XX大学文件材料归档制度

1文件材料归档制度国家教委发布《普通高等学校档案管理办法》规定：“高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存”“必须按照规定向本校档案部门移交、集中管理，任何个人不得据为己有。”凡是从事教学、科研、管理以及其他各项活动直接形成的对学院有保次学年度寒假前归档；再保管一年后的元月底前归档；2负责整理立卷或装订成册。”3XX大学档案分类、归档范围及保管期限党群类档案归档范围和保管期限DW11党务综合序号类目保管期限1上级党组织有关党的建设文件材料(如文件针对本院的，则永久保存)长期2本院党代会文件资料(1)党代会通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、、秘书长和代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会永久果和伤及批复等(2)提案及办理情况；会议简报、会议情况、小组会议记录等长期(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票样式短期3党委会、党委常委会、党委扩大会、党委中心组会议记录、纪要、决议永久4党委工作请示、报告、计划、总结永久久永久7党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开的会议发言稿永久9党群系统启用印章的文件和印模永久10党群系统重要统计材料永久11各总支、直属支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期12重要的群众来信来访及处理材料长期413党委表彰优秀党员、先进支部材料长期DW12纪检序号类目保管期限1上级关于纪检工作的文件材料长期2纪委工作规章制度长期3纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久4纪委会议记录长期5党员处分、复查资料长期6重要的群众来信来访及处理结果长期DW13组织序号序号类目保管期限1上级关于组织工作的文件材料长期2本院组织工作计划、决定、总结、报告、请示及上级批复永久3本院组织工作一般文件材料长期4党组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知永久5党总支、支部的建立，改选报告及审批材料长期6党组织发展工作计划、总结及入党、转正、延期、取消资格、退党的文件材料长期7党员教育、入党积极分子的教育材料长期8表彰优秀党员、优秀党务工作者、先进支部的决定、名单及事迹材料长期9党员名册、各总支、支部委员名册长期10党员组织关系介绍信存根、党费收支存根短期DW14宣传教育5序号序号类目保管期限1上级关于宣传教育工作、教职工和学生思想政治工作文件长期2宣传教育、思想政治工作计划、总结、报告、通知长期3教职工、学生思想政治工作动态、情况反映、调查材料长期4反映本院重大活动的简报及图表永久DW15统战序号序号类目保管期限1上级关于统战工作的文件长期2本院统战工作计划、总结、统计报表永久3有关统战工作的规定、办法、决定、报告、通知长期4统战工作情况调查及典型材料长期5各级人大代表、政协委员名单及审批材料永久6各民主党派成员和负责人员名册及有关材料长期7统战工作会议记录长期DW16工会序号序号类目保管期限1上级有关工会工作文件长期2本院工会工作计划、报告、总结、统计报表、重要通知、请示与批复永久3工会会员代表大会文件材料永久4工会及教职工参与民主管理文件材料长期5表彰工会先进集体、先进个人材料长期6工会处分会员材料长期677工会委员会记录、纪要长期8教职工福利文件材料短期9教职工文体生活文件材料短期10妇女工作文件材料短期11捐献、救灾、献爱心文件材料短期DW17团委序号序号类目保管期限1上级关于共青团、学生会的文件长期2本院团代会文件材料永久3学代会文件材料永久永久5表彰和奖励先进团支部、优秀团员材料长期长期长期长期长期10团委组织重大活动有关材料长期11学生会工作文件材料长期12学生社团活动材料长期13团组织及学生会编辑的刊物、小报、简报长期7行政类档案归档范围和保管期限XZ11行政综合序号类目保管期限1上级有关高校行政管理的综合性文件长期2本院综合性规章制度永久3发展规划，年度以上的、主要职能活动的工作计划、报告、总结永久4大事记、历史沿革、校史、年鉴、学院介绍材料永久5董事会、院务会、中干会形成的文件材料永久6全院性工作会议、座谈会文件材料长期7学员制发的综合性文件材料永久、长期8学院领导参加校外综合性会议带回文件，代表学院的发言材料长期9对学院的评估评审材料永久10本院向上级的请示及批复永久、长期11本院各单位的请示及学院的批复长期12有关全院性工作简报、情况反映、信息动态永久13全院性工作简报、情况反映、信息动态长期14全院性综合性统计表永久15二级院和处级单位形成的综合性文件长期16启用印章文件及印模永久17校庆工作材料永久、长期18校友工作材料长期19群众来信来访材料长期21本院临时机构形成的文件材料短期22学生保险资料短期短期8XZ12人事序号序号类目保管期限1上级有关人事工作的文件长期2本院人事工作的规章制度长期3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4机构设置、体制编制、名称变更文件永久5处以上干部任免文件永久6科以下干部任免文件长期7教职工名册永久8表彰、奖励先进集体、先进教工文件材料长期9处分教工和撤销处分的文件材料长期10干部职工录用、转正、调资、定级、职务聘任、评定职称方面文件材料长期11师资培养、管理工作计划、总结、规定永久12教工进修文件材料长期13人事统计报表永久14教工社会保险、人事代理材料长