物业软件采购管理办法

1、精选优质文档-倾情为你奉上1.0目的规范公司采购程序，确保采购工作能够符合公司发展的要求。2.0范围本管理办法适用于物管公司本部及各物业服务中心的采购。以下两种采购性质特殊，按原审批办法执行：2.1事务应酬性质的礼品、餐饮等采购审批按照事物应酬管理办法执行。2.2公司已授权专项工作小组直接负责的采购工作，由专项工作小组向公司汇报并自行组织相关采购3.0职责3.1公司本部行政部：负责供应商管理、推荐供应商，采购备案，招投标及RT（）会议的组织、实施，对公司的采购工作进行抽查监督。3.2申请部门：负责采购提请、比价、提出选取供应商建议、合同签订、验收、报销。3.3采购批准人：确定供应商及价格，对采

2、购的合理性、合法性负完全责任。3.4财务部：负责审核采购预算、并对采购物品进行验收、登记、入仓。4.0工作内容4.1采购工作的阶段划分4.1.1采购申请过程：指申请部门提出其采购需求，报部门或物业服务中心负责人、分管负责人及专业审核部门确认为有效合理采购需求的过程。4.1.1.1所有采购申请都需要采购审批表的“报批事项简要”中填写相关资料，包括所属部门，采购属性，采购要求，采购原因，预算费用及预计完成时间等。4.1.1.2提请人在填写清楚“报批事项简要”后，按照4.3的采购审批权限要求进行报批，报批工作需按照审核顺序进行，主要对方案及预算费用的必要性、合理性进行审批，并不对具体的供应商及最终采

3、购价格进行确认，但申请部门可在提出采购需求的同时进行供应商推荐，供本部行政部作为参考。4.1.2比较审批过程：指本部行政部对采购方式及候选供应商进行推荐，由申请部门进行比较、选定供应商并确定采购价格，报审核人、批准人审批的过程。4.1.2.1完成采购申请审核后，将采购审批表提交行政部。4.1.2.2本部行政部进行采购方式及候选供应商推荐工作，原则上推荐三家供应商給申请部门进行服务及价格比较，亦可根据实际情况推荐“市场采购”，“招投标采购”方式（具体采购方式分类及执行详见4.2.1），如所推荐的供应商未能达到采购申请的要求，申请部门可提出更换申请。4.1.2.3提请人在比较过后，填写采购建议并根

4、据4.3的采购审批权限报相关人员审批。4.1.2.4审批之后，提请人需要将申请表、报价单等资料当天报本部行政部备案，本部行政部可对最终所选取的供应商及采购价格进行抽查。4.1.2.5采购备案是合同签订及验收支付的前提，没有经过采购备案的采购审批表不能作为有效的采购审批文件。4.1.3合同签订过程：指申请部门根据采购审批的结果，拟定合同，完成合同盖章的过程。4.1.3.1对于金额3,000元以上的采购，原则上要求签订合作合同，涉及有保修期的，原则上要求在合同当中有质量保证金条款。4.1.3.2具体合同签订参照合同管理办法。4.1.4验收及支付过程：指财务根据采购要求或合同条款进行验收及支付的过程

5、。4.1.4.1所有采购都必须由采购部门与仓管员（一般由财务部指定人员负责）进行联合验收，对品名、规格、数量及品质等进行核对，并在采购审批表当中的“入仓登记及工程验收记录”栏目进行签字确认，发现问题需及时与供货商进行沟通。4.1.4.2所有的付款申请必须以有效的采购审批文件（或合同）及验收资料作为附件，财务在支付前必须审核资料是否齐全，在附件资料不齐全情况下可拒绝支付。4.2采购方式的分类4.2.1根据采购方式不同进行分类。4.2.1.1自行采购：指单价100元、总价300元以下（资产采购除外），由申请部门或物业服务中心自行比较、选定供应商的采购方式。该采购方式无需填写采购审批表，可直接凭验收

