力智文档管理软件使用手册

1、力智文档管理软件使用手册目录1.引言 (41.1.文档范围 (41.2.参考资料 (42.使用说明 (52.1.功能模块概述 (52.2.系统登陆 (62.2.1.登陆环境 (62.2.2.登陆方法 (62.3.系统导航条 (62.4.基本操作 (82.4.1.新建目录 (82.4.2.上传文件 (82.4.3.删除文件/目录 (92.4.4.文件下载 (102.4.5.在线编辑 (102.4.6.复制文件/目录 (102.4.7.移动文件/目录 (112.4.8.全文检索 (112.4.9.查看文件属性 (122.4.10.查看目录属性 (132.4.11.修改文件/目录名称 (142.4.

2、12.文件版本管理 (152.4.13.视图切换 (172.4.14.右键菜单 (182.5.个人空间 (192.5.1.我的文档 (192.5.2.我的收藏 (202.5.3.我的共享 (212.5.4.我的审批 (222.5.5.我的评论 (232.5.6.我的申请 (232.5.7.我的设置 (242.5.8.回收站 (252.5.9.我的消息 (252.6.文档中心 (252.6.1.权限分配 (252.6.2.定稿申请 (262.7.统计报表 (272.7.1.目录统计 (272.7.2.人员统计 (272.7.3.阅读统计 (272.8.系统公告 (282.8.1.草稿箱 (282

3、.8.2.已发布 (292.9.文档配置 (292.9.1.分类目录管理 (292.9.2.文件类型管理 (302.9.3.文件签出管理 (302.9.4.用户评论管理 (302.9.5.系统参数设置 (312.9.6.日志管理 (312.10.组织架构 (312.10.1.组织单元管理 (312.10.2.人员信息管理 (322.10.3.虚拟团队管理 (322.11.安全管理 (322.11.1.系统角色管理 (322.11.2.模块权限管理 (332.11.3.系统权限查询 (331. 引言本使用手册在力智文档管理系统需求说明书的基础上提出,用于指导系统测试人员、部署人员和使用人员,为使

4、用人员提供一个标准的描述,方便用户进行使用。1.1. 文档范围本文档的读者为力智文档管理系统测试人员、实施人员以及使用人员。1.2. 参考资料1 GB 8566 计算机软件开发规范2 GB 8567 计算机软件产品开发文件编制指南2. 使用说明2.1. 功能模块概述 2.2. 系统登陆2.2.1. 登陆环境在客户端,用户可以通过浏览器来访问力智文档管理系统。客户端支持的浏览器包括IE6、IE7、IE8。同时必须确保客户端能与安装文档管理系统的服务器正常通讯。2.2.2. 登陆方法登陆时,只需要在IE地址中输入域名与对应端口号访问即可,比如“:8080”,这里“http:/ ”是指的域名,后面的

5、“:8080”是指的服务器中文档管理系统服务所在的端口号。输入地址访问后,会出现如下登陆页面: 在登陆页面输入管理员分配的用户名与密码即可完成登陆。2.3. 系统导航条进入力智文档管理系统后,首先看到的是系统的“我的桌面”。 右上角包含三个导航模块:1、组织管理管理员操作模块,在此模块,管理员可对用户,部门及用户组的相关信息进行管理。2、安全管理管理员操作模块,管理员设置用户的访问权限及权限相关的配置。3、文档管理进入用户使用模块。左边菜单包含的导航模块有:1、个人空间个人空间包含的子模块有:我的文档,我的收藏,我的共享,我的审批,我的评论,我的申请,我的设置,回收站,我的消息。2、文档中心所

6、有公共文件的访问模块3、统计报表包含的子模块有:目录统计,人员统计,阅读统计4、系统公告包含草稿箱,已发布5、文档配置分类目录管理,文件类型管理,文件签出管理,用户评论管理,系统配置管理,日志管理6、全文搜索2.4. 基本操作力智文档管理系统最终操作的对象是文件和目录,对文件和目录基本操作包含以下内容:2.4.1. 新建目录进入个人空间中的我的文档模块或者文件中心模块后(一下简称工作区,通过点击上面的新建目录按钮,弹出以下界面,输入相关信息后即可完成新目录操作 2.4.2. 上传文件在工作区可以上传文件,通过点击菜单栏上的上传按钮,即可弹出上传文件对话框。支持多个文件上传。支持大文件上传。 2

7、.4.3. 删除文件/目录在工作区选择需要删除的数据,然后点击菜单栏删除按钮,弹出删除对话框。删除只是把文件移动到回收站,如果要完全删除,需要到个人空间中的回收站模块操作。 2.4.4. 文件下载在工作区,选择需要下载的文件,弹出下载文件对话框。 2.4.5. 在线编辑常见的office文件支持在线编辑,在文档工作区,有以下图示的可支持在线编辑。 2.4.6. 复制文件/目录在工作区,选择您需要复制的文件或者目录,然后点击菜单栏的复制按钮,再弹出的页面中选择复制到的具体位置,点击保存完成复制操作。 2.4.7. 移动文件/目录操作与复制类似,选择需移动的文件或者目录后,点击菜单栏的移动按钮,在

8、弹出的页面中选择移动的目标位置后,保存即完成移动操作。2.4.8. 全文检索点击左边导航菜单的全文检索按钮即可进入全文检索模块,可对文件夹/文件的名称、包含的内容、创建者、创建时间等所有属性进行查询 2.4.9. 查看文件属性如下图所示,点击数据列最后一列的第一个图标,即可查看文件属性。 查看目录属性与查看文件属性类似,点击数据列最后一列的第一个图标,即可查看文件属性。 2.4.11. 修改文件/目录名称此操作在属性界面操作,修改目录名称直接在界面上输入即可,修改文件名称点击“重命名”按钮,在弹出的对话框中输入新的名称,保存即完成修改。修改目录名称如下图: 修改文件名称如下图 2.4.12.

