高校图书采选的组织优化及WBS分析

1、    高校图书采选的组织优化及wbs分析    邱运梅刘珊陆浩东摘 要：工作分解结构（work breakdown structure，简称wbs）是项目管理中的一种基本方法，主要应用于项目范围管理，是编制项目计划最常用的工具之一。它将需要完成的项目按其内在工作性质或结构划分成相对独立、内容单一和易于管理的工作单元，从而明确规定完成项目工作范围的所有任务。该文以贺州学院图书馆为例，对图书采选工作进行组织优化和wbs分析，旨在为进一步加强该校图书采选工作，提升图书馆服务水平提供参考依据。关键词：图书采选 组织优化 wbs分析 工作分解：g25 ：a ：1

2、672-3791（2016）10（a）-0137-04图书采选在图书馆工作中显得尤为重要，能否圆满完成直接影响到馆藏水平和广大师生的教学、科研工作，是衡量图书馆总体水平的一个重要指标。组织结构包括职能式组织结构、项目式组织结构和矩阵式组织结构。工作分解结构（work breakdown structure，简称wbs）是项目管理中的一种基本方法，主要应用于项目范围管理，是编制项目计划时最常用的工具。该文对图书采选工作分解及组织优化，最后进行目标管理，以期改进方法，达到项目的最优化。1 图书采选组织优化任何活动的开展都离不开组织这个载体，该校图书馆就是个庞大的组织，由50名员工组成，在现实工作中

3、，由于活动繁多，常因分工不明、质量不高、权责模糊而导致馆员间出现矛盾。因此，该校图书馆所有工作的开展都由专门的所属部门负责，统一采用职能式组织结构，如图1所示。职能式组织结构犹如金字塔，馆长是最高层管理者，位居金字塔顶部，中层是部长，然后是组长，一般员工位于最低层。该校图书馆图书采选工作由采编部负责实施，采编部是每次图书采选活动的组织者，采编部长就是图书采选活动的项目经理，采编部长做到职责分明才能获得下属员工的认同和支持。该校图书馆采编部只有4人，在图书采选过程中还需要临时调用其他相关部门人员的参与，如：需其他部门的学科馆员提供图书参考，办公室秘书核算经费传达文件，读者协会馆员负责在全校师生中

4、宣传，技术部负责现场电子设备的供应。这种金字塔结构的优势在于人员调动的灵活性和有利于在过程、管理等方面保持连续性。采编部作为项目的上级，可临时调用该部门及其他相关部门的人员，待图书采选项目完成后，所有人员又回到原有部门。图书采选工作要做好，必须调动其他部门学科馆员等的参与，而非采编部人员往往会因为图书采选不是自己的主要工作而积极性普遍不高，这就暴露了职能式组织的劣势。在图书采选过程中，首先要明确各成员责任；其次项目经理要协调好各部门之间的困难与矛盾，避免其他部门人员将图书采选任务当成额外负担而产生负面情绪。图书采选活动可以采用项目式组织结构。项目式组织结构是将图书采选工作从图书馆的组织中分离出

5、来，成为一个独立的单位，有专门的管理人员，仍可以是采编部长；也有专门的技术人员，包括学科馆员、采购员、财务员等。采用项目式组织结构优势在于项目经理对整个图书采选活动负责，项目组的所有成员都由项目经理（采编部长）支配，不会出现多重领导、无所适从的情况，如图2所示。这样图书采选活动就能目标统一，所有参与人员能够更快集中力量解决问题。图书采选活动采用项目式组织结构的劣势在于造成了资源浪费。该校图书馆一般同时面临多个项目，如：同时开展读书演讲比赛和图书采选活动，一些项目成员除图书采选外，还有其他工作要做。而活动一旦结束，项目组解散，项目成员的下一步发展将成为一个谜。每个项目都有自己的一套班子，这就造成

