公文写作基础知识培训讲义

公文写作基础知识综合部庄重1公文的结构23目录什么是公文（公文的定义）公文的特点如何拟制公文4常用文种写作方法及注意事项51.什么是公文（公文的定义）公文公司在依法经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书进行公务活动的重要工具法定效力一旦颁布，必须执行规范体式版面、字体、内容都有规范格式公务活动上情下达、下情上达、平级协商1公文的结构23目录什么是公文（公文的定义）公文的特点如何拟制公文4常用文种写作方法及注意事项52.公文的特点公文版面俗称“红头文件”，必须套红又称“正式文件”，不同于非正式文件，需要使用规范文种标题：加粗、宋体、二号正文：不加粗、仿宋、三号字体内容情况确实、观点明确条理清楚、文字精练段落工整、标点准确篇幅求短，避免冗长（公文范例）2.公文的特点正式文件A4纸套红，加盖公章使用规范文种，如：通知、请示、报告等日期为汉字，如：二〇〇九年十二月四日有发文字号、拟稿人、拟稿部门等信息非正式文件纸张不限样式，无需套红，盖不盖章皆可文种不限（规范以外的“申请”、“总结”）日期格式不限（非正式文件范例）1公文的结构23目录什么是公文（公文的定义）公文的特点如何拟制公文4常用文种写作方法及注意事项53.1.1公文的结构公文分类公文的结构构成一份完整公文的几个要素公文文头秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人正文标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注文尾主题词（外）、抄送单位、会签部门、拟稿部门、拟稿人、印发部门、印发日期、附件3.1.2公文的结构——行政机关发文版式（参考）3.1.2公文的结构——行政机关发文版式（参考）3.2.1公文的文头公文分类秘密等级紧急程度标注在秘密等级下面发文单位发文字号签发人秘密等级紧急程度发文单位发文字号签发人涉及企业秘密的公文应标明密级：秘密<机密<绝密需要尽快处理的公文应标明紧急程度：急件<特急发文单位应使用全称联合发文，主办单位在前代字+年份+序号使用六角括号〔〕上行文（一般为请示）应当注明签发人及会签领导姓名3.2.2公文的文头——紧急程度的标注准确标注紧急程度，避免出现漏标或错标情况特急急件收文单位即收即办，在1个工作日内办结并答复发文单位收文单位即收即办，在3个工作日内办结并答复发文单位一般收文单位在7个工作日内办结并答复发文单位无法在时限内处理的，应当有书面回复并说明具体原因

3.2.3公文的文头——发文字号的使用法定名称发文代字广东省电信工程有限公司中国通信服务广东工程中国通信服务广东工程函中国通信服务广东工程联中国共产党广东省电信工程有限公司党委中国通信服务广东工程党中国电信集团工会广东省电信工程有限公司委员会中国通信服务广东工程工广东省电信工程有限公司通信设备分公司中国通信服务广东工程设备广东省电信工程有限公司粤中分公司中国通信服务广东工程粤中广东省电信工程有限公司粤东分公司中国通信服务广东工程粤东广东省电信工程有限公司东莞分公司中国通信服务广东工程东莞广东省电信工程有限公司惠州分公司中国通信服务广东工程惠州广东省电信工程有限公司惠讯分公司中国通信服务广东工程惠讯广东省电信工程有限公司信息技术研发中心中国通信服务广东工程研发公司目前使用的发文代字3.2.4公文的文头——发文字号的使用发文字号的括号应使用六角括号〔〕，不应使用“（）”、“［］”、“【】”等不规范的符号

发文字号中的序号不编虚位，不应出现“01”、“001”的编号输入法〔〕的输入Word软件打开输入法软键盘，选择“标点符号”点击“插入（I）-特殊符号（Y）-标点符号”

