03采购管理制度

亿盛采购管理制度文件编码：SDYS-CG-03第1页共6页执行日期：年月曰题目：采购管理制度版本：1.0制定：审核：批准：制定日期：审核日期：批准日期：颁发部门：采购部颁发数量：密级：内部文件分发部门：1主题内容与适用范围为加强公司的物料采购管理，保障生产运行，规范采购流程，实现采购管理的全过程控制和采购管理的规范化要求。本制度适用于山东亿盛实业股份有限公司原辅材料、包装材料、仪器设备、备品备件、办公用品、劳保安防用品等物料的采购管理。2采购管理原则：高效规范透明节约3术语或定义3.1采购管理是指公司内生产、检修、基建、技改中不能自供的，需要外购的原辅材料、设备及零部件、工器具、包装物、办公用品、劳动保护用品以及其他物料采购行为的基本规范。3.2六种采购方式分为:公开招标、内部议标、竞争性谈判、定向谈判、利用原有招标成果、询比价。3.2.1工程类招标：是指工程项目建设期间，从立项到竣工验收全过程中，对可行性研究、地质勘察、设计、施工、监理、造价审计等单位进行的招标，以及与项目有关的重要设备、材料的采购等所进行的招标。3.2.2生产类采购招标：是指生产期间的生产设备、备品、备件、材料、施工及服务等采购所采用的招标采购方式。3.2.3内部议标：是指生产期间的生产设备、备品、备件、材料、施工及服务等需求由于时间紧迫，公开招标无法满足时效性，选择召开专题会议定供应商的采购方式。3.2.4竞争性谈判：由两家及以上竞标人经两轮及以上报价，选择报价合理低价者为供应商的采购方式。3.2.5定向谈判：是指与特定的供应商进行多轮次谈判的一种采购方式。3.2.6利用原有招标成果：是指近期已有同类项目招标的，利用其招标成果的采购方式。3.2.7询比价：由三家及以上以有效供应商上报价（特殊情况可两家），选择报价合理者为供应商的招标采购方式。4职责4.1采购部负责文件的起草、修订。4.2采购部经理负责文件的初审。4.3总经理负责文件的批准、签发。5管理内容5.1采购方式选择原则5.1.1有竞争性的采购项目应当采用工程类采购招标、生产类采购招标、竞争性谈判方式采购。5.1.2与工程有关的具备公开招标条件的，原则上实行工程类采购招标，邀请不特定的法人或者其它组织参加投标。5.1.3无法公开招标，需采用竞争性谈判和定向谈判方式的，需召开相关部门专题会议分析原因及必要性，报请总经理批准。5.1.4生产类采购招标适用于与生产有关的设备备件、材料、施工及服务采购项目，邀请不特定的法人或者其它组织参加投标。5.1.5内部议标指生产期间的生产设备、备品、备件、材料、施工及服务等需求由于时间紧迫，公开招标无法满足时效性，或因供应商数量不符合公开招标条件或采购时间紧迫，且工程施工项目造价在20万元以下、货物采购项目金额在20万元以下以及服务类采购项目金额在20万元以下，采购金额达不到公开招标标准的，需召开相关部门专题会议，报请总经理批准。5.2竞争性谈判以内部议价、公平竞争的方式确定供应商，具备条件的投标人均可参与竞争报价，采购部进行竞价谈判。适用于以下几种情况：5.2.1工程类采购招标经两次公告后，有效投标人不足三家的项目直接转为竞争性谈判。5.2.2生产类材料采购招标，有效投标人不足三家的，可直接转为竞争性谈判。5.2.3经公司批准，邀请现有类似项目己中标的单位参与竞争性谈判。5.2.4经公司批准，应公开招标，但投标准备期不能满足工程急需的项目。5.3定向谈判适用于稀缺资源、独家垄断等缺乏竞争性的采购活动。5.4利用原有招标成果采购适用于前期已有招标的同类项目，定标时间不长且市场价格变动不大的，需召开相关部门专题会议，报请总经理批准后，可利用其成果，追加合同量。5.5采购时间紧迫或采购物资具有特殊性，物资采购项目金额在5万元以下以及服务类采购项目金额在5万元以下，可采用询比价的方式进行，物资采购项目金额在5万元以上以及服务类采购项目金额在5万元以上，需召开需召开相关部门专题会议，报请总经理批准后执行采购。6.1生产用原辅材料供应商资格初审6.1.1采购部根据公司生产技术部的需求向有意向的供应商发出《供方调查表》。6.1.2收集各相关供应商的信息后进行分析筛选，选择符合本公司要求的供应商洽谈。6.1.3必要时由采购、生产、技术等部门组织相关人员去供应商处进行实地考核调查。6.1.4根据供应商的资料或实地考查情况进行综合分析并作供应商调查报告。供应商样品评价6.2.1质检中心对供应商的每次样品均要进行检验或试验，填写《材料检验报告》备案。合格供应商确认6.3.1主要原辅材料合格供应商评价程序6.3.1.1采购部将对供方的调查了解资料（新供方）和业绩考核资料（现有供方）应从供应商的生产设施、技术力量、质量管理体系、检测装置、质量控制及产品的实际情况、生产、交货能力、服务态度、企业征信情况等方面进行综合评价，汇总填入《供方评定表》的相应栏内，其中资质状况应为物资生产企业；如果是经销公司或代理商，应注明所供产品的生产单位。6.3.1.2采购部组织召开评定会对供应商逐个进行评价，完成《供方评定表》相应评价内容。6.3.1.3经评价为合格（列为合格供方）的单位填入场《合格供方清单》，报总经理批准后，采购部作为采购的依据性文件。