coremail邮件归档系统v20产品白皮书版

1、本文档归盈世信息科技（北京）所有，并保留一切权利。，任何公司和个人不其法律责任。得将此文档中的公开、或以其他方式散发给第。否则，必将免责本文档仅提供阶段性信息，所含内容可根据的实际情况随时更新，恕不另行通知。如因文档使用不当造成的直接或间接损失，本公司不承担任何责任。文档更新本文档由盈世信息科技（北京）于 2013 年 10 月最后修订。公司销售咨询技术支持A、文档修改B、文档审核版本审核日期审核审核版本修改日期修改修改目录1前言1概述22定义22.1工作流程22.2功能特点32.33功能4功能架构3.1.4用户管理用户数据自动与邮件系统集成53.2.2灵活的管理53.2.3

2、邮件审计.6归档管理归档方式设定73.3.2归档范围选定73.3.3符合邮件生命周期83.3.4领先的归档数据技术9邮件审计敏捷的邮件检索93.4.2多样化邮件还原方式103.5安全监察113.5.1归档行为监察113.5.2日志管理123.6系统维护123.6.1归档统计与系统状态分析123.6.2数据管理13部署1444.1系统部署架构144.2应用环境154.3部署流程151 前言随着互联网飞速发展和普及，电子邮件已经成为企业商务来往和个人通信的重要工具，大多数的企业都已经拥有或准备部署邮件系统了。而电子邮件信息每天呈式的增长，包含的内容涉及企业诸多商

3、业，海量的邮件附件占据了用户和邮件服务器的大量空间，导致邮件系统性能不断下降。对于企业来说，电子邮件作为的信息数据，伴随着邮件数量的不断累积增加，其保护和管理难度也越来越大：² 面对不断堆积如山的电子邮件，您的服务器及客户端是否变得越来越迟钝呢？系统空间越来越小呢？² 一旦电脑或系统发生故障，您的重要邮件是否无法保存和恢复呢？² 如何从海量的邮件中找到快速准确的找到有价值的历史邮件和附件呢？² 法律规定企业必须长时间有效地保存邮件作为法律支持证据或进行审计，您的企业如何做到呢？² 目前很多企业将庞大的邮件信息作为企业知识库的一部分进行知识的管理

4、和挖掘，您是否有效利用呢？，正是这种对电子邮件的依赖性的不断增强，才产生了对信息保护以及搜索发现的需求，一个企业管理者可能一会有几百上千条重要信息来往，如何进行保护和管理，因此需要找到一种有效的办法解决这些。1概述2定义2.1邮件归档系统是一款应用最先进的动态技术的邮件数据管理及检Cor索系统。其部署在邮件传递路径上，通过灵活设置邮件归档策略，对进出邮件信息数据的分类归档，实现邮件和附件等数据安全长期的；同时还可通过强大的邮件搜索工具随时调阅海量的历史邮件，对邮件内容进行多层审核归类，便于信息流的整合与统一管理，也便于在发生数据意外丢失时快捷恢复邮件。2.2 工作流程邮件归档系统采用邮件直接的

5、架构，不需要更改现有及邮件流架构，Cor可迅速完成系统导入，与现有邮件相关及后端整合兼容性良好，适合各种企业使用。2（1） 邮件服务器直接连接邮件归档服务器，进入邮件服务器的电子邮件将被和归档，不影响现有邮件进出流程。（2） 电子邮件进入归档服务器之后，会按照企业预先设置的邮件数据归档策略和保留规则对电子邮件进行归档，这一过程带电子邮件内容的分类、处理并分析。（3） 归档后的邮件进入数据库中不同的目录进行管理，同时，归档平台具备很灵活的可扩展性，内容系统能支持多平台的，SNA、NAS、DAS 及本地磁盘等。（4） 客户可以通过浏览器来管理归档后的邮件，实现查找，查看，恢复，归档后的邮件。功能特

6、点2.3邮件归档系统可自动归档邮件，有效保存黄金邮件内容邮件信息管理，Cor提升企业信息运营生产力。Cor邮件归档系统主要为企业解决以下：Ø 邮件备份：自动实时归档邮件，不漏过任意一封邮件，避免邮件信息误删。Ø 邮件检索：强大的邮件检索工具，从海量数据中快速定位需查找的黄金信息。Ø 邮件调阅：全面邮件还原管理功能，方便历史邮件数据的二次使用。Ø 邮件稽核：严谨的邮件分级查阅权限，便于开展对邮件内容的审为操作的安全监察。33 功能3.1 功能架构该系统功能主要由三部分组成：n 归档模块：主要全局邮件归档策略和策略的灵活设置。n 数据中心：该模块主要归档的邮

