如何打造高效会议

1、高效会议管理术高效会议管理术1、没人把开会当回事、没人把开会当回事2、开会开到天荒地老、开会开到天荒地老3、内容离题再也回不来、内容离题再也回不来4、决而不行、决而不行5、会议里大家说很多，但是都不是真话、会议里大家说很多，但是都不是真话6、忘记带重要资料，让决策一拖再拖、忘记带重要资料，让决策一拖再拖1、与会者积极参与、与会者积极参与2、内容精简内容精简、开会开会时间把控适当不拖延时间把控适当不拖延3、会前充分准备、目的明确、形式适当、会前充分准备、目的明确、形式适当4、与会者，具备聆听力、发问力、回答、与会者，具备聆听力、发问力、回答力、决策力力、决策力5、选取适当时间对会议内容跟进解决选

2、取适当时间对会议内容跟进解决6、对每次会议予以总结经验和更新流程对每次会议予以总结经验和更新流程无无效效会会议议高高效效会会议议你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率前言前言充分的充分的会前准备会前准备明确的明确的会议目的会议目的合理的合理的组织形式组织形式目目录录C Contentsontents高效的高效的会议跟进会议跟进会议会议4步骤步骤Why-明确会议目的明确会议目的What-会议任务会议任务Who-确定出席对象、主持人确定出席对象、主持人When-召开时间、所需时间召开时间、所需时间Where-规模规模/地点议程地点议程How

3、会议的形式会议的形式1、召集人告知与会者扮演的角色、召集人告知与会者扮演的角色(组织人、组织人、主持人、与会者、提报人、计时员、记录主持人、与会者、提报人、计时员、记录员）便于会议顺畅进行员）便于会议顺畅进行2、与会者准备合适的会议资料，给决策、与会者准备合适的会议资料，给决策强力依据，给会议质量加分强力依据，给会议质量加分没必要、无准备，就不开会没必要、无准备，就不开会第一步第一步 会前准备会前准备5W1H5W1H会议准备会议准备 决策执行决策执行 总经理例会 直管人员会议 确认团队目标与方针、分配工作 了解运营情况、拟定传达决策 解决问解决问题题 管委会 目标和现实有落差时，找出填补差异方

4、法 发现问题研拟对策 创意提创意提案案 头脑风暴 透过众人之力、无中生有，找出新奇好点子。 搭乘他人智慧的便车凝聚向心力凝聚向心力 中心协调会中心协调会 部门内部会部门内部会 建立信赖理解共建立信赖理解共识团队识团队 促进组织内部交促进组织内部交流，强化团队意流，强化团队意识识第二步第二步 会议目的会议目的无目的的会议纯粹是浪费时间、扼杀生命无目的的会议纯粹是浪费时间、扼杀生命目的目的规模规模决策执行决策执行解决问题解决问题创意提案创意提案凝聚向心力凝聚向心力少人数少人数（3-30人）人）禁带禁带电子设备电子设备视觉会议视觉会议头脑风暴头脑风暴午餐会议午餐会议舒适环境舒适环境多人数多人数（30

5、人以上）人以上）时间限制时间限制围桌对话围桌对话创新突破创新突破移地会议移地会议主管离场主管离场小组研讨会小组研讨会针对不同的会议目的需选择合适的会议组织形式针对不同的会议目的需选择合适的会议组织形式第三步第三步 会议组织形会议组织形式式安能适合会议安能适合会议总经理例会总经理例会目的目的1：决策执行：决策执行适合规模适合规模1.少人数（少人数（3-30）人）人适合形式适合形式3种形式种形式禁带电子设备禁带电子设备 （5-10人）人）时间限制时间限制（30人以上）人以上）主管离场主管离场（10人以上）人以上）2.多人数（多人数（30以上）人以上）人总经理例会适合形式总经理例会适合形式 1禁带电

6、子设备禁带电子设备（30人以下人以下）优点：优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好要求：要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外所需时间：所需时间：1小时为主、最多不超过4小时电子产品放回办公桌速记簿会议生会议生产力产力总经理例会适合形式总经理例会适合形式 2时间限制时间限制（30人以上人以上）要点：要点：1、设定详细议程，严格控管开始与结束时间、设定详细议程，严格控管开始与结束时间2、适合时间和频率：、适合时间和频率： 一月1-2次，每次1-1.5小时3、展开方法：展开方法：搭配各类会议搭配各类会议 事先规范会议开始与结束时间，并且设定详细的议程，严格地监

