档案管理在新时期面临的挑战及其对策分析-论文

1、管理与实践经纬办公室业务office operations 5办公室业务文/黔西南州农业科学研究所魏欣欣档案管理在新时期面临的挑战及其对策分析【摘要】档案管理在单位管理中具有重要意义,随着新时期人们档案利用意识的逐渐提高,对档案管理越来越重视。就目前来说档案管理中还面临这一系列的挑战,下面本文就对档案管理在新时期面临的挑战及其对策进行分析。【关键词】档案管理;新时期;挑战;对策档案管理其实并不像普通人认识的就是对现有的档案进行归类,存放在专门的档案柜中,它是单位各项工作能够顺利进行的基本前提支撑,只有高质量、有效的对档案进行综合的管理,并进一步的对其利用,才能使得单位在进行各项工作有着更高的效

2、率和质量,才能够为整个单位的现代化不断发展,提供有益的资料支持。然而总管档案管理现状,粗放型、简单性的管理模式已经严重阻碍了单位的长期发展,本文通过对档案管理过程中所面临的挑战及其存在的问题,有针对性的提出相应的改革措施。一、新时期档案管理面临的挑战随着现代科学技术的不断发展和进步,人类社会已经逐步的迈入到信息化时代。信息技术成为人们工作和学习中的重要组成部分。传统的档案管理也逐渐的向信息化方面转变,电子技术作为一种新的管理方法有效的提高了档案管理的质量和效率。和传统的档案管理方式相比,电子档案能够将所有的资料转化为电子数据,通过信息技术存储在电子计算机中,而且不会占用比较大的空间,这为档案管

3、理提供了足够的便利。通过对传统的档案资料建立电子档案,可以实现电子档案的一体化管理工作。所有的档案资料在转化为电子数据之后就可以直接存储到档案数据库中。工作人员再按照一定的要求对这些电子资料进行整理和分类,完成资料的归档,从而使档案管理工作实现一体化。能够不断的提高档案管理的利用效率。通过信息技术建立相应的电子档案管理系统,可以对所有的档案资料进行管理。所有的资料都包含在档案管理系统中,这些信息可以按照一定的使用权限向不同的部门进行开发,能够达到资源和信息的共同分享。想要使用档案的部门或者个人,可以不必要亲自到档案局去查询档案资料,只需要借助计算机网络就能够进行查阅。这种使用方式可以不受时间和

4、空间的限制,有力的提高了档案的利用效率。档案管理涉及到多个工作部门,在干部档案管理中通过使用现代信息技术,完成对信息的采集、使用和维护等方面的工作,使档案管理工作能够科学、规范、有序的进行具有重要的意义。随着信息技术的不断发展和普及,信息技术在档案管理部门的使用已经成为了不可逆的潮流。在信息化时代,档案管理部门必须要加大投入,紧紧跟随时代发展的要求,建立相应的现代信息档案管理队伍,提高档案管理水平和效率。二、档案管理中存在的问题(一管理程序并不完善具体来说,分为以下三种表现形式。首先就是对档案整理工作的随意化。随着我国经济水平的不断发展,单位的规模也有着明显的扩大,单位人员增加的同时,负责档案

5、管理工作的人员也相应地会有所增加,然而由于不重视培训,档案管理人员的素质并没有随之上升,个别业务能力不过关、不熟练的工作人员进行档案整理时,摆放文件不规范、缺失的情况屡见不鲜,这造成档案不齐全的同时,也为相关人员查找档案带来了不必要的麻烦。第二,档案收集工作并没有严格执行。在档案管理过程中,很多单位只是将档案管理作为一项形式化的工作来做,搜集档案只是例行的公事,并没有对其投以应有的关注度。第三,档案利用不合理,在单位内部人员借阅档案的时候,档案管理人员往往十分随意就将档案外借,简单登记之后,并不催什么时候还档案,以至于需要的人很难在短期之内就找到需要的资源,档案管理工作无序化。(二规划性不强,

6、档案管理工作落后很多单位管理层会认为,档案管理部门在单位中属于一个“锦上添花”的部门,自身并没有太大的用途,因此在档案管理工作中,并不对其有太高的要求,档案管理工作长期处于一种可有可无的状态,正是这种心态,助长了档案管理人员的散漫心理,办公室档案管理工作的全面开展,只会在上级领导检查的时候才会出现昙花一现的井井有条,特殊时期一过,所有的工作边又恢复到无序化状态,并没有一个很完整的管理规划。除此之外,绝大多数单位,在档案管理中,所使用的都是过时的软件与设备,这已经不符合当今信息化时代的发展要求,档案管理工作难2012720141office operations办公室业务管理与实践经纬6办公室业

7、务以现代化,进一步打击了档案管理人员的工作积极性,又反过来导致档案管理工作的低效率推行。三、新时期档案管理中存在问题的解决对策(一从思想上意识到档案管理工作的重要性一个单位的档案,不仅仅包含着一般的人事档案信息,还忠诚的记录着单位发展壮大过程中的点滴光辉历程,查阅这些档案可以让职工更加全面的了解单位发展中的光辉岁月,从而在内心油然而生一种骄傲感和自豪感,加大单位的凝聚力与向心力。举例说明,一个单位在发展过程中不可避免的会遇到危机、选择,会对生产的产品进行研发,这些渡过困难时期的单位决策以及新产品开发过程中凝结的人员智慧,对于单位来说都是一种无形的财富。对于保证单位能够面临风云变幻市场时,能够有