3.3.1公文的正文公文分类标题主送单位正文附注附件说明概括主要内容，标明文种，只允许《》、（）成文日期印章使用全称或规范简称符合公文写作的要求用括号（）标注注明附件顺序及名称文件有效期的开端加盖发文机关的印章“骑年盖月”标题主送单位正文附件说明附注位置印章成文日期3.3.2公文的正文——标题的注意事项公文分类简明扼要地概括公文的主要内容，避免啰嗦冗长标题使用正确文种除规章制度名称需加书名号、附加说明需加括号外，一般不用标点符号注意转发类通知的标题写法印发——主送单位范围不限；下发——主送单位为下属单位3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（文种）一般情况下，标题=“关于”+“公文主要内容”+“文种”文种公文的种类通用公文决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函会议纪要、传真电报、授权委托书专用公文3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（文种）公文分类通用公文决定安排重要事项或重大行动奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级单位不适当的决定通知发布内部规章制度转发上级单位和不相隶属单位的公文传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或者执行的事项通报表彰先进批评错误传达重要精神或者情况报告向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见和建议答复上级单位的询问3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（文种）公文分类通用公文请示向上级单位请求指示、批准函不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项批复答复下级单位的请示事项意见对重要问题提出见解和处理办法不常用3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（文种）公文分类专用公文会议纪要记载、传达会议主要精神和议定的事项需相关单位知晓或执行的议定事项需以会议纪要形式加以明确或落实的事项传真电报向下属单位就日常性、临时性、一般性的工作进行询问、商洽、告知等

授权委托书公司法定代表人向其他人员授权的证明文件

3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（文种）根据发文的实际需要，选择正确的文种在选择文种时，应避免以下3种错误用法不使用文种误用非正式文件所使用的文种“张冠李戴”3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（文种）非正式文件所使用的文种：总结、汇报、申请总结、汇报报告3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（文种）非正式文件所使用的文种：总结、汇报、申请申请请示

×《关于申请购买固定资产的报告》

√

《关于购买固定资产的请示》不需要3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（文种）报告与请示的主要区别：是否需要上级的批复报告汇报工作、反映情况、答复询问，不得夹带请示事项请示请求指示、批准批复需要

《关于购买固定资产的批复》3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（文种）请示与批复是“一一对应”的关系

《关于购买固定资产的请示》请示一事一文，不能二事一文、多事一文只写一个主送单位，需要同时送其它单位的应用“抄送”，但不得抄送其下级单位批复一请示一批复，不能一份批复对应二份以上请示，也不能二份以上批复对应一份请示

《关于购买固定资产的批复》3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（文种）函：用于不相隶属的单位之间文件往来广东工程公司中国通信服务广东公司广东工程公司XX分公司中国电信XX市分公司中国电信广东公司不能用函不能用函需要用函需要用函3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（标点符号）公文分类规章制度名称可加书名号《》附加说明可加小括号（）除《》、（）外，标题一般不用标点符号如出现书名号叠用的情况，需要注意书名号的大小关系：关于《XXXXXX<XXXXX>XXX》发文单位（可省略）转发类通知标题一般写法：＋关于（可省略）＋＋＋转发原文标题文种（原文为通知时可省略）原文发文单位＋3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（转发类通知）转发类通知：用于转发上级、同级或不相隶属单位文件正确错误原文为“通知”3.3.2

公文的正文——标题的注意事项（转发类通知）广东工程公司中国通信服务广东公司广东工程公司XX分公司直转法替代法（常用）直接转发原发文单位的文件二重转发或多重转发时的标题写法：中国通信服务用文件字号代替原文件，为方便辨识可附加内容说明上行文下行文主送单位：上一级单位适用文种：请示、报告、意见（建议性、呈请性）其它说明：一般由本单位总经理签发，如有会签部门，要署明会签部门。平行文主送单位：下一级单位适用文种：通知、通报、批复、意见主送单位：组织系统以外的单位（中国电信、中国移动××分公司），或者分公司（中心）之间行文适用文种：函、意见（商洽性）3.3.3

