企业外包业务管控流程

1、关键环节1关键环节2关键环节3加强外包业务流程的控制，包括对同定资产使用、外部存货管理都应强化企业外包业务管控流程北京弗布克管理咨询有限公司业务外包模式下，企业为了获得比单纯利用内部资源更多的竞争优势。企业整合利用外 部最优秀的专业化资源，将非核心业务交由合作企业完成，进而能够降低成木，充分发挥自 身核心竞争力。但是企业外包业务的管理也有犬然的风险存在。风险主要有以卜儿个方面：1、增加企业责任外移由于在外包经营屮缺乏对业务的监控，增人了企业责任外移的 可能性，导致质虽监控和管理难度加大。2、挫伤员工工作热情在业务外包中，必然会牵涉到部分员工的利益，员工的工作热 情和敬业水准会降低，他们会失去対

2、公司的信心和工作的原动力，从而导致工作业绩明显下 降。3、知识产权、商业秘密 特别是研究与开发之类业务外包。外包者所开发技术的专 利、版权的归属问题通常是有企业与外包厂商双方协议达成而非法律规定，这就留下了很人 的风险空间。业务外包信息保护措施不当，可能导致企业商业秘密泄漏。4、外包企业的忠诚度外包企业在利益的驱动下，可能会将服务重心从一个企业转移 到另一个企业，导致企业外包业务失控。而且，过分的依赖外包企业会导致交易成木提高。5、其他流程风险业务外包策略不科学、承包方选择不合理，可能导致企业核心资产 遭受损失；业务外包外包未经适肖审核或超越授权审批，也可能会因重大差错、舞弊、欺诈 而导致损失

3、；外包流程未恰当履行或监控不当，可能导致企业外包战略失败或经营效率低f综上所述，企业的外包业务必须用严谨的管理模式来掌控。一、业务外包关键环节控制k业务外包的关键环节企业在建立与实施业务外包内部控制时，应当强化对下列关键方而或者关键环节的控 制,具体如图所示。加强业务外包岗位责任控制，规范授权审核制度和外包业务归口管理制度 加强外包策略制定和承包方选择的控制，外包策略应科学合理、承包方选择依砂 应当充分、外包介同协议应灵活规范图1业务外包管理关键环节示意图二、业务外包管理控制岗位职责企业在进行业务外包活动时，会涉及到以下的管理控制部门或岗位，这些部门的岗位职 责权限和不相容职责如下表所示。业务

4、外包管理控制岗位职责一览表岗位主要职责不相容职责1.董事会 及其审计 委员会o审议、审批重大或核心业务外包项目计划书申请与执行业务外包项h计划2 .董事 长、总经 理审批外包业务流程管理制度审议非核心业务或涉及金额较少的外包项目计划书o审定最终的承包方o审议、批准外包合同协议书o审批外包业务付费款项审议因承包方提供附加产品而产生的额外付费巾请与执行业务外包项 目计划订立外包业务合同协议 书支付外包业务付费款项3.财务总监审核外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度审批盘盈盘亏的资产、存货o审批资产、存货的会计处理结果编制外包业务周定资 产、流动资产、存货各项制 度执行会计处理4.法律顾问审核外

5、包的法律性协议或合同文件参与外包业务的谈判o解释协议或合同条款，处理相关法律爭务审批外包合同协议5.归口管 理部门负 责人o审核外包业务流程管理制度，并监督其执行情况o审核经遴选留下的承包方资质，确定13个承包方审核外包合同协议o培训涉及业务外包流程的员工o定期检查和评价外包业务进展情况o主持验收外包业务成果：o确认外包业务付费款项审批外包项目计划书审批外包合同协议审批外包业务流程管理 制度审批外包业务付费款项6.归口管 理部门专 员拟定外包业务流程管理制度跟踪监督外包业务流程管理制度的执行情况o根据承包方资质标准及遴选办法，审核承包方资质并进行初 步遴选o初步接洽，订立外包合同协议提出外包业

6、务的初步检验结果，参与项目的正式验收o确认承包方最终提供的产品（服务）的差异，提出改进意见或建议审核审批外包合同协议审核审批外包业务流程 管理制度审核审批外包业务正常 及额外付费款项o协调处理与承包方之间，以及各承包商z间的争议o申请外包业务正常及额外付费款项7.职能部 门相关负 责人组织下属人员编制外包项h计划书，并进行初步审核审批外包项h计划书8.资产管 理部门负 责人o组织编制外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度，并 进行审核审査外包业务承包方对企业固定资产、流动资产、存货的使 用情况o定期対承包方库存存货进行检查o组织开展资产、存货的盘点工作对盘盈盘亏的资产、存 货进行会计处理9.

