基层管理人员的基本技能和要求课件

1基层管理人員的

基本技能和要求1基层管理人員的

基本技能和要求2主要内容前言工作前先装备好你的思考能力了解你的职务完成你的指派工作如何进行你的工作基层管理人员的四大职责基层管理人员的基础守则有效的报告方法结语－知己、知彼、整合本期课程的主要内容!2主要内容前言本期课程的3一前言3一前言4二工作前先装备好你的思考能力以科学方式进行工作明确你的工作目标收集事实资料依事实做判断计划执行检讨秉持强烈的「目的意识」及「问题意识」任何小事都不要疏忽了创意4二工作前先装备好你的思考能力以科学方式进行工作5三了解你的职务对自己的职务充分了解责任权限义务了解你工作的前后接口提琴手伴唱鼓手领唱5三了解你的职务对自己的职务充分了解提琴手伴唱鼓手领唱6四完成你的指派工作－1命令接受方法(1)上司叫您时,您应用上司听得到的声音加以答复“是”,并拿起记事本或草稿纸及笔,走向上司的座位.(2)来到上司的座位前,轻轻点个头,朝着上司方向,稍微往左,挺胸站好.(3)一面聆听,一面记录上司的指示

-----聆听指示的重点有5W2H.------数字/人名等特别要听清楚,不能有误.(4)完全理解上司指示的内容.------不能敷衍了事地听(HEAR),要用心听(LISTEN)6四完成你的指派工作－1命令接受方法7四完成你的指派工作－2命令接受方法(5)上司指示完毕后,才提出问题.------疑问或不甚理解之处,等上司全盘说明后,才提出.(6)复诵指示

------为了避免听错或有误解的情形发生,依5W2H的原则复诵指示内容(尤其是限期完成的工作特别重要),复诵后,再确认一次是否还有应该注意的事.(7)如果时间来不及,配合不上时,不可自作主张,更改工作计划,必须向上司报告,否则影响整体工作计划.(8)对于直属上司以外的指示,必须向直属上司报告,让上司理解,为了避免工作的流程受到干扰,这是极为重要的一面.7四完成你的指派工作－2命令接受方法85WWhat－指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态When－指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候要完成那一部分的工作Where－泛指各项活动发生的场所Who－指完成命令要接触或关连到的对象，如担当者、责任者、参与者Why－指理由、目的、根据、Why能让我们更能洞悉我们为什么这样做而不要那样做85WWhat－指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态92HHow－指方法、手段、如何做Howmuch－指预算、费用92HHow－指方法、手段、如何做10五如何进行你的工作怎么对待工作?

明确三件事做管理工作和做其他事情一样,明确以下三件事是非常重要的:“应该管什么”,即明确自己管理的范围;“应达到什么要求”,即 明确自己的责任在哪里;“如何做,已做到什么程度”,即明确自己的努力方向.10五如何进行你的工作怎么对待工作?11五如何进行你的工作

把握三个环节:

想要成功,关注以下三个环节是必须的:

关注过程关注结果关注领导做好四项要求:

尽职/尽责/尽心/尽力高层：做正确的事中基层各级主管：把事做正确基层员工：正确地做事11五如何进行你的工作高层：做正确的事中基层各级主管：基层12评估问题性质的两个步骤问题的优先顺位紧急性－不管问题的大小，必须立刻解决重要性－一些重要的问题，未必是很紧急的妥当性－指解决问题的目标本身是否妥当区分问题的类别发生型问题－指现状与目标或标准已发生差距谋求改善型问题－是指现有的目标或标准往上提升潜在型问题－是我们预测未来环境的更动，可能会带给我们那些问题面对目标的态度12评估问题性质的两个步骤问题的优先顺位13以PDCA完成达成目标的手顺PDCAAPCDAPCDAPCD改善后的水准水准提升水准提升目前的水准QUALITYTQMISOQCCJITERPSPC13以PDCA完成达成目标的手顺PDCAAPCDAPCDAP14程序化在做计划时，若能把握住工作的顺序、步骤，相信你对你的工作能做出有效率的计划，这种依工作的顺序、步骤做成的计划，谓之「程序化」14程序化在做计划时，若能把握住工作的顺序、步骤，相信你对你15程序化计划的五个步骤Why－明确了解工作进行的目的及理由，为什么要做?What－确定要做哪些事项?Who－谁来做?明确责任者及协助者When－什么时候完成?Howto－明确如何进行及进行的顺序步骤?15程序化计划的五个步骤Why－明确了解工作进行的目的及理由16以问题解决程序找出问题的真正原因找出解决问题的重点对策订出问题解决的行动计划16以问题解决程序找出问题的真正原因17问题解决的九个步骤1.明确的目标、标准知道自己想要达成的目的或状态，你才能发现有什么问题2.发现问题点积极地秉持你的问题意识及改善意识掌握现状、调查现状、密切注意现状、随时注意可能的问题点特别问题的种类：如与目标、标准规格的差异，策略执行不能达到预期的效果，外在环境变化所引起的17问题解决的九个步骤1.明确的目标、标准18问题解决的九个步骤3.要因分析辨别问题的现象与产生现象的原因针对问题点，找出真正的原因整理归纳各项原因找出几项最重要的原因18问题解决的九个步骤3.要因分析19问题解决的九个步骤4.确定要解决的问题根据要因分析，发现要解决的课题很多，如无法同时解决，就要选出几项重要的课题解决有些要因来自客观的环境，不是凭自己主观的力量就能消除要因，例如：汇率、利率、关税的变动。19问题解决的九个步骤4.确定要解决的问题20问题解决的九个步骤5.拟定对策思考出针对要因的解决问题点的对策针对客观环境产生的要因，找出减低影响或规避的方法提出多项对策，以便选择最适合的因应之道20问题解决的九个步骤5.拟定对策21问题解决的九个步骤6.做出行动计划明确作业项目、担当者期限及行动进行的顺序7.执行行动计划注意执行时，是否确实依据行动计划的内容进行随时了解实施的状况21问题解决的九个步骤6.做出行动计划22问题解决的九个步骤8.效果确认调查执行的结果，是否能有效地将问题解决若问题仍无法解决，要调查执行行动计划是否有偏差9.标准化订定标准化作业的方式，要能简单、浅显易懂，每个人都能够实施宣导标准化作业方式，让每个人都能遵守22问题解决的九个步骤8.效果确认23六基层管理人员的四大职责执行任务品质管理交期管理成本管理生产管理安全管理士气管理23六基层管理人员的四大职责执行任务24六基层管理人员的四大职责改善问题做好人际培育部属24六基层管理人员的四大职责改善问题25七基层管理人员的基础守则比上司期待的工作成果做得好一定在指定的期限完成工作工作时间集中精神，专心工作25七基层管理人员的基础守则比上司期待的工作成果做得好26七基层管理人员的基础守则懂得提升工作效能与效率的方法依工作的重要性，决定完成工作的优先顺序依工作的重要性，决定投入工作的时间同性质、同种类、类似性高的工作分门别类进行不断思考是否更有效率的工作方法请教有经验的老前辈备齐以往的做法、相关资料、相关的讯息，当做工作的参考随时订出完成工作的期限准备好必要的工具、材料、器材避免用过大的手段，达成较小的目的造成浪费避免用过小的手段，达成较大的目的螳臂挡车26七基层管理人员的基础守则懂得提升工作效能与效率的方法27七基层管理人员的基础守则要有防止错误的警觉心使用一些未经确认的资讯工作上的专业知识或技巧不充分疲倦、不能集中心力情绪低潮、不稳定连络错误、协调不足把一知半解当做全部知道不注意、草率、马虎成见、专断无责任感、推脱责任不遵守作业规定27七基层管理人员的基础守则要有防止错误的警觉心28七基层管理人员的基础守则做好整理、整顿、清洁秉持工作的改善意识简单化代替化统合化分散化废止化28七基层管理人员的基础守则做好整理、整顿、清洁29七基层管理人员的基础守则养成节省费用的习惯合理的使用电话有效率的使用办公用具及事务机器节省电费、水费不要不当加班做好避免不良品的措施做好机械、维护，并正常操作机器做好预算、控制预算要有成本意识爱惜公司的资产29七基层管理人员的基础守则养成节省费用的习惯30八有效的报告方法报告的对象报告的时机做好计划时中间报告紧急报告工作完成时30八有效的报告方法报告的对象31八有效的报告方法报告的原则口头报告原则先说结论－a.结论b.经过c.理由简洁、正确事实与主观的感想、臆测需区别不要遗漏重点成功、失败都要明言31八有效的报告方法报告的原则32八有效的报告方法报告的原则书面报告的原则遣词用语要简单易懂标题清楚尽量用图表、数字说明报告顺序要合逻辑利用添附资料说明32八有效的报告方法报告的原则33九结语－知己、知彼、整合信赖你的部属相信自己有无限的潜能显露你的企图心支持上司或组织所订目标订定目标，应就部属能力、水准与达成任务的难易度做合理公平的考量因人而有不同的激励方式容许无心、隐恶扬善33九结语－知己、知彼、整合信赖你的部属34THEEND34THEEND演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！36基层管理人員的