公文的正文——确定主送单位公文3.3.3

公文的正文——确定主送单位根据隶属关系选择主送单位，不得越级行文广东工程公司中国通信服务广东公司广东工程公司XX分公司中国电信XX市分公司广东工程公司XX分公司下行文上行文上行文平行文不得以本单位的名义，向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”不得以“套红”文件，向上级单位下属部门报送“请示”、“意见”和“报告”3.3.4

公文的正文——公文写作的基本要求公文写作的基本要求合法合规合理符合党的路线方针政策、国家的法律法规、上级单位的制度指令等语言文字准确结构体式、文种规范全面、准确反映客观实际提出政策、规定、措施等切实可行紧急公文体现紧急的原因3.3.5公文的正文——公文之“美”公文具有“理性美”，不同于文学作品的“感性美”公文实用之美服务现实，着眼于实际问题的回答、解决或适时地反映情况威严之美多用“禁”字句和祈使句，具有示意性和导向性，对收文单位和人员具有指挥和指导作用鲜明之美主旨必须单一、明确，坚持一文一事，一题一议，一个中心贯穿全文真实之美情况确实，人名、地名、数字、引文准确。避免因材料失实，降低公文的严肃性、权威性3.3.5公文的正文——公文之“美”公文具有“理性美”，不同于文学作品的“感性美”公文严整之美重实用讲效率，具有特有的、相对固定的制发程序和写作格式，不得随意为之得体之美用语准确严谨。避免使用不确定、不准确和容易产生歧义的字眼用语简单明了。避免啰嗦、冗长用语质朴平实。避免使用描写、抒情等表达方式，不华丽、夸张用语严肃得体。不用口语方言，语气坚定有力。企业名称不规范名称正确简称中国通信服务股份有限公司中通服中国通信服务/CCS广东省通信产业服务有限公司广通服/粤通服中国通信服务广东公司/广东公司/省公司（内部）/GDCS广东省电信工程有限公司省公司/总公司广东工程公司/公司/GDTEC广东省电信工程有限公司本部省公司本部/总公司本部公司本部广东省电信工程有限公司通信设备分公司/粤中分公司/粤东分公司/东莞分公司/惠州分公司/惠讯分公司通信设备分公司/粤中分公司/粤东分公司/东莞分公司/惠州分公司/惠讯分公司广东省电信工程有限公司信息技术研发中心信息中心/信息研发中心信息技术研发中心/研发中心/中心广东省电信有限公司广东电信中国电信广东公司3.3.6公文的正文——使用简称的注意事项使用正确的企业简称3.3.6公文的正文——使用简称的注意事项使用非规范化简称及外文名称使用非规范简称应先用全称并注明简称使用外文名称或缩写形式第一次出现时应注明准确的中文译名如：世界贸易组织（WTO）、第一板块（TIS）、第二板块（BPO）、第三板块（ACO）、3.3.7公文的正文——正确使用数字根据不同情况，准确选择汉字或阿拉伯数字二〇〇九年十二月四日成文日期汉字一、/（一）/第一条结构层次序数一律、一方面、星期一、十六大、一针见血、四楼会议室成语、常用语除以上情况外，需要使用数字时，必须使用阿拉伯数字3.3.7公文的正文——正确使用数字使用汉字、阿拉伯数字时的注意事项正确：二〇〇九年、2009年错误：二00九年、〇九年、09年年份不应混用汉字和阿拉伯数字，不应简写15：30=15时30分=下午3时30分注意时间的格式“一一·九消防安全日”、五四运动含有日月简称词组，涉及一、十一、十二月时，应用“·”正确：三四个月、七八十种错误：3、4个月，三、四个月相邻数字并列连用表示概数，必须用汉字，且不用“、”带有“几”字的数字词组表示约数，必须用汉字正确：十几个月错误：10几个月（一）（二）……1.2.……（1）（2）……注意以下错误写法：一.（一）、1、（1）、（1）.1）①3.3.7公文的正文——正确使用数字准确划分结构层次一、（二、三、四……）3.3.7公文的正文——正确使用数字如何区分规章制度中的章、条、款、项、目章用“第X章”标识条用“第X条”标识款条下两个及以上自然段的，每个自然段为一“款”项“条”下，以“（一）”标识的，称为“项”目“项”下，以“1.”标识的，称为“目”3.3.8公文的正文——正确使用标点符号按要求正确使用标点符号×为了加强会议管理，提高会议效率。公司特制定《会议管理办法》。句号用于完整一句话的末尾，句意不完整不用句号×去好呢？还是不去好呢？多个问句并列，中间用逗号，末尾采用问号×公司领导、财务部、综合部相关人员出席了会议顿号、逗号和分号都可以表示并列，分号>逗号>顿号分行列举的各项之间，可用句号，也可用分号注意书名号、括号、引号叠用时的位置（一）XXX；（二）XXX；（三）XXX。（一）XXX。（二）XXX。（三）XXX。《XX<XX>XX》/“XX‘XX’XX”/{[()]}3.3.9公文的正文——其它注意事项全选正文内容后，选择“格式”-“段落”，进行以下设置每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行3.3.9公文的正文——其它注意事项正文中一般不夹带图形、表格，图形、表格可作为附件避免出现一页内没有正文内容只有文尾的情况，且不应出现“（此页无正文）”字样

