第九章会计报表

1、报表管理系统报表管理系统u UFO概述概述u 报表格式设计报表格式设计u 报表公式设计报表公式设计u 报表管理及图表功能报表管理及图表功能【教学目的与要求【教学目的与要求】学习自定义报表和使用报表模板生成报表的方法。要求掌握报表格式设置和公式设置的方法以及报表数据的计算方法。了解计算机环境下报表系统中有关的基本概念。 【重点难点【重点难点】报表格式设置和公式设置的方法以及报表数据的计算方法。【考核要求【考核要求】 掌握报表管理系统的基本流程掌握报表格式设置和公式设置的方法第一节 报表管理系统概述n UFO UFO的功能的功能n 与其他子系统的关系与其他子系统的关系n 业务处理流程业务处理流程n

2、 基本概念基本概念一、UFO的功能1、报表系统的任务 l 设计报表的格式和定义公式，l 从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，l 对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。 2、基本功能 l 文件管理功能l 格式设计功能l 公式设计功能l 数据处理功能l 图表功能l 打印功能和二次开发功能。 1）文件管理功能。系统提供了创建报表新文件、打开已有的报表文件、保存文件、备份文件的功能，还能进行不同格式文件的转换。2）格式设计功能。系统提供的格式设计功能，可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线，调整行高和列宽，设置字体和颜色等。报表系统内置了11种套

3、用格式和19个行业的标准财务报表模板。方便用户对报表的制作，如报表格式设计功能，报表编辑功能，报表公式定义功能等。3）公式设计功能系统提供了定义计算公式、审核公式及舍位平衡公式的功能；还提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下从帐务及其他子系统取数生成财务报表。4）数据处理功能系统以固定的格式管理大量不同的表页，能将多达99999张具有格式相同的报表统一在一个报表文件中管理，每张表页之间建立了有机的联系。还提供了表页的排序、查询、审核、舍位平衡和汇总功能。5）图表功能系统提供了图形分析功能，能够制作直方图、立体图、圆饼图、折线图等10种图式的分析图形，并能编辑图表的位置、大小、标题、颜色、打印

4、输出。6）二次开发功能系统提供了批命令和自定义菜单，可以开发出适合本企业的专用系统。二、与其它子系统的关系 报表系统主要是从其他系统报表系统主要是从其他系统 中提取编制报表所需的数据。中提取编制报表所需的数据。 自定义报表 利用报表模板定义报表格式定义报表格式录入报表固定项录入报表固定项设置公式设置公式调用报表模板调用报表模板修改公式修改公式调用报表模板报表日常处理生成报表生成报表审核报表审核报表生成图表生成图表输出报表输出报表三、报表系统的业务处理流程.格式状态和数据状态 格式状态：是设计报表格式的状态，可以定义公式。在该状态下的操作对该报表文件的所有表页都有效，在该状态下只能看到报表格式而

5、不能看到报表的数据。 数据状态：是处理报表数据的状态，在该状态下不能修改报表格式，能看到格式和数据，即报表的所有内容。四、基本概念2.单元 单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识，行号用数字1-9999表示，列标用字母A-U表示。单元内容：数值型数据、字符型数据、公式和关键字。单元属性：单元类型、对齐方式、字体颜色等。 有数值型、字符型和表样型。3.组合单元 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO报表系统在处理报表时将组合单元视为一个单元。 .区域 区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。5

6、.二维表和三维表 二维表：确定某一数据位置的要素称为 “维”。如果我们将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中的任何位置的数据。 三维表：如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z轴）。这一叠表称为一个三维表。6.表页 表页是由一叠具有相同格式的三维立体报表中一页。是由若干行和列组成的一个二维表。报表文件：是存储数据的基本单位，是以rep为后缀的一个文件，报表文件是一个三维表。 如何确定数据在报表中的位置 报表中，单元完整的表示方法; 例：资产负债表文件zcb.rep的第四页、第三列、第九行的单元，表示为：“

7、ZCB”-c94.报表的大小 报表的大小是由行数、列数、行高、列宽、表页数等因素所决定的。 .固定区与可变区 固定区是一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。设定好后，在固定区域内其单元总数是不变的。 可变区是一个区域的行数或列数是不固定的数字， 可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。 .关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，用于在大量表页中快速选择表页。 单位名称：报表表页编制单位的名称； 单位编号：报表表页编制单位的编号； 年：数字型（19042100），报表表页反映的年度； 季：数字型（14），报表表页反映的季度； 月：数字型（112），报表表页反映的月份； 日：数字型

