外们怀疑这是垃圾邮件或病毒邮件而绝不会冒险去打开；5. 标题应直接写成该外商求购的商品名称,就是简单的单纯的商品名称，前后不 要加任何语言及规格，这样外商看到一目了然，一般都会打开看看的；6. 标题甚至也可直接写成该外商的名字或外商的公司简称,外商看到此类邮件， 知道一定与口己有关，是断然不会冒然删掉的而一般都会打开瞧瞧的.d, 邮件的开头这里所说的邮件的开头，是指人们在写邮件正文时最开始的称谓部份。1, 我们认为，一般情况下，为简洁起见，在写邮件正文时可以直接省掉称谓部 份，即直接撰写邮件正文而不用客套的称呼部份，因为我们发现，一般的外商对 此并不在意；2,

11、避免泛泛的客套称呼,如dear sirs, hello, hi, dear sir/ madam,等,很 多教科书都说在撰写邮件止文前要写上诸如dch sirs等的客套称呼，事实上， 买家倒可以这样写，但对卖家来说，不具体指明对彖的客套称呼冇时会让收信人 认为你的邮件也许同时群发给了很多人，故有可能削弱外商对你邮件的重视程 度；3, 如要写称谓部份，我们建议一定要加上客户的大名，如dear mr. david等, 会起到拉近你与客户距离的作用；e, 邮件的结尾很多人在邮件最后只简单地落上自己的名字后就力事大结地把邮件发给了客户， 如果该客户木来就熟悉你倒也无妨，但如果该客户是个新客户，你是第一

12、次联系 该客户，则这样的邮件收尾就明显不够.诸如：b.rgds/mr david su我们认为：1,如你是一般外销员或部门经理，则应在落款姓名后应加上你的部门及职务;诸如:b.rgds/mr david su, sales manager of chemicals department要说明的是，即使你是一般外销员，对外联系吋你仍可以用sales manager （销 售经理）等的头衔，会让外商更重视你的邮件，而对很多主营不明确的外贸公司 來说，添上一个带相关产品的部门名称（即使你木来就没有该部门），将让外商 认为你是专业做该产品的；2,如果你是公司的老板或高层，你更要记得添上你的头衔；诸如：

13、b. rgds/mr david su, president要解释的是，很多外商很正常的也是“势利眼”，如你的头衔高，他一般来说更 会尊重你的邮件，所以，如果你是公司的老板或高层，在发邮件吋一定要表明自 己的身份，注意不要简单地只用“mem隔er等模糊性头衔，以免被误解为一般的 销售人员；3, 邮件这样就收尾仍不够，还要提两行加上一些重要的公司信息及个人信息以 方便外商联络你，我们认为再添上公司名称、电话、传真、网站、msn、skype 就可，太多也显烦杂；诸如：b. rgds/mrdavid su, presidentchinaco, ltd.tel:86 2886522122fax:86

14、2886522123website:www. cnexpnet. commsn:cnexpnethotma i1. comskype:cnexpnet要强调的是，如你现在还没有网站，你则可这样写：website:under construction,表明你的网站还在建；msn定要添上，现在做外贸，如你还没有你门己的msn号，难免让人觉得你“太 老土”，事实上，如外商知道了你的msn号，也方便很多外商能通过msn立即联 系上你；还有你的电话和传真可t万不要同一个号哦，否则必让外商认为你只是个小小的 “皮包公司”！三，范例及分析下面我们将按八种不同的具体情况就邮件内文为大家提供了一些有实战价值的

15、参考样本，并分别做了一些说明，大家不妨多多体会。范例之1：dear mr. collinswe get to konw that you presently require the toys from china, do you still need it?we are the exporter and manufacturer of this goods, a nd hope to establish business relations wth your corporation.pls reply asap so we can make you our firm offer as per