3.3.9公文的正文——其它注意事项涉及排列顺序的，单位、机构按国家行政区划、行政机关、所在单位系列排序，人员按照所在单位系列、职务高低、姓氏笔画排序，注意由外到内、由高到低

3.3.10公文的正文——附件说明公文如有附件，应当注明附件顺序和名称

附件说明附件说明的位置在内容之后，成文时间之前“附件”左空2字，顺序号用“1.”、“2.”……标明，整齐排列附件名称不需加书名号3.3.11公文的正文——成文日期成文日期即封发日期，如无特殊说明也为正式生效日期

以负责人签发日期为准一般公文成文日期联合发文会议纪要、决议传真电报以最后签发单位负责人的签发日期为准纪要以会议结束日期、决议以会议通过日期为准以发出日期为准成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写为“○”

3.3.12公文的正文——印章及附注通用公文均应加盖印章（专用公文不限）

单一单位制发公文，加盖印章无需署发文单位名称印章印章位置不压正文，下压成文日期，“骑年盖月”联合发文所有单位盖章，主办单位在前，其余顺序排列公文如有附注（需要说明的其他事项），应在成文日期下１行居左空２字加“（）”标识。“请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓名和电话

3.4.1公文的文尾主题词抄送单位拟稿人拟稿部门印发日期对外单位发文时标注，对内无需使用主题词除主送单位外，需执行或知晓的其它单位拟制公文的人员署名，有且仅有一名公文封发的日期，无需与成文日期保持一致拟制公文人员所在部门，有且仅有一个附件另起一页，附在公文后面，版面左上角需标注会签部门公文涉及其它部门职责范围的，需要会签印发部门一般为发文单位的综合部门内部发文省略主题词抄送单位依次排列会签部门依次排列一般为综合部如无会签，可省略拟稿部门，只列拟稿人无需与成文日期一致3.4.2公文的文尾——抄送单位抄送单位与主送单位一样按顺序（由外及内、由高到低）排列，单位内部部门之间用“、”隔开，单位之间用“，”隔开，结尾用“。”

抄送单位不能是拟稿部门（如需发给拟稿部门其他人员，由拟稿人用“传阅”功能实现）点击“我的已办”说明文件已印发点击给本部门人员传阅1公文的结构23目录什么是公文（公文的定义）公文的特点如何拟制公文4常用文种写作方法及注意事项54.1如何拟制公文——开头公文开头的常用写法

依据开头政策依据惯用模式：根据……，据……。（通知）事实依据惯用模式：……以来，……。（通报、通知）目的开头惯用模式：“为了……”、“为……”等。可将目的与依据结合使用4.1如何拟制公文——开头公文开头的常用写法