6、了人员、技术、设备的重复配置。矩阵式组织结构，是职能式和项目式组织结构的结合，兼备了两种组织结构的优势，避免了其弱点1。矩阵式组织结构类似于项目式组织，但项目又并不从组织中分离出来成为独立的单元；它只有一个项目经理，其他成员仍服务于原部门。办公室财务员可以同时承担图书采选经费核算和馆务其他开支，流通部的物理学科馆员在接受物电系师生阅览服务的同时参与图书采选工作。对于图书采选项目的任务，只能被他们当作工作的一部分，这又类似职能式组织的弱矩阵形式。该校采取矩阵式组织结构，就可以把图书采选工作中的选书环节融入到“书香校园，悦读金秋”读书月系列活动中来。读书月系列活动的项目发起人是图书馆决策层，他们对

7、此次活动的要求体现的是图书馆的战略目标：举行宣传月活动，丰富师生的精神世界，提高图书馆的影响力。让师生在愉悦的环境中参加活动完成选书，为实现图书采选目标奠定了坚实基础。综合各要素，该校图书馆在日常工作中通常会同时面对多个项目，采用强矩阵式更具有优势，能让更多的馆员专心参与其中，这样既摆脱了双重领导、多重领导的困惑，又有效平衡了资源，提高了图书采选活动的有效性。对比这三种主要的组织结构，同时考虑图书馆各项活动需要开展的背景，该校的图书采选活动采用矩阵式更为合理，如图3所示。图书采选工作由该校图书馆决策层推选一位合适人员作为项目经理（一般由采编部长担任），项目成员是从图书馆其他部门各调取一定比例。

8、大家分别从采编部、阅览部等不同部门临时调集到一起，虽同属图书馆，平时因接触不多熟识度不同，面对新工作新团队常会感到茫然。采编部长这时就需要对图书采选团队进行必要指导，公布项目目标，为项目和团队制定基本规则，并结合团队和个人能力、分配任务、责任到人。这有利于项目成员找准位置，有助于团队有个好的开端。冲突是项目成员对原有“规则”的自然反应，在项目实施过程中项目成员不仅学会如何更好与他人沟通、协作完成同一个目标，更在团队合作中提升了自己的才能，为以后的工作生活留下了宝贵的经验财富。2 图书采选项目的工作分解结构（wbs）分析2.1 图书采选项目的工作分解项目范围定义就是将高校图书馆图书采选项目的主要

9、工作划分为比较小的、更加容易管理的组成部分，以此来确定为完成此图书采选项目所要做的具体任务。图书采选项目范围定义要求准确、细致，而且要有利于图书采选项目资源的合理调配。项目范围定义工作通常通过任务分解来实现。工作分解结构（work breakdown structure，简称wbs）是项目管理中的一种基本方法，它主要應用于项目范围管理，是编制项目计划时最常用的工具之一2，3。它将需要完成的项目按照其内在工作性质或内在结构划分成相对独立、内容单一和易于管理的工作单元，从而明确规定完成项目工作范围的所有任务。wbs可以把整个项目联系起来，把项目目标细化为许多更易操作的、相对短期的任务。根据图书采选

10、的一般特征，对图书采选项目的工作流程进行wbs分解4。根据该项目的分工特点对项目进行进一步分解，可按照分部分项工程做出一个基于成果的工作分解结构图，如图4所示。2.2 图书采选项目的责任分配矩阵根据高校图书馆图书采选项目管理责任制原则，要将所分解的工作任务落实到项目有关部门和个人，同时明确表示出他们在图书采选项目组织中的关系、责任和地位，如表1所示。从表1不难看出，项目经理在高校图书馆图书采选项目中起到了决定的作用，他负责图书策划、图书论证和图书招标，甚至负责整个图书采选项目。图书采选员负责书单审查、订单校队和建立数据。学科馆员负责书单审查，他们对能否采选到读书满意的图书起到了决定性的作用。参考文献1 喻彬.a公司矩阵式项目管理组织优化研究d.成都：西南财经大学，2014.2 张波.工程项目管理中wbs分解及实现的探讨j.中国西部科技，2014（6）：4-6.3 沈莉洁.wbs在项目管理中的应用研究j.现代经济信息， 2013（7）：84.4 蔺军.基于wbs系统管理方法的图书馆搬迁j.情报探索， 2