英语写作之应用文书信格式范例ppt课件

1、Lecture 8 English Letters 一封正式的英文书信通常包括下面几个组成一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分：部分：信头信头(Heading)(Heading)、信内地址信内地址(Inside Address)(Inside Address)、称谓称谓(Salutation)(Salutation)、正文正文(Body)(Body)、终了语终了语(Complimentary Close)(Complimentary Close)、签名签名(Signature)(Signature)、附件附件(Enclosure)(Enclosure)、副本转送副本转送(Carbon C

2、opies)(Carbon Copies)、再启再启(Postscript)(Postscript)等。等。 普通包括写信人的地址和写信日期。一些正普通包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信头还包括写信人或单位的号码、式信函的信头还包括写信人或单位的号码、和邮政编码等。西方国家中有些信头甚至还和邮政编码等。西方国家中有些信头甚至还有单位担任人的姓名、职务和职称。信头的有单位担任人的姓名、职务和职称。信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。何时发出，便于复信和查阅。 写信头时，先写发信人的地址，然后写其他写信头时，先写发信

3、人的地址，然后写其他工程和发信日期。详细次序是：第一行写门工程和发信日期。详细次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市、省、国家牌号和街名；第二行写区名、市、省、国家名；国家名前加上邮政编码，国家称号后面名；国家名前加上邮政编码，国家称号后面可以加上号码，最后一行写发信日期。可以加上号码，最后一行写发信日期。Foreign Languages DepartmentForeign Languages DepartmentCollege of Foreign LanguagesCollege of Foreign Languages University University,100044,

4、100044Peoples Republic of ChinaPeoples Republic of China:8686ug.20,2021 (Aug.20,2021 (美式美式) )579 Qianwangang Road579 Qianwangang Road Huangdao,Qingdao,Shandong Huangdao,Qingdao,Shandong Peoples Republic of Peoples Republic of ChinaChina 20 Aug.,2021 ( 20 Aug.,2021 (英式英式)

5、) 并列式并列式斜列式斜列式 信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、头衔和单位称号，占一二行，然后写地址，头衔和单位称号，占一二行，然后写地址，可占二至四行。可占二至四行。Mr.William Wood81 Fifth StreetWashington D.C. 10038U.S.A.Mr.William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.

6、 并列式并列式斜列式斜列式Junior Class 1Dept. of EducationShandong UniversityNo.579 Qianwan RoadQingdao, 266000Apr. 6, 2021信头信头寄信人寄信人的地址的地址和日期和日期Zhiyuan Middle School,No.579 Qianwan RoadQingdao, 266000信内地址信内地址收信人地址收信人地址Dear Mr. Wang,称谓称谓Learning from Mr. Zhou, a teacher in正文正文每段开每段开头右缩头右缩进约五进约五个字母个字母Sincerely yo

7、urs,Li Wei终了语终了语及签名及签名正文下正文下一、二一、二行处行处Encl: Personal Resume 关于称谓关于称谓不认识的人：不认识的人：Dear Sir/Madam认识但不熟习的人：认识但不熟习的人：Dear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. Smith朋友：朋友：Dear Mary关于终了语关于终了语写给机关、团体或不认识的人：写给机关、团体或不认识的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely写给长者或上级：写给长者或上级：Yours respectfully, Respe

8、ctfully yours, Yours obediently 朋友或亲戚：朋友或亲戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend信件常用称谓和落款用法信件常用称谓和落款用法情况称呼落款未知收信人姓名Dear Sir(s)Dear MadamDear Sir or MadamYours FaithfullyFaithfully Yours知道收信人的姓名，但关系一般Dear Mr. BushDear Ms. Bus

