建筑工程技术资料管理剖析

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1、1建设工程技术资料管理概述建设工程技术资料管理概述本章主要内容包括:建设工程文件和档案资本章主要内容包括:建设工程文件和档案资料的概念,建设工程文件和档案资料的载体与特料的概念,建设工程文件和档案资料的载体与特征,建设工程文件和档案资料管理的意义与职责,征,建设工程文件和档案资料管理的意义与职责,建设工程文件和档案资料的归档范围与质量要求,建设工程文件和档案资料的归档范围与质量要求,建设工程文件和档案资料的组卷,建设工程文件建设工程文件和档案资料的组卷,建设工程文件和档案资料的验收与移交。和档案资料的验收与移交。 本章提要本章提要本本 章章 内内 容容1.1 建设工程文件和档案资料建设工程文件

2、和档案资料概述概述1.2 建设工程文件和档案资料建设工程文件和档案资料管理管理1.1 建设工程文件和档案资料概述建设工程文件和档案资料概述建设工程文件(construction project document)是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件。工程准备阶段文件(seedtime document of a construction project)是指在工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。1.1.1 建设工程文件和档案资料的概念建设工程文件和档案资料的概念

3、1.1.1.1 建设工程文件的概念建设工程文件的概念监理文件(project management document)是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件;施工文件(constructing document)是指施工单位在工程施工过程中形成的文件;竣工图(asbuild drawing)是指在工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样;竣工验收文件(handing over document)是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 建设工程档案(project archive)是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,也

4、可简称为工程档案。建设工程档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。资料是一个相对性、动态性极强的概念,外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值,无论其具体是什么,均可视为资料。 1.1.1.2 建设工程档案与档案资料的概念建设工程档案与档案资料的概念档案是保存备查的历史文件。档案是由文件(或叫文书)转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书,也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。文件转化为档案是有条件的。主要有以下三点: (1)办理完毕(或叫处理完毕)的文件才能作为档案。 (2)对日后实际工作和科学研究等

5、活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存。 (3)按照一定的规律保存起来的文件,才能最后成为档案。 档案的记载手段是多种多样的,除了纸质材料之外,还存在大量其他形式的载体,包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等。 建设工程文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案、缩微档案和电子档案。 建设工程声像档案是竣工档案不可缺少的重要组成部分,是反映建设工程现场原地物、地貎和工程施工主要过程及建成后的建(构)筑物的照片和录音、录像档案。 1.1.2 建设工程文件和档案资料的载体与特征建设工程文件和档案资料的载体与特征1.1.2.1 建设工程文件和档案资料的载体建设工程文件和档案资料的载体录音

6、、录像档案,是指用专门的器械和材料,采用录音、录像的方法,记录声音和图像的一种特殊载体的档案,分为机械录音档案(唱片档案)、磁带录音档案和磁带录像档案等。照片档案是指采用感光材料,利用摄影的方法记录形象的历史记录。电子档案,是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案,如磁盘、磁带、光盘等。 (1)真实性和全面性 (2)分散性和复杂性(3)继承性和时效性(4)随机性 (5)多专业性和综合性 1.1.2.2 建设工程文件和档案资料的特征建设工程文件和档案资料的特征1.2 建设工程文件和档案资料管理建设工程文件和档案资料管理(1)按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术资料

7、,是工程竣工验收交付的必备条件;(2)工程技术资料为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠的依据; 1.2.1 建设工程文件和档案资料管理的建设工程文件和档案资料管理的意义与职责意义与职责1.2.1.1 建设工程文件和档案资料管理的意义建设工程文件和档案资料管理的意义(3)一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料;(4)对于优良工程的评定,更有赖于技术资料的完整无缺;(5)做好建设工程文件和档案资料管理工作也是项目管理的重要内容;(6)建设工程文件和档案资料是建设单位对建设工程管理的依据。(1)在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,建设单位应履行

8、下列职责:在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档。负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。1.2.1.2 建设工程文件和档案资料管理的职建设工程文件和档案资料管理的职责责在组织工程竣工验收前,应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可文件的,不得组织工程竣工验收。对列入城建档案馆(室)接收范围的工程,工程竣工验收后的3个月内

9、向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。(2)勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。(3)建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交。(4)城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前,应对工程档案进行预验收,验收合格后,须出具工程档案认可文件。建设工程文件归档是指工程文件形成单位完成其工作任务

10、后,将形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构。对一个建设工程而言,归档有两方面含义:一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交;二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。 1.2.2 建设工程文件和档案资料的归档建设工程文件和档案资料的归档范围与质量要求范围与质量要求归档(putting into record)应符合下列规定:(1)归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见表1.1(P5)。(2)根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段进行,也可

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