7、件数据和用户数据。n 应用模块：主要邮件的检索和还原，是系统的模块，承载主要的应用业务。用户通过该模块进行邮件检索还原的使用规则制定。n 管理模块：该模块主要承担的任务用户管理规则、数据管理、系统数据的维护管理、以及操作安全监察。CorArchive SystemCorSystem数据中心用户数据日志库应用模块用户数据检索邮件数据邮件索引邮件还原邮件数据管理模块管理应用统计日志系统维护用户管理数据管理4归档模块归档策略策略3.2 用户管理3.2.1用户数据自动与邮件系统集成邮件归档系统自动与 Cor邮件系统的用户数据进行集成，避免管理员重Cor新进行批量复杂的用户管理。3.2.2灵活的管理邮件

8、归档系统首创设计“系统管理员（管理员）-安全监察员-邮件审计员”Cor多归档信息管理模式。客户可以根据的实际运维情况，灵活合理和设定各使用，使各管理各司其职，多线作业，既可优化企业内部管理，又促使管理规范和操作安全，综合提升企业信息管理效率和安全水平。分配原则及内容：客户可根据实际情况灵活分配一人一，或一人多），设置管理的范围和过期时间。ü 系统管理员归档系统管理员一般可为企业 IT 管理员，目的是保证归档系统的健康运营，使系统能及时为企业员工提供信息支持。Cor邮件归档系统自身智能的管理设计及界面易用性操作，可让系统管理员轻松管理，减少人力成本和培训成本。5基本权限权限内容管理（灵

9、活分配）归档设置全局设置、自定义归档策略系统管理员用户管理、管理员系统管理员邮件审计系统管理员（管理员）安全监察归档监察系统管理员统计状态归档邮件统计、查看系统状态系统管理员邮件审计邮件搜索与还原邮件审计员ü 邮件审计员邮件审计员可灵活指定为企业的任何员工（或外部审计），按要求对业务邮件进行搜索及还原操作，完成对企业邮件信息的挖掘与增值应用。Cor邮件归档系统为邮件审计员提供了快速、精准的归档邮件全文搜索和多种邮件还原方式。3.2.3邮件审计归档邮件不仅是重要的信息载体，而且还是企业宝贵的信息。挖掘调用这些信息资源进行业务应用增值，是企业进行邮件归档信息管理的关键目标。为了保证整个操

10、作过程安全规范，避免邮件信息泄漏意外，Cor邮件归档系统对进行邮件审计的用户进行严格的管理。ü 规范邮件审计的目的：如安全泄密、误删邮件恢复、业务邮件交接和法务支持等。ü 规范邮件审计的范围：可灵活指定为用户/部门/全站，可排除不受审计的用户（如密级审计群组），避免重要用户邮件信息意外被审计查看而泄漏。ü 规范邮件审计的有效时间：过期后，用户将不能再进行审计，保护。3.3 归档管理电子邮件是企业对客户最重要的方式，使用普及度高，所以也被企事业列为最重要的数据保护目标。目前接二连三的重要企业信息外泄，促使各国规范企业控管内外部和电子邮件往来：中国也预定在 2010金

11、融业实施“新巴塞尔基本协定”，其中就规范到企业信息备存与电子举证机制的建置。因此，通过 Cor邮件归档系统有效保存企业所有进出邮件，在最优节约成本条件下，为企业在法律遵从或日后提供法律支持依据均起到不可估量的效益。邮件归档系统归档管理主要分为三个环节来处理邮件的规则：Cor6Ø 设定归档方式：考虑到归档频率可能对系统效率的影响，可设定归档的频率或者定时归档；Ø 设定归档邮件范围：也就是对邮件进行分级的过程，选定哪些邮件是重要邮件哪些非重要，可以进行全局设定；Ø 设定邮件周期：根据上面对邮件的分级，设定符合归档邮件信息价值周期。归档范围选定. 自动实时归档. 自定义