背景开头说明或交代基本情况，常用于会议纪要、总结报告、情况报告、调查报告等引文开头援引文件，用于批复、复函、决定、转发类通知等4.2如何拟制公文——主体公文主体的注意事项层次与段落层次分明，段落严整。过渡自然，前后呼应。正确使用结构层次序数，使公文的层次更加分明根据需要使用过渡性语句，如：“现……如下：”，“特……如下：”等4.2如何拟制公文——主体公文主体的注意事项语言准确、朴实、精炼、严谨、规范认真辨析词语的准确含义，使词语的意义符合客观实际注意分辨词语的感情色彩，正确表达立场观点注意词语间的正确搭配，遵循语言法则注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果4.2如何拟制公文——主体公文主体的注意事项句式使用合适的句式，明确、完整、无歧义，便于准确理解主谓句与非主谓句。主谓句的使用频率很高主动句与被动句。公文中两种句子兼而有之长句与短句。公文中短句用得较多完全句与省略句。完全句是主要的，省略的一般是主语4.3如何拟制公文——结尾公文结尾的常用写法

概括、总结概括或总结公文主体的主要内容（多见于报告）要求、希望提出文件执行要求或希望收文单位做到的事项4.3如何拟制公文——结尾公文结尾的常用写法

惯用语句用固定格式语句结尾。如“特此××”、“当否，请批示”等自然结尾顺着文意，自然而然结束1公文的结构23目录什么是公文（公文的定义）公文的特点如何拟制公文4常用文种写作方法及注意事项55.1常用文种写作方法及注意事项——通知通知的类型

用于发布规章制度发布性通知通知批示性通知指示性通知知照性通知用于批转、转发公文用于指挥、布置工作，提出要求用于告知事项5.1常用文种写作方法及注意事项——通知发布性通知模板

指出发文目的提出执行要求引用被发文的标题所发布具体规章制度附后5.1常用文种写作方法及注意事项——通知发布的规章制度需要注意以下区别

规定、办法和细则等的统称，是一种抽象的概念。如：“人力资源管理制度”包括了人事、劳资、社保、福利等方面的办法和细则制度规章制度对有关事项做出政策性限定的法规性文件，侧重于制止性及政策性。规定多用于党政机关，公司作为企业，一般情况下不提倡使用规定也称管理办法，对特定范围内的工作事务提出照章办理的具体要求的制度文件。与细则相比更全面。如：《外事管理办法》、《项目管理办法》等办法也称实施细则，对办法进行解释或说明的文件。与办法相比更具体，更具可操作性。如：《岗位管理实施细则》是对《岗位管理办法》的补充和解释细则5.1常用文种写作方法及注意事项——通知批示性通知模板

引用被转公文标题及字号提出执行要求所转发公文附后或作为附件5.1常用文种写作方法及注意事项——通知指示性通知模板

开头：发布通知的背景、依据、目的等主体：具体事项。明确具体，有针对性，切实可行。可分条列项，或加小标题结束语：可提要求、使用惯用语句或自然结束5.1常用文种写作方法及注意事项——通知知照性通知模板

可为会议通知、任免通知、成立或撤并机构通知、放假通知等先交代发文缘由（目的、依据等）然后说明告知事项或要求5.2常用文种写作方法及注意事项——通报通报：传达精神、告知情况，表彰先进，批评错误通报与通知的区别表达方式通报：不仅要告知事项及情况，而且要陈述事项经过，并进行评议分析通知：直接告知应当遵守或知晓的事项，不需陈述过程工作方法通报：利用典型事例进行启发教育，属于间接指挥通知：发文单位直接指挥发令功能及范围通报：通过表扬典型、批评错误、传达情况，达到沟通信息、指导工作的目的通知：除有与通报相同的告知、指挥功能外，还用于发布制度、转发公文等，范围更广5.2常用文种写作方法及注意事项——通报通报模板