期15教工任职、调动、离职介绍存根长期XZ13监察审计序号序号类目保管期限1上级有关监察、审计工作的文件长期2本院有关监察、审计工作的规章制度长期3监察、审计工作计划、总结永久4监察、审计工作统计报表永久5维护学院权益的法律诉讼材料永久XZ14保卫类911上级有关公安保卫工作的文件长期2本院有关保卫保密工作的规章制度长期3保卫工作计划、总结、报告、调查、统计报表永久4本院师生员工案件的侦查、调查、处理结论及上级批复、判决书长期5要害部位保卫、消防工作文件长期6保卫工作简报、情况反映、汇报材料长期7假期值班安排、记录短期XZ15总务序号序号类目保管期限1上级有关总务工作的文件长期2本院总务处规章制度长期3总务工作计划、总结、会议记录长期4关于校舍、固定资产、家具清册统计报表长期5关于房屋、水电、暖气、车辆管理与维修的规定、条例、办法及收费标准长期6防震、防汛、环保、节能工作文件材料长期7机动车辆保险单短期XZ16档案图书序号序号类目保管期限1上级有关档案、图书工作的文件长期2本院档案、图书工作规章制度长期3档案、图书工作计划、报告、总结、会议记录永久4档案、图书概况、发展规划、全宗介绍、藏书目录、统计报表永久5各类档案移交目录、销毁清册永久教学类档案归档范围和保管期限JW11教学综合序号类目保管期限1上级有关教学工作综合性文件材料长期2本院关于教学工作向上级报告、请示长期3教学工作规划、计划、总结、会议记录、纪要永久4教学工作综合性的统计、登记、报表永久5教学工作综合性的制度、办法、规定长期6召开各种教学工作会议文件材料长期7教学部门下发一般性文件材料短期8春、秋季开学报到材料(新生报到材料除外)短期9学生运动会材料长期10各分院、系、部、教研室会议记录、工作计划、总结、简报长期11讲演赛、辩论赛文件材料短期JW12学科与实验室序号类目保管期限1上级有关学科、专业设置及实验室建设方面的文件材料长期2本院各学科、专业、实验室申报审批检查材料永久3各学科、专业、实验室工作规划、计划、总结、简报及统计表永久4有关实验室管理的规章制度长期JW13招生工作序号类目保管期限1上级有关招生工作文件材料长期2本院招生工作计划、总结、规定、办法、请示、批复长期3招生简章、专业介绍、广告审批、宣传材料长期4录取新生名单永久5新生报到、编班材料长期JW14学籍管理序号类目保管期限1上级有关学籍管理方面的文件长期2本院学籍管理规章制度长期3新生入学登记表、注册表长期4在校学生名册永久5学生学籍卡永久6学生成绩总表永久长期18学生奖励材料长期9学生处分材料长期JW15课堂教学与教学实践序号类目保管期限1上级下达教学计划长期2本院各专业教学计划、大纲永久3各专业课程设置、课表、教学进度表、农历长期4各级各类考试工作安排、考务册长期5各学科专业试题长期6各类考试成绩表，教学质量分析评估材料长期7教师典型教案，重要备课记录长期8电化教学有关材料长期9教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期10社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期11军训工作计划、总结、简报及有关材料长期12学生座次表长期JW16学位序号类目保管期限1上级有关学位工作文件长期2本院学位工作条例、办法、计划、总结长期3有关学位工作统计、报表、上级授予学位名册永久4学位证书存根长期JW17毕业生序号类目保管期限1上级有关毕业、推荐就业的文件材料长期2毕业生名册、毕业生状况登记表长期3毕业证验印登记及有关材料长期4毕业证颁发通知、领取登记、毕业证存根长期5毕业生照片长期6本院有关毕业、推荐工作计划、总结、报表及宣传材料长期7毕业生推荐就业情况名册长期8毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料短期JW教研、教材类11上级有关教学改革、教学研究和教材工作文件材料长期2本院有关教学改革、教学研究和教材工作文件教材长期3各专业使用教材目录长期4自编、主编教材和教学参考资料长期5自编、主编教学指导书、实习指导书、习题集长期6发放教材登记短期科学研究类档案归档范围和保管期限KY11综合类类目令性文件、总结、统计、报表、科学报告会及校内外学会、学会、研究会材料KY科研项目12345序号序号类目保管期限1开题报告与课题调研论证材料长期2任务书、合同、协议书永久3课题研究计划、设计长期4计划执行情况长期5课题投资和预算材料长期6实验、测试、观测、调查、考察的原始记录永久7数据处理材料永久8设计的文字说明和图纸永久9报告、录像带、幻灯片、影片拷贝等目录材料或影印件印件见五、基本建设类档案归档范围和保管期限JJ综合序序号类目保管期限1上级有关基建工作的文件长期22基建工作规章制度长期3基建工作计划、总结、简报、会议记录长期4基建工作总体规划永久5基建工作年度(季度)总结、统计报表永久6基建工作财务预、决算长期7全校性总体规划、设计总平面图永久8水、电、气管道分布图永久9地质勘探、地形测量材料永久123456789类目报告、地质图、勘察记录、化验试验说明、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录础材料21产权证书22土地施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工工艺(3)原材料机构件出厂证明、质量鉴定(4)建筑材料实验报告(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批(6)土建施工定位测量地质勘探(7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图(8)隐蔽工程验收记录(