6、依据及发票，填写付款申请表进行报销。4.2.1.2一般采购：指填写采购审批表后，本部行政部根据申请部门的采购需求推荐三家供应商，由申请部门进行三家比较，选定供应商，报批准人审批的采购方式。4.2.1.3市场采购：指填写采购审批表后，本部行政部根据申请部门的采购需求，推荐申请部门与本部或物业服务中心行政部一同到市场上进行采购的方式。4.2.1.4招投标采购：指达到一定条件，本部行政部根据4.3的采购审批权限，需进行招投标，报RT（）会议或其他公司决策会议审批的采购方式（详见RT（）会议暨招投标管理办法）。4.2.2根据采购合同合作期不同进行分类。4.2.2.1单次采购：指一般的一次性物品采购。4

7、.2.2.2短期服务合同采购：指合同合作期在6个月以内的采购。4.2.2.3长期服务合同采购：指合同合作期在6个月或以上的采购。4.2.2.4框架合同采购：指约定单价、服务标准、合作范围，没有采购数量及合作金额上限的合同的采购。4.3采购审批权限4.3.1采购申请过程的权限审核人1审核人2审核人3审核人4审核人5审核人6公司 本部申请部门经理本部财务部本部行政部总经理助理物业服务中心申请部门经理（主任）物业服务中心财务部物业服务中心行政人事部区域总监本部专业审核部门本部行政部4.3.1.1审核人1：作为部门负责人，对部门的采购要求作确认。4.3.1.2审核人2：财务部负责对预算费用进行审核，确

8、认是否有该项预算及预算是否超标。4.3.1.3审核人3：行政部作为可选的审核人，主要对资产类采购申请的库存情况及使用情况进行审核。如所申请的采购不属于资产类物品，则无需进行此项审核。4.3.1.4审核人4：作为分管负责人，对预算金额大于5,000元的部门或物业服务中心采购需求作最终确认。4.3.1.5审核人5：对于物业服务中心的采购申请，需要本部的专业审核部门对采购需求的合理性作全面的审核，物业服务中心各部门的专业审核部门设置情况详见4.3.3。4.3.1.6审核人6：本部行政部作为可选的审核人，对物业服务中心的资产类采购申请进行全面的审核。4.3.2比较审批过程的权限采购金额审核人批准人公司

9、本部单价100元的单次采购总价500元的单次采购或短期服务合同采购本部部门经理100元单价500元的单次采购500元总价5,000元的单次采购或短期服务合同采购金额10,000元的长期服务合同采购本部部门经理总经理助理500元单价30,000元的单次采购5,000元总价30,000元的单次或短期服务合同采购10,000元金额50,000元的长期服务合同采购总经理助理总经理30,000元总价100,000元的单次或短期服务合同采购50,000元金额600,000元的长期服务合同采购由RT（）会议确定总价100,000元的单次或短期服务合同采购金额600,000元的长期服务合同采购框架合同采购RT

10、（）会议形成初步意见，由物管公司月度经营管理例会确定物业服务中心单价500元的单次采购总价5,000元的单次采购或短期服务合同采购金额10,000元的长期服务合同采购部门经理（主任）区域总监500元单价30,000元的单次采购5,000元总价30,000元的单次或短期服务合同采购10,000元金额50,000元的长期服务合同采购区域总监总经理30,000元总价100,000元的单次或短期服务合同采购50,000元金额600,000元的长期服务合同采购由RT（）会议确定总价100,000元的单次或短期服务合同采购金额600,000元的长期服务合同采购框架合同采购RT（）会议形成初步意见，由物管公

11、司月度经营管理例会确定4.3.3物业服务中心与公司本部专业审核部门对照表物业服务中心部门财务部物管部工程组物管部保安大队物管部客服组行政人事部经营部本部专业审核部门财务部品质督导部行政部行政部行政部经营部4.4采购工作的原则4.4.1采购必须遵循三家比价，选择符合需求、性价比最优供应商的原则。4.4.2不得人为故意拆分采购事项，原则上“一事一报”。4.4.3所有采购完成后均须凭采购审批表原件及相关报价资料备案，备案程序是合同审批和支付的前提和依据。4.4.4所有采购须遵循先申请，经批准后执行的原则，不得后补申请。4.4.5所有须通过招投标方式、报RT()会议审批的采购，其采购申请及相关资料须提前三个月提交