16、your detailed requirements.b.rgds/david wang, the president说明：此邮件适合虚盘类的a类信息、c类信息，内文屮并不含报价，道理很简 单，客户來“虚”的，我们也不妨來“虚”的，不过如客户写明一定要冇价格的 时侯，此范例当不适用；范例之2：hello, mr. collins, this is mr david from china, do you still require plywood at present ? we have been exporting such goods for many years.for our produ

17、cts, you can visit our website:www. cnexpnet. com;we will be pleased to make you detailed firm offer based on your requirements.sorry to disturb you and really hope to be a longterm business partner with you.wai ting for your prompt reply.thank you.david wang, the president说明：当你想向某相关客户推销你的强项产品时可用，如某

18、信息客户写明是求购 mdf,并没说要plywood,但做mdf的客户却很可能也会做plywood,故如你是本 网的正式会员，看信息乂不用扣点的，则不妨碰碰运气联系看看，另外，对旧信 息，木范例也适用；范例之3：dear mr. col 1 inswe are informed that you are on the markct for the tctracyclinc hcl bp93 from china, and we have been producing and exporting this goods for many years;pls note that our present

19、 concluded price at usd 1. 23/kg,fob shanghoi port, do you have interests?your early reply will be much apprcciated and we would like to re-offer you as per your required qtty and qty.thanks for your good cooperation.best regards/david wang,the president说明：为壇加回复率，对冇些虚盘类的a类信息、c类信息，及冇些规格简单的 商品，以及某些价格敏

20、感类商品，如工业原料类商品，你也可简单报个价，只不 过，注意价格一定要实在哦；范例z 4：hi, mr. col 1 ins, we know that you are looking for a china suppl ier to supply plastic chair, as per your trade lead posted, we can offer you at usd 7.8/pcs,fob shanghai port,ppt shipmt.detailed specifications and pictures could be sent to you if you are

21、 interested.wai ting for your earliest reply.thanks/david wang，the president说明：与上一个范例类似，对实盘类的a类信息、虚盘类的c类信息，及有些规 格简单的商品，以及某些价格敏感类商品，如工业原料类商品，你也可简单报个价;范例之5：we are a specialized chinese exporter and manufacturer of motorcycles, and we wou1d like to offer you as flws:product:motorcyclesspecifications:pa

22、cking:payment:shipment:moq:please comment and revert.b.rgds/david wang, the president说明：如客户的询盘看起來很实，并ii也正好是你正在做的强项商品，则你也就 应该给别人一个详细的报价，一般适用实盘类的新信息；范例之6：to:attn:mr col 1 inswe know from your posted trade lead that you now have firm inquiry for atv from china, and actually we have been specialized in

23、producing and exporting such goods to many countries for many years, we are sure we are able to be your best choice, kindly check our below good offer:product:atvspecifications:packing:payment:shipment:moq:herewith attached some pictures for your reference, and you can know more about us and our pro

24、ducts on our website www. cncxpnct. com;please do not hesitate to contact us if you have any questions.waiting for your soonest reply.best. rgds/david wang, the president说明：与上一范例类似，对实盘类的新信息，你就应该附有详细报价，而对很多 规格较复杂的产品如轻纺产品，并月如客户也冇写明要你捉供产品图片的，记住 不要忘了附上儿张有代表性的图片并把你的网址也写上哦；范例之7：to:attn:mr collinswe arc re

25、commended that you now plan to import garlic from china, and this just falls into our business scope, since we are one of the main exporters of garlic in china, please refer to our firm offer as flws:product:specifications:packing:payment:shipment:moq:we can send you some product pictures if you req

26、uest;and we can also mail you some small samples if necessary;we suggest you may visit our website www. cnexpnet. com to know more about us;much thanks for your favourable comments and good cooperation.david wang, the president说明：对r类信息，即本网特别为大家推荐的信息，我们建议大家在报价前能多 做点准备，一定要有详细的有竟争力报价；范例之8：you are kindly introduced to us by wvv. cnexpnet. com/eng, nnd as a professional manufactu