第八章档案的整理与保管

1、教学规划教学规划教学目的教学目的 1、了解档案整理的流程与方法 2、学会档案保管教学重点教学重点 1、档案的整理 2、档案的保管教学难点：教学难点：档案的整理教学方法：教学方法：采用讲授式 教学手段：教学手段：多媒体课时安排：课时安排： 8 8课时教学内容教学内容第一节第一节 档案的整理档案的整理第二节第二节 档案的保管档案的保管一、档案的整理一、档案的整理 档案的整理就是按照一定的原则对档档案的整理就是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。和基本编目，使之有序化的过程。 （一）档案整理工作的内容（一）档案整理工

2、作的内容 1 1、对文件进行整理归档（、对文件进行整理归档（文书或业务部门文书或业务部门） 归档文件整理归档文件整理 归档文件系统整理方法归档文件系统整理方法 2 2、对档案进行整理：对文书或各业务部、对档案进行整理：对文书或各业务部门移交的档案进行排列、编目，使之进一步门移交的档案进行排列、编目，使之进一步条理化，以符合档案管理的需要；（条理化，以符合档案管理的需要；（档案室档案室） 3 3、全宗的划分和排列。、全宗的划分和排列。（档案馆）（档案馆）（二）档案整理工作的原则（二）档案整理工作的原则 1 1、保持档案之间的历史联系；、保持档案之间的历史联系； 1 1）来源）来源 2 2）时间）

3、时间 3 3）内容）内容 4 4）形式）形式 2 2、充分利用原有的整理基础；、充分利用原有的整理基础； 3 3、便于保管和利用。、便于保管和利用。 在实际工作中，对制成材料、机密等级在实际工作中，对制成材料、机密等级和保存价值不同的档案，应分别整理、专门和保存价值不同的档案，应分别整理、专门保管，充分考虑便于保管和利用。保管，充分考虑便于保管和利用。（三）档案整理流程与方法（三）档案整理流程与方法 1 1、档案分类、档案分类 1 1）编制档案分类方案（档案分类大纲），建立全宗）编制档案分类方案（档案分类大纲），建立全宗内档案分类体系；内档案分类体系； 2 2）全宗内档案分类）全宗内档案分类

4、按时间：年度分类法按时间：年度分类法运用年度分析法应注意的事项运用年度分析法应注意的事项 按来源：组织机构分类法、作者分类法、通讯者按来源：组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法。分类法。 按内容：问题分类法、实物分类法、地理分类法。按内容：问题分类法、实物分类法、地理分类法。 常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。 按档案保管期限分类按档案保管期限分类 2 2、档案的排架（排列）、档案的排架（排列）档案排架就是将档案按一定的次序进行排列。档案排架就是将档案按一定的次序进行排列。全宗内档案排列全宗内档案排列归档文件的排列与编号归档文件的排列与编号 （

5、温故）（温故） 同一事由：按时间先后顺序；同一事由：按时间先后顺序；不同事由：按办结时间的先后顺序；不同事由：按办结时间的先后顺序；按事由的重要程度；按事由的重要程度；按共同属性分别集中排列：作者按共同属性分别集中排列：作者- -时间；地区时间；地区- -时间时间案盒的排列与编号案盒的排列与编号 案盒排列就是将各档案盒按一定的顺序排案盒排列就是将各档案盒按一定的顺序排放，并将这种顺序固定下来。放，并将这种顺序固定下来。档案盒排列方法档案盒排列方法 保管期限保管期限- -时间顺序排列时间顺序排列 保管期限保管期限- -重要程度排列重要程度排列（组织机构分类法下的类别顺序排列（组织机构分类法下的类

6、别顺序排列p200p200）编号：统编大流水号；分编：按类别（年度、编号：统编大流水号；分编：按类别（年度、保管期限）从保管期限）从1 1号开始分编。号开始分编。全宗内档案排列全宗内档案排列一般按进馆顺序进行一般按进馆顺序进行3 3、（文件与）案盒目录编制、（文件与）案盒目录编制1 1）案盒目录的作用（）案盒目录的作用（“财产总账财产总账”） 固定全宗内档案分类体系和案盒的排列固定全宗内档案分类体系和案盒的排列次序，体现档案整理的结果；次序，体现档案整理的结果； 反映案盒的内容和成分，可作为基本的反映案盒的内容和成分，可作为基本的检索工作，并为编制专门检索工具或计算机检检索工作，并为编制专门检