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告(10)分项、分单位工程抽量检查、评定(11)交工验收记录证明(12)竣工报告、竣工验收报告23设备及管线安装施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录(5)强度、密闭性试验报告(6)设备调试记录(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告(8)系统调试、实验记录(9)管线情况、通水、消毒记录(10)管线标高位置、坡高测量记录(11)中间交工验收记录证明、工程质量评定24电气、仪表安装施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批(3)调试、整定记录(4)性能测试和校核(5)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告(5)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告长期(6)操作、联动试验短期(7)电气装置交接记录短期(8)中间交工验收记录、工程质量评定长期(9)竣工报告、竣工验收记录长期25竣工验收报告永久26全部竣工图纸永久27质量评审材料永久28工程现场声像材料(归声像档案类)永久29竣工验收会议决议文件永久30财务计划、年度计划短期31工程概算、预算、决算永久32主要材料消耗、器材管理短期33交付使用的固定资产永久仪器设备类档案归档范围和保管期限YQ11综合序号序号类目保管期限1上级有关仪器、设备、物资方面的文件材料长期2本院仪器、设备、物资及外资项目管理工作规定、办法长期3设备工作计划、总结、统计报表永久4仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期报废等方面的综合性登记表、移交清册长期YQ备项目序号序号类目保管期限长期2上级或主管领导批复和准购批示长期3定购合同、会谈纪要、记录长期4进口设备过程中有关商务文件长期5开箱记录及装箱单长期66安装、调试记录和双方签订移交文件、保修单长期7验收报告及其它验收资料长期8索赔来往函件及结果文件长期9设备说明书及全套随机文件与设备同存10使用、检修、故障、事故记录(设备履历书)与设备同存11重大事故的调查分析及处理材料与设备同存12技术改造、开发过程中形成的技术文件材料与设备同存财会类档案归档范围和保管期限CW1综合序号类1上级有关财务会计工作的文件材料2本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等3基金管理工作文件4有关财务管理方面的其他文件材料5会计移交清册6财会档案移交保管清册序号类1上级有关财务会计工作的文件材料2本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等3基金管理工作文件4有关财务管理方面的其他文件材料5会计移交清册6财会档案移交保管清册7财会档案销毁清册序号类1决算报表(含基建综合决算)2预算会计报表序号类1决算报表(含基建综合决算)2预算会计报表4年度以上各种统计报表(含工资报表)序号序号类目保管期限1涉及外事会计帐簿永久2总帐长期3预算内帐薄(含明细帐、分户或登记帐)长期4预算外帐薄(含明细帐、分户或登记帐)长期5学校专项基金帐簿长期6日记账长期7固定资产明细账(卡片)(固定资产报废清理后保管五年)长期序号序号类目保管期限1涉及外事的会计凭证永久2预算内各种原始凭证、记账凭证短期3预算外各种原始凭证、记账账单短期4学校基金各种原始凭证、记账凭证短期5银行存款余额调节表短期6会计拨款凭证及其他会计凭证短期7银行对外账单短期8涉及债权、债权及未清理完毕的凭证长期序序号类1工资发放名册、卡片2各种奖金、奖学金、贷学金、助学金的名册、卡片等外事类档案归档范围和保管期限WS11综合序号类序号类目保管期限1上级关于外事工作的文件材料长期2本院外事工作规章制度、计划、总结长期3外事工作统计报表长期4外事工作会议材料长期WS12出国(境)序号类序号类目保管期限1上级对出国(境)人员的有关文件材料长期2国际学术会议论文长期3出国(境)人员考察、访问材料长期4出国(境)讲学、研究人员有关材料长期5出国(境)进修、留学的请示、批复长期本院人员出国(境)进修、留学形成的学位论文、各类证书、研究成果及其它有6长期6关资料WS13来校序号类目保管期限1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和往来函件长期2外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料长期3外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等短期4外籍人士来校进修、短期培训有关资料长期WS14国际合作与会议序号类目保管期限1中外合作校际交流协议、项目、重要材料备忘录永久2本院完成的国际合作项目、成果等材料永久3中外合作完成项目、成果等材料长期4授予外籍人员荣誉称号的材料永久5国际会议的有关材料长期WS15外国留学生工作(略)出版类档案归档范围和保管期限出版类档案归档范围和保管期限CB11综合序号类目1上级有关编辑出版工作文件2本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录3编辑出版工作规章制度、统计报表4编辑出版部门管理形成的文件材料CB12出版物类11编辑出版合同、协议书长期长期3各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件长期4封面设计图样短期样品永久