共享服务中心课件

1、共享服务共享服务介绍及设计，实施经验1. 对共享服务的简要介绍2什么是共享服务?共享服务包括: 将共同的重复的流程从企业个体中抽出，转移到一个共享服务中心 (SSC);或在共享服务中心分享稀有的资源 这允许:SSC 在给企业提供高级服务时获得高效率和规模经济优势企业个体用更多的时间完成高附加值的任务 专业技能大量的，常规流程全公司范围的信息可能成为SSC的主要候选对象的功能类型包括：3现金管理财务管理资金管理客户支持 采购人力资源信息技术供应链管理工厂零售商物流提供商员工供应商总部工厂工厂员工共享服务中心员工市场营销资金工厂员工包括哪些功能，为什么?4传统的行政及业务支持部门往往重叠设置收购、

2、兼并、业务扩展、部门分离等等都使整个企业机构中部门重叠，层次过多，且流程操作多样化IT管理税务计划法律内部审计IT服务人事工资税务战略及业务规划预算总部业务服务分公司A资金管理现金管理.应付款采购(一般固定资产总帐应收款资产管理不动产管理风险管理.应收款分公司B分公司C公司财务现行功能结构IT服务人事工资税务预算现金管理.应付款采购(一般固定资产总帐应收款资产管理风险管理.IT服务人事工资税务预算现金管理.应付款采购(一般固定资产总帐应收款资产管理风险管理.5共享服务中心的作用图解财务服务中心业务单元高价值的活动由本地财务管理部门负责决策支持业绩考核标准的法定报告和管理报告交易处理数据收集和输

3、入（与业务单元的操作系统连接）“外包”给共享服务中心6共享服务能够帮助解决企业管理经营的一些重要问题外部因素:竞争压力资本市场及股东价值变革速度产业调整及并购全球性客户的出现 技术变化贸易自由化全球性投资对企业所带来的影响:对业务扩张进行支持削减成本对整个企业的控制及信息的透明和共享对全球性客户提供服务对整个企业的价值链进行管理着重于企业的核心竞争力着重速度及适应力 企业接受共享服务的主要原因:更为灵活的业务模式以支持业务增长利用规模效益削减成本将业务流程及数据标准化并提高服务水准在满足当地需求的同时支持“一个企业”的概念能够将最佳实践及技术推广运用将业务中心放在自己的核心竞争力上快速地适应变

4、革7确定战略和政策面向客户,提供产品和服务交易处理和支持基础设施工作公司总部业务单元/部门共享服务中心确定公司整体的发展战略、计划、政策，品牌管理制定公司统一的财务流程、规范和标准决定公司资源的分配和股东价值的管理获取和服务客户定价、生产和销售服务和产品日常性的交易活动，如应收帐款管理、人员招聘、固定资产的维护等这类服务需要专门的技能进行管理，专业中心的管理能够更为有效共享中心能够提供更有效和更有效率的服务支持公司和业务单元的业务和流程共享服务中心的目的在于价值创造8共享可兼顾服务与控制无需经营单位的控制对经营单位的需求可以灵活处理远离经营单位无需响应客户成本较高经营单位具有决策的控制权标准多

5、样共享相对独立于其他业务内部协同组织结构瘦而平采用最佳实践经济规模统一的标准和控制一般性的系统支持保证各地的优先权分散集中控制环境多样直接响应客户的需求集中专业人员9最大收益水平如果实施符合当地的最佳实践，能够取得多大的收益?标准化带来的收益能够在不同的企业部门及地方实现吗？共享服务能否带来规模效益？外包是否可行，有效并合理规避风险？简单化标准化共享服务外包最小全球区域地方你的机构目前在何位置？注意，共享服务只是在各种改进方案中提供的一种选择！10共享服务中心既是组织的优化又是流程的优化对流程进行重整以达到统一的流程标准以标准的方法实施统一的信息系统平台共享服务实现的困难程度35% - 50%

6、20% - 35%20%标准化实现收益变革的程度流程优化外包按照最佳实践优化流程对不同的系统进行优化统一的信息系统单一的服务提供者，侧重服务的质量和客户的满意度优化标准化共享服务外包将公司的资源集中于核心竞争力的创造降低成本11障碍复杂度标准化潜在收益变革程度简单化共享服务明确服务水准及责任提高业务关键流程的质量明确转交步骤消除功能重复提高流程操作效率 使流程操作标准化使用标准技术不同的技能能分配到工作的不同部门设立在正确的地理位置交易处理 在低成本的位置，但有具大量的操作技能的人员决策支持 - 在核心业务发展的地方通过规模削减成本增加控制规模保持服务的一贯水准共享技术及相关设施共享服务如何带