7、财务部 经理o根拥成本收益情况，评估业务外包项忖计划审核外包业务相关的会计处理审核外包业务付费款项o审核、确认业务外包中的退款及折扣金额执行会计处理审批外包业务付费款项计算业务外包中的退款 及折扣金额1().财务 部会计人 员预测业务外包项目计划成本-收益o対外包过程中涉及企业资产存量、增量变动进行会计处理o对经过审核、审批的盘盈盘亏资产及存货进行会计处理o计算业务外包中的退款及折扣金额审核相关会计处理审核审批外包业务付费 款项审核业务外包退款及折 扣金额11 .财务 部出纳人 员支付合同协议规定的或经批准的外包业务费用o计算、确认业务外包中 的退款及折扣金额三. 业务外包授权审批制度制度名称

8、业务外包授权审批制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条 为了使企业业务外包活动更加规范、有序，明确各部门和和关岗位在业务外包管理工作中的授权范由及审批权限，根据法律法规及公司章程，特制定木制度。第2条 木制度适用于企业在对采购、设计、加工、销售、莒销、物流、资产管理、人力资源、客户 服务等业务进行外包时涉及的授权审批事项。第2章 业务外包的授权审批范围及内容第3条 业务外包屮请的授权审批1. 企业相关部门编制外包项ii计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预 期收益等信息。2. 相关部门负责人审核计划书。3. 董事长、总经理对计划书进行审议。4. 采购、

9、设计、物流、人力资源管理、客户服务等非核心业务，或涉及金额小于3 000力元的外包项 目，由董事长、总经理办公会审议批准。5. 加工、销售、营销、资产管理等核心业务，或涉及金额达3 000万元(含)以上的外包项目，由童 事长、总经理审核厉，提交董事会及其审计委员会审议批准。第4条外包合同协议签订的授权审批1. 外包业务归口管理部门对承包方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴。根据外包业务 性质不同，拟定不同形式的介同协议文木。2. 归口管理部门负责人会同法律顾问对合同协议进行初审。初审通过后,根据合同金额交由不同级别 管理层审批。3. 合同金额在300万元以内的外包协议，由总经理审批。

10、4. 合同金额在30()3 ()(x) )i元的外包协议，山董爭长审批。5. 合同金额在3 000万元以上的外包协议，提交董事会或股东(大)会审批。第5条 外包业务费用支付的授权审批1. 归口管理部门接到承包方付款请求后，在评价外包业务项h的基础上对其提交的付款屮请进行全而 确认，修改或删除不合理部分，计算付款净金额。2. 由部门负责人会同法律顾问对付款申请进行审核，并签发支付证书。3. 财会人员对支付证书进行审核，财务部门负责人复审合格后，根据支付金额交由不同级别管理层审 批。4. 单次涉及金额在300力元以内的中请，山总经理审批；300-3 000 jj元的中请，山董事长审批；3 000

11、万元以上的巾请，由董事会或股东(大)会审批。5. 财务部门负责人确认市批程序无误后，由财会人员给予支付。第3章 授权期间与授权调整第6条 总经理及以上级別的被授权人，其授权有效期根据公司章程中规定执行第7条 外包业务归口管理部门的被授权人，其授权有效期自外包项目心动始至外包项目结束终。第8条发生下列情况时，授权机构可调整或撤销原授权。1. 受权人发生更大越权行为。2. 受权人的行为失当造成重大经营风险或法律责任。3. 经营环境、内部机构和管理体制发生重大变化。4. 业务外包计划发生重大变化。5. 其他情况。第4章附则第9条 业务外包项日所涉及的授权审批应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限

12、。第1()条 违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究相关责任人的责任，进行经济处罚和 行政处罚。第11条 本制度由总经办负责制定和解释，经总经理审批后执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期外包策略及承包方选择流程董事会及审计委员会董事长（总经理）归口管理部门其他相关部门五.外包业务全程控制流程董事会及审计委员会董事长（总经理）归口管理部门相关职能部门准备阶段签订外包 合同 协议外包实施合同终止六.外包业务管理制度制度名称外包业务管理制度受控状态編 号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为使本企业外包业务流程顺畅合理，规范参与业务外包人员的行为，确保业务外包期间

