国企档案管理信息化建设的实践与探索

1、    国企档案管理信息化建设的实践与探索    梁诗燕摘 要：21世纪是一个信息技术时代，国企应该实现档案管理信息化建设，这样才能适应新时代的发展。本文重点研究国企进行档案管理信息化建设的具体做法，以期能起到一定的参考作用。关键词：国企；档案管理；信息化建设一、前言进入新世纪之后，我国的社会经济迅猛发展，国企也进行了大幅度改革，积累了大量的档案，对这些档案进行有效管理，可以为国企发展提供有力的参考依据。二十一世纪是一个信息技术时代，国企应该实现档案管理信息化建设，这样才能适应新时代的发展。本文重点研究国企进行档案管理信息化建设的具体做法，意在起到一定的

2、参考作用。二、国企实现档案管理信息化建设的重要性和必要性1.有利于提升档案管理效率我们都知道信息化的主要特点是及时、共享、便捷、高效，信息技术时代的来临使得社会各个领域都已经实现了信息化办公，档案管理实现信息化建设是大势所趋，计算机可以将大量的纸质档案变成电子档案，对这些电子档案进行储存管理，可以提升管理效率，节省纸张浪费，并减轻管理人员的工作负担。2.有利于实现档案管理的准确性和时效性国企进行档案管理旨在在有限的时间内及时将档案信息传递到档案利用者手中，所以对于档案管理工作来说，时效性是非常重要的，很多人认为档案只能作为历史依据进行保存，其实这是对档案价值的误解，二十一世纪的信息化背景下实现

3、档案管理信息化建设，可以将档案资料及时传递到档案利用者手中，为档案利用者制定正确的决策，获得更多的资料提供参考。另外，档案一旦实现了电子化处理，那么是很难进行更改的，这样就可以避免人为进行篡改档案的可能性，进而提升档案资料的准确性。3.有利于实现档案资料的远程共享二十一世纪的信息技术迅猛发展，社会各个领域也不断腾飞，社会各行各业不仅要加强自身努力，还要加强彼此间的合作与共享，加强协调力度，事实证明，二十一世纪的信息技术时代是一个合作、包容开、放的时代，国企的档案管理工作处于这样的时代背景下，必须加强彼此之间的合作与交流，这样才能使国企获得更多的资料，为制定正确的决策提供参考，国企不仅要自身加强

4、努力，还要与其他企业进行相互合作，才能顺利完成这项工作。信息共享实现了这一工作，实现档案资料的信息化处理，可以使信息远程共享变成现实，国企不可能拿着厚厚的纸质档案进行合作，实现档案管理信息化建设可以使国企之间的远程共享变得更加便利和高效，进而实现共同发展。三、国企进行档案管理信息化建设的对策与建议根据上文分析可以看出，国企档案管理实现信息化建设有着至关重要的作用，结合已有的工作经验，我认为国企要加强档案管理信息化建设，可以从以下几点着手：1.加强硬件设施建设从目前来看，不少国企一提起档案管理信息化建设，就只是一味的在工作中进行数据、文字表格、搜集，不够重视计算机、网络、路由器等硬件设备配置，在

5、一些国企中，一台计算机使用了很多年，各方面硬件设施都都不符合时代发展的要求，计算机上面的软件系统长期得不到更新，这直接影响了档案信息化建設的效率，甚至还不如纸质档案管理效率，有鉴于此，国企要加强档案管理信息化建设，首先要重视硬件设施建设，让档案管理有一个良好的运作平台，在当前情况下，国企要对计算机硬件设施加强资金投入，配置先进的软件，选择质量较高的计算机，及时淘汰使用时间过长的计算机，这样还能保障档案资料的安全。2.重视纸质档案更新随着时代的发展，国企与国企之间的联系不断加深，现在的业务往来更加频繁和密切，要想提升档案管理信息化建设效率，还是需要传统的纸质档案的，每一项纸质档案都记载着国企以往

6、的发展，而实现档案管理信息化建设也是需要从原始的纸质档案中提取有价值性的资料的，有鉴于此，重视纸质档案的更新直接关系到信息化档案录入的准确性和精准性，如果失去了原始资料，那么计算机信息化档案也就难以进行有效管理，由此一来，国企要重视更新纸质档案，修改剔除错误档案，摒弃没有保存价值的档案，去伪存真，并及时将纸质档案录入到计算机中，还要设置时间、身份证号、姓名等备注信息。国企还要对纸质档案进行分类总结，特别是涉及国企机密文件、绝密文件、秘密文件、国家安全等方面的档案必须得到严密管理，保证信息资源的安全性，如果企业之间要相互阅览纸质档案，必须呈报上级进行审批，国企还要配置专门的纸质档案管理柜，妥善保

7、管纸质档案，防止发生丢失、损毁等不良事件。3.积极建立数字化档案馆目前，我们已经进入了大数据时代，建设数字化档案馆是国企必须面对的重要问题，这是现代化的新型档案馆，是信息化建设的重要标志，在当前，全国企业要对基层的档案信息数量和内容进行有机整合，将非结构化信息转变为结构化信息，这样有助于档案信息的统计、查询和保存，国企各个部门都要互相合作，及时整理有用的档案资源，并整合到档案馆中，实施信息化处理，这对建设数字化档案馆大有裨益。国企还要重视档案管理人员的教育培训，使他们适应大数据时代和信息技术时代的发展，掌握先进的档案管理技能和信息化处理技术，以此促使数字化档案馆建设进程的推进。四、结束语总而言之，在二十一世纪，国企实现档案管理信息化建设是适应时代发展的必然需求，国企要重视档案管理工作，为档案信息利用者提供有价值的档案资源，推动数字化档案馆的建设，以此使国企档案发挥真正的作用与效能。参考文献：1 彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考j.城建档案