6.3.1.4质检中心负责对所有物料供应商进行质量评估，会同有关部门对关键物料供应商（生产商）质量体系进行现场审计，并对质量审计或评估不符合要求的物料供应商建议行使否决权；负责外购原料、辅料、包装材料、原料药检验。6.3.1.5小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用合格的供应商，其供货需经公司评定同意后，由采购部列入《合格供方清单》。采购管理汇总、议价、评定，采购部采购工作实行专人负责制，采购员负责采购订单询价、采购部经理负责审核批准，大额采购项目需报总经理批准。汇总、议价、评定，6.4.1严格执行询价、议价和招标程序，物品的采购必须有三家以上的合格供应商报价，对有多年业务往来的长期合作的供应商，应提供充分的书面证明材料，以证明其质量稳定、价格合理和供货安全。6.4.2对于首次供应关键物料的供应商，除完成必要的资格初审外，还需要供应商样品质量的评估，合格后才能批量供货，供货时先少量试用，再批量采购。6.4.3小样收到后连同厂家报告书送交质检中心依据公司质量标准进行检测，提供完整的检验记录和报告书，连同厂家报告书送生产部审核；经生产部负责人审核后，采购部执行采购程序。6.4.4对于一般物料的供应商，在经过资格评审、小样检测合格、小批量试用符合要求后，质检中心负责出具评审报告，供销部方可将其列入合格供应商目录。6.4.5对于批量供应的辅助物料，执行6.3项管理规定。6.4.6对于仪器设备、备品备件的供应商，执行询比价采购。6.4.7对于提供办公用低值易耗品的供应商，执行询比价采购。6.4.8对于提供劳保用品的供应商，执行询比价采购；劳保用品的供应商资格评审和质量验收须经安环部签字确认。6.4.9供应商提供的物料如果出现质量问题，采购部立即启动偏差调查程序；偏差调查结束后，出具调查报告；对于不合格物料，质检中心下发《不合格物料拒收单》。6.4.10采购部接到《不合格物料拒收单》后，即安排退货并通知供应商，同时启动发出纠正和预防处理的意见书，如供应商没有明显改进的，应取消其供货资格。6.4.11采购物料出现质量问题，采购接到反馈信息，以书面或发邮件的形式报给供应商，要求供应商换货或退货。6.4.12为确保供应渠道顺畅，防止意外情况的发生，应由两家或两家以上的供应商作为备用供应商，采购交易应实行交互采购。6.4.13采购的物料若出现延期后，采购部应及时上报公司，并通知相关使用部门做好工作安排。6.4.14采购部与供应商协调不成，或造成损失的，由财务核算损失，采购部负责依据合同条款进行索赔。6.4.15采购部采购的物料必须与采购申请单所列的要求规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足供销部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息，以便公司的使用部门调整和修改所需物料。6.4.16采购人员必须严格按照采购制度和程序办事，自觉接受监督，自觉维护企业的利益，努力提高采购质量，降低采购成本；并加强学习，提高认识，增强法制观念，廉洁自律，不得以各种方式索要或接受贿赂，损害公司的利益。6.5采购计划的申报和执行6.5.1物料采购计划按月度提报，每月28号前由归口管理部门统一提报到采购部，提报由归口管理部门根据各车间/部门实际需要填写《采购申请单》，归口管理部门要对物料采购的数量、规格技术要求、到货时间填写完整并分类汇总，报请公司领导审批后，交采购部。6.5.2使用单位原则上不得对所需物料指定生产厂家。6.5.4采购未使用过的新设备、新材料，必须经相关部门负责人对其质量认可后，方可实施采购。6.5.5各单位主要领导要认真审核本单位的采购计划，购置后要及时领用。凡多报少领，只报不领，造成物料积压损失浪费的，追究申购单位主要领导及直接责任人的责任。7.合格供应商的选择7.1原辅材料合格供应商必须具有生产或经营许可证、营业执照、资金注册、制造或经营场所、质保体系，并提供企业经营状况、价格标准、业绩和较完善的售后服务体系，原辅材料首次供货的厂家必须填写《供应商调查表》。7.2所有合格供应商的产品，必须符合我公司采购物料的质量要求，达到国家或行业、企业的技术标准。7.3主要原辅材料，应选择质量稳定、资源充足、信誉可靠、价格优惠的生产厂家为合格供应商（尽量选用该行业前位厂家）。7.4电气、仪表、电缆、设备、泵阀等重要物料，不能直接从生产厂家采购的，可根据实际需要选择有实力的代理商或经销商为合格供应商，以满足零星采购的需要。7.5钢材、有色金属、备品配件、五金、机电、油料、建材、工器具等首先选择生产厂家，不能直接从生产厂家采购的，可根据实际需要选择有实力的代理商或经销商为合格供应商，以满足零星采购的需要。7.6其他零星物料，可就近确定几家具备一定信誉的商家实行定点采购。8.合同的签订8.1所有的物料采购原则上都必须签定供需经济合同，合同条款要符合《合同法》的要求。8.2采购物资比价表、中标通知书或评审意见书应作为合同附件供审批人参考和备查。8.3合同的签订、审批、履行、存档等管理严格按照公司《合同管理规定》执行。9惩罚制度9.1下列情况视为违规或违法行为：9.1.1不经批准，私自提高物料采购价格控