MK05.06采购管理

1、2003-09-30 发布 2003-09-30实施美 的 集 团 制 冷 事 业 本 部发 布美 的 集 团 制 冷 事 业 本 部 企 业 标 准qg/mk05.06-2003 a 采购管理修订页编制 / 修订原因说明：根据制冷事业本部04 年组织架构及管理体系调整进行修订。原章节号现章节号修订（内容）说明修订人 / 时间4.13.1 4.14.1 4.13 .1 删除。新增qg/mk 05.37一次性采购管理因电子生产划归生产部，电子储备物资的计划与采购流程有所调整管理职能会审 /日期：同意石果林系统审核意见/日期：系统外会签意见：同意黄红斌日期：审批意见：同意李国林注：流程清单内所有文

2、件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批，并在此处写明审批流程。编制部门（生产部）管理职能会审（管理部）系统外会签（品括部总监）审批（生产部）流程清单外的文件审批流程由品质统括部和营运发展部确定。美的集团制冷事业本部企业标准采购管理办法qg/mk05.06-2003a 替代： qg/mk05.06-2003 美的集团制冷事业本部 2003-09-30 批准 2003-09-30 实施1/7 1 范围本标准规定了采购物料价格的确定、采购合同的签订、储备物资采购审批、采购信息系统操作平台操作要求、采购履行及货款结算等工作要求。本标准适用于制冷事业本部。2 引用标准无3 定义本标准采用下列定义。

3、3.1 期货类物料指铜管、铝箔以及用外汇结算的进口物料。3.2 储备物资采购周期较长、市场供应紧俏或受生产能力所限无适量储备将无法满足旺季生产需求的长线物资，包括压缩机、两器、铜管、铝箔、芯片、商用空调进口物料。4 管理内容4.1 流程图qg/mk05.06-2003a 2/7 采购管理流程财务部门生产部部门供应链管理部门001物料报价核价价格批准采购判断002转物料招标流程noyesyes003申请一次性采购不正常004录入mrpii系统正常004供货比例分配004采购计划005采购订单编制订单批准006订单下达yes007订单跟踪与维护008订单关闭009货款结算与支付4.2 物料报价4.

4、2.1有下列情况时，供应链管理部可向供方提出物料报价要求：4.2.1.1首次确定采购价格；4.2.1.2采购价格进行调整；4.2.1.3期货类物料本期采购价格的确定；4.2.1.4物料更改后需重新确定采购价格或其它。4.2.1.5侯选供应商转为正式供应商对其进行物料成本管理能力评估；4.2.2要求供方填写“供应商物料报价批准表”或“报价通知单”（仅适用于期货类物料供应商）。4.2.3供方应须填写相关栏目并签字盖单位章。4.3 价格核定4.3.1供应链管理部分别从材料成本、费用、工资、利润和税金等项目审核供方价格的合理性并与目标采购价格进行比较。4.3.2当认为供方价格构成不合理或未达到目标采购

5、价格时，可要求供方重新报价。4.3.3当供方重新报价后仍未达到目标采购价格且供方拒绝下调价格时，可采取招标等方式确定采购价格。4.4 价格批准qg/mk05.06-2003a 3/7 4.4.1采购价格经初步确定后，供应链管理部门把填写好的“供应商物料报价批准表”或“期货类物料价格 /数量批准表”（仅适用于期货类物料供应商）按规定的流程报批。4.4.2批准权限按公司分权手册。4.4.3未通过价格批准时要求供方重新报价。4.4.4经批准的“供应商物料报价批准表”或“期货类物料价格/数量批准表”复印一份发供应商。4.5 采购判断4.5.1对于正常采购的非期货类物料由财务管理部门将价格录入mrpii

6、 系统中。4.5.2对于一次性采购的物料按一次性采购规定执行。4.6 编制采购订单4.6.1采购业务部门根据采购计划和供方供货比例确定采购订单的供方，按照 采购平台 的操作程序填写“采购订单”的各项内容。4.6.2生产部计划主管根据年度、三个月滚动和月度生产计划并根据计划的变动调整，以三月滚动计划的形式编制负责压缩机、两器和铜管、 铝箔储备计划的编制；芯片储备计划由电子分厂生产模块计划主管负责编制，商用空调进口物料储备计划由商用空调生产部负责编制。4.6.3储备计划的编制要求：储备计划必须详细分析储备的必要性，储备占用的资金、 场地及其他资源，并对储备计划存在的主要风险和储备计划的投入产出情况