8、更加积极向上的态度是不可或缺的。领导阶层必须对此高度重视,不仅仅应当在新员工入职的时候,使他们接触、了解到这些档案,还可以定期的举办一些档案知识竞答活动,提高员工对单位档案的认知程度,让每一个人都能从思想上意识到档案的重要性,从而提升档案管理人员的责任心,提高档案管理工作质量。(二提高档案管理合理化最大化的提高档案管理的合理化以及规范化,通常档案的不同,是采用不同方式进行管理的。但是在信息化背景下,一些不法分子就会借助于现今技术手段,对信息进行盗取,这样也就对单位安全发展产生了严重的影响。因此在信息化背景下,档案系统必须要具有一个有效的管理手段,以确保其信息安全。其中所谓信息化就是加大计算机和

9、网络在档案工作中的利用率,比如可以利用计算机计算速度快、储存信息准确的特点利用它起草、发送、修改、归还文档,还可以利用计算机的检索功能及时查找出过期文档、机密文档进行分类处理。网络方面,要建立计算机网络数据库,提高计算机网络在各档案管理中的应用程度,建设和完善局域网,从而逐步实现各项工作的网络化。(三提升档案管理人员的工作技能档案管理工作的重要性在得到单位员工普遍认可之后,最需要做的一件事就是档案管理工作如何能够科学、高效率的推行。单位管理阶层应当意识到,档案管理工作除了要求简单的操作之外,还需要管理人员过硬的职业能力。面对激烈的市场竞争,档案管理人员必须不断的提升自己的管理能力,才可以保证档

10、案管理工作的顺利进行。在提升档案管理人员素质这一方面,单位应当鼓励档案管理工作者积极自学,提升业务能力之外,还应当定期对在职人员进行业务能力培训,提高他们对我国档案法的认知水平以及学会必要的操作技能,通过定期的业务能力考核,确保单位档案管理者能够在积极向上、勇于提升技能的思想认知下,平稳、顺利的达到现代化的档案管理要求。(四推进档案管理的信息化建设当今社会是一个信息化社会,高新技术手段的出现为档案管理工作自动化提供了十分有效的技术保证,为提高档案管理工作的总体水平,单位应当加大对电子化档案管理工作的推行力度,积极建立起以数码技术为支撑的无纸化管理模式,同时需要加大对档案管理中网络化的推行方式,

11、尤其是对每一份档案进行条形码处理,这样的处理方法为保证档案资料管理过程中的外借以及归还信息能够迅速、准确的登记,避免了传统档案管理过程中油墨打印,会出现档案号难以辨认的情况,提升档案管理工作的有效性。档案资源是信息化的前提和目的,这方面要做到两点。一是实现档案电子化。将单位原有的纸质文献、档案等经过收集、筛选后利用扫描仪、计算机等把纸质数据输入到数字化档案中,在这个过程中一定要注意档案信息的准确性和对单位的实用性。对于现有纸质档案中没有但单位十分需要的资料,可以采取问卷调查、实地采访、翻看资料等形式总结出来并输入到计算机内。二是建设档案数据库。档案电子化只是信息化的初级阶段,档案管理信息网络和

12、网络建设需要达到共享性、开发性、服务性,才能称得上实现了信息化。但是当前大部分单位都把这两者割裂开来,因此需要加快数据库的建设,实现同其他管理及建设项目如文书处理、生产活动等的链接,真正成立一体化、全网络的档案管理系统。同时在对信息化建设加强的同时,还需要科学规划,加大资金投入力度。从短期来看,投入大量的人力、物力去建设档案管理看不到任何利益,因而部分单位更愿意把精力投入到销售、市场等收效快的部门,取得立竿见影的效果。但是从长远来看,档案管理其实是对单位运作、发展、内部情况等最具有说服力的资料,将这些运用到单位管理中会有很大的实际效用。比如员工资料横向纵向的比较可以看出员工业绩、部门发展状况、

13、可能出现的问题,比如单位的季度销售额可以看出市场对于产品的接受度等以便单位来年可以对市场有更好的把控。因此单位领导必须从思想上重视档案信息化工作将其纳入到单位的日常建设中,并尽可能的给予资金支持。在建设中也要避免盲目规划,需要提前做好规划和组织建设,建立健全相关的规章制度,对于项目参与人员要责任到人,对于部门设置、与其他部门的联系、准备投入的资金、每一阶段要达到的目标等都要提前统筹好。四、结语档案管理工作在单位现代化改革过程中,依然面临着许多不足与缺陷,这是我们无法否认的现实,然而,只要找到了症结所在,迅速、有效地采用有力的措施对其进行积极改进,那么档案管理工作必将会沿着高效、健康的道路不断向前发展,为提升整个单位的综合实力作出应有的贡献。参考文献:1李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择J .山东社会科学,2011(1:248-249.2张长河.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析J .