13、企业资产安全, 维护企业利益，实现业务外包的战略目标，特制定木制度。第2条适用范围木制度适用于木企业所冇业务外包活动的管理。第3条外包业务的界定本制度所指的外包业务，主要是指为实现金业的战略经营目标，通过合同或协议等形式约定山外部服 务捉供商(以下简称为“承包方”)提供的某些业务的部分或全部。第2章外包业务流程第4条制定外包战略1. 在决定是否将业务项目外包时，应考虑以下三个方面的因素。(1) 此项业务是否是利用本企业没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术。(2) 此项业务外包町以降低成木。(3) 此项业务外包能够产生比h己运作更多的利益等。2. 准确把握企业核心竞争力与盈利坏节，避免将企业

14、核心业务外包。第5条 编制外包项目计划书企业在确定业务外包内容后，指定与该项业务相关的职能部门编制计划书。计划书主耍包括以下内容。1. 业务外包的背景，如企业外部环境要求及企业中长期发展战略。2. 业务外包内容，将部分还是全部业务职能交山承包商提供。3. 业务外包的具体实施程序。4. 业务外包的主耍风险和预期收益。5. 其他相关内容。第6条 成立外包业务归口管理部门1. 外包项目计划书通过审核后，成立外包业务归口管理部门，由业务部门负责人、冇关咨询专家、外 包项h协调管理人员、合同协商管理人员等组成，有必要时还应包括法律及财会专业人员。2. 业务归口管理部门负贵业务外包项目的具体实施，确保业务

15、外包流程的顺利执行。笫7条 选择承包方1. 外包业务归口管理部门发布投标公告，并与候选承包商建立联系，发放外包项目竞标邀请书及 相关材料。参与竞标的候选承包商指定期限z内提交投标书及相关材料，主要内容包括项h解决方案、 实施计划、资源配直、报价等。2. 归口管理部门对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。评估因素主要包括5个方面。(1) 承包方类似项h的经验、服务能力、资格认证和信誉。(2) 承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系。(3) 承包方在知识产权保护方面的力度和效果。(4) 承包方的性能价格比是否合适；(5) 其他因素。3. 确定标底并进行公开招标。4. 组织企业其他职能部门

16、进行开标、评标、定标。归口管理部门给出候选承包方的综合竞争力排名， 会同相关管理层及其他职能部门负责人分析与候选承包方建立外包合同的风险，根据实际情况挑选出一家 或儿家公司作为业务承包方。5. 归口管理部门和承包方就外包项h合同的主要条款进行谈判，达成共识，山合同双方代表签署 外包项h合同。第8条 归口管理部门负责培训涉及外包业务流程的员工，确保员工正确理解和掌握业务外包项日相 关政策制度。第9条归口管理部门根据合同约定，为承包方提供必耍协作条件，并指定专人定期检査和评估项目 进展情况。第10条 项h结束或合同到期时，归口管理部门负责对外包业务产品（服务）进行验收。如出现承包 方蚁终捉供的产品

17、（服务）与合同约定不一致时，及时告知承包方进行调整。第11条 与承包方就最终产品（服务）达成一致后，由承包方提交费用支付申请，归口管理部门就申 请书合理性进行审核。审核通过后，开具付款证书,按照公司规定程序审批，支付承包方费用。第12条对丁-因承包方原因导致外包合同未完幣履行，归口管理部门负责向承包方进行索赔。1. 指定专人对承包方认可的赔偿事项进行跟踪、报告，及时收回并追究责任人贲任。2. 采用法律手段解决长期耒决赔款。3. 若终止对承包方的索赔，由归口管理部门捉出申请，详细说明终止索赔理由，报公司总经理以上级 别管理层审批后执行并备案。第3章 业务外包流程中的资产存货管理笫13条固定资产管

18、理1. 对于企业所有或有优先购买权的尚定资产，如i大【业务需要交由承包方使用的，要求承包方按照本企 业固定资产管理制度使用和管理。2. 业务外包归口管理部门指定专人定期检査承包方使用和管理固定资产的情况。3. 交由承包方使川但所有权归本企业的资产，只能川丁-外包业务活动。未经企业相关领导人员同虑， 損自将尚定资产挪作他用的承包方，相关部门应对其采取警告直至解除合同的措施。第14条流动资产管理1. 业务外包过程屮形成的原材料、产成品等流动资产，归口管理部门要求承包方遵循本企业制定的和 关管理政策，如防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等。2. 对承包方责任造成的流动资产损失，业务外包归口管理