7、进行分析。4.6.4对期货类物料或未被批准价格的非期货类物料，按照mrp 的操作程序作估价采购订单。4.7 供应商确认采购订单4.7.1通过采购平台编制采购订单后，发供应商确认。经供应商确认后提交订单批准；4.7.2储备计划经批准前需下发给供应商签字确认，再提交批准。4.8 订单批准4.8.1采购业务部门把编制好的“采购订单”或“（估价）采购订单”按照 mrp的操作程序报批。4.8.2批准权限按公司分权手册。4.8.3储备计划由生产部部长审核（芯片的储备流程见储备物资管理内容部分），财务部部长、供应链管理部部长会签，财务管理部会审后，报顺德工厂总经理批准。出口专用压缩机的储备必须经海外事业本部

8、确认。商用空调进口物料储备计划由生产部部长审核，商用空调总经理审批。储备计划下发后双方各存一份。底稿交信息员存档，保存期为两年。4.8.4未通过批准的采购订单需重新编制。4.9 采购订单下达4.9.1经批准的采购订单由采购业务部门通过传真或电子邮件、采购平台的方式传递至供方。4.9.2采购平台4.9.3采购订单需经供方评审并由授权人员签字确认后正式生效。4.9.4打印两份采购订单交财务管理部门核实后盖公司印章，然后交供方签字盖单位章，双方各留存一份备查。qg/mk05.06-2003a 4/7 4.10 订单跟踪与例外信息维护4.10.1采购业务部门检查采购订单的履行情况，督促供应商按质、按量

9、、按期供货。4.10.2采购订单履行过程需调整供货量和供货期时，打印“通用采购订单执行明细报表”，通知供方建议取消或延迟订单。4.10.3供方未对建议取消或延迟订单提出异议视作同意。4.10.4供方不能按质、按量、按期供货时，分别按合作协议执行处罚。美的4.11 订单关闭4.11.1供方按量、按期送货到仓库，由仓库管理部门核实后在供方“送货单”上签名暂收。4.11.2暂收物料经进货检验合格或虽不合格但同意回用，由仓库管理部门打印“外购件收料单”，订单至此关闭。4.11.3暂收物料经进货检验不合格需退货时，订单仍未关闭。4.11.4订单关闭后并不免除供方物料在使用过程中出现质量问题时的责任，具体

10、按合作协议执行。4.12 采购货款结算与支付4.12.1估价采购订单结算价格的确定a)对非期货类物料估价采购订单，结算价格参照本标准第3.3 和 3.4 条确定，结算时由供方填写“物料估价合同单价核定表”并盖公司章，交财务管理部门核定。b)对期货类物料估价采购订单，结算价格按已批准的“期货类物料价格/数量批准表”确定，结算时由供方填写 “物料估价合同单价核定表”并盖公司章， 交采购业务部门核实后，交财务管理部门核定。4.12.2采购货款结算与支付的具体要求按财务管理部门有关规执行。4.12.3预付货款及非计划货款的支付，按公司有关财务规定执行。4.13 储备物资管理内容4.13.1储备物资主芯

11、片计划、采购及接收流程见下qg/mk05.06-2003a 5/7 主芯片采购计划与分析编制电子生产模块主芯片采购计划与分析下发电子生产模块主芯片采购计划与分析审核分厂厂长主芯片采购计划与分析批准制造本部总经理助理采购订单编制电子生产模块采购订单审核电子分厂生产经理采购订单盖章财务部芯片接收交货处理物资主管电子物资管理物资主管送货供应商计划编制流程采购订单下达流程4.13.1.1主芯片采购计划与分析由电子生产模块计划主管编制，由电子分厂厂长审核，生产部部长批准生效。4.13.1.2电子生产模块采购管理工程师根据生效的主芯片计划与分析文件要求编制采购订单，采购订单通过生产经理或者电子分厂厂长审核