7、控会议的进行4、成本控制：、成本控制： 包含会议成本、直接会议成本、会议时间成本、效率损失成本包含会议成本、直接会议成本、会议时间成本、效率损失成本5、注意事项：、注意事项： 1）每次开会，都拿出表来计时，事先准备充分，强制控制时间的进行）每次开会，都拿出表来计时，事先准备充分，强制控制时间的进行 2）不要在过短的时间，塞进过长的议程）不要在过短的时间，塞进过长的议程 3）就算时间要结束了，也不能略过）就算时间要结束了，也不能略过“做结论做结论”步骤，即使结论是步骤，即使结论是“择期再开择期再开” 4）适合例行报告、工作进度报告等会议）适合例行报告、工作进度报告等会议优点：优点：提升工作效率、

8、减少开会次数与长度提升工作效率、减少开会次数与长度讨论议题讨论议题产生提案产生提案主管离场主管离场决策者在讨论阶段易主导意见流向决定提案决定提案实行是否实行是否决策决策要点：要点：不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定总经理例会适合形式总经理例会适合形式 3主管离场主管离场（10人以上人以上）主管进场主管进场决策者进场时，议题已讨论出数个可能方案，主管只需要说明同意与否。将“提案权”与“决策权”分开决策者扛下成败责任，与会者尽情发表意见。提案被否决主管必须当心说明原因，取得理解所需时间：所需时间：1小时小时-1天不等、不可超过一天天不等、不可超过一天 适合

9、频率：适合频率：不定，适合已有明确议题、征求（大量）提案并做出决策时不定，适合已有明确议题、征求（大量）提案并做出决策时 安能适合会议安能适合会议安能管理委员会安能管理委员会 各集运中心跨部门协调会各集运中心跨部门协调会目的目的2：解决问题：解决问题适合规模适合规模适合形式适合形式3种形式种形式1.少人数（少人数（3-30）人）人2.多人数（多人数（30以上）人以上）人视觉会议视觉会议（30人以下）人以下） 围桌对话围桌对话（12人以上到数千人不等）人以上到数千人不等） 小组研讨会小组研讨会 （5-3000人）人）掌握掌握7种基本图形含义，视觉会议立即上手种基本图形含义，视觉会议立即上手 点点

10、 代表“看过来！我和别人不一样” 线线 代表“连结”与“区隔” 线条粗细代表强弱三角形三角形 代表 “正在变化”， 多个三角形组成代表爆炸的锐角图方形方形 代表 “正规的组成”最适合代表建筑物或组织功能空心箭头空心箭头 代表“活动中的组成”，适合使用来表达项目螺旋图螺旋图 代表“动态统一”，将螺旋图圆一点，则有趋近统一的意义；反之混乱的螺旋类似龙卷风，代表更多变动圆圈圆圈 代表“统一”，画圆感觉在集合所有事物，这寓意世界共通管委会管委会 协调会适合形式协调会适合形式 1视觉会议视觉会议（30人以下人以下）所需道具：所需道具：白板或大海报 适合时机：适合时机：解说抽象概念或条列式流程开展方法：开

11、展方法：在头脑风暴会议中，搭配整合图像与文字，简单 涂鸦，运用以下7种图形或者人物、树木、云朵、手势传达抽象议题会前准备会前准备理清会议目的，理清会议目的，为对话范围划定为对话范围划定好界限好界限营造出宜人好客营造出宜人好客的环境空间，给的环境空间，给与会者安全感，与会者安全感，放松心情放松心情开始对话开始对话4 4到到5 5个人一桌，个人一桌，选桌长一名，边选桌长一名，边讨论边写下记录讨论边写下记录与结论与结论把注意力集中在把注意力集中在几个问题上，以几个问题上，以集思广益鼓励大集思广益鼓励大家踊跃发言家踊跃发言交换桌次交换桌次除桌长外，其他除桌长外，其他人换到下一桌次，人换到下一桌次，新讨