9、hDear Dr. BushDear Prof. BushYours SincerelySincerely Yours知道收信人姓名且关系亲密Dear MaryDear SmithBest regardsBest wishesLoveWith (Lots of ) Love附件附件信件假设有附件，应在左下角注明信件假设有附件，应在左下角注明Encl.或或Enc.。假设多个。假设多个附件，那么应写附件，那么应写Encls.副本转送副本转送信件假设有副本转送，应在左下角注明信件假设有副本转送，应在左下角注明CC.再启再启再启部分用来补充正文中脱漏的话，普通应尽量少用，正式再启部分用来补充正文中脱漏

10、的话，普通应尽量少用，正式的文件中更应防止运用。假设有可用的文件中更应防止运用。假设有可用P.S.补叙补叙并列式并列式/齐头式齐头式/正排式正排式 这种格式的要领：每个要素都从左边开场陈列，每一行都这种格式的要领：每个要素都从左边开场陈列，每一行都不向右缩进，因此不向右缩进，因此 整封信的左边成一垂直线，右边参差不整封信的左边成一垂直线，右边参差不齐，单倍行距，段与段之间要空一行。这种格式在商务英语齐，单倍行距，段与段之间要空一行。这种格式在商务英语信函中是目前最为流行的英文书信格式。信函中是目前最为流行的英文书信格式。Your NameAdressPhoneDateRe: To what t

11、his letter refersCERTIFIED MAILPERSONALRecipients NameCompany NameAddressAttention Recipients NameDear*BodySincerely,SignitureEncl: cc:信封的写法信封的写法Wang HaiboDepartment of EnvironmentHefei University of TechnologyHefei, 230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr. William Jones收件人姓名University of PittsburghPittsb

12、urgh 15213收件人地址英文书信的根本原那么英文书信的根本原那么 英文书信的书写可概括为英文书信的书写可概括为7个个C原那么：原那么：Completeness 完好完好, Clarity清楚清楚, Concreteness详细详细, Conciseness简明简明, Correctness正确正确, Courtesy谦恭谦恭, Consideration体谅。体谅。1. 完好完好 一封完好的书信，有助于建立和表达友善关系，可以防止一封完好的书信，有助于建立和表达友善关系，可以防止由于疏漏所导致的诉讼；一封书信写得能否完好，建议用由于疏漏所导致的诉讼；一封书信写得能否完好，建议用5个个W来

13、检验。例如在定货信中，必需明确阐明：来检验。例如在定货信中，必需明确阐明：1需求需求什么商品什么商品 What you want；2何时需求何时需求When you need the goods；3货物发到何地何人收货物发到何地何人收 to Whom and Where the goods to be sent；4如何如何付款付款How payment will be made；5为什么为什么Why；如回绝对方的要求，或对对方提出要求时应阐明；如回绝对方的要求，或对对方提出要求时应阐明理由理由2. 清楚清楚 清楚是指写信者必需将所需传送的信息表达清楚，以免对清楚是指写信者必需将所需传送的信息表

14、达清楚，以免对方产生误解。例如：方产生误解。例如：原句：原句：I am writing to apply for admission to your university.改为：改为：I am writing to apply for admission to the graduate school of your university in the spring of 2021.3. 详细详细 书信中的详细原那么指信要写得详细明确。特别是回答对书信中的详细原那么指信要写得详细明确。特别是回答对方要求的信，一定要详细，如对电报、电传的日期、号码等方要求的信，一定要详细，如对电报、电传的日期、号

15、码等要交代清楚。例如：要交代清楚。例如：原句：原句：We wish to confirm our telegram yesterday.改为：改为：We confirm our telegram of March 18.4. 简约简约 书信应行文流畅、言简意赅，防止冗长。例如：书信应行文流畅、言简意赅，防止冗长。例如：原句：原句：We wish to acknowledge receipt of your letter改为：改为：We apprciate your letter5. 正确正确 英文书信中，除了防止语法、拼写、标点错误外，所援用英文书信中，除了防止语法、拼写、标点错误外，所援用的史料、数据等也应准确无误。的史料、数据等也应准确无误。6. 谦恭谦恭 言语要有礼且谦虚，及