12、，最后财务部盖合同章生效。有效的芯片采购计划与分析由电子生产模块通过电子文件形式下发相关部门。4.13.1.3仓库的接收根据供应商送货单以及计划主管编制的芯片采购计划与分析文件的需采购量来接收入库。4.13.2储备物资计划异常情况处理4.13.2.1国内营销公司、海外营销公司需求订单有较大的调整时，生产部国内、海外生产在收到产品需求订单取消（调减） 通知书后迅速作出反应，以此为依据对战略储备物资采购计划进行相应的调整，并由供应链管理部会签，以便根据供应商供货情况对供货比例进行适当的修订。4.13.2.2需求计划作出调整而不及时向相关部门反馈，或收到反馈而不调整储备计划并通报相关部门而给公司造成

13、损失的，造成的呆滞责任及处理损失超过5 万元的， 对直接责任人和直接主管领导进行通报批评并处800 元以上罚款。qg/mk05.06-2003a 6/7 4.13.3储备物资储备动态监控4.13.3.1为减少资金占用，提高储备物料的流动性、收益性，以优化库存结构，原则上压缩机的储备期最长不超过六个月、两器的储备时间结合生产实际情况最长不超过五个月、铜管铝箔的储备期不超过三个月，商用空调进口物料储备期不超过六个月。4.13.3.2财务部物资管理仓库要做好储备物资的防尘、防锈蚀、防霉变工作，对储备物资的消耗情况进行动态监控，对一个月以内90%未动的储备物资要进行资产预警，以简报的形式定期（每半月）

14、通报。4.13.3.3生产部电子生产模块负责每半月（即每月15 日和 30 日）对已实施的储备计划执行情况、储备物资动态和预计消化时间等情况以储备物资动态的形式通报给财务部、工程部和营运发展部顺德工厂管理职能等相关部门。4.13.4储备物料的处理4.13.4.1生产部负责采取积极措施消化储备物料，原则上必须优先消化储备物料，一经发现不按储备物料优先原则使用的将予以通报批评。4.13.4.2对因工厂储备计划编制和动态调整不力而形成呆滞不良物料的，将对相关责任人予以通报批评，呆滞物料金额超过10 万元的，将对相关责任人和直接领导处以1000 元以上罚款。4.13.4.3对因计划调整、工艺更改，根本

15、无机会使用或超出储备期的储备物料，根据实际情况采取排产消化、改制、退厂、折价变卖、调让、置换、报废等方式处理，相关责任部门承担处理损失。在对此部分物料的处理上本着损失最小化原则，尽可能减少对经营造成的影响。4.13.4.4超过储备期的储备物料即可视为呆滞物料，工程部负责对超过储存期限的储备物资的性能进行测试验证，提供处理意见。对需退货、调让、置换、折价变卖的，由生产部及供应链管理部负责联系供应商、财务部办理退货手续；对经改制后可使用的，由工程部技术模块提供技术支持，制定详细的改制计划予以实施；对已无使用价值的物资，由工程部工艺模块确认后，财务部提出报废申请，经审批后在系统中处理后送到集团废品公

16、司。4.14 采购平台操作管理4.14.1生产部采购工程师在每天早上11：00下午 3：00 向供方发出“送货通知”，不同的物料送货通知发出的时间有所不同。要求供方与采购工程师沟通，确定送货通知发出的时间。供方自采购工程师发出送货通知至第二天9：30 之间回执完毕。如9： 30 还未回执，视为放弃订单。4.14.2每个物料的初始状态都为“待确认”，供方可通过查询，对新产生的通知进行确认和拒绝。供方拒绝通知，需要在“说明”中给出拒绝的原因及能够满足到货的时间和数量。4.14.3当采购计划变更临时产生物料需求时，由工厂相关人员电话通知供方，由供方根据工厂的要求在采购平台中自制“送货单”。4.14.4供方送货依据是送货通知，供方确认送货通知后以“送货单”的格式向采购工程师报货，作为收货的唯一凭证。 如供方未满足上述要求，可要求其将货留下，回去打电脑单或在工厂送货单打印室打qg/mk05.06-2003a 7/7 单。4.14.5供方根据送货通知，自行决定是送往配套仓还是外租仓亦或从外租仓转往配套仓。4.14.6如供方没有电脑或由于各种原因不能正常使用电脑或不能上网，需方暂设一区域给供方使用，方便供方进行相关在线采购业务处理。4.14.7在系