7、来收益？12创建共享服务中心的关键因素O（机构，人员）Organisation T（技术）TechnologyS（服务）Service R（政策，法规）Regulatory S地点（Site）P（流程）Process确定共享服务中心的合适地点。流程设计以便确立共享中心同其它相关部门的各自责任及联系合理调整组织机构，明确相关人员的责任和义务，相应的变革管理。相关的政策，法规可能对共享中心的营运模式产生巨大的影响。相关信息技术及基础设施可以产生巨大影响。服务水平的确定，服务价格的设立。 13设计共享服务的关键原则如企业般运作并注重顾客服务主要由新招聘员工组成 无以前的操作习惯及级别概念扁平化的组织

8、结构以反映最少的管理层次共享服务团队逐渐向自主管理方面发展相关的激励机制共享服务的提供人及顾客制定并遵循“服务水平协议“ （”Service Level Agreement”）共享服务同一般的“支持”功能又有很大的不同142. 对财务共享服务的着重说明15财务共享服务中心所承担的财务功能应付帐款财务报告现金管理总帐成本，预算管理资金管理固定资产管理月底关帐资产登记财务共享中心16集中财务服务与共享财务核算财务共享服务不是简单地把会计职能集中起来。广义的财务核算集中包括共享财务服务。简单的财务集中是共享财务服务的过渡雏形。简单的财务集中一般是将各下级单位的财务职能集中于总部财务部门。其仍然是职能

9、部门（目前财务总部方案就是简单共享服务）。集中的财务部门具有管理决策职能。集中的财务部门按照详细的会计职能进行管理财务核算集中共享财务服务中心，在财务总监的领导之下，但又独立于总公司财务部门。共享服务由服务水平协议作为其营运操作的基准。共享服务中心不再是职能部门了，而是一个经营单位。共享服务中心只为管理决策提供信息支持。共享服务中心按照业务循环进行管理（内控的七大循环）共享财务服务17Closing Guidelines and SchedulesOverall Period Co-ordinationClosing CoordinationMaintenance of Standard Re

10、ports Master Data maintenanceExecution of Allocation cyclesExecution of side line BusinessCorrection postingsVerification of Profitability Accounting Preparation of P/LStandard ReportingProcess analysis is integratedExample: Business Partnering with Shared ServicesClosing ActivitiesCost AccountingPr

11、ofitability AccountingCo-ordination of local closing activitiesCo-ordination:Value flowsIndirect allocation cyclesCosting structuresProduct costingSpecial Purpose ReportsExplanation of Report ContentsSSCBusiness18Example: Business Partnering / Shared Services (2)Accounts PayableTravel ExpensesAccoun

12、ts ReceivableMaster data verification and maintenanceInvoice verificationInvoice data entryPayment runsPlausibility checksArchivingQuery resolutionMaster data verification and maintenancePostingPayment runsRandom checksSSCBusinessMaster data verification and maintenanceClearing Account maintenanceRe

13、ceivables controllingCredit ControlBank accountingPlausibility checksQuery resolutionDunningArchivingQuery ResolutionQuery ResolutionQuery Resolution19Example: Business Partnering / Shared Services (3)Preparation of VAT declarationProvision of related documentsVerification of payments and reimbursem

14、entsAsset AccountingVATMaster data maintenance for specific casesAdministration of asset retirementsDepreciation calculation and postingReporting Support of Investment projectsConfirm asset completion Maintenance of asset structures, master recordsInventory takeVerificationInformation preparationPre

15、sentation to legal authoritiesFiscal representationGeneral LedgerLegal Account maintenance andposting controlReport maintenanceReconciliationPreparation of legal reports Manual PostingsAccrualsResponsibility for correctness of HB I and HB IILocal reportingExtraordinary postingsContact for auditorsSS

16、CBusiness20% ofActivities93%93%93%85%80%7%7%15%Accounts PayableTravel ExpensesAcc. ReceivableGeneral Ledger,Closing Fixed Asset Accounting50%Cost Accounting50%20%7%65%Profitability Accounting35%SSCBusiness31Typical activity splits between SSC - Business21共享服务中心与其内部客户之间的关系通过服务水平协议(SLA)进行管理服务水平协议的目的是：