12、归档策略. 全局归档策略.定时归档. 自定义归档策略符合邮件生命周期管理归档方式设定3.3.1归档方式设定为客户提供灵活的归档方式设定，通过自动实时归档设定，任意 Cor系统的邮件都可实时进入归档系统。可避免重要邮件丢失或者误删，便于以后恢复。同时，系统还可以定时归档，管理员可设置具体的归档周期，系统自动按照周期归档邮件数据，可在系统其他业务进程较多的情况下减轻服务器的。3.3.2归档范围选定管理员可根据业务邮件内容的资产价值和重要性，对邮件归档作出邮件分类：选择性归档主要邮件，保存黄金邮件信息，减低归档成本。Cor邮件归档系统提供可选择性的全局归档策略和自定义归档策略，方便管理员灵活：7（1

13、） 全局归档策略Ø 归档站内邮件Ø 归档发往站外邮件Ø 归档外站发来邮件Ø 不归档邮件Ø 不归档邮件（2） 自定义归档策略自定义归档策提供多种归档条件方便管理员根据实际情况，设置归档内容。Ø 按客户设置的公司属性归档（与密级审计群组的动态群组中属性一致，如职级）Ø 可选择邮件标题和附件名称Ø 可设置匹配关键字3.3.3符合邮件生命周期随着电子邮件使用量快速倍增，企事业若未将邮件数据进行分类、归档以及落实信息生命周期管理(ILM)，而一味将所有邮件进行备份，将会严重浪费储存并影响后续的调阅效率，轻则浪费成本，重则而声

14、誉。管理员可结合企业信息生命周期（ILM）的整体，采用符合邮件生命周期的归档期限管理，例如符合遵从的归档时间，符合业务信息开展的时间等，通过系统灵活设定这些邮件的时效，使归档邮件发挥最大的业务价值。邮件归档系统每封重要的业务归档邮件可提供以下自定义时间设置：CorØ 保留：保存和指定保存时间Ø 不保留：立即删除和指定保留时间后删除83.3.4领先的归档数据技术归档海量邮件数据会间接给客户带来巨大的成本，为了避免对系统的和尽量减少客户的成本。Cor邮件归档系统对归档的数据进行压缩，并采用了邮件单副本和附件单副本技术，最优化数据，大幅减少客户的成本。目前，Cor邮件归档系统的技

15、术在国内业界中处于领先水平，特别是附件单副本技术。其通过创新算法，促使系统可自动鉴别多份重复相同的大附件，归档时只一份到服务器中，在客户的实际运营过程中，大约可节省 30%以上的空间，极大地降低了成本。3.4 邮件审计从海量的邮件中查找有效的信息是一件头痛的事情，Cor邮件归档系统为管理者提供非常完善的功能，通过邮件全文、以及附件内容进行多组合检索，可轻松调阅历史邮件，使邮件的管理和查找变得轻松简单，一键式操作省人省力。便于企业邮件信息的快速挖掘，及时为企业业务提供宝贵的黄金信息或者法律支持。检索还原流程：数据中心搜索 多组合条件搜索搜索结果再多次搜索3.4.1敏捷的邮件检索根据归档快速查找的

16、业务需求，Cor邮件归档系统搜索功能采用业内最先进的搜9邮件还原索技术，主要满足以下特点：搜索：（1）可通过设定及正则表达式，来对归档邮件的、正文、以及附件内容进行检索查找。检索结果中，可进行显示。（2） 多条件组合搜索：多层次目标，采用多条件组合搜索：Ø 支持搜索邮件的开始时间与结束时间Ø 支持搜索收发件人及邮箱后缀搜索Ø 支持邮件、正文和附件标题、内容搜索Ø 支持搜索的附件类型：doc/xls/ppt/pdf/txt/jpg/png/gif/音频格式文件等。（3） 多层结果搜索：可从检索结果中，多次设定检索条件来再次检索，直到找到所需邮件信息。审计如

17、果第一次搜索到的信息过于模糊，可在第一次搜索结果页面上，再次进行和组合条件搜索，系统将自动会从第一次搜索结果中快速定位更精确地搜索信息，操作简单，直到审计达成搜索目标。（4） 搜索管理：为了提高搜索的效率，系统在界面还提供了最近搜索的条件信息，便于用户从搜索历史中重新快速搜索。同时，系统还提供自助，用户可最近一次的登录时间和 IP。3.4.2多样化邮件还原方式邮件归档系统为客户避免繁杂的归档整理以及邮件查找工作，大幅减少人力Cor成本。可采用打包、转发和数据恢复等还原方式，轻松还原任意归档邮件。不同于邮件备份系统需要全部邮件一封封还原，耗时较长，操作麻烦。10Ø 打包归档邮件（标准