7、索工具或计算机检索提供条件；索提供条件； 是档案登记的基本形式，为档案的统计、是档案登记的基本形式，为档案的统计、检查、清点打下基础。检查、清点打下基础。2 2）案盒目录的编制）案盒目录的编制 案盒目录由封面、序言、目次、案盒目录案盒目录由封面、序言、目次、案盒目录表和备考表五部分组成。其中封面的案盒目录表和备考表五部分组成。其中封面的案盒目录表是主体部分。表是主体部分。 封面：全宗号、目录号、目录名称、编封面：全宗号、目录号、目录名称、编制单位、编制时间、密级、保管期限等。制单位、编制时间、密级、保管期限等。 案盒目录表：案盒号、年度、保管期限、案盒目录表：案盒号、年度、保管期限、件数、页数

8、、备注等项。件数、页数、备注等项。（见（见p205p205） 4 4、编制档号、编制档号 档号是档案馆档号是档案馆( (档案室档案室) )在整理和管理档案过在整理和管理档案过程中程中, ,对档案的编号对档案的编号. . 档号的三种结构：档号的三种结构： 全宗号全宗号- -案盒目录号案盒目录号- -案盒号案盒号- -件、页（张号）件、页（张号）盒内文件所在页号或件号盒内文件所在页号或件号 全宗号全宗号- -类别号类别号- -案盒号案盒号- -件、页（张号）件、页（张号） 全宗号全宗号- -项目号项目号- -案盒号案盒号- -件、页（张号）件、页（张号） 档号具有唯一性，以上各要素不能重复编号。档

9、号具有唯一性，以上各要素不能重复编号。档案整理图示（档案室）档案整理图示（档案室） 编制档案分类方案编制档案分类方案进行档案分类进行档案分类档案盒排列与编号档案盒排列与编号档号编制档号编制案盒目录编制案盒目录编制二、档案的保管二、档案的保管 档案保管是指对已整理档案保管是指对已整理好并排架入库的档案进好并排架入库的档案进行日常维护与保护的工行日常维护与保护的工作。档案保管工作的两作。档案保管工作的两个基本任务：个基本任务： 1 1、维护档案的秩序，、维护档案的秩序，不散不乱不散不乱 便于利用便于利用 2 2、保护档案的实体，、保护档案的实体，不丢不毁不丢不毁 价值保存价值保存（一）档案保管的重

10、要性（一）档案保管的重要性 1 1、决定着档案寿命的长短、决定着档案寿命的长短 （决定着档案价值的大小）（决定着档案价值的大小） 2 2、决定着档案事业的兴衰、决定着档案事业的兴衰（二）档案保管的物质条件（二）档案保管的物质条件 1 1、档案库房、档案库房 基本要求：专用；坚固（必基本要求：专用；坚固（必须考虑承重量）；须考虑承重量）； 不能建在低洼处、不能是木不能建在低洼处、不能是木质结构；质结构； 远离水源、火源、污染源远离水源、火源、污染源（空气清洁、通风好；不宜（空气清洁、通风好；不宜设在顶层或底层，以防潮、设在顶层或底层，以防潮、防雨和高温；不宜靠近锅炉防雨和高温；不宜靠近锅炉房或盥

11、洗室）房或盥洗室） ； 门窗封闭性能好（门窗应少门窗封闭性能好（门窗应少而小，以保持良好的封闭性而小，以保持良好的封闭性能）能） 2 2、资料库、资料库 有条件的档案馆（室）有条件的档案馆（室）应设有资料库，收集应设有资料库，收集和保存与档案有关的和保存与档案有关的图书资料，以补充档图书资料，以补充档案充分提供利用的需案充分提供利用的需要。要。 1）档案箱）档案箱 便于移动，防尘、便于移动，防尘、防火、防盗；造价高、防火、防盗；造价高、存取不便、占用面积大。存取不便、占用面积大。不适合档案库房空间不不适合档案库房空间不大的单位。大的单位。3、档案装具、档案装具 2）档案柜）档案柜 密封性能好密

12、封性能好 存取方便存取方便 3）档案架）档案架 防火、防尘防火、防尘 节省库房空间节省库房空间 档案盒的外形尺寸为：档案盒的外形尺寸为：310mm220mm（长（长宽），厚度分别为宽），厚度分别为20mm、30mm、40mm三种。三种。 案盒和其他包装纸应采案盒和其他包装纸应采用无酸纸制作。用无酸纸制作。4、档案盒、档案盒 技术设备是指那些具有技术设备是指那些具有“固定资产固定资产”性质的机械、性质的机械、仪器、仪表、器具等设备。如空调、去湿机、加湿仪器、仪表、器具等设备。如空调、去湿机、加湿器、温湿度测量及控制设备、报警器、灭火器、电器、温湿度测量及控制设备、报警器、灭火器、电脑、复印机、装