12、论开始，桌新讨论开始，桌长向新成员展示长向新成员展示先前结论。依次先前结论。依次轮流轮流3 3次，每次次，每次约约3030分钟分钟交流连结不同的交流连结不同的观点，降低与会观点，降低与会者者“坚持坚持”与与“固执固执”的机率。的机率。共同聆听其中的共同聆听其中的观点及更深层的观点及更深层的问题写在桌子白问题写在桌子白纸上纸上集体分享集体分享三回合讨论后，三回合讨论后，主持人安排一主持人安排一段段“反思时反思时间间”，让与会，让与会者写出最核心者写出最核心或最深刻的想或最深刻的想法法最后的记录公最后的记录公布，再行动规布，再行动规划与讨论议题划与讨论议题整合。整合。优点：透过集体对话，让想法萌芽

13、，凝聚有质量的观点，促成有效行动优点：透过集体对话，让想法萌芽，凝聚有质量的观点，促成有效行动所需时间所需时间:至少至少90分钟，分钟，2小时更理想小时更理想 适合频率：适合频率：不限不限管委会管委会 协调会适合形式协调会适合形式 2围桌对话围桌对话（12人以上到数千人不等）人以上到数千人不等）让议题深化发想和相关行动的执行都得到真正的落实让议题深化发想和相关行动的执行都得到真正的落实真正的问题被发现获得确实解决会议结束不由议程安排而定，完全取决于本次会议所需时间 开放所有人各自选择自己感兴趣的议题参与小组讨论开放所有人各自选择自己感兴趣的议题参与小组讨论哪些议题重要取决于会场上多少人参与认定

14、破除所有对群体意见的控制，无限可能随之诞生 众人提出各种议题，然后张贴在会场众人提出各种议题，然后张贴在会场跳脱上司主导议程让众人的意见都被看到管委会管委会 协调会适合形式协调会适合形式 3小组研讨会小组研讨会（5-3000人）人）所需时间：所需时间：1-3天不等天不等 适合频率：适合频率：半年半年-一年一年/次次安能适合会议安能适合会议管理层高层会议管理层高层会议 各种探讨会各种探讨会目的目的3：创意提案：创意提案适合规模适合规模适合形式适合形式3种形式种形式1.少人数（少人数（3-30）人）人2.多人数（多人数（30以上）人以上）人头脑风暴头脑风暴 （5-10人）人）环境引导环境引导 （5

15、-10人）人） 创新激荡创新激荡 （30人人-上万人）上万人）会会前前千万千万个点个点子子联想联想补充补充好点好点子子1、鼓励自由奔放，、鼓励自由奔放，疯狂古怪的构想疯狂古怪的构想2、禁止对提出的点、禁止对提出的点子当场评量、非子当场评量、非议议3、不要局限与会者、不要局限与会者想象力，点子多想象力，点子多疯狂都得鼓励疯狂都得鼓励1、理清会议主、理清会议主题题2、请出出席者、请出出席者“会前会前”15-20分钟分钟“独自独自”进进行头脑风暴行头脑风暴 要要 点：点： 集合众人智能，搭乘别人创意的便车、适合激发创新集合众人智能，搭乘别人创意的便车、适合激发创新 所需时间：所需时间：60-90分钟

16、分钟 适合频率：每天或视需求与目的不定期举行适合频率：每天或视需求与目的不定期举行 1、脑力写作，写、脑力写作，写下观点放在桌下观点放在桌子中间子中间2、拿起别人的构、拿起别人的构成，补充设想，成，补充设想，补强别人构想，补强别人构想，展开构想接龙展开构想接龙高层会议高层会议 探讨会适合形式探讨会适合形式 1头脑风暴头脑风暴（5-10人）人）DOsDONTs1、放音乐是协调与会者转换心境的仪式，不宜太久、放音乐是协调与会者转换心境的仪式，不宜太久2、不宜久坐，偶尔走动或者互换位置都能帮助思考、不宜久坐，偶尔走动或者互换位置都能帮助思考1、调整好温度、提供点心，不要让寒热和饥饿打断思绪、调整好温

