办公用品管理流程

1、长沙恒飞电缆有限公司办公用品管理流程1、目的办公用品管理的目的在于规范公司办公用品申领、采购、保管、发放、报废、盘存及交接流程，有效控制公司办公成本，厉行节约，避免浪费，特制定本流程。2、适用范围适用于各部门、各分厂所有办公用品的管理。3、权责公司总裁：本制度的制定、实施、变更及修订，必须由公司总裁批准方可生效；人力资源部：负责实施、变更、修订本流程及电脑的采购；工业工程部：负责制定，优化本流程；行政后勤部：办公用品的采购、保管、发放及保修；信息部：电子类办公用品的验收、损耗判定及维修，备用零件存储及回收；财务部：采购审核及批准，资金结算。4、管理原则坚持以旧换新，以坏换新，杜绝重复领取、顺手

2、牵羊现象；做到办公用品台账清晰，心中有数。4.1办公用品的分类办公用品按使用性质分为固定资产、低值易耗品和低值耐用品三类。固定资产：办公桌椅、文件柜、电脑、传真机、打印机等价值较高的物品；低值易耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、胶水、胶带、回形针、橡皮、记事本、打印纸、传真纸、便签纸、档案袋（盒）、纸杯、等价值较低的日常用品；低值耐用品：笔筒、美工刀、直尺、订书机、文件架、计算器、剪刀、电话机、鼠标等使用期限比较长的物品。4.2办公用品计划的制定4.2.1各分厂、部门办公用品负责人每月1号前统计本月所需的办公用品，并填写办公用品请购单。4.2.2经分厂、部门领导人审批签字后，最迟于3号前（遇节假日顺

3、延），将所填写的办公用品请购单交至行政后勤部物品管理员处，逾期视为无需求。4.2.3物品管理员统一汇总，整理各分厂、部门的采购申请，并经核查库存状况，形成采购计划。4.2.4各部门按行政后勤部规定范围申领（耗材除外）。超出范围后勤部物品管理员有权驳回申请的文具。4.2.5临时急需的物品（计划外）：由各分厂、办公室办公用品负责人填写办公用品申请表（并在备注栏内注明急需采购的原因）交厂长或部门主管审核后交物品管理员处统一采购。5、内容5.1办公用品采购以及结算：5.1.1办公用品采购计划于每月5号形成后，由行政后勤部物品管理员组织采购，需于当月15号以前采购到位，并于每月月底完成本月结算。5.1.

4、2在实施采购时应本着节省成本、价廉物美、急需先办的原则，不得营私舞弊或牟取私利。5.2办公用品的入库管理及平时保管5.2.1办公用品送到后，由后勤部物品管理员进行验收（电子产品由信息部验收，需供货商提供相关参数说明书），验收合格后根据供货清单签收，并做好登记，电子产品需填写好产品信息卡（详见附录）。5.2.2备用的办公用品由后勤部物品管理员统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。5.2.3对于固定资产实行保管责任制。实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。5.2.4对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人的过

5、错程度，由责任人承担相应损失。5.3办公用品领用5.3.1办公用品的固定领用时间为每月15号（遇节假日顺延），物品管理员按照各分厂、部门的办公用品请购单进行发放。各分厂、部门办公用品负责人一次性领取本月办公用品，不再作单独派发。5.3.2行政后勤部有权对单次申请数量过大、种类过多、频率过高及无需发放的申请作出适当的调减和驳回。已领取计算器、订书机、剪刀等耐用品的，原则上不再发放。如重复申请应说明原因或凭损坏原物以旧换新，杜绝虚报、冒领。如人为损坏或遗失，由个人负责赔偿。5.3.3电脑、打印机、传真机、办公桌椅等贵重办公用品的领用须经人力资源部总监审核签字后方予领取。5.3.7请各分厂、部门同事

6、按照领取计划进行申领。5.4办公用品的交接与回收5.4.1员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品交接或收回时，应当遵守交接回收程序。5.4.2移交人需逐项列出物品清单，接交人应仔细点验，行政后勤部物品管理员根据移交清单进行核实（涉及电子办公用品的由信息部共同验收），如有损坏或遗失，物品责任人应予以赔偿。5.4.3移交人和交接人应在产品档案卡上签字确认交接，交接完成后，交接人相应转化为产品负责人，由行政后勤部物品管理员应重设编号，更新档案卡及数据库。5.5电子类办公用品的更换、维修及报废处理5.5.1电脑等固定资产类办公用品在正常使用状况下出现故障无法使用时，由所在部门办公用品负责人向行政后勤部物品管理员提出申请。5.5.2物品管理员根据电脑编号查找相关信息，判断是否在保修期内，属保修范围内的交由设备部发供应商维修并配备用电脑，保修期外的再交由信息部判断是否能维修，可维修的由信息部负责维修，已报废则由信息部集中处