13、订机、缩微拍照及缩微品阅读复制脑、复印机、装订机、缩微拍照及缩微品阅读复制设备、通信及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备、设备、通信及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备、运送档案的工具等。运送档案的工具等。5、技术设备、技术设备（三）档案的库房管理（三）档案的库房管理 没有硝烟的战争没有硝烟的战争 新家新家档案库房档案库房没有销烟的战争没有销烟的战争.doc 1 1、进出库制度和、进出库制度和“八防八防”措施措施 进出库制度进出库制度 一般只允许工作人员在一般只允许工作人员在工作时间内进入；工作时间内进入； 非档案工作人员原则上非档案工作人员原则上不准进入库房；不准进入库房； 档案工作人员在库房内档案

14、工作人员在库房内不允许从事与管理工作不允许从事与管理工作无关的活动，禁止吸烟、无关的活动，禁止吸烟、喝水、吃东西等；喝水、吃东西等； 离开库房时，必须关灯、离开库房时，必须关灯、断电、关好窗户、锁好断电、关好窗户、锁好房门。房门。 “八防八防”措施措施防火：消防器材、消除一切可能的隐患防火：消防器材、消除一切可能的隐患防盗：门窗坚固、防盗报警装置防盗：门窗坚固、防盗报警装置防水：远离水源、有利于防洪防水：远离水源、有利于防洪防潮：温度监测防潮：温度监测防霉：防霉药品、通风防霉：防霉药品、通风防虫：灭菌消毒、防虫药品防虫：灭菌消毒、防虫药品防尘：密封性、清洁卫生防尘：密封性、清洁卫生防光：无窗或

15、小窗、磨砂或带花纹的或防光：无窗或小窗、磨砂或带花纹的或有色的玻璃、窗帘、白炽灯有色的玻璃、窗帘、白炽灯 2 2、库房的温湿度控制、库房的温湿度控制 库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素，库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素，管理人员需每天测量并记录库房温湿度的情况，确保其在一管理人员需每天测量并记录库房温湿度的情况，确保其在一个适宜范围。个适宜范围。 适宜的温湿度适宜的温湿度 温度：温度：14至至20之间；之间； 相对湿度：相对湿度：50%至至65%之间。之间。 控制和调节温湿度的方法控制和调节温湿度的方法 对库房进行严格封闭；对库房进行严格封闭； 使用增温、增湿或降温、

16、减湿等机械设备；使用增温、增湿或降温、减湿等机械设备； 通风；通风； 其他措施：如放置水盆、挂置湿纱巾以增湿；放置木炭、其他措施：如放置水盆、挂置湿纱巾以增湿；放置木炭、生石灰等降湿。生石灰等降湿。 3 3、库房编号与装具排列、库房编号与装具排列 4 4、档案存放位置索引和档案代理卡、档案存放位置索引和档案代理卡（p209p209） 5 5、全宗盒、全宗盒 在档案管理过程中形成的对全宗状况及在档案管理过程中形成的对全宗状况及历史有原始记录意义的文字、图表等材料均历史有原始记录意义的文字、图表等材料均应归入全宗盒中。应归入全宗盒中。 全宗盒应单独保存管理，全宗移交时，全宗盒应单独保存管理，全宗移

17、交时，全宗盒也必须随同移交。全宗盒也必须随同移交。 我们的舞台我们的舞台:一分钟教师一分钟教师 人或生而知之，或学而知之，或困而知之。人或生而知之，或学而知之，或困而知之。 请说出你任何途径下的得知，时间：请说出你任何途径下的得知，时间：1515分钟。分钟。 主题参考：主题参考：教你一招儿：秘书生活锦教你一招儿：秘书生活锦囊妙计（学习与工作）囊妙计（学习与工作）思悟行：职场启示、生活启示思悟行：职场启示、生活启示其他其他: :你想分享的你想分享的 实训任务实训任务 请各小组到学校图书馆收集相关信息，完成下请各小组到学校图书馆收集相关信息，完成下列问题，并以小组为单位进行提交。列问题，并以小组为

18、单位进行提交。 1、我校图书馆的图书是如何整理上架的（分、我校图书馆的图书是如何整理上架的（分类、编号）？以此为依据比较图书整理与档案整理类、编号）？以此为依据比较图书整理与档案整理方法的异同。方法的异同。 2、例举我校图书馆提供的所有图书检索工具？、例举我校图书馆提供的所有图书检索工具？运用年度分析法应注意的事项运用年度分析法应注意的事项 1、文件有多个时间特征，如成文日期、签发、文件有多个时间特征，如成文日期、签发日期、批准日期、发文和收文日期，分类时以哪个日期、批准日期、发文和收文日期，分类时以哪个为准？为准？ 分类时一般以文件签发日期为准。分类时一般以文件签发日期为准。 2、跨年度形成的文件，通常归入办结年度。、跨年度形成的文件，通常归入办结年度。 3