17、度、提供点心，不要让寒热和饥饿打断思绪2、会议室家具摆设尽量简单，为创意提供空间、会议室家具摆设尽量简单，为创意提供空间“拥有白色墙壁和普通桌椅的会拥有白色墙壁和普通桌椅的会议室议室”和和“有着橘色墙壁、铺着有着橘色墙壁、铺着缤纷地毯时髦会议室缤纷地毯时髦会议室”中，同样中，同样的时间后者环境产出的点子远比的时间后者环境产出的点子远比普通会议室多出普通会议室多出44%1.除了圆桌还是圆桌2.选择轻盈家具，营造挑高感3.选择接近太阳的灯光4.用暖色系激发热情原原则则适合范围：适合范围：任何企业根据会议需要任何企业根据会议需要高层会议高层会议 探讨会适合形式探讨会适合形式 2舒适环境舒适环境（5-

18、8人）人）DOS1.精准设定题目、搜集多元意见精准设定题目、搜集多元意见2.在多元前提下，可试着邀请非公司员工的人进入在多元前提下，可试着邀请非公司员工的人进入 ，加强广度从，加强广度从最大量的原创观点，找出最有价值的创新提案最大量的原创观点，找出最有价值的创新提案3.讨论的题目务必要跟每个人相关，引发深层想象讨论的题目务必要跟每个人相关，引发深层想象u 先从先从“多元多元”和和“频率频率”两个节两个节点思考点思考“创意创意”生生成的本质成的本质u 同一个主题，同一个主题，试着汇集大量人试着汇集大量人的意见的意见u 获得许多不同获得许多不同面向、不同层次面向、不同层次的看法，角度尽的看法，角度

19、尽不相同的意见不相同的意见u 延展可实行且延展可实行且有价值的计划有价值的计划u 在众多看似混在众多看似混乱的意见中，以乱的意见中，以有系统有组织的有系统有组织的形态，逐渐形成形态，逐渐形成一套观点或概念一套观点或概念要点：要点：从最大量的原则观点，找出最有价值的创新提案从最大量的原则观点，找出最有价值的创新提案高层会议高层会议 探讨会适合形式探讨会适合形式 3创新突破创新突破（30人人-上万人）上万人）安能适合会议安能适合会议各种恳谈会各种恳谈会 交流会交流会 讨论会讨论会 目的目的4：凝聚向心力：凝聚向心力适合规模适合规模适合形式适合形式2种形式种形式1.少人数（少人数（3-30）人）人2

20、.多人数（多人数（30以上）人以上）人午餐会议午餐会议 （3-20人）人）移地会议移地会议 （3-100人）人） 所需时间频率：所需时间频率：1-1.5个小时，一个月个小时，一个月2次次 适合任何企业凝聚力会议适合任何企业凝聚力会议 组织形式步骤组织形式步骤：1、事先订好餐厅包厢，约好一起开会事先订好餐厅包厢，约好一起开会或者或者外带餐点回办公室，外带餐点回办公室，在茶水间或会议室举行在茶水间或会议室举行2、用餐前前半段可以闲话家常，或稍微提示重点，等用餐进、用餐前前半段可以闲话家常，或稍微提示重点，等用餐进入入 中后段时再切入主题中后段时再切入主题3、“多任务多任务”易分心，设定主题应以分享

21、为主，经验或信息易分心，设定主题应以分享为主，经验或信息分享，只要能够提升与会者友好人际关系和个人工作技能即分享，只要能够提升与会者友好人际关系和个人工作技能即可可3、会毕即使是各自付款，结账时也应该先由主办人负责经费，、会毕即使是各自付款，结账时也应该先由主办人负责经费，之后再向与会者收取之后再向与会者收取优点：优点：一边吃饭一边开会，节省时间、提升效率适合形式适合形式 1午餐会议午餐会议（3-20人人）1、大胆设定会议目标大胆设定会议目标在会前让与会者知道，无论在何处开会都应该有备而来2、选择新鲜地点选择新鲜地点电影院、体育馆、博物馆、主题乐园都是耳目一新的感觉3、做好事前场勘做好事前场勘