8、（131），报表表页反映的日期；可以唯一标可以唯一标识一个表页识一个表页报表管理系统的窗口组成第二节 报表格式处理 n 报表格式设计的一般流程n 固定报表设计n 可变报表设计一、报表格式设计的一般操作流程v 设置表尺寸，即报表的行数和列数；v 定义组合单元；v 画表格线；v 输入报表中的项目（表头、表体和表尾）；v 定义行高和列宽；v 设置单元风格；v 设置单元属性；v 设置关键字在表页上的位置。二、固定报表设计（报表样板） 在UFO表中，一个表文件就是一个文件夹，在这个文件夹中，有一个样板专门用来存放报表的格式，这个样板建立后，就可以根据它作出众多格式相同、但内容不同的报表。这些报表则用来存

9、放会计核算数据。样板与一般数据表的最直观的区别在于窗口左下角的“格式数据”按钮的状态，如果按钮为“格式”，则表明当前表是样板；如果按钮为“数据”，则表明当前表是数据表。确定表尺寸1.在UFO主界面中，双击格式主菜单下的表尺寸，系统弹出一个对话框；2.在“表尺寸”对话框中，将行数改为21，列数改为4，单击确认按钮，屏幕只剩下21行4列，其余部分则变成灰色。组合单元1.在A1单元输入“利润表”，在A2单元输入“会工02表”，再选中A1D1单元，单击格式菜单下的组合单元；2.在“组合单元”界面单击整体组合或按行组合，将A1:D1区域变成一个“单元”，然后单击工具条上的“居中”按钮，“利润表”三个字居

10、于报表正中位置。设置关键字1.选中A3单元，定义关键字，单击数据菜单下的关键字下的设置，屏幕显示“设置关键字”窗口；2.在A3单元出现红色的“单位名称：“XXXXXXXX”, 重复同样的操作，将“年”和“月”两个关键字加入。 定义关键字偏移1.当关键字该窗口“年”和“月”与“单位名称：XXXXXXXX”叠加在一起时，单击数据菜单下的关键字下的偏移；2.根据屏幕提示移动各关键字在单元中的相对位置，负数向左偏移，正数表示向右偏移。调整线型1.选中A4单元到D19单元的区域,单击格式菜单下的区域画线，屏幕显示“区域画线”窗口；2.在该窗口选取“网线”，单击确认按钮，表格间的线型调整为“网线”。调整单

11、元风格 1.选中A4到D4单元，单击工具条中的“居中”按钮；选中A4到B19单元，单击工具条中的“居中”按钮； 2.在UFO主界面，可分别单击格式菜单下单元风格，选择相应的字体、字符的排列位置即可。制作表尾 1.在A20单元输入“制表”，A21单元输入“财务主管”，C20单元输入“复核”，C21单元输入“报送日期”，单击工具条“右对齐”按钮；2.分别选中B20:B21，D20:D21区域，单击格式菜单下的单元属性；将“单元类型”定义为“字符”、并将这两个区域定义为右对齐。保存报表样板1.单击文件菜单下的保存选项，系统弹出一个对话框；2.根据窗口提示，输入文件名“”，单击确认按钮。不要忘记了1、

12、编制单位、日期一般不作为文字内容输入，而是需要设置为关键字。2、格式状态下输入内容的单元均默认为表样单元，未输入数据的单元均默认为数值单元，在数据状态下可输入数据。若希望在数据状态下输入字符，应将其定义为字符单元。3、字符单元和数值单元输入后只对本表页有效，表样单元输入后对所有表页有效。4、每个报表可同时定义多个关键字。1、可变报表报表的行数或列数可能随数据的增减而发生变化。2、可变区的设置单击“格式”/”可变区”，选择“设置”菜单，进行设置。三、可变报表设计第三节 报表公式设计n 报表公式的分类n 计算公式n 审核公式n 舍位平衡公式一、报表公式的分类在UFO表中，由于各种报表之间存在着密切

13、的数据间的逻辑关系，所以报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式。计算公式、审核计算公式、审核公式和舍位平衡公式和舍位平衡公式公式计算公式定义了报表数据间的运算关系。 例：C8=C5C6C7 C13=C8C9C10C11C12 C17=C13C14C15C16 C19=C17C18二、计算公式1.选中C8单元，单击“fx”图标或按“”键，系统弹出“定义公式”窗口，在此处输入“C5C6C7”，单击确认按钮，屏幕显示定义的“公式单元”字样；2.选中C13单元，单击“fx”图标或按“”键，系统弹出“定义公式”窗口，在此处输入“C8C9C10C11C12”，单击确认按钮，屏幕显示1

