商务接待综述

1、商务接待手册 （ 新标准 ）第一条：总则1. 为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商 务接待费用 控制，特制订本手册。2 . 商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。3 . 本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。第二条：管理职能 行政部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均 由行政部统 一安排。第三条：商务接待工作原则1. 对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广， 必须坚持重 点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责

2、、相互配合的原则， 上下一致，齐心协力， 共同做好接待工作。2 . 规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重 思想情感交流，不推 诿扯皮，不应付拖拉。3 . 统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定的预算严格 控制使用，商务接待费 用原则上不得超过限额，如需追加预算，由总经理 另行审批。第四条：接待职责分工1. 接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经 营目标，具 有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行 为

3、。2 . 接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下： 行政部：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服 务及参观介绍。提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。 前台：负责来客引入及会议室的环境保持。3 ?接待人员应及时撰写重要来访信息， 将与来访者交流中取得的信 息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。第五条：商务接待标准公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为4个级别：普通接待、业务接待、贵宾接待、政府接 待1?普通接待项目名称说明适合人群供应商、外协单位、中间商、普通商务类考察人

4、员、技术人员等；父通标准按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；餐饮标准简餐消费控制在 20元/人以下，宴请消费控制 在50元/人以 下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管；接待车辆商务车或出租车；其他，接待1 ?公司会议室布置投影机、白板、饮品（饮用水、茶、咖啡）。备注2?业务接待项目名称说明适合人员普通客户、地方机关般工作人员交通标准按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；：住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；餐饮标准简餐消费控制在50元/人以下，宴请消费控制在80元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管、主管副总；接待车辆公司轿车

5、、商务车或出租车；其他接待1 .必要时制作来宾接待手册；2 .公司会议室布置公司介绍 PPT宣传资料、文件 袋（信笺 纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）。备注3 .高级接待项目名称说明适合人员公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等；父通标准按对方人员要求订购，公司不负担费用；住宿标准住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用；餐饮标准简餐便消费控制在100元/人以下，宴请消费控制在200元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁；必要时安排董事长、股东；接待车辆公司轿车或租用专车；其他，接待1 .制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；2

6、.公司显著位置布置迎宾条幅等；3 .公司会议室布置公司介绍 PPT宣传资料、文件袋（笔记 本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、鲜花、水果、香烟、烟具等；4. 安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像；5. 安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；6. 必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在500元/人以下。备注4.政府接待：依照政府所属部门及级别，按照业务接待及高级接待标准第六条：商务接待流程1.商务接待的申请与审批 各部门实施商务接待前，应填写商务接待申请表，经部门主管审核，总经理审批后，报行政部申请安排接待； 申请部门在商务接待申请表内应明确来宾人数、级别、接

7、待历史、对方陪同人员、我方陪同人员、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议； 公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写商务接待申请，并作为接待负责人； 行政部接到商务接待申请表后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写接待行程安排表，反馈至接待申请部门确认； 经申请部门确认后的接待行程安排表，按接待标准进行审批，审批层级如下：接待标准行政部审核部门负责人审批总经理普通接待VV业务接待VVV贵宾接待VVV 如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，接待行程安排表 应按照相应接待标准进行审批； 接待负责人应将获批后的接待行程安排表报公司财务部，作为预支

8、、报销接待费用的预算凭证。2. 商务接待的实施 接待负责人依据获批的接待行程安排表，落实各项接待安排的责任人及物品置办； 部门接待负责人通知接待活动相关领导，以便合理安排时间； 行政部根据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆 的时间安排； 贵宾客户要制作来宾接待手册，由接待负责人，送至来宾； 接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来 宾，并陪同 来宾办理入住、结算手续； 如接待负责人无法陪同，可由行政部或司机代为行使接待负责人职 责； 接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接 ; 公司领导与来宾合影后，由行政部应将照片制成相框，交由接待负责人送

9、达来宾，留作纪念； 来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解 来宾对公司 各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度， 并及时填写商 务接待总结报告， 以便公司进行改进。3 . 商务接待行程的变更 商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接 待负责人、 司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行政部； 行政部收到行程调整意见后， 应立即对接待行程安排表进行调整； 如行程调整仅限时间安排调整，行政部应将调整后的接待行程安排 表报总经 理审批后执行，并将接待行程安排表副本发至相关人员； 如行程调整导致预算增加，行政部应将调整后的接待行程安排表 按审批流程 重新进行

10、审批后方可执行，并替换原接待行程安排表正、 副本； 商务接待秘书应根据调整后的行程安排，重新制作来宾接待手册 ， 并送至来宾。第七条：费用报销1 .商务接待结束后，参与接待人员应在 5 天内将相关票据全部交至行政 部，统一办 理报销手续，无故超过 30 天未提供票据的，不再予以报销，由 财务部由责任人的工 资中扣回预支费用；2. 实际发生费用在已获批预算额度内的， 由行政部持发票至财务部报销；3. 实际发生费用超出获批预算额度的， 由责任人填写费用超额审批表 说明 超额原因，按照商务接待审批权限进行审批，获批后方可报销；第八条：商务接待过程要求1. 接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越

11、格行为发生；2 . 接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。3. 接待环境标准 物品摆放整齐，且表面无灰尘； 地面干净无脏物，空气流通清新； 室温适度，灯光合适，电视调好； 备品齐全。4 . 公司参观规定 安排来宾参观公司，须报行政部批准； 参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后； 参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许 与参观人 员交谈，如有必要可礼貌示意。6. 接待礼仪要求 参与商务接待人员应着正装，举止礼貌； 接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10? 20 分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓； 接到来

12、宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李； 到达住宿地点后， 接待人员应主动协助来宾办理入住手续， 并提行李 送至房间； 接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续；九、附则1. 本手册为公司商务接待的规范性文件，各部门应严格参照执行；2 . 本手册由行政部依据实际情况变化，不定期进行修订；4 . 本手册由行政部附则最终解释；4. 本手册于 2014 年 1 月 1 日起执行。备注除有特殊说明外，本制度适用范围为集团各部门， 子公司可参照执行。 子公 司与集团公司发生业务关系时，以尊重集团公司制度为执行原则。商务接待申

13、请表申请部门：负责人：1 .客人信息：姓单位职务电话2 .接待时间：年 月曰至年 月曰共日3 .接待事由：4 .洽谈参加人员:5 陪同人员:6 .招待项目：交通住宿宴请娱乐游览其它：7、其它要求:接待部人签字：日期：行政部签字：日期：总经理签字：日期：接待行程安排表接待部门：接待负责人：制表人:日期/时间接待事项主讲/陪同其它参加部门地点第天（月 日）第天（月 日）第三天（月 日）配合内容清单目 项 合 配人 任 责、3 咅招待费用预算：交通：住宿：宴请：娱合计：接待部门确认签字：日期：行政部签字：日期：总经理签字：日期：商务招待费用超额审批表申请部门： 负责人：1 .招待对象：姓名单位职务2 .招待时间： 年一月一日至 年一月一日3 .招待事由：4. 获批招待费用预算：交通： 住宿： 宴请： 娱合计：5. 实际招待费用情况：交通： 住宿： 宴请： 娱合计：超额：超额原因说明：接待部门确认签字：日期：行政部签字：日期：总经理签字：日期：来访接待总结报告 接待项目：-一、来访目的:选型 参观签合同合作顺访 游玩 其它( )二、接待总结：1、接待情况:2 .效果总结: 3 .后续工作:4 .费用总结:预算实际超标*备注父通费住宿费餐饮费游览费其它合计情况说明注：超标是指超预算