19、部门有义务责成承包方进行赔偿。3. 业务外包过程中形成的商业信息材料等，归口管理部门按照在仑同屮约定的保密条款对承包方进行 监督。第15条存货管理1. 对于因业务外包带耍由承包方购进的存货，存货订单应经我方和关授权领导审核批准后，而存货的 数量、质量检查由承包方负责办理；归口管理部负责按企业存货管理规章制度准确、及时地在存货系统中 予以记录和反映。2. 对于因业务外包需要由我本企业销售给承包方的存货，承包方只能将其用丁外包项忖，不得另作他 用。归口管理部门负责予以监督。3. 归口管理部门负责定期组织相关部门（如资产管理部、财务部等）及相关人员对承包方的存货进行 盘点（每丿jx次）。而对于盘盈盘

20、亏的存货，应经本企业财务总监审批后，方可交会计人员进行会计处理。4. 对于所有权归我企业的、在承包方储存的存货，归口管理部门负责监督、检查承包方按木企业存货 库存管理制度屮的要求进行管理：对于检查屮发现的次品、损坏晶或过期存货,应当及时予以确认、分离 和适当地保护。5. 归口管理部负责指定专人跟踪、调杳外包业务中涉及的所有存货的一切变动，查明原因，报财务总 经理审核后处理。对丁承包方无合理原因过度使川存货，而造成企业成本上升，归口管理部或相关人员有权代表企业要求承包方进行补偿。第4章 外包业务流程中断防范措施第16条 业务外包归口管理部门采取承包方竞争机制，选择多家单位作为业务承包方，以降低-

21、方服 务失败或单方中止合同时可能给本企业帯來的损失。第17条 业务外包归口管理部门定期对所有匝要承包方的履约能力进行评估，形成业务叮持续能力评 估报告交由企业总经理及以上级别管理层审阅。第18条 根据业务可持续能力评估报告，业务外包归口管理部门负责及时替换不再继续具备履约能力 的承包方，避免外包业务的失败造成企业商业活动的中断。第5章附则七、附：技术服务外包合同范例ei笫19条 本制度山本制度山企业总经办负责制定和解释。 第20条木制度fix x x x年x月x日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期文本名称技术服务外包合同范例受控状态編 号执行部门监督部门考证部门技术服务外

22、包合同合同编号：委托方（以下称甲方）：服务方（以下称乙方）：法定代表人：法定代表人：地址：地址：邮政编码：邮政编码：联系电话：联系电话：甲、乙双方本着互利互惠的原则，就甲方技术服务问题，经友好协商，根据中华人民共利国合同法有关技术合同的规定及其他相关法律法规的规定，同意就以下条款订立本合同，共同信守执行。笫1条 技术服务名称、内容、方式和要求1. 1卬方需要就技术项目（全称）委托乙方提供技术服务。1. 2甲方委托乙方提供的技术服务包括等方而，具体参见本合同附件技术服务外包具体内容。1 3本合同约定的技术服务采用等方式实现,具体参见本合同附件技术服务方式。1. 4木合同约定的技术服务应达到标准水

23、平为。第2条合同履行期限、地点2. 1甲方协作事项应在日内完成：乙方应在本合同生效后日内完成技术服务项目。2. 2合同履行地点根抓服务方式不同，可在屮、乙方所在地，亦可约定双方同意下的其他地点。第3条甲方的主要义务3. 1为了使乙方顺利开展服务工作，在合同生效日后甲方向乙方提供有关技术背景及有关技术数据、原始设计文件、样品材料等资料。3. 2甲方向乙方提供工作场所及必要的工作条件，包括交通、食宿（标准）等。3. 3甲方根据乙方要求及时补充说明有关情况，追加、修补有关资料、数据。3. 4向乙方支付约定的技术服务费川，费川金额及付款方式详见木合同第五条。3. 5其他。第4条 乙方的主要义务4. 1

24、认冀制定和实施技术服务的计划，按合同预定期限交付技术服务项目成果。4. 2乙方按照屮方要求提供技术服务过程中，应严格遵守所在地法律以及屮方有关制度。4. 3在甲方需要时，乙方有义务告知技术服务项目的实施进度和现状，并捉供阶段性汇报，汇报频 度及方式如下：。4. 4保存确切系统的技术服务档案和账目，确保费用开支的正当、合理。4. 5其他。笫5条 技术服务费用支付5. i乙方为甲方提供合同约定的服务内容，甲方向乙方支付费用总计,包括以下事项：。5. 2甲方按照如下方式支付上述费用：。5. 3甲方报销乙方提供技术服务过程屮产生的开支，可报销的开支类型、报销凭证及流程详见附件 技术服务项目费用报销说明。笫6条保密条款6. 1卬方向乙方提供的技术资料、数据，乙方负有保密的义务。未经甲方允许，乙方不得引用、发 表和向第三者提供。6. 2