开头：交代时间、地点、人物或单位、主要事例、结果等基本要素主体：陈述经过，揭示意义，分析原因；指出表彰或处理结果结束语：可提要求、使用惯用语句或自然结束5.3常用文种写作方法及注意事项——报告报告的类型

总结工作，反映问题，提出改进意见和措施的报告。要求意见或建议有可行性总结报告报告情况报告答复报告反映企业某方面的动态、倾向的报告。要求讲清来龙去脉，防止交待不清对上级单位所提问题或询问事项的回复。要求有针对性，文字简练5.3常用文种写作方法及注意事项——报告报告模板

开头：交代报告缘由，要求开门见山、高度概括主体：陈述有关工作或情况，提出解决办法或今后目标。要求突出重点。小标题力求对称结束语：一般自然结尾，也可以用惯用语句5.4常用文种写作方法及注意事项——请示请示的特点请示请求性事项必须请求上级单位批准或作出指示后才可办理。因此理由必须充分、有说服力，才能引起上级单位的重视、关切，促进问题尽快解决单一性“一文一事”。避免主次缓急不分，上级无法审批一个主送单位。避免责任不明、意见不一致隶属性只能按隶属关系直接向主管单位呈送请示，不得向无隶属关系的单位请示紧迫性请示事项对时间的要求紧迫。下级单位要得到上级单位的答复后才能开展工作。因此上级单位无论是否批准，都应尽快批复5.4常用文种写作方法及注意事项——请示请示模板

开头：交代请示缘由（依据、目的、背景等）。要求高度概括、理由充分主体：交代请示事项，即请求指示或批准的项目。提出请求既要考虑必要性，又要考虑可能性。语气谦敬，注意分寸结束语：常用“妥否，请批示”等，注意没有问号标题：必须能清晰、概括地说明请示事项5.5常用文种写作方法及注意事项——批复批复的特点批复针对性“有请示必定有批复”。必须态度明确，批复内容必须是针对请示事项的肯定或否定答复指示性回复的同时，往往要对下级单位提出政策指导及执行要求，有的还要求将落实和执行情况及时上报及时性收到下级单位报送的请示后，无论同意与否都应及时批复，不能耽搁、延误被动性没有请示便不会有批复。不会有主动向下级单位发送批复的情况5.5常用文种写作方法及注意事项——批复批复模板

开头：引述来文标题和字号，使用惯用过渡句“现批复如下”主体：表明态度，提出要求结束语：自然结束或用“特此批复”、“此复”标题：一般与请示标题对应。请示标题不规范时，不要求一致涉及来文单位一般称“你单位”，如“你分公司”5.6常用文种写作方法及注意事项——函函的类型

发文单位就某一事项与收文单位进行协商、接洽而使用的函，收文单位见函后应该回复商洽函函发文单位就某一事项向收文单位进行询问而使用的函，收文单位见函后应该回复询问函类似请示，发文单位就某一事项请求收文单位批准而使用的函，收文单位见函后应该回复请批函类似通知，发文单位向收文单位告知事项或情况而使用的函，收文单位无需回复告知函类似批复，收到来函后进行答复而使用的函复函5.6常用文种写作方法及注意事项——函函的正文的写法首先交代发函的原因或目的，然后说明商洽的事项，最后提出要求或希望商洽函函首先简要交代询问问题的原因或目的，然后提出问题，最后提出要求或希望询问函结构类似请示，首先交代原因或目的，说明理由，然后说明请批事项，最后提出要求请批函结构类似知照类通知，先交代发文缘由（目的、依据等），然后说明告知事项及要求告知函由依据和答复意见组成。依据往往引述来文，然后根据来文给予答复复函5.6常用文种写作方法及注意事项——函函的结束语的写法“特此商洽，盼复”、“特此函达，请复”、“请予接洽为盼”、“请予协助”、“请予审批”、“请予批准”、“特此函告”等去函：包括商洽