基本技能和要求1基层管理人員的

基本技能和要求37主要内容前言工作前先装备好你的思考能力了解你的职务完成你的指派工作如何进行你的工作基层管理人员的四大职责基层管理人员的基础守则有效的报告方法结语－知己、知彼、整合本期课程的主要内容!2主要内容前言本期课程的38一前言3一前言39二工作前先装备好你的思考能力以科学方式进行工作明确你的工作目标收集事实资料依事实做判断计划执行检讨秉持强烈的「目的意识」及「问题意识」任何小事都不要疏忽了创意4二工作前先装备好你的思考能力以科学方式进行工作40三了解你的职务对自己的职务充分了解责任权限义务了解你工作的前后接口提琴手伴唱鼓手领唱5三了解你的职务对自己的职务充分了解提琴手伴唱鼓手领唱41四完成你的指派工作－1命令接受方法(1)上司叫您时,您应用上司听得到的声音加以答复“是”,并拿起记事本或草稿纸及笔,走向上司的座位.(2)来到上司的座位前,轻轻点个头,朝着上司方向,稍微往左,挺胸站好.(3)一面聆听,一面记录上司的指示

-----聆听指示的重点有5W2H.------数字/人名等特别要听清楚,不能有误.(4)完全理解上司指示的内容.------不能敷衍了事地听(HEAR),要用心听(LISTEN)6四完成你的指派工作－1命令接受方法42四完成你的指派工作－2命令接受方法(5)上司指示完毕后,才提出问题.------疑问或不甚理解之处,等上司全盘说明后,才提出.(6)复诵指示

------为了避免听错或有误解的情形发生,依5W2H的原则复诵指示内容(尤其是限期完成的工作特别重要),复诵后,再确认一次是否还有应该注意的事.(7)如果时间来不及,配合不上时,不可自作主张,更改工作计划,必须向上司报告,否则影响整体工作计划.(8)对于直属上司以外的指示,必须向直属上司报告,让上司理解,为了避免工作的流程受到干扰,这是极为重要的一面.7四完成你的指派工作－2命令接受方法435WWhat－指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态When－指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候要完成那一部分的工作Where－泛指各项活动发生的场所Who－指完成命令要接触或关连到的对象，如担当者、责任者、参与者Why－指理由、目的、根据、Why能让我们更能洞悉我们为什么这样做而不要那样做85WWhat－指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态442HHow－指方法、手段、如何做Howmuch－指预算、费用92HHow－指方法、手段、如何做45五如何进行你的工作怎么对待工作?

明确三件事做管理工作和做其他事情一样,明确以下三件事是非常重要的:“应该管什么”,即明确自己管理的范围;“应达到什么要求”,即 明确自己的责任在哪里;“如何做,已做到什么程度”,即明确自己的努力方向.10五如何进行你的工作怎么对待工作?46五如何进行你的工作

把握三个环节:

想要成功,关注以下三个环节是必须的:

关注过程关注结果关注领导做好四项要求:

尽职/尽责/尽心/尽力高层：做正确的事中基层各级主管：把事做正确基层员工：正确地做事11五如何进行你的工作高层：做正确的事中基层各级主管：基层47评估问题性质的两个步骤问题的优先顺位紧急性－不管问题的大小，必须立刻解决重要性－一些重要的问题，未必是很紧急的妥当性－指解决问题的目标本身是否妥当区分问题的类别发生型问题－指现状与目标或标准已发生差距谋求改善型问题－是指现有的目标或标准往上提升潜在型问题－是我们预测未来环境的更动，可能会带给我们那些问题面对目标的态度12评估问题性质的两个步骤问题的优先顺位48以PDCA完成达成目标的手顺PDCAAPCDAPCDAPCD改善后的水准水准提升水准提升目前的水准QUALITYTQMISOQCCJITERPSPC13以PDCA完成达成目标的手顺PDCAAPCDAPCDAP49程序化在做计划时，若能把握住工作的顺序、步骤，相信你对你的工作能做出有效率的计划，这种依工作的顺序、步骤做成的计划，谓之「程序化」14程序化在做计划时，若能把握住工作的顺序、步骤，相信你对你50程序化计划的五个步骤Why－明确了解工作进行的目的及理由，为什么要做?What－确定要做哪些事项?Who－谁来做?明确责任者及协助者When－什么时候完成?Howto－明确如何进行及进行的顺序步骤?15程序化计划的五个步骤Why－明确了解工作进行的目的及理由51以问题解决程序找出问题的真正原因找出解决问题的重点对策订出问题解决的行动计划16以问题解决程序找出问题的真正原因52问题解决的九个步骤1.明确的目标、标准知道自己想要达成的目的或状态，你才能发现有什么问题2.发现问题点积极地秉持你的问题意识及改善意识掌握现状、调查现状、密切注意现状、随时注意可能的问题点特别问题的种类：如与目标、标准规格的差异，策略执行不能达到预期的效果，外在环境变化所引起的17问题解决的九个步骤1.明确的目标、标准53问题解决的九个步骤3.要因分析辨别问题的现象与产生现象的原因针对问题点，找出真正的原因整理归纳各项原因找出几项最重要的原因18问题解决的九个步骤3.要因分析54问题解决的九个步骤4.确定要解决的问题根据要因分析，发现要解决的课题很多，如无法同时解决，就要选出几项重要的课题解决有些要因来自客观的环境，不是凭自己主观的力量就能消除要因，例如：汇率、利率、关税的变动。19问题解决的九个步骤4.确定要解决的问题55问题解决的九个步骤5.拟定对策思考出针对要因的解决问题点的对策针对客观环境产生的要因，找出减低影响或规避的方法提出多项对策，以便选择最适合的因应之道20问题解决的九个步骤5.拟定对策56问题解决的九个步骤6.做出行动计划明确作业项目、担当者期限及行动进行的顺序7.执行行动计划注意执行时，是否确实依据行动计划的内容进行随时了解实施的状况21问题解决的九个步骤6.做出行动计划57问题解决的九个步骤8.效果确认调查执行的结果，是否能有效地将问题解决若问题仍无法解决，要调查执行行动计划是否有偏差9.标准化订定标准化作业的方式，要能简单、浅显易懂，每个人都能够实施宣导标准化作业方式，让每个人都能遵守22问题解决的九个步骤8.效果确认58六基层管理人员的四大职责执行任务品质管理交期管理成本管理生产管理安全管理士气管理23六基层管理人员的四大职责执行任务59六基层管理人员的四大职责改善问题做好人际培育部属24六基层管理人员的四大职责改善问题60七基层管理人员的基础守则比上司期待的工作成果做得好一定在指定的期限完成工作工作时间集中精神，专心工作25七基层管理人员的基础守则比上司期待的工作成果做得好61七基层管理人员的基础守则懂得提升工作效能与效率的方法依工作的重要性，决定完成工作的优先顺序依工作的重要性，决定投入工作的时间同性质、同种类、类似性高的工作分门别类进行不断思考是否更有效率的工作方法请教有经验的老前辈备齐以往的做法、相关资料、相关的讯息，当做工作的参考随时订出完成工作的期限准备好必要的工具、材料、器材避免用过大的手段，达成较小的目的造成浪费避免用过小的手