14、3定义的“公式单元”字样；3.选中C17单元，单击“fx”图标或按“”键，系统弹出“定义公式”窗口，在此处输入“C13C14C15C16”，单击确认按钮，屏幕显示C17定义的“公式单元”字样；4.选中C19单元，单击“fx”图标或按“”键，系统弹出“定义公式”窗口，在此处输入“C17C18”，单击确认按钮，屏幕显示C19定义的“公式单元”字样。5、报表单元属性设置 选中C5：D19区域，单击格式/单元属性；在该窗口将“单元类型”选中为“数值”，单击确认按钮，即完成报表公式的定义工作。 报表中，不同单元、表页甚至报表的数据往往存在着某种勾稽关系。为确保数据的准确性和一致性，需要利用这种数据勾稽关

15、系对报表的数据进行检查，数据间的勾稽关系用数据表示出来称为审核公式。三、审核公式四、舍位平衡公式 报表处理中，需对数据进位，当小数取整时，原来满足的平衡公式可能被破坏，需进行调整，使之符合指定的平衡公式。1）单元公式在输入时，凡是涉及到数学符号的均须输入英文半角字符。否则系统将认为公式输入错误而不能被保存。2）账套号和会计年度如果选择默认，以后在选择取数的账套时，需要进行账套初始工作。如果直接输入，则不需再进行账套初始。3）审核公式在格式状态下编辑，在数据状态下执行。4）报表格式设置完后及时保存，“.rep”为用友报表文件专用扩展名。 第四节 报表管理与图表功能 n 报表格式管理n 表页管理n

16、 报表数据管理一、报表格式管理（一）在固定区中插入行（列）（二）插入可变行 （三）追加行（列） （四）交换行（五）删除行（列）二、表页管理（一）插入表页和追加表页（二）交换表页（三）删除表页（四）表页排序 （五）查找和定位三、报表数据管理(一)报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等工作。处理时，计算机会根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行取数、审核及舍位等操作。报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此，在数据处理时还涉及到表页的操作，如增加、删除、插入、追加表页等。 必须在数必须在数据状态下据状态下进行进行1、进入报表数据状态进入报表数据处理状态既

17、可以使用菜单进入，也可以直接使用“数据/格式”切换按钮进入。 2、账套初始报表的一些原始数据是取自于某个指定的账套的，如果在定义单元公式时没有指定某个账套或会计年度，在生成报表数据之前，需要确认单元数据是取自于哪一个账套及会计年度。3、录入关键字 关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字以后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表间的取数提供依据。1）日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围，即确定数据生成的具体时间。2）每一张表页均对于不同的关键字值，输出时随同单元一起显示。4、整表重算 当完成报表的格式设计并完成账套初始和关键字录入之后便可以计算

18、指定账套并指定报表时间的报表数据了。计算报表数据是在数据处理状态下进行的，它既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。（二）透视 UFO中，大量的数据分布在不同的表页中，一般每次只能看到一张表页。要想对各个表页的相同行列或区域的数据进行比较，可利用数据透视功能，把多张表页相同位置的数据显示在一个平面上。 操 作： 1.打开表文件“SYB.rep”，点取“格式/数据”按钮，进入数据状态； 2.点取要透视的第一张表页的页标，将对它和它之后的表页的数据进行透视； 3.点取数据/透视，弹出“多区域透视”对话框；在该窗口的编辑框中输入区域范围，如“C5：C6”； 4.输入完毕后，按确定按钮，将生成透视结果“透视”对话框。拉动水平滚动条到最右边，可以看到各个表页中的关键字的值显示在相应数据的右边； 5.单击保存按钮可以把数据透视结果保存为报表，点取确认关闭对话框。数据透视结果将保存为报表中。报表数据透视(三)数据汇总报表数据汇总是财务工作中经常性的工作，通常比较复杂，利用ufo提供的汇总功能可以快速、准确的完成报表汇总操作。1.打开表文件“SYB.rep”，点取“格式/数据”按钮，进入数据状态；2.点取数据菜单中的汇总，在下拉菜单中点取表页，将弹出.“表页汇总步骤1/3”对话框，该对话框用于指定表页