18、MIME 格式）：如果员工丢失的邮件较多，可采用打包归档邮件。Ø 批量邮件：如果用户多封邮件可进行批量操作。Ø 恢复到邮件服务器：如果某个重要的一封重要邮件丢失了，归档系统可把邮件重新恢复到邮件服务器。Ø 转发归档邮件到其他人：如果某个员工离职，为保证业务进程的衔接，管理员可把该员工的业务邮件转发到新接手的员工邮箱。Ø 延长重要邮件的保存时间：如果发现某个重要的业务邮件归档时间快过期，还可延长邮件归档的保留时间。3.5 安全监察根据权威机构显示，每 400 封信件中，就有一封隐含信息，这些信息包含企业内部与外部来往的信件，例如、业务信件、研发资料、重要策

19、略等，而36%企业的邮件发生过人为地或为地遗失和外泄现象。通过 Cor邮件归档系统，可对员工进出的邮件，对归档系统的操作行为随时安全监察，从而达到业务监管的目的，减少了信息外泄、业务断线、监管不周等业务事故的发生。3.5.1归档行为监察安全监察可对所有用户操作行为的系统日志进行监察，保障归档系统信息管理安全、合范：可选择按帐号、编号和 IP 进行监察Ø监察登录后具体操作Ø11ü 操作的具体时间ü 管理员手工清除某时间范围内的操作ü 系统配置修改操作ü 所有操作ü 所有信件搜索操作ü 所有信件阅读/导出等信件操作&#

20、252; 信件操作的/收发件人3.5.2日志管理安全监察日志保存期限可选择设置：三年/五年/保存，并且数据可以查看、导出。安全监察员可通过监察日志报表，及时跟进管理情况。3.6 系统维护对系统的维护主要体现在统计分析、数据管理两个部分。归档统计与系统维护3.6.1归档统计与系统状态分析可生成系统状态和归档邮件状态的统计报表。方便管理员和审计员了解系统运行情邮件归档情况。Ø 归档邮件状态统计报表12ü 按时间周期的归档邮件数以及邮件量ü 按部门、用户的归档邮件统计流量及数量情况ü 按邮件类型（站内、发出站外、收入站外）归档邮件分布比率。Ø 系统状

21、态分析主要为对归档系统状态进行，可让管理员清晰了解归档系统的运行（如 CPU内存使用）及增长状况。3.6.2数据管理为保障归档系统本身数据的安全，系统提供了多方位的保障措施：Ø 手工归档导入旧的邮件数据系统旧邮件数据üCorØ 数据：支持三级，归档系统能够可将上的到期邮件转移到三级，并且能够将三级的数据导入中，进行检索。Ø 数据恢复：为保障归档系统数据恢复能力，Cor在邮件系统和归档系统内部专门进行优化。当数据从邮件系统归档到归档系统时，数据会自动先在邮件系统中预保留，如果归档系统出现宕机重新启动后，系统将自动尝试恢复宕机过程未归档数据。3.7 个人检索

22、归档邮件为了方便用户的归档邮件，Cor在邮箱界面为普通用户提供归档邮件搜索，无需登录归档系统便可进行搜索操作。同时 Cor提供便捷的搜索工具，帮助用户在海量归档邮件中快速找到想要的邮件。13Ø 邮件搜索：用户可根据需要，自定义搜索条件，邮件日期、关键字、发件人、收件人、附件名称类型等，度精准定位已归档邮件。Ø 搜索管理：搜索提供已保存的搜索条件、搜索结果和最近使用的搜索条件。方便用户通过历史的搜索结果快速搜索，提供搜索效率。部署44.1 系统部署架构邮件归档系统采用邮件直接的架构，不需要更改现有及邮件流架构，Cor可迅速完成系统导入，与现有邮件相关及后端整合兼容性良好。归档系统 Archive Server 支持分布式部署，下面是某客户的实施案例，以 3 台为例（可根据客户生产系统运行数据状况，部署相应的的服务器数量）。，系统拓扑图如下：Cor邮件归档系统ArchiveFirewallServer内部交换机SANInternetMail Storage内部交Cor邮件系统WebmailDNS服务器 FTP服务器 Web服务