17、确定和管理共享服务中心所提供的服务界定服务的质量和成本界定服务双方的责任、关系，流程的交接界面和服务水平协议的内容：服务的内容、成果和范围服务质量、反应时间和成本预计的服务需求、工作量业绩水平的衡量解决问题的机制服务水平改进的目标对服务水平协议进行调整的机制22服务水平协议举例对公司总帐会计流程的服务水平的定义和目标如下：侧重于服务质量的提高和服务成本的降低23计划、预算和预测成本会计和成本控制成本管理评价管理财务效绩成本管理账务处理和报表管理财务政策和制度执行日常的账务处理编制财务报表选择供应商，签订和管理合同订购原料/服务批准供应商处理应付款处理费用报销费用循环确定收入并处理发票确定营收款

18、管理收款处理客户对账和调整处理坏账收入循环固定资产预算固定资产维修固定资产折旧资产管理财务共享的运行模式职能范围确定哪些财务职能应当共享，那些职能应当分散24财务共享流程 应付款处理采购方，包括总部及分支机构发票传送 总部或分支机构订单财务共享中心供货方24小时内进行处理24小时传送到共享中心发票付款E-mail，附发票图象付款被拒付款报告生成供应商问询网站五天后向上层报告样例五天后向上层报告253. 地理位置分析 - 共享服务中心设置26一个单独的SSC处理各地的所有的经济单位的D) 全球性流程方法 - 每个处理都来自最佳中心 B) 最佳中心在各区域内重复的按组织划分的共享服务中心 (SSC

19、)A) 组织单位SSC 处理特定区域内所有经济单位C) 区域的共享服务组织模型27在公司内可以建立不同层次的共享服务中心可能包括的流程有:采购到支付流程资金管理企业级信息系统管理信息系统功能的升级全球共享中心可能包括的流程有:通用会计管理报告收入流程数据中心区域共享中心可能包括的流程有:财务分析客户支持针对所在国的特殊支持专业信息系统国家共享中心层次 1层次3层次 228地理位置分析地理位置分析用来帮助客户确定共享服务中心的位置的清单.个主要标准:成本技能稳定性 基础设施 人员成本办公经营成本 US $人员安置成本 US $通信成本电力成本机票成本上海新加坡悉尼台北东京Bangalore曼谷北

20、京香港雅加达神户 吉隆坡马尼拉墨尔本新德里Penang汉城29本工具用于比较评估一系列地理位置选择，如果可能，需考虑权重因素.01020304050607080Points Converted from Rankings*CostInfrastructureStabilitySkillsCostCountryOverall Summary - No WeightingsConsolidated from Rankings仅供参考Location 1Location 2Location 3Location 4Location 5Location 6Location 7Location 8Loca

21、tion 9Location 10Location 11Location 12Location 13Location 14Location 15Location 16Location 17地理位置分析(续)304. 共享服务中心实施案例 凯捷315. 如何开始32可行性分析 （BUSINESS CASE)至关重要！选择一个特定地理位置确保有最高层管理人员的承诺设计目标流程确认流程针对国家实施或针对流程实施额外的注意点大致时间段 可行性分析 6 星期 实施 3 到16 月达到成功的实施目标的关键步骤33开始.公布高层管理层的支持详细记录现有的操作水平从最早开始建立服务概念服务水准和质量只能提高有

22、充足的人力资源以满足项目需求在实施中.注重“最早，最易采摘的果实”公布最早的成功成果给服务中心人员的工资水准应超过市场水平避免机构官僚及行政级级次注重流程，人员级机构，而不仅仅是技术注意流程的完整性让数字指标在流程实施中发挥作用沟通，沟通，再沟通让共享服务中心得到每个人的认同是共享服务成功实施的第一部成功实施的关键是学习和运用他人的经验和教训34DigitalFordGeneral ElectricMobilShellAllied-SignalAmocoDellDun & BradstreetGeorgia-PacificGuinness Hewlett-PackardJohnson & Jo

23、hnsonKodakKraftMonsantoNorthern TelecomOwens-CorningPepsiCoPHH CorporationProcter & GambleReutersSmithKline Beecham Union CarbideUNISYSBellSouthBristol-Myers SquibbBest FoodsBritish PetroleumCompaqFederal ExpressNovartisPolaroidPwCRaytheon CompanyRohm and HaasUnited DistillersSeagramXeroxCaterpillar

24、1980前1980-19901990后目前正在实施中“Financial Shared Services is a key element of our Productivity for Growth Initiative.”Bristol-Myers SquibbShared Services is an enabler to support our business strategy.”Best Foods“Setting up three strategically-located Financial Shared Services Centers to support businesses across the globe will drive down our back-offic