9、文件版本管理打开文件属性,在TAB菜单即可打开属性窗口。 对于版本列表中,点击每个文件链接即下载当前版本文件. 上传版本点击上传版本按钮,即可弹出上传文件新版本页面,需注意,上传的新的版本文件名称要同原文件一致。 . 版本回滚选中一个版本信息,然后点击“版本回滚”按钮,即可将文件的版本回滚到选择版本。 2.4.13. 视图切换力智文档管理系统支持两种视图模式:1、列表模式2、缩略图模式两种不同的视图模式可通过视图按钮来切换。列表模式: 视图模式: 2.4.14. 右键菜单在不同的视图模式下,工作区域都支持右键菜单操作。右键菜单里面的菜单项可实现日常的所需的所有操

10、作。 2.5. 个人空间2.5.1. 我的文档我的文档管理个人自己的文件及目录,具体的操作覆盖基本操作里面所有的内容。我的文档的文件及目录其他人不可以访问,但是可共享给他人。共享可通过文件或者目录属性里的共享设置来实现。目录共享设置: 文件共享设置: 收藏只是针对文档中心的文件,收藏后即可在我的收藏模块显示。具体收藏见下图: 2.5.3. 我的共享. 我的共享我共享的目录或者文件,如果不需要共享了可删除共享。也可根据具体情况调整共享权限。 . 共享给我别人共享给我的目录或者文件,点击最后一列的“进入共享”链接即可进入共享。 2.5.4. 我的审批. 我

11、的审批别人发给我的审批,可转办给他人操作. . 待审批等待别人审批的数据列表 . 已审批已审批的数据列表 2.5.5. 我的评论我对文件的评论列表 2.5.6. 我的申请. 个人空间开通申请对于首次进入文档系统的用户,是不可以访问“个人空间”中的“我的文档”模块,需要向管理员申请,管理员开通以后才可以访问。申请开通在此模块申请。 . 定稿文档编辑申请已定稿的文件,如果想修改,需向管理员发起申请,管理员审批通过后,方可对编辑的文件修改。申请见下图: 2.5.7. 我的设置. 个人信息查看当前用户的基本信息及详细信息,并可对详细

12、信息及密码进行修改。 . 空间信息查看当前用户的空间的目录,文件及占有空间的信息。 2.5.8. 回收站用户删除的文件或者目录首先是放入个人的回收站,对于放入回收站的文件,可做还原和完全删除操作。 2.5.9. 我的消息系统发给用户个人的信息列表,最近的一条在页面顶部滚动提示。2.6. 文档中心管理公共文档部分,有权限的用户的可访问此模块。具体操作覆盖基本操作的所有内容。2.6.1. 权限分配管理员或具有分配权限的人员可通过目录/文件的权限分配操作指定相关人员访问。权限分配在目录或者文件的属性窗口中。 2.6.2. 定稿申请对于以后不需要做任何修改的文件,用户可通过定稿申请向管理

13、员发出申请,管理员审批通过后,文件定稿成功,不可以再做修改。 2.7. 统计报表管理员操作模块,具有相关权限的管理员才可以访问此模块2.7.1. 目录统计统计文档中心目录的目录数,文件数,以及占有的空间。也可统计具体用户个人空间的目录数,文件数,占有空间。都可导出成excel 2.7.2. 人员统计统计人员操作情况,包括新建,删除,修改目录或者文件,可导出成excel。 2.7.3. 阅读统计统计文档中心文件的阅读情况,可导出成excel。 2.8. 系统公告针对不同的用户发布系统公告。具有相关权限的人员才可以访问此模块。2.8.1. 草稿箱发送公告的草稿数据。草稿数据可做修改,删除,发布操作

14、。 已发布的公告不可以做修改,删除操作,但是可以取消发布 2.9. 文档配置对于文档管理系统的相关管理配置模块,具有相关权限的管理员才可以访问此模块2.9.1. 分类目录管理文档管理系统中的目录管理,目录的新增,修改,删除等维护操作。 2.9.2. 文件类型管理文档管理系统中所涉及到的文件类型管理及维护,包括类型定义,上传大小限制,是否可在线编辑,是否可在线查看,是否可PDF导出等。 2.9.3. 文件签出管理文档管理系统签出的文件管理文件操作过程中,由于网络等异常导致文件签出,可在此模块对文件进行签入操作。 2.9.4. 用户评论管理管理用户对文件的评论。广州力智软件有限公司文档管理软件使用

15、手册 2.9.5. 系统参数设置 设置系统中常见的配置参数. 2.9.6. 日志管理 系统日志的查看及维护. 2.10. 组织架构 系统组织架构管理模块,具有相关权限的管理员才可以访问此模块. 2.10.1. 组织单元管理 管理系统所涉及到的部门信息. = 地址:广州市番禺区迎宾路 730 号节能科技园发展大厦 207 邮编:512000 网址: 电话:020-* QQ:1352038839 第31页 共34页 广州力智软件有限公司文档管理软件使用手册 2.10.2. 人员信息管理 管理系统所涉及到的人员信息. 2.10.3. 虚拟团队管理 管理系统所涉及到的虚拟团队信息. 2.11. 安全管理 整个系统权限的配置及管理,具有相关权限的管理员才可以访问此模块. 2.11.1. 系统角色管理 创建及维护系统各模块的访问权限. = 地址:广州市番禺区迎宾路 730 号节能科技园发展大厦 207 邮编:512000 网址: 电话:020-* QQ:1352038839 第32页 共34页 广州力智软件有限公司文档管理软件使用手册 2.11.2.