22、除了确认会议场地是否合宜外，不要忘记“后台管理”财务放置点，干净充足的厕所、餐点供应4、在工作和游乐间，小心调控在工作和游乐间，小心调控事前理清你希望达到的目标一定要确认好玩乐和工作的优先级要点：要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题适合形式适合形式 2移地移地会议会议（3-100人人）案例案例1：日产汽车日产汽车Value First会议流程会议流程会前准备会前准备确认方针确认方针规则说明规则说明要点：要点：1、主管少评论、只负责决策、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献、鼓励发言、表彰个成员的贡献现状分析现状分析完成提案完成提案当下决策当下决策会议

23、3-4周前，确认议题分析问题时，主持人尽一切可能广纳与会者意见跨部门选出与会者选定会议主持人，进行方式与道具最高主管说明会议目的、与会者扮演的角色主持人说明会议时程规划主持人宣布发言2规则不可对外泄露谁说了什么讨论中不可使用职权压力、不问上下关系将每种提案的成本效益、优缺点列出筛选、归纳各种可能方案列出每个议题的解决方案方案须明确写下谁、在何时、应完成什么尽可能取得各提案的正、反意见主管进场后、须当下裁决选项只有3个：做、不做符合某条件才做法当下决定的议题，只给24小时考虑案例案例2：三星目标指向型会议三星目标指向型会议 337原则：原则：所谓所谓337原则是指原则是指3种思考（种思考（3Wa

24、yS of Thinking）、）、3个原则（个原则（3Principles）和和7条规定（条规定（7Rules）3种思考种思考3个原则个原则7条规定条规定思考会议的必要性思考如何最大限度地减少会议思考是否有能够与其他会议合并或委托的方法确定不召开会议的工作日将会议时间定为1小时。最多不超过1个半小时严格遵守时间写明投入会议的经费尽可能缩小会议规模将会议记录整理成一张纸明确会议目的事先分发会议资料让所有参加者发言，并且尊重彼此所发表的意见会议记录仅写入决定了的事项 曽供职于三星的金咏韩在开会就要学三星书中，将三星的成功归结于其会议文化：三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播

25、变化并付诸行动u 速度优先，具体简洁速度优先，具体简洁u 正确记载正确记载，利于正确追踪检讨，完美结，利于正确追踪检讨，完美结束会议束会议u 对会中的决定事项进行明确分工：对会中的决定事项进行明确分工：将各将各问题按区域分类、确定完成时间、执行责任问题按区域分类、确定完成时间、执行责任人，以便更好的执行人，以便更好的执行u 纪要分发给与会者：纪要分发给与会者：按主次整理好，通按主次整理好，通过邮件或者其他形式，确保会议记录的准确过邮件或者其他形式，确保会议记录的准确性和透明管理，避免沟通漏洞性和透明管理，避免沟通漏洞会议纪要你心里想的你心里想的100%嘴上说的嘴上说的80%别人听到别人听到60

26、%别人听懂别人听懂40%别人行动别人行动20%第四步第四步 会议跟进会议跟进关键点一：关键点一：做好会议纪要做好会议纪要 制定制定会议跟进表会议跟进表将每次会议提出的方案、反馈的将每次会议提出的方案、反馈的内容，按时间区域分类汇总内容，按时间区域分类汇总 联系项目负责人，联系项目负责人，每周六下午对会议提出项目总每周六下午对会议提出项目总体跟进，分别列出完成、未完成、完成修改项，体跟进，分别列出完成、未完成、完成修改项，周一统一发至各与会人员邮箱通报周一统一发至各与会人员邮箱通报 针对超时未完成的项目负责人定责针对超时未完成的项目负责人定责 对会中提出的策略方案执行情况跟进落实。将执对会中提出

27、的策略方案执行情况跟进落实。将执行进展、遇到的问题和项目方案的适合度及时反行进展、遇到的问题和项目方案的适合度及时反馈给召集人馈给召集人 完成的项目，负责人完成的项目，负责人提交执行方案提交执行方案跟进人员跟进人员保存保存备案备案，适用于后期对方案适合度和执行情况的跟，适用于后期对方案适合度和执行情况的跟进进发生了什么事？发生了什么事？完成了什么事？完成了什么事？什么事尚未完成？什么事尚未完成？第四步第四步 会议跟进会议跟进关键点二：关键点二：制定会议跟进表制定会议跟进表第四步第四步 会议跟进会议跟进关键点三：关键点三：制度保证制度保证安能例会管理制度安能例会管理